MS Project - Guide rapide

Chacun de vous utilise peut-être un paramètre différent pour MS Project 2013. Pour vous assurer que les résultats ne sont pas différents de ce qui est présenté dans ce didacticiel, vérifiez les paramètres comme suit. N'oubliez pas que ce sont les paramètres par défaut que vous aurez lors de la première installation de MS Project 2013 sur votre ordinateur.

Step 1 - Fichier → Options → onglet Général → Vue du projet → Vue par défaut.

Sélectionnez «Gantt avec chronologie» dans la liste déroulante.

Step 2 - Fichier → Options → onglet Affichage → Afficher les indicateurs et les boutons d'options pour.

Vérifiez toutes les options.

Step 3 - Fichier → Options → onglet Planification → Calendrier → Afficher les unités d'affectation.

Choisissez «pourcentage» dans la liste déroulante.

Step 4 - Fichier → Options → onglet Calendrier → Calcul → Calculer le projet après chaque édition.

Vérifiez le bouton Marche.

Step 5 - Fichier → Options → onglet Enregistrer → Enregistrer les projets → Enregistrer les fichiers Dans ce format.

Sélectionnez Projet (* .mpp).

Step 6 - Fichier → Options → onglet Avancé → Modifier.

Vérifiez toutes les options.

Step 7 - Fichier → Options → onglet Avancé → Affichage → Afficher la barre d'état → Afficher la barre de défilement.

Les deux options, Barre d'état et Barre de défilement doivent être cochées.

Step 8 Ressources → Niveau → Options de nivellement → Calculs de nivellement.

Réglez sur manuel.

Step 9 - Ressources → Niveau → Options de nivellement → Calculs de nivellement → Rechercher les surutilisations.

Sélectionnez «Jour par jour» dans la liste déroulante.

Microsoft Project est un logiciel de gestion de projet développé et vendu par Microsoft, conçu pour aider un chef de projet à développer un calendrier, à affecter des ressources aux tâches, à suivre la progression, à gérer le budget et à analyser les charges de travail.

Project crée des budgets basés sur le travail d'affectation et les taux de ressources. Au fur et à mesure que les ressources sont affectées aux tâches et aux travaux d'affectation estimés, le programme calcule le coût, égal au travail multiplié par le taux, qui remonte au niveau de la tâche, puis à toute tâche récapitulative et enfin au niveau du projet.

Chaque ressource peut avoir son propre calendrier, qui définit les jours et les horaires de disponibilité d'une ressource. Microsoft Project n'est pas adapté pour résoudre les problèmes de production contrainte de matériaux disponibles (ressources). Un logiciel supplémentaire est nécessaire pour gérer une installation complexe qui produit des biens physiques.

Gestion de projet

MS Project est riche en fonctionnalités, mais des techniques de gestion de projet sont nécessaires pour conduire un projet efficacement. Beaucoup de chefs de projet sont confus entre un calendrier et un plan. MS Project peut vous aider à créer un calendrier pour le projet, même avec les contraintes fournies. Il ne peut pas planifier pour vous. En tant que chef de projet, vous devriez être en mesure de répondre aux questions spécifiques suivantes dans le cadre du processus de planification pour élaborer un calendrier. MS Project ne peut pas répondre à ces questions pour vous.

Quelles tâches doivent être effectuées pour créer les livrables du projet et dans quel ordre? Cela a trait à la portée du projet.
Quelles sont les contraintes de temps et les délais le cas échéant, pour les différentes tâches et pour le projet dans son ensemble? Cela concerne le calendrier du projet.
Quels types de ressources (homme / machine / matériel) sont nécessaires pour exécuter chaque tâche?
Combien coûtera chaque tâche à accomplir? Cela concernerait le coût du projet.
Quel type de risque avons-nous associé à un calendrier particulier du projet? Cela peut affecter la portée, le coût et les contraintes de temps de votre projet.

À proprement parler, du point de vue de la méthodologie de gestion de projet, un plan et un calendrier ne sont pas les mêmes. UNEplan est un exercice détaillé axé sur l'action, basé sur l'expérience et les connaissances qui prend en compte tous les éléments de la stratégie, de la portée, du coût, du temps, des ressources, de la qualité et des risques du projet.

Schedulingest la science de l'utilisation des calculs mathématiques et de la logique pour générer une séquence de tâches efficace dans le temps en tenant compte des contraintes de ressources et de coûts. L'horaire fait partie du plan. Dans la méthodologie de gestion de projet, le calendrier signifierait seulement la liste des jalons, des tâches / activités et des livrables d'un projet, avec les dates de début et de fin. Bien entendu, le calendrier est lié aux ressources, aux budgets et aux dépendances.

Cependant, dans ce didacticiel pour MS Project (et dans toute l'aide disponible pour MS Project), le mot «Plan» est utilisé comme «Calendrier» en cours de création dans MS Project. C'est à cause de deux raisons.

Premièrement, MS Project fait plus que simplement créer un calendrier, il peut établir des dépendances entre les tâches, il peut créer des contraintes, il peut résoudre des conflits de ressources et il peut également aider à examiner les coûts et les performances de planification sur la durée du projet. Cela ne permet donc pas seulement de créer un calendrier. Il est donc logique que Microsoft commercialise MS Project en tant que créateur de plan plutôt que de le simplifier à l'excès en tant que créateur de calendrier.

Deuxièmement, cela est dû à la limitation de la forme généralement acceptée de la langue anglaise, où un horaire peut être à la fois sous forme de nom et de verbe. En tant que nom, un calendrier est comme un calendrier ou une série de choses à faire ou d'événements qui se produisent à ou pendant une heure ou une période particulière. Et sous la forme verbale, le calendrier consiste à planifier une certaine date. Par conséquent, il est beaucoup plus facile de dire que «on peut planifier un plan à partir d'une date de début» mais très gênant de dire: «On peut planifier un programme à partir d'une date de début». La distinction est importante pour vous en tant que chef de projet, mais en ce qui concerne le projet MS, la forme nominale de l'annexe est un plan.

Bien entendu, un chef de projet doit également être en mesure de répondre à d'autres questions liées au projet. Par exemple -

Pourquoi ce projet doit-il être géré par l'organisation?
Quelle est la meilleure façon de communiquer les détails du projet aux parties prenantes?
Quel est le plan de gestion des risques?
Comment les fournisseurs vont-ils être gérés?
Comment le projet est-il suivi et surveillé?
Comment la qualité est-elle mesurée et qualifiée?

MS Project peut vous aider -

Visualisez votre plan de projet dans des formats standard définis.
Planifiez les tâches et les ressources de manière cohérente et efficace.
Suivez les informations sur le travail, la durée et les besoins en ressources de votre projet.
Générez des rapports à partager lors des réunions de progrès.

Dans ce chapitre, nous examinerons de près l'interface utilisateur de MS Project.

Interface utilisateur de MS Project

Windows 7 - Cliquez sur le menu Démarrer, pointez sur Tous les programmes, cliquez sur Microsoft Office, puis sur Project 2013.
Windows 8 - Sur l'écran de démarrage, appuyez ou cliquez sur Projet 2013.
Windows 10 - Cliquez sur le menu Démarrer → Toutes les applications → Microsoft Office → Project 2013.

L'écran suivant est l'écran de démarrage du projet. Ici, vous avez des options pour ouvrir un nouveau plan, d'autres plans et même un nouveau modèle de plan.

Cliquez sur l'onglet Projet vide. L'écran suivant apparaît.

L'écran doit afficher l'interface MS Project. La majeure partie de cette interface est -

Quick Access Toolbar - Une zone personnalisable où vous pouvez ajouter les commandes fréquemment utilisées.
Tabs sur le Ribbon, Groups- Avec la sortie de Microsoft Office 2007 est venue la "Fluent User Interface" ou "Fluent UI", qui a remplacé les menus et les barres d'outils personnalisables par un seul "Menu Office", une barre d'outils miniature connue sous le nom de "barre d'outils d'accès rapide" et être connu sous le nom de ruban comportant plusieurs onglets, chacun contenant une barre d'outils portant des boutons et parfois d'autres commandes. Les commandes de la barre d'outils ont des tailles hétérogènes et sont classées en groupes visuellement visibles. Les groupes sont des collections de commandes associées. Chaque onglet est divisé en plusieurs groupes.
Commands- Les fonctionnalités spécifiques que vous utilisez pour effectuer des actions dans Project. Chaque onglet contient plusieurs commandes. Si vous pointez sur une commande, vous verrez une description dans une info-bulle.
View Label - Cela apparaît le long du bord gauche de la vue active. Active viewest celui que vous pouvez voir dans la fenêtre principale à un moment donné. Project comprend de nombreuses vues telles que la vue Diagramme de Gantt, la vue Diagramme de réseau, la vue Utilisation des tâches, etc. L'étiquette Vue vous indique simplement la vue que vous utilisez actuellement. Project peut afficher une ou plusieurs vues dans des volets séparés.
View Shortcuts - Cela vous permet de basculer entre les vues fréquemment utilisées dans Project.
Zoom Slider - Effectue simplement un zoom avant ou arrière de la vue active.
Status bar - Affiche des détails comme le mode de planification des nouvelles tâches (manuel ou automatique) et les détails du filtre appliqué à la vue active.

