MS Project - Suivi des progrès

Une fois que votre plan de projet est prêt dans MS Project, il devient essentiel pour un chef de projet de mesurer les chiffres réels (en termes de travail effectué, de ressources utilisées et de coûts engagés) et de réviser et modifier les informations sur les tâches et les ressources en raison de tout changement dans le des plans. Un chef de projet ne doit pas supposer que tout progresse comme prévu et doit toujours garder une trace de chaque tâche. La résistance au suivi formel des données de gestion de projet est normale. Vous pouvez surmonter la résistance au suivi en expliquant vos attentes, en expliquant les avantages du suivi et en formant les gens à suivre eux-mêmes la tâche.

Enregistrer une ligne de base

Pour évaluer les performances du projet, vous devez créer une base de référence par rapport à laquelle vous comparerez la progression. Il faut sauvegarder la base de référence, une fois qu'un plan est entièrement développé. Bien sûr, en raison de la planification des vagues ou de l'élaboration progressive nécessaire pour gérer les projets, on peut toujours ajouter de nouvelles tâches, ressources, contraintes et coûts au plan.

Notez également qu'il est judicieux d'enregistrer la ligne de base avant d'entrer des valeurs réelles telles que le pourcentage d'achèvement de la tâche.

Note- Avec MS Project 2013, vous pouvez enregistrer jusqu'à 11 lignes de base dans un plan unique. Ces multiples lignes de base semblent contraires à la définition de ligne de base. Vous pouvez utiliser cette flexibilité lorsque -

• Vous disposez d'un plan de base pour le client externe et un autre pour l'équipe interne.

• Vous vous préparez à un événement à risque. Vous souhaitez développer des plans de base distincts pour la réponse aux risques et la récupération.

• Vous acceptez une grande demande de changement, vous voudrez peut-être toujours conserver le plan d'origine pour référence future lors de la communication avec une partie prenante.

Créer une ligne de base

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → OK.

Afficher la ligne de base sur le diagramme de Gantt

Click View Tab → Task Views group → Gantt Chart.

Click Format Tab → Bars and Styles group → Baseline (that you want to display).

Vous verrez les barres du Gantt de base affichées avec les barres du Gantt actuelles.

Mettre à jour une référence

Au fur et à mesure que le temps et le travail progressent sur un projet, vous devrez peut-être également modifier la base de référence. Vous avez plusieurs options pour le même -

• Mettez à jour la référence.
• Mettez à jour la référence pour les tâches sélectionnées.
• Enregistrez plusieurs lignes de base.

Mettre à jour la référence pour l'ensemble du projet

Cela remplace simplement les valeurs de base d'origine par les valeurs actuellement planifiées.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → OK.

Mettre à jour la référence pour les tâches sélectionnées

Cela n'affecte pas les valeurs de référence des autres tâches ou les valeurs de référence des ressources du plan.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → For select Selected tasks → OK.

Enregistrer plusieurs lignes de base

Vous pouvez enregistrer jusqu'à 11 lignes de base dans un seul plan. Le premier s'appelle Baseline, et les autres vont de Baseline 1 à Baseline 10.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → click 
   the dropdown box to save any baseline you like.
	
Click OK.

Plans intérimaires

Un plan provisoire n'enregistre que deux types d'informations pour chaque tâche: les dates de début actuelles et les dates de fin actuelles.

Il peut être utilisé comme marqueur de projet. Il est visuellement facile de voir à quel point la progression du projet est décalée ou en bonne voie. Parce qu'il ne spécifie que des dates, il s'agit d'une information simple, claire et facile.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → Set interim plan → OK.

Plan de suivi par date spécifique

Si toutes les tâches ont commencé et sont terminées comme prévu, vous pouvez l'enregistrer dans la boîte de dialogue Mettre à jour le projet. La plupart du temps, un chef de projet chevronné comprend que ce n'est pas vrai. Mais parfois, cette approche peut convenir lorsque le travail réel et les valeurs de coût générées sont suffisamment proches de votre calendrier de base.

Click Project tab → Status group → Update Project.

Switch on the radio button for “Update work as complete through”
   option, and then Set 0% -100% complete. Select the current date.
	
Click OK.