Lorsque vous travaillez avec MS Project, vous spécifiez une date de début ou une date de fin. Parce qu'une fois que vous entrez l'une des deux tâches, contraintes et dépendances du projet, MS Project calculera l'autre date. C'est toujours une bonne pratique d'utiliser une date de début même si vous connaissez la date limite du projet.

Lancer MS Project

Windows 7 - Cliquez sur le menu Démarrer, pointez sur Tous les programmes, cliquez sur Microsoft Office, puis sur Project 2013.
Windows 8 - Sur l'écran de démarrage, appuyez ou cliquez sur Projet 2013.
Windows 10 - Cliquez sur le menu Démarrer → Toutes les applications → Microsoft Office → Project 2013.

Créer un projet vide

MS Project 2013 affichera une liste d'options. Dans la liste des modèles disponibles, cliquez surBlank Project.

Project définit la date de début du plan sur la date actuelle, une fine ligne verticale verte dans la partie graphique de la vue Diagramme de Gantt indique cette date actuelle.

Renseignements sur le projet

Modifions la date de début du projet et ajoutons quelques informations supplémentaires.

Étape 1: Date de début

Cliquez sur l'onglet Projet → Groupe de propriétés → Informations sur le projet.

Une boîte de dialogue apparaît. Dans la zone de date de début, tapez 11/5/15 ou cliquez sur la flèche vers le bas pour afficher le calendrier, sélectionnez le 5 novembre 2015 (ou n'importe quelle date de votre choix).

Cliquez sur OK pour accepter la date de début.

Étape 2: configurer le calendrier

Cliquez sur l'onglet Projet → Groupe de propriétés → Informations sur le projet.

Cliquez sur la flèche dans la liste déroulante Date actuelle. Une liste apparaît contenant trois calendriers de base.

24 Hour - Un calendrier sans heures chômées.
Night Shift - Couvre de 23 h 00 à 8 h 00, des équipes de nuit couvrant toutes les nuits du lundi au vendredi, avec des pauses d'une heure.
Standard - Heures normales de travail, du lundi au vendredi de 8h à 17h, avec une heure de pause.

Sélectionnez un calendrier standard comme calendrier de votre projet. Cliquez sur «Annuler» ou «OK» pour fermer la boîte de dialogue.

Ajoutons maintenant des exceptions.

Étape 3: Ajout d'exceptions au calendrier

Les exceptions sont utilisées pour modifier un calendrier de projet pour avoir un jour ouvrable non standard ou un jour non ouvré. Vous pouvez également attribuer des heures de travail uniques à une ressource particulière.

Voici un exemple pour créer un jour non ouvrable, qui pourrait être dû à des vacances ou à des célébrations de bureau ou à des événements autres que l'effort de travail de bureau standard.

Click Project tab → Properties Group → Change Working Time.

Change Working Timela boîte de dialogue apparaît. Sous l'onglet Exceptions, cliquez sur le champ Nom, entrez l'événement comme «Anniversaire du bureau». Dans le champ Début, entrez 22/11/15, puis entrez la même date dans le champ Fin. Cette date est désormais programmée comme jour non ouvrable pour le projet. Vous pouvez également vérifier la couleur modifiée indiquée dans le calendrier dans la boîte de dialogue comme ci-dessous. Cliquez sur Ok pour fermer.

Étape 4: Configuration du calendrier des ressources

Tout comme vous pouvez changer un Standard Base Calendar, vous pouvez modifier le temps de travail et le temps non travaillé pour chaque ressource. Vous pouvez modifier le calendrier des ressources pour tenir compte des horaires flexibles, des vacances, du temps de formation, etc.

Souviens-toi aussi, Resource Calendar ne peut s'appliquer qu'aux ressources de travail et non aux ressources matérielles et financières.

Par défaut, lorsque nous créons les ressources dans un plan, le calendrier des ressources correspond au Standard base calendar. Et toutes les modifications que vous apportez au calendrier du projet sont automatiquement reflétées dans les calendriers des ressources, sauf lorsque vous créez une exception dans le calendrier des ressources. Dans ce cas, même si vous mettez à jour le calendrier du projet, l'exception dans le calendrier des ressources n'est pas affectée.

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time

Change Working Time dialog box appears. 

Click the down arrow for the “For Calendar” drop-down box.

Select the resource for whom you want to create an exception. In example below I have chosen John.

Sous l'onglet Exceptions, cliquez sur le NameChamp, entrez l'événement comme «Vacances personnelles». dans leStart entrez la date (exemple 15/09/2015), puis entrez la même date dans le champ Finish champ.

Étape 5: Modifier les temps de travail pour chaque ressource

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.

The Change Working Time dialog box appears. 

Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.

Select the resource for whom you want to change work schedule. 
In the following screen you can see we have chosen John.

Click “Work Weeks” tab.

Double-click the [default] cell below the Name column heading.

Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule. 
We have  chosen Tuesday and Wednesday.
	
Click Set day(s) to these specific working times. Change the time.

Étape 6: créer des jours non ouvrables

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.

The Change Working Time dialog box appears.

Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.

Select the resource for whom you want to change work schedule. We have chosen John again.

Click “Work Weeks” tab.

Double-click the [default] cell below the Name column heading.

Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule.

Click any day (we have chosen Friday) and use the radio button “Set days to nonworking time”.

Click OK to close the Dialog box. You will now see all Fridays are greyed out in the calendar.

Modifier les propriétés du fichier

Avec le système d'exploitation Microsoft Windows, cliquez avec le bouton droit sur un fichier et sélectionnez «Propriétés» pour afficher la boîte de dialogue des propriétés du fichier qui contient la version, la sécurité et d'autres détails du fichier. Vous pouvez également enregistrer certaines informations de niveau supérieur pour votre fichier de projet .mpp. Cela peut être fait comme suit -

Étape 1: Lancez MS Project

Windows 7 - Cliquez sur le menu Démarrer, pointez sur Tous les programmes, cliquez sur Microsoft Office, puis sur Project 2013.
Windows 8 - Sur l'écran de démarrage, appuyez ou cliquez sur Projet 2013.
Windows 10 - Cliquez sur le menu Démarrer → Toutes les applications → Microsoft Office → Project 2013.

Étape 2: enregistrer les propriétés

Cliquez sur l'onglet Fichier. Sous l'onglet Info, accédez à Informations sur le projet. Cliquez sur la flèche près des informations sur le projet pour cliquer sur Propriétés avancées. Une boîte de dialogue s'ouvre, vous pouvez saisir les modifications si nécessaire. Cliquez sur OK et n'oubliez pas de sauvegarder en cliquant sur Enregistrer.

Créer une liste de tâches

Avant de commencer, supposons que vous disposez déjà d'une structure de répartition du travail (WBS). Dans le contexte de l'OTP, «travail» fait référence aux «livrables» et non à l'effort.

WBS identifie le livrable au niveau le plus bas en tant que lot de travaux. Ce module de travail est décomposé en tâches / activités plus petites, ce qui correspond à l'effort nécessaire pour terminer le module de travail. Ainsi, une tâche est orientée vers l'action et le lot de travail est le livrable ou le résultat d'une ou plusieurs tâches en cours d'exécution.

Il existe une grande confusion entre ce qui constitue une activité et ce qui constitue une tâche au sein de la communauté de gestion de projet. Mais pour MS Project, une tâche est l'effort et l'action nécessaires pour produire un livrable de projet particulier. MS Project n'utilise pas le terme «activité».

Entrez la tâche

C'est simple. DansGantt ChartAfficher, cliquez simplement sur une cellule directement sous la colonne Nom de la tâche. Saisissez le nom de la tâche. Dans l'écran suivant, nous avons saisi 5 tâches différentes.

Entrez la durée

Une durée de la tâche est le temps estimé qu'il faudra pour terminer une tâche. En tant que chef de projet, vous pouvez estimer la durée d'une tâche à l'aide d'un jugement d'expert, d'informations historiques, d'estimations analogues ou d'estimations paramétriques.

Vous pouvez entrer la durée de la tâche en termes d'unités de temps dimensionnelles différentes, à savoir les minutes, les heures, les jours, les semaines et les mois. Vous pouvez utiliser des abréviations pour plus de simplicité et de facilité, comme indiqué dans le tableau suivant.

Valeur que vous souhaitez saisir	Abréviation	Apparence
45 minutes	45 m	45 minutes
2 heures	2h	2 heures
3 jours	3d	3 jours
6 semaines	6w	6 semaines
2 mois	2 mois	2 mons

N'oubliez pas que les valeurs par défaut du projet dépendent de vos heures de travail. Donc 1 jour n'équivaut pas à 24 heures mais compte 8 heures de travail par jour. Bien sûr, vous pouvez modifier ces paramètres par défaut à tout moment.

Valeur saisie	Valeur	Valeur par défaut du projet
1 minute	60 secondes	60 secondes
1 heure	60 minutes	60 minutes
Un jour	24 heures	8 heures (1 jour ouvrable)
1 semaine	7 jours	40 heures (5 jours ouvrables)
1 mois	28 à 31 jours	160 heures (20 jours ouvrables)

Modifier les dimensions temporelles par défaut

Cliquez sur l'onglet Projet → Groupe de propriétés → Cliquez sur Modifier le temps de travail → Cliquez sur Options.

Vous pouvez l'appliquer à tous les projets ou à un projet spécifique sur lequel vous travaillez actuellement.

L'une des astuces intéressantes de MS Project est de prendre en compte la durée de la tâche au sens de la journée de travail. Donc, si vous avez un jour non ouvrable entre les deux, cela tient compte de cela et garantit une tâche qui prend 16 heures pour se terminer le 3ème jour. En d'autres termes, si vous avez une tâche qui nécessite 16 heures pour être terminée à partir du lundi 8h00 (si c'est l'heure à laquelle votre journée de travail commence et 8 heures étant le nombre total d'heures de travail dans une journée), et mardi étant un jour férié , la tâche se terminera logiquement dans la soirée de mercredi.

Tip - Avec les tâches planifiées manuellement, si vous n'êtes pas sûr de la durée d'une tâche, vous pouvez simplement saisir du texte tel que «Vérifier avec le responsable / ingénieur» pour y revenir plus tard.

Entrez la durée de la tâche

C'est simple dans Gantt ChartAfficher, cliquez sur la cellule sous l'en-tête de la colonne Durée. Entrez la durée. (Tâche 1 dans la capture d'écran suivante)

Vous pouvez également entrer la date de début et de fin et MS Project calculera la durée de lui-même. (Tâche 2 dans la capture d'écran suivante)

Vous pouvez également saisir du texte lorsque vous n'avez pas de métrique de durée actuellement. (Tâche 3 et Tâche 4 dans la capture d'écran suivante)

Note- Dans la capture d'écran ci-dessus, la tâche 6 doit commencer le dimanche, qui est un jour chômé et se termine le mercredi. Donc essentiellement, on croirait qu'avec ces 3 jours lundi, mardi, mercredi, la durée calculée serait de 3 jours. Mais MS Project 2013 le calcule comme 4 jours. Il faut donc être prudent lors du choix de la date de début de la tâche. Car pour toute opération successive, MS Project 2013 considère que la tâche 6 prendra 4 jours. La prochaine fois que vous modifiez la date de début, la date de fin change pour refléter cette durée de 4 jours.

Durée écoulée

La durée écoulée est le temps qui s'écoule pendant qu'un événement se produit et ne nécessite aucune ressource. La durée écoulée d'une tâche peut être utilisée dans les cas où une tâche se déroulera 24 heures sur 24 sans aucun arrêt. Une journée de travail normale comprend 8 heures et une journée écoulée de 24 heures. La tâche se poursuit également pendant les jours chômés (jours fériés et vacances) et les jours ouvrables.

Vous pouvez entrer la durée écoulée en faisant précéder toute abréviation de durée d'un «e». Donc 1ew est sept jours de 24 heures.

Par exemple, lorsque vous «attendez que la peinture sèche». Et cela prend 4 jours pour que cela se produise. Il n'a pas besoin d'une ressource ou d'un effort de travail, et tout ce que vous faites est d'attendre qu'il sèche. Vous pouvez utiliser 4ed comme durée, ce qui signifie 4 jours écoulés, la peinture peut sécher indépendamment du fait que ce soit un week-end ou un jour férié. Ici, dans cet exemple, le séchage se produit sur 24 heures pendant le week-end.

Créer des jalons

Dans la gestion de projet, les jalons sont des points spécifiques dans la chronologie d'un projet. Ils sont utilisés comme points de progression majeurs pour gérer la réussite du projet et les attentes des parties prenantes. Ils sont principalement utilisés pour l'examen, les intrants et les budgets.

Mathématiquement, un jalon est une tâche de durée nulle. Et ils peuvent être placés là où il y a une conclusion logique d'une phase de travail, ou à des échéances imposées par le plan de projet.

Vous pouvez insérer un jalon de deux manières.

Méthode 1: insertion d'un jalon

Cliquez sur le nom de la tâche pour laquelle vous souhaitez insérer un jalon

Click Task tab → Insert group → Click Milestone.

MS Project nomme la nouvelle tâche <New Milestone> avec une durée zéro jour.

Click on <New Milestone> to change its name.

Vous pouvez voir le jalon apparaître avec un symbole losange dans la vue Diagramme de Gantt sur la droite.

Méthode 2: Conversion d'une tâche en jalon

Click on any particular task or type in a new task under the Task Name Heading.

Under Duration heading type in “0 days “.

MS Project le convertit en un jalon.

Méthode 3: Conversion d'une tâche en jalon

Dans la méthode 2, une tâche a été convertie en un jalon de durée zéro. Mais on peut aussi convertir une tâche de durée non nulle en un jalon. Ceci est rarement utilisé et sème la confusion.

Double-click a particular Task name.

Task Information dialog box opens.

Click Advanced tab → select option “Mark Task as Milestone”.

Rendre la tâche récapitulative du projet visible

La tâche récapitulative du projet résume l'ensemble de votre projet.

In Gantt Chart View → Format Tab → Show/Hide → click to check Project Summary Task on.

Créer une tâche récapitulative

Il peut y avoir un grand nombre de tâches dans un calendrier de projet, c'est donc une bonne idée d'avoir un tas de tâches connexes regroupées dans un Summary Taskpour vous aider à mieux organiser le plan. Cela vous aide à organiser votre plan en phases.

Dans MS Project 2013, vous pouvez avoir plusieurs sous-tâches sous n'importe quelle tâche de niveau supérieur. Ces tâches de niveau supérieur sont appelées tâche récapitulative. À un niveau encore plus élevé, ils sont appelésPhases. Le niveau le plus élevé de la structure hiérarchique d'un plan est appeléProject Summary Task, qui englobe tout le calendrier du projet.

N'oubliez pas que la tâche récapitulative n'est pas une entité de tâche distincte mais une phase du projet contenant plusieurs sous-tâches, la durée de la tâche récapitulative va du début de la première sous-tâche à la fin de la dernière sous-tâche. Celui-ci sera automatiquement calculé par MS Project.

Bien entendu, vous pouvez également saisir une durée manuelle de la tâche récapitulative qui pourrait être différente de la durée calculée automatiquement. MS Project gardera une trace des deux, mais cela peut entraîner une confusion importante.

Dans la plupart des cas, vous devez vous assurer qu'il n'y a pas de durée saisie manuellement pour les tâches que vous utiliserez comme tâche récapitulative.

Prenons l'exemple de la capture d'écran suivante. Si vous souhaitez regrouper la tâche 4 et la tâche 5 en une tâche récapitulative 1. Vous pouvez le faire de deux manières.

Méthode 1

Sélectionnez les noms de la tâche 4 et de la tâche 5.

Click Task Tab → group Insert → Click Summary

MS Project crée une <Nouvelle tâche récapitulative>.

Rename it to Summary Task 1.

Méthode 2

Vous pouvez cliquer sur la ligne Tâche 4.

Select “Insert Task”. A <New Task> is created.

Vous pouvez renommer la tâche. Ici, elle est renommée Tâche récapitulative 1. N'entrez aucune durée pour cette tâche.

Now select Task 4 and Task 5.

Click Task tab → Schedule group → Click Indent Task

Lier des tâches

Une fois que vous avez une liste de tâches prêtes à atteindre les objectifs de votre projet, vous devez les lier à leurs relations de tâches appelées dépendances. Par exemple, la tâche 2 peut démarrer une fois la tâche 1 terminée. Ces dépendances sont appelées Liens.A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) ne définit pas le terme dépendance, mais y fait référence comme une relation logique, qui à son tour est définie comme une dépendance entre deux activités ou entre une activité et un jalon.

Dans MS Project, la première tâche est appelée un predecessorcar il précède les tâches qui en dépendent. La tâche suivante est appeléesuccessorcar il réussit ou suit des tâches dont il dépend. Toute tâche peut être un prédécesseur pour une ou plusieurs tâches successeurs. De même, toute tâche peut succéder à une ou plusieurs tâches prédécesseurs.

Il n'existe que quatre types de dépendances de tâches, nous les présentons ici avec des exemples.

Finish to Start(FS) - Terminez le premier étage avant de commencer à construire le deuxième étage. Plus utilisé.
Finish to Finish (FF) - Cuisiner tous les plats pour le dîner pour finir à l'heure.
Start To Start(SS) - Lors d'une enquête, nous cherchons des réponses à l'enquête, mais nous commencerons également à compiler les réponses. Il n'est pas nécessaire de terminer la collecte des réponses à l'enquête avant de commencer la tabulation.
Start to Finish(SF) - La préparation à l'examen prendra fin avec le début de l'examen. Le moins utilisé.

Dans MS Project, vous pouvez identifier les liens de tâches -

Gantt Chart - Dans le diagramme de Gantt et Network Diagram vues, les relations de tâches apparaissent sous forme de liens reliant les tâches.
Tables - Dans les tableaux, les numéros d'ID de tâche de la tâche précédente apparaissent dans les champs prédécesseurs des tâches successives.

Méthode 1

Sélectionnez les deux tâches que vous souhaitez lier. Dans la capture d'écran suivante prise à titre d'exemple, nous avons sélectionné les noms, Tâche 1 et Tâche 2.

Click Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.

La tâche 1 et la tâche 2 sont liées par une relation de fin à début.

Note - La tâche 2 aura une date de début du jour ouvrable suivant à compter de la date de fin de la tâche 1.

Méthode 2

Double click a successor task you would like to link.

Ici, j'ai cliqué sur la tâche 4

La boîte de dialogue Informations sur la tâche s'ouvre

Click Predecessors tab

In the Table, click the empty cell below Task Name column.

Une liste déroulante apparaît avec toutes les tâches définies dans le projet.

Choose the predecessor task. Click OK.

Ici, j'ai choisi la tâche 3.

Méthode 3

Dans cette méthode, vous sélectionnerez un groupe de tâches et les lierez toutes avec une relation de fin à début.

Select multiple tasks with the help of the mouse → Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.

Toutes les tâches sont liées. Pour sélectionner des tâches non adjacentes, maintenez la touche Ctrl enfoncée et sélectionnez chaque tâche séparément.

Respecter les liens

Si vous êtes en mode Planifié manuellement, tout changement de durée de la tâche prédécesseur ne reflétera pas la date de début de la tâche 4. Par exemple, la tâche 4 commence le 03/09/15, qui est le jour suivant de la date de fin de la tâche 3.

Désormais, lorsque nous modifions la durée de la tâche 3 de 5 à 7 jours, la date de début n'est pas automatiquement mise à jour pour la tâche 4 dans la planification manuelle.

Vous pouvez forcer MS Project à respecter le lien (dépendance) en procédant comme suit -

Sélectionnez la tâche 4.
Cliquez sur l'onglet Tâche → groupe Planifier → Respecter les liens.

Changement de tâche - manuel à automatique

MS Project définit par défaut de nouvelles tâches à planifier manuellement. La planification est contrôlée de deux manières.

Manual Scheduling- Ceci est fait pour capturer rapidement certains détails sans planifier les tâches. Vous pouvez omettre les détails de certaines tâches en ce qui concerne la durée, les dates de début et de fin, si vous ne les connaissez pas encore.

Automatic Scheduling- Cela utilise le moteur de planification dans MS Project. Il calcule automatiquement des valeurs telles que la durée des tâches, les dates de début et les dates de fin. Il prend en compte toutes les contraintes, liens et calendriers.

Par exemple, chez Lucerne Publishing, le nouveau plan de lancement du livre a été revu par les ressources qui réaliseront les travaux et par d'autres parties prenantes du projet. Bien que vous vous attendiez à ce que le plan change quelque peu au fur et à mesure que vous en apprendrez plus sur le lancement du livre, vous avez maintenant suffisamment confiance dans le plan global pour passer de la planification manuelle des tâches à la planification automatique.

Conversion de tâche en planification automatique

Nous avons trois méthodes différentes pour convertir une tâche en planification automatique.

Méthode 1

Si vous souhaitez modifier le mode d'une tâche particulière, dites Tâche 5 dans l'exemple suivant. Cliquer surTask Modecellule dans la même ligne. Ensuite, cliquez sur la flèche vers le bas pour ouvrir une liste déroulante, vous pouvez sélectionner Auto Scheduled.

Méthode 2

Cliquez sur Tâche → groupe Tâches → Planification automatique.

Méthode 3

Pour passer complètement en mode de programmation automatique -

Activez le mode de planification du plan en cliquant sur la barre d'état Nouvelles tâches (en bas à gauche), puis en sélectionnant le mode de planification automatique.

Vous pouvez également modifier le mode de planification par défaut que Project applique à tous les nouveaux plans.

Allez dans l'onglet Fichier et cliquez sur Options. Cliquez ensuite sur l'onglet Planifier et sous les options de planification pour ce projet, sélectionnez «Tous les nouveaux projets» dans la liste déroulante. Sous les nouvelles tâches créées, sélectionnez «Auto Scheduled» dans la liste déroulante.

Dans la terminologie de la gestion de projet, des ressources sont nécessaires pour exécuter les tâches du projet. Il peut s'agir de personnes, d'équipements, d'installations, de financement ou de tout autre élément (à l'exception de la main-d'œuvre) nécessaire à la réalisation d'une tâche de projet.Optimum Resource Scheduling est la clé d'une gestion de projet réussie.

Types de ressources

Work resources - Personnel et équipement pour accomplir les tâches.
Cost resources- Coût financier associé à une tâche. Frais de déplacement, frais de nourriture, etc.
Material resources- Consommables utilisés au fur et à mesure de l'avancement du projet. Par exemple, la peinture utilisée pour peindre un mur.

Note- Soyez conscient de la différence cruciale entre les ressources humaines et d'équipement. Les ressources humaines auront des heures de travail limitées, disons 6, 8 ou 12 heures. Les ressources en équipement ont différentes capacités de travail de 2, 8 ou 24 heures et peuvent également avoir des pauses de maintenance. Notez également qu'il est possible que plusieurs ressources de personnes utilisent une ressource d'équipement ou qu'un équipement accomplisse plusieurs tâches.

Entrez les noms des ressources de travail

Vous pouvez saisir les noms des ressources selon votre convenance.

Ressource	Exemple
Ressource de travail en tant que personne identifiée	John, Kevin
Ressource de travail en tant que fonction ou groupe de travail	Ingénieur, coordonnateur, dactylo
Ressource de travail en tant qu'équipement	Machine de tour, engin de terrassement

Étapes impliquées

Click View tab → Resource Views group → Click Resource Sheet.

Click the cell directly below the Resource Name heading column.

Enter Resources as an individual person, job function or group.

Par défaut, le champ Unités max est défini sur 100%.

Capacité maximale des ressources

Max UnitsLe champ représente la capacité maximale d'une ressource à travailler sur les tâches assignées. 100% signifie que 100% du temps de travail de la ressource est disponible pour le travail sur la tâche assignée. La ressource est disponible à temps plein chaque jour ouvrable. Si la ressource est allouée à une ou plusieurs tâches qui nécessiteraient plus que ses heures de travail, la ressource est surallouée et MS Project l'indiquera en format rouge.

Si une ressource ne représente pas une personne individuelle mais une fonction professionnelle, où un groupe de personnes possédant le même ensemble de compétences peut travailler sur la tâche, nous pouvons entrer des unités maximales plus grandes pour représenter le nombre de personnes dans le groupe. Donc, 400% indiqueraient, 4 personnes travaillant à plein temps chaque jour ouvrable.

Ressources de travail en groupe

Click View tab → Resource Views group → Click Resource Sheet

Click the cell directly below Resource Name heading column

Enter Resources as group, here we take an example of Engineers.

Click the Max. Units field for the Engineers resource.

Tapez ou sélectionnez 400%. Appuyez sur Entrée.

Ressource de travail à temps partiel

Si vous entrez une valeur inférieure à 100% en Unités maximales, vous vous attendez à ce que la capacité de la ressource soit inférieure à une ressource à temps plein. Ainsi, 50% signifierait que l'individu travaille pendant la moitié de la pleine capacité normale, donc si une semaine de travail normale est de 40 heures, cela équivaut à une capacité de 20 heures.

Click View tab → Resource Views group → Click Resource Sheet.

Click the cell directly below Resource Name heading column.

Enter Resource as an individual or job function. Here let’s take an example.

Entrez le coût de la ressource

Vous pouvez saisir des taux standard et des coûts par utilisation pour le travail et les ressources matérielles. Vous pouvez également saisir des taux d'heures supplémentaires pour les ressources de travail. Les tarifs standard sont calculés sur une base horaire. Les coûts par utilisation, en revanche, sont des coûts qui ne varient pas avec la tâche. Le coût par utilisation est un tarif fixe utilisé pour terminer une tâche. Il existe trois types de ressources: travail, matériel et coût.

Work resources - Personnel et équipement pour accomplir les tâches.
Cost resources- Coût financier associé à une tâche. Frais de déplacement, frais de nourriture, etc.
Material resources- Consommables utilisés au fur et à mesure de l'avancement du projet. Comme de la peinture utilisée pour peindre un mur.

Note- Soyez conscient de la différence cruciale entre les ressources humaines et d'équipement. Les ressources humaines auront des heures de travail limitées, par exemple 6, 8 ou 12 heures. Les ressources en équipement peuvent avoir différentes capacités de travail de 2, 8 ou 24 heures et peuvent également avoir des pauses de maintenance. Notez également qu'il est possible que plusieurs ressources de personnes utilisent une ressource d'équipement ou qu'un équipement accomplisse plusieurs tâches.

Les ressources de coût n'utilisent pas les taux de rémunération. N'oubliez pas que le coût par utilisation et le coût des ressources sont deux choses différentes. Les ressources de coût sont les coûts financiers associés à une tâche, tels que les frais de déplacement, les dépenses de nourriture, etc. La valeur de coût de la ressource de coût n'est affectée que lorsque vous affectez la ressource de coût à une tâche.

Project calcule le coût d'une tâche en utilisant cette formule -

Cost of Task = Work Value (in number of hours) x Resource’s Pay Rate.

Vous pouvez ensuite voir le coût par ressource et le coût par tâche (ainsi que les coûts cumulés aux tâches récapitulatives et à l'ensemble du plan). MS Project n'appliquera pas automatiquement les calculs des heures supplémentaires.

Pour saisir les taux de rémunération standard et des heures supplémentaires pour les ressources de travail -

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Click the cell directly below Resource Name heading column to create Resources.

Click the Std. Rate field for each resource to costs in hourly (default), daily, weekly, monthly and yearly rates.

Dans l'exemple suivant, la ressource Rasmus est laissée à zéro. Ceci est utile lorsque vous n'avez pas à suivre les coûts basés sur les taux pour certaines ressources.

Cliquez sur le fichier Ovt. Champ de taux pour saisir les taux d'heures supplémentaires.

Ajouter des notes aux ressources

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Double-click the Resource, a Resource Information dialog box opens.

Click on Notes tab. Here let’s enter a note for Rasmus as “Rasmus will work parttime”.
Click OK.

UNE note icon apparaît maintenant à gauche du nom de Rasmus dans le Resource Sheetvue. Le survol fera apparaître la note.

Configurer les ressources de coût

Vous pouvez utiliser une ressource de coût pour représenter un coût financier associé à une tâche dans un plan. Les voyages, la nourriture, les divertissements et la formation sont des exemples de ressources de coût. Il est donc évident que les ressources de coût ne travaillent pas sur une tâche et n'affectent pas la planification d'une tâche.

La valeur de coût de la ressource de coût est saisie lors de son affectation à une tâche.

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Click the empty cell in the Resource Name column.  

Type Training and press the Tab Key.

In the Type field, click the down arrow to select Cost.

Une fois que la liste des tâches et des ressources est terminée, des ressources doivent être affectées aux tâches afin de pouvoir y travailler. Avec MS Project, vous pouvez suivre la progression des tâches, les ressources et les coûts des tâches.

Affecter une ressource matérielle à la tâche

Méthode 1

Click View Tab → Gantt Chart View → Resource Name column.

Click the box below the Resource Name column for the task you need the resource to be assigned.

From the dropdown, choose the resource name. In the following screenshot as an 
   example. For Task 1 “PT1”, we have chosen the resource “Celic”.

Vous pouvez également sélectionner plusieurs ressources pour travailler sur une seule tâche.

Méthode 2

Click Resource tab → Under Assignments group → Assign Resources.

In the Assign Resources dialog box, click the resource name you like to assign.

Ici, choisissons «Hitesh». Cliquez maintenant sur le bouton Attribuer.

Vous pouvez également sélectionner plusieurs ressources pour travailler sur une seule tâche.

Méthode 3

Click View Tab → Gantt Chart → Task Name column.

Double-click the Task Name. Task Information dialog box opens.

Click the Resources tab.

Click the cell below the Resource Name column. Select the resource from the dropdown list.

Vous pouvez également sélectionner plusieurs ressources pour travailler sur une seule tâche.

Méthode 4

Click View Tab → Split View group → Details → Task Form.

La fenêtre est divisée en deux, vue Diagramme de Gantt et vue Formulaire de tâche en dessous.

In the Task Form view, click under the Resource Name column and select the resource.

Vous pouvez également sélectionner plusieurs ressources pour travailler sur une seule tâche.

Affecter une ressource de coût aux tâches

Click View Tab → Gantt Chart View → Task Name column.

Double-click the Task Name. Task Information dialog box opens.

Click the Resources tab.

Click the cell below the Resource Name column. Select the resource from the dropdown list.

Dans l'exemple suivant ci-dessous, choisissons «Voyage» comme ressource de coût et saisissons le coût à 800 USD.

Nous pouvons également affecter d'autres ressources matérielles à la même tâche.

Après avoir affecté des ressources aux tâches, vous pouvez afficher le coût, la durée et le travail requis pour que le plan se termine.

Vérifier la durée du plan

In Gantt Chart View → View Tab → Split View group → Timeline checkbox.

Vous pourrez voir les dates de début et de fin du plan.

Dans la vue Diagramme de Gantt, vous pouvez également consulter la tâche récapitulative du projet, pour noter la durée, les dates de début et de fin du plan.

Dans l'exemple suivant, Assign Resources est la tâche récapitulative du projet (identifiée comme Tâche 0). Durée = 53 jours, date de début: 05/01/15 et date de fin: 19/03/15.

On peut activer la tâche récapitulative du projet en suivant ces étapes -

In Gantt Chart View → Format Tab → Show/Hide → To check Project Summary Task on.

Vérifier le coût du plan

Click View tab → Data group → Tables → Cost.

Le coût de chaque tâche est regroupé en tâches récapitulatives, puis finalement en tâche récapitulative du projet.

Vérifier le travail du plan

Click Report Tab → View Reports group → click Resources → click Resource overview

Dans le tableau d'état des ressources qui apparaît en bas, vous obtiendrez un résumé des premières dates de début et des dernières dates de fin de la ressource, ainsi que du travail restant.

Vérifier les statistiques du projet

Click Project Tab → Properties group → Project Information → in
   the new dialog box click Statistics…

Une fois que votre plan de projet est prêt dans MS Project, il devient essentiel pour un chef de projet de mesurer les chiffres réels (en termes de travail terminé, de ressources utilisées et de coûts engagés) et de réviser et modifier les informations sur les tâches et les ressources en raison de tout changement dans le des plans. Un chef de projet ne doit pas supposer que tout progresse comme prévu et doit toujours garder une trace de chaque tâche. La résistance au suivi formel des données de gestion de projet est normale. Vous pouvez surmonter la résistance au suivi en expliquant vos attentes, en expliquant les avantages du suivi et en formant les gens à suivre eux-mêmes la tâche.

Enregistrer une ligne de base

Pour évaluer les performances du projet, vous devez créer une base de référence par rapport à laquelle vous comparerez la progression. Il faut sauvegarder la base de référence, une fois qu'un plan est entièrement développé. Bien entendu, en raison de la planification des vagues ou de l'élaboration progressive nécessaire pour gérer les projets, on peut toujours ajouter de nouvelles tâches, ressources, contraintes et coûts au plan.

Notez également qu'il est judicieux d'enregistrer la ligne de base avant d'entrer des valeurs réelles telles que le pourcentage d'achèvement de la tâche.

Note- Avec MS Project 2013, vous pouvez enregistrer jusqu'à 11 lignes de base dans un plan unique. Ces multiples lignes de base semblent contraires à la définition de ligne de base. Vous pouvez utiliser cette flexibilité lorsque -

Vous disposez d'un plan de base pour le client externe et un autre pour l'équipe interne.
Vous vous préparez à un événement à risque. Vous souhaitez développer des plans de base distincts pour la réponse aux risques et la récupération.
Vous acceptez une grande demande de changement, vous voudrez peut-être toujours conserver le plan d'origine pour référence future lors de la communication avec une partie prenante.

Créer une ligne de base

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → OK.

Afficher la ligne de base sur le diagramme de Gantt

Click View Tab → Task Views group → Gantt Chart.

Click Format Tab → Bars and Styles group → Baseline (that you want to display).

Vous verrez les barres du Gantt de base affichées avec les barres du Gantt actuelles.

Mettre à jour une référence

Au fur et à mesure que le temps et le travail progressent sur un projet, vous devrez peut-être également modifier la base de référence. Vous avez plusieurs options pour le même -

Mettez à jour la référence.
Mettez à jour la référence pour les tâches sélectionnées.
Enregistrez plusieurs lignes de base.

Mettre à jour la référence pour l'ensemble du projet

Cela remplace simplement les valeurs de base d'origine par les valeurs actuellement planifiées.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → OK.

Mettre à jour la référence pour les tâches sélectionnées

Cela n'affecte pas les valeurs de référence des autres tâches ou les valeurs de référence des ressources du plan.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → For select Selected tasks → OK.

Enregistrer plusieurs lignes de base

Vous pouvez enregistrer jusqu'à 11 lignes de base dans un seul plan. Le premier s'appelle Baseline, et les autres vont de Baseline 1 à Baseline 10.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → click 
   the dropdown box to save any baseline you like.
	
Click OK.

Plans intérimaires

Un plan provisoire n'enregistre que deux types d'informations pour chaque tâche: les dates de début actuelles et les dates de fin actuelles.

Il peut être utilisé comme marqueur de projet. Il est visuellement facile de voir à quel point la progression du projet est décalée ou en bonne voie. Parce qu'il ne spécifie que des dates, il s'agit d'une information simple, claire et facile.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → Set interim plan → OK.

Plan de suivi par date spécifique

Si toutes les tâches ont commencé et sont terminées comme prévu, vous pouvez l'enregistrer dans la boîte de dialogue Mettre à jour le projet. La plupart du temps, un chef de projet chevronné comprend que ce n'est pas vrai. Mais parfois, cette approche peut convenir lorsque le travail réel et les valeurs de coût générées sont suffisamment proches de votre calendrier de base.

Click Project tab → Status group → Update Project.

Switch on the radio button for “Update work as complete through”
   option, and then Set 0% -100% complete. Select the current date.
	
Click OK.

Des coches apparaîtront dans la colonne des indicateurs pour les tâches qui ont été accomplies. Sur la droite de la partie Graphique, des barres de progression sont générées dans les barres du Gantt de chaque tâche.

Suivre le plan en tant que% achevé

Méthode 1

Click any Task → Task Tab → Schedule group → either 0%, 25%, 50%, 75% or 100%.

Méthode 2

Click View tab → Data group → Tables → Tracking.

Maintenant, pour la tâche requise, cliquez sur le correspondant % Comp et entrez le% achevé requis.

Suivi du plan par valeurs réelles

Vous pouvez saisir les valeurs réelles suivantes pour votre projet -

Dates de début et de fin réelles - Project déplace le calendrier en conséquence.
Durée réelle de la tâche - Si elle est égale ou supérieure à la durée de la planification: tâche = 100% achevée.

Durée réelle de la tâche

Click View Tab → Data group → Tables → Work.

Vous verrez le% W. Comp. (% travail achevé) colonne.

Ce tableau comprend les colonnes Travail (travail planifié), Réel et Restant.

Cliquez sur Tâche que vous souhaitez mettre à jour. Dans l'exemple suivant, le champ Réel de la tâche 9 est cliqué et 24 heures sont saisies. Pour cette tâche, le travail planifié initial était de 16 heures, car 24 heures est supérieur. Le projet marque la tâche comme achevée à 100% et met à jour la colonne Travail à 24 heures (à partir des 16 heures initiales). Dans l'exemple, une ligne de base est enregistrée, car la ligne de base ne change pas et est utilisée comme comparaison. La ligne de base est toujours à 16 heures et une variation de 8 heures est désormais calculée par MS Project.

Note - Le travail réel est enroulé et reflète également la tâche récapitulative.

Dates réelles de début et de fin

Cliquez sur Tâche dont vous souhaitez modifier les dates.

Click Task tab → Schedule group → dropdown menu for Mark on Track → Update Tasks.

Change Start or Finish field in Actual group.

Vous pouvez également remplir le champ Durée réelle.

Il existe quatre types de dépendances de tâches.

Finish to Start (FS)- Terminez le premier étage avant de commencer à construire le deuxième étage. Plus utilisé.
Finish to Finish (FF) - Cuisson de tous les plats pour le dîner pour finir à l'heure.
Start to Start (SS)- Lors d'une enquête, nous cherchons des réponses à l'enquête, mais nous commencerons également à compiler les réponses. Il n'est pas nécessaire de terminer la collecte des réponses à l'enquête avant de commencer la tabulation.
Start to Finish (SF)- La préparation à l'examen prendra fin avec le début de l'examen. Le moins utilisé.

Ajuster la relation de lien de tâche

Click Task Tab → double-click the required task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Predecessors Tab.

Click the box under the Type column and choose the relationship according to your requirement.

Appliquer l'avance et le retard

Par défaut, lorsque vous liez des tâches, une relation «Terminer au début» leur est attribuée. Dans cette relation,

Lead - Le délai d'exécution entraîne le démarrage de la tâche successeur avant la fin de ses tâches prédécesseurs.
Lag - Le temps de latence entraîne le démarrage de la tâche successeur après la fin de la tâche prédécesseur.

Click Task Tab → double-click the required Task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Predecessors Tab.

Sous la colonne d'en-tête Retard, entrez le retard en termes d'heures, de jours, de semaines ou d'années. Vous pouvez également appliquer un décalage ou une avance en pourcentage. Si vous entrez 50% pour la tâche sélectionnée qui dure 6 jours, la tâche est retardée de 3 jours après la fin du prédécesseur.

Le décalage est entré en unités positives et l'avance en unités négatives (exemple, -3d ou -50%).

Appliquer des contraintes de tâche

Chaque tâche créée dans MS Project 2013 sera contrainte comme «dès que possible» par défaut lorsque la planification automatique est activée. As Soon As Possiblesignifie que la tâche démarre dès le démarrage du projet, s'il n'y a aucune dépendance qui la retarderait. Ainsi, aucune date de début ou de fin fixe n'est imposée par ce type de contrainte, mais bien sûr, les dépendances prédécesseur et successeur sont conservées.

Lorsque MS Project 2013 effectue des calculs pour vous faire gagner du temps dans un projet en retard, les paramètres de contrainte sont appliqués.

Il existe 8 contraintes de tâche.

Type de contrainte	Nom de la contrainte	La description
Souple	Aussi tard que possible (ALAP)	La tâche est planifiée le plus tard possible, la tâche se terminant avant la fin du projet et sans retarder les tâches suivantes. Contrainte par défaut lorsque vous planifiez à partir de la date de fin du projet. N'entrez pas de date de début ou de fin de tâche avec cette contrainte.
Souple	Dès que possible (ASAP)	La tâche doit commencer le plus tôt possible. Contrainte par défaut lorsque vous planifiez à partir de la date de début du projet. N'entrez pas de date de début ou de fin avec cette contrainte.
Semi-flexible	Commencer au plus tôt le (SNET)	La tâche est planifiée pour démarrer à une date spécifiée ou après.
	Terminer au plus tôt le (FNET)	La tâche est planifiée pour se terminer à ou après une date spécifiée.
	Commencer au plus tard le (SNLT)	La tâche est planifiée pour démarrer à une date spécifiée ou avant.
	Terminer au plus tard le (FNLT)	La tâche est planifiée pour se terminer à une date spécifiée ou avant.
Inflexible	Doit finir sur (MFO)	La tâche est planifiée pour se terminer à une date spécifiée.
Inflexible	Doit démarrer le (MSO)	La tâche est planifiée pour démarrer à une date spécifiée.

Click Task Tab → double-click the required Task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Advanced Tab.

Click dropdown box for Constraint type. Choose the constraint you would like to apply.

Entrez la date limite

Si vous utilisez des contraintes de tâches, vous limitez votre flexibilité de planification, où MS Project 2013 fixera une date de début ou de fin particulière de la tâche en fonction de la contrainte. Il est préférable d'utiliser une date limite qui n'a aucun effet sur la planification d'une tâche ou d'une tâche récapitulative. MS Project vous alertera avec un symbole d'exclamation rouge dans la colonne des indicateurs, si l'achèvement programmé de la tâche dépasse sa date limite.

Cliquez sur l'onglet Tâche → double-cliquez sur la tâche requise sous la colonne Nom de la tâche → La boîte de dialogue Informations sur la tâche s'ouvre → onglet Avancé.

Entrez le coût fixe

Le coût fixe est associé à une tâche qui n'est liée à aucune ressource ou quantité de travail.

Cliquez sur l'onglet Affichage → groupe de données → Tables → Coût.

Saisissez le coût dans la colonne Coût fixe de la tâche qui vous intéresse. Dans l'exemple suivant, nous avons attribué un coût fixe de 500 USD à la tâche 7.

Entrez une tâche récurrente

Les réunions d'état, les rapports d'état, les dates d'inspection peuvent se reproduire avec une fréquence particulière. Dans MS Project 2013, vous pouvez spécifier des tâches récurrentes sans avoir à attribuer des tâches à chaque fois séparément. Vous pouvez également affecter des ressources à ces tâches.

Dans la vue Diagramme de Gantt → onglet Tâche → Insérer un groupe → liste déroulante pour Tâche → Tâche récurrente.

Entrez le nom de la tâche et choisissez Modèle de récurrence.

Vous pouvez également choisir une heure spécifique pour le démarrage de la tâche. Par défaut, Project planifie une tâche récurrente pour démarrer à l'heure de début par défaut du plan. Vous pouvez ajouter une valeur de temps dans la zone Démarrer pour la boîte de dialogue Informations sur les tâches récurrentes pour modifier cela. Dans la figure suivante, l'heure de début de 10h00 est entrée.

Afficher le chemin critique

Critical Pathest la succession des tâches connectées qui prendront le plus de temps à accomplir. Le mot «critique» ne signifie pas que les tâches sont complexes ou importantes ou doivent être étroitement surveillées, mais l'accent est mis sur le calendrier des termes qui affectera la date de fin du projet.

Donc, si vous souhaitez raccourcir la durée d'un projet, vous devez d'abord commencer par les activités / tâches sur le chemin critique. Le chemin critique peut être une seule séquence de tâches (un seul chemin critique) ou il peut y avoir plusieurs chemins critiques pour un seul projet. Bien que des modifications de calendrier soient apportées, il est également probable que le chemin critique changera de temps à autre.

Il faut toujours se concentrer d'abord sur le chemin critique, quand on veut appliquer un suivi rapide ou une panne pour raccourcir la durée du projet.

Slack ou Float sont essentiels pour comprendre le chemin critique. Il existe deux types de flotteurs -

Free Float - C'est la durée pendant laquelle une tâche peut être retardée sans retarder une autre tâche.
Total Float - C'est la durée pendant laquelle une tâche peut être retardée sans retarder l'achèvement du projet.

In Gantt Chart view → Format Tab → Bar Styles Group → Check the Critical Tasks box ON.

Toutes les barres de tâches du chemin critique, dans la vue Diagramme de Gantt sur la droite, deviendront rouges.

Vérifier les allocations de ressources

La relation entre la capacité d'une ressource et les affectations de tâches est appelée allocation.

Cela peut être défini par 3 états -

Under allocated - Un ingénieur qui travaille 40 heures par semaine, a du travail assigné pour seulement 20 heures.
Fully allocated - Un travailleur qualifié qui travaille 40 heures par semaine se voit attribuer 40 heures de travail cette semaine.
Over allocated - Un charpentier se voit attribuer 65 heures de travail, alors qu'il n'a qu'une semaine de travail de 40 heures.

Dans la vue Diagramme de Gantt

Click View Tab → Task Views group → Gantt Chart view.

La vue Diagramme de Gantt affiche des informations limitées sur les ressources, comme illustré dans la capture d'écran suivante.

Il résume s'il peut y avoir un problème par l'icône rouge sur alloué dans la colonne d'indicateur.

Click View Tab → Resource Views group → Resource Usage view.

La vue Utilisation des ressources affiche les ressources et toutes les tâches qui leur sont affectées sous le nom de la ressource. Le côté gauche de l'écran répertorie les ressources et les noms de tâches avec des colonnes d'informations totales pour la ressource ou l'affectation. Le côté droit montre une vue chronologique.

Vous pouvez également réduire le plan dans le tableau pour voir le travail total par ressource au fil du temps.

Cliquez sur l'en-tête de colonne Nom de la ressource.

Click View Tab → Data group → Outline → Hide Subtasks.

Résoudre la surallocation des ressources

Il faudrait soit modifier la portée (réduire la quantité de travail), affecter plus de ressources ou accepter un calendrier plus long pour résoudre la surutilisation.

Ceci peut être réalisé en utilisant certaines des techniques suivantes -

Ajuster le calendrier

En modifiant son avance ou son retard lorsque la ressource a plus de tâches assignées que ce qui peut être accompli pendant une période donnée. Si vous ajoutez un délai inférieur ou égal à la quantité de marge de la tâche, vous n'affecterez pas la date de fin du projet.

Par défaut, lorsque vous liez des tâches, une relation «Terminer au début» leur est attribuée. Dans cette relation,

Lead - Le délai d'exécution entraîne le démarrage de la tâche successeur avant la fin de ses tâches prédécesseurs.
Lag - Le temps de latence entraîne le démarrage de la tâche successeur après la fin de la tâche prédécesseur.

Cliquez sur l'onglet Tâche → double-cliquez sur la tâche requise sous la colonne Nom de la tâche → La boîte de dialogue Informations sur la tâche s'ouvre → onglet Prédécesseurs.

Le décalage est entré en unités positives et l'avance en unités négatives (exemple, -3d ou -50%).

Remplacer des ressources ou ajouter des ressources supplémentaires

Vous pouvez attribuer manuellement une autre ressource à la tâche.

Click View Tab → Gantt Chart View → Resource Name column.

Click the box below the Resource Name column for the task you need the resource to be assigned.

From the dropdown, choose the resource name. In the following example,
   for Task 1 “PT1”, we have chosen the resource “Celic”.

Vous pouvez également sélectionner plusieurs ressources pour travailler sur une seule tâche.

Réduire le travail assigné

Click View Tab → Resource Views group → Resource Usage view.

Dans l'exemple suivant, Trish Patrick est suralloué, le nom de la ressource et le travail apparaissent en rouge.

On View tab → Zoom group → Timescale box → Days.

Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur la grille Time-phased dans la fenêtre de droite pour afficher le montant de la surutilisation en activant la surutilisation.

Vous pouvez maintenant réduire les heures attribuées. Dans l'exemple suivant, l'attribution de 8 heures est réduite à 4 heures d'affectation. Non seulement le travail de Trish Patrick est réduit, mais le travail total dans le plan a changé. Vous remarquerez également une nouvelle icône dans la colonne de l'indicateur pour vous informer que le travail d'affectation a été modifié.

Diminuer la durée de la tâche

Vous pouvez réduire la durée de la tâche (si aucun travail réel n'a été saisi) pour réduire la quantité de travail requise de la ressource, qui est affectée à la réalisation de la tâche. Si le travail réel a été enregistré, vous devez réduire manuellement le travail restant sur la tâche.

Supprimer la ressource surutilisée

Vous pouvez simplement supprimer une affectation de ressource d'une ressource surutilisée.

Niveau des ressources surutilisées

Si les ressources sont surutilisées, vous pouvez utiliser la fonction de nivellement des ressources dans MS Project 2013. Cela fonctionne soit en fractionnant les tâches, soit en ajoutant un délai aux tâches pour garantir que la ressource n'est pas surchargée. Le nivellement peut retarder les dates de fin des tâches individuelles et même la date de fin du projet. Project ne change pas qui est affecté à chaque tâche, travail total ou valeurs d'unité d'affectation.

Le premier projet retarde les tâches pour utiliser toute marge disponible. Une fois que la marge devient nulle, MS Project 2013 apporte des modifications en fonction des priorités, des relations de dépendance et des contraintes de tâche (comme une contrainte Terminer au plus tard).

Fixer les priorités

Il est toujours préférable de définir les priorités des tâches (c'est une mesure de l'importance / disponibilité d'une tâche pour le nivellement). Vous pouvez entrer une valeur comprise entre 1 et 1000, en fonction de la quantité de contrôle que vous souhaitez dans le processus de nivellement. Un niveau de priorité de 1000 garantira que MS Project ne nivelle pas une tâche particulière. Par défaut, la priorité est fixée à 500 ou à un niveau de contrôle moyen. Les tâches qui ont une priorité inférieure sont retardées ou divisées avant celles qui ont une priorité plus élevée.

Click View Tab → Task Views → Gantt chart View.

In the Gantt chart table area, scroll to the right to see Add New Column.

Click on the dropdown box and select Priority.

Vous pouvez maintenant ajouter la priorité à chaque tâche selon vos besoins.

Nivellement

Les étapes du processus de nivellement ne sont que quelques-unes, mais il est important de comprendre ce que fait chaque option. Les étapes sont les suivantes -

Click on View Tab → Resource View group → Resource Sheet.

Click Resource tab → Level group → Leveling Options → Level All.

Le projet effectue le nivellement et les indicateurs surutilisés sont supprimés (si le nivellement est effectué complètement, cela peut parfois ne pas se produire).

Dans la section suivante, nous examinerons les options de nivellement en détail -

Click Resource tab → Level group → Leveling Options.

Dans la boîte de dialogue Nivellement des ressources, sous Calculs de niveau, essayez d'utiliser le manuel plus souvent. Cela garantira que MS Project 2013 effectue le processus de nivellement uniquement lorsque vous le lui demandez, et non dès qu'une ressource est surutilisée, même si vous ne le souhaitez pas (lorsque vous choisissez l'option Automatique). Par exemple, si une ressource est surutilisée, disons une demi-heure de plus par semaine, de 40 heures à 40,5 heures, vous ne voudriez pas que cela vous dérange en étant automatiquement nivelée.

Dans la boîte de dialogue Nivellement des ressources, sous Calculs de niveau, choisissez Base jour par jour pour l'option «Rechercher les surutilisations sur une». Cela ne nivellera pas les ressources, mais déterminera quand Project affiche les indicateurs de surutilisation à côté des noms de ressources.

Dans la boîte de dialogue Nivellement des ressources, sous Calculs de niveau, utilisez les valeurs de nivellement claires avant que la case à cocher de nivellement ne soit cochée. Cela garantira que Project supprime tous les retards de nivellement existants de toutes les tâches et affectations avant le nivellement. Et si vous avez précédemment nivelé le plan, puis ajouté d'autres affectations, vous souhaiterez peut-être que la case à cocher ne soit pas cochée pour vous assurer de ne pas perdre les résultats de nivellement précédents.

Dans la boîte de dialogue Nivellement des ressources, sous Plage de nivellement pour «…….», Vous pouvez choisir Niveler tout le projet. Ici, vous choisissez de niveler le plan entier ou uniquement les affectations comprises dans une plage de dates que vous spécifiez.

Dans la boîte de dialogue Nivellement des ressources, sous Résolution des surutilisations, dans la liste déroulante Ordre de nivellement, vous pouvez choisir Standard. Vous avez 3 options ici -

ID onlyL'option ne retarde les tâches qu'en fonction de leur numéro d'identification. Les numéros d'identification numériquement plus élevés (par exemple, 10) seront retardés avant les numéros d'identification numériquement inférieurs. Vous souhaiterez peut-être utiliser cette option lorsque votre plan n'a pas de relations de tâches ou de contraintes.
Standard option retarde les tâches en fonction des relations avec les prédécesseurs, des dates de début, des contraintes de tâche, de la marge, de la priorité et des ID.
Priority, standard option examine la valeur de priorité de la tâche avant les autres critères standard (la priorité de la tâche est un classement numérique compris entre 0 et 1000).

Dans la boîte de dialogue Nivellement des ressources, sous Résolution des surutilisations, vous disposez de plusieurs options que vous pouvez sélectionner. Ceux-ci sont expliqués comme suit -

Level only within available slack.La sélection de cette case à cocher empêcherait Project de prolonger la date de fin du plan. MS Project n'utilisera que la marge de manœuvre disponible dans le calendrier existant, ce qui pourrait signifier que les surutilisations de ressources pourraient ne pas être entièrement résolues.
Leveling can adjust individual assignments.La sélection de cette case à cocher permet à Project d'ajouter un délai de nivellement (ou de fractionner le travail sur les affectations si le nivellement peut créer des fractionnements dans le travail restant est également sélectionné) indépendamment de toute autre ressource affectée à la même tâche. Cela peut entraîner le démarrage et la fin du travail des ressources sur une tâche à des moments différents.
Leveling can create splits in remaining work checkbox. Cela permet à Project de fractionner le travail sur une tâche (ou sur une affectation si le nivellement peut ajuster les affectations individuelles sur une tâche est également sélectionné) comme un moyen de résoudre la surutilisation.
Level manually scheduled tasks. Cette sélection permet à Project de niveler une tâche planifiée manuellement comme il le ferait pour une tâche planifiée automatiquement.

Vérifier le coût du plan

Les types de coûts dans le cycle de vie d'un projet comprennent:

Baseline costs - Tous les coûts planifiés enregistrés dans le plan de base.
Actual costs - Coûts engagés pour des tâches, des ressources ou des affectations.
Remaining costs - Différence entre les coûts de base / actuels et les coûts réels.
Current costs- Lorsque les plans sont modifiés en raison de l'attribution ou de la suppression de ressources, ou de l'ajout ou de la soustraction de tâches, MS Project 2013 recalculera tous les coûts. Cela apparaîtra sous les champs intitulés Coût ou Coût total. Si vous avez commencé à suivre le coût réel, il inclura le coût réel + le coût restant par tâche.

Méthode 1

Vous pouvez afficher les valeurs de coût du plan dans la boîte de dialogue Statistiques du projet.

Click Project tab → Properties Group → Project Information → Statistics…

Méthode 2

Click View tab → Task Views group → Other Views → Task Sheet.

Click View tab → Data group → Tables → Cost.

Après avoir créé un plan de projet et des lignes de base, le projet commence. À ce stade, le chef de projet se concentrerait sur la collecte, le suivi, l'analyse des performances du projet et la mise à jour de l'état du projet en communiquant avec les parties prenantes.

Lorsqu'il y a une différence entre ce qui est prévu et la performance réelle du projet, on parle de Variance. La variance est principalement mesurée en termes de temps et de coût.

Slippage des tâches

Il existe plusieurs façons de visualiser la tâche avec variance.

Méthode 1: vue graphique par suivi de Gantt

Click View tab → Task Views group → Gantt Chart dropdown → Tracking Gantt.

En comparant les barres de Gantt actuellement planifiées avec les barres de Gantt de base, vous pouvez voir quelles tâches ont démarré plus tard que prévu ou ont pris plus de temps à se terminer.

Méthode 2: Vue graphique par détail Gantt

Click View tab → Task Views group → Other Views → double-click Tracking Gantt.

Méthode 3: Table de variance

Click View tab → Data group → Tables → Variance.

Méthode 4: filtres

Click View tab → Data group → Filters → More 
   Filters → choose filter as Late tasks, Slipping task, etc.

MS Project 2013 filtrera la liste des tâches pour n'afficher que les tâches filtrées dans ce processus. Donc, si vous sélectionnez Slipping Task, vous n'afficherez que les tâches incomplètes. Toute tâche déjà terminée n'apparaîtra pas.

Coûts des tâches

Pour examiner les coûts dans le cycle de vie d'un projet, vous devez être conscient de ces termes et de leur signification dans MS Project 2013 -

Baseline costs - Tous les coûts planifiés enregistrés dans le plan de base.
Actual costs - Les coûts engagés pour des tâches, des ressources ou des affectations.
Remaining costs - Différence entre les coûts de base / actuels et les coûts réels.
Current costs- Lorsque les plans sont modifiés en raison de l'attribution ou de la suppression de ressources, ou de l'ajout ou de la soustraction de tâches, MS Project 2013 recalculera tous les coûts. Cela apparaîtra sous les champs intitulés Coût ou Coût total. Si vous avez commencé à suivre le coût réel, il inclura le coût réel + le coût restant (tâche non terminée) par tâche.
Variance - Différence entre le coût de référence et le coût total (coût actuel ou planifié).

Click View Tab → Data group → Tables → Cost.

Vous pourrez voir toutes les informations pertinentes. Vous pouvez également utiliser des filtres pour voir les tâches qui ont dépassé le budget.

Click View tab → Data group → Filters → More Filters → Cost Overbudget → Apply.

Coût des ressources

Pour certaines organisations, les coûts des ressources sont les coûts primaires, et parfois le seul coût, ils doivent donc être surveillés de près.

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Click View tab → Data group → Tables → Cost.

Nous pouvons trier la colonne Coût pour voir quelles ressources sont les plus et les moins coûteuses.

Cliquez sur la flèche de filtre automatique dans l'en-tête de la colonne Coût, lorsque le menu déroulant apparaît, cliquez sur Trier du plus grand au plus petit.

Vous pouvez utiliser la fonction de filtre automatique pour chacune des colonnes.En triant la colonne Variance, vous pourrez voir le modèle de variance.

Rapport de projet

Project 2013 est livré avec un ensemble de rapports et de tableaux de bord prédéfinis. Vous trouverez tous ces éléments dans l'onglet Rapport. Vous pouvez également créer et personnaliser des rapports graphiques pour votre projet.

Rapports du tableau de bord

Click Report → View Reports group → Dashboards.

Rapports de ressources

Click Report → View Reports group → Resources.

Rapports de coûts

Click Report → View Reports group → Costs.

Rapports d'étape

Click Report → View Reports group → In Progress.

Rapports personnalisés

Click Report → View Reports group → New Report.

Il existe quatre options.

Blank- Crée une toile vierge. Utilisez l'onglet Outils de rapport - Conception pour ajouter des graphiques, des tableaux, du texte et des images.
Chart- Crée un graphique comparant le travail réel, le travail restant et le travail par défaut. Utilisez le volet Liste des champs pour sélectionner différents champs à comparer. L'apparence du graphique peut être modifiée en cliquant sur les onglets Outils de graphique, Conception et Mise en page.
Table- Crée une table. Utilisez le volet Liste des champs pour choisir les champs à afficher dans le tableau (Nom, Début, Fin et% achevé apparaissent par défaut). La zone de niveau hiérarchique vous permet de sélectionner le nombre de niveaux dans la structure du projet que le tableau doit afficher. L'apparence du tableau peut être modifiée en cliquant sur les onglets Outils de tableau, Conception et Mise en page.
Comparison- Crée deux graphiques côte à côte. Les graphiques auront les mêmes données au début. Vous pouvez cliquer sur l'un des graphiques et sélectionner les données souhaitées dans le volet Liste des champs pour commencer à les différencier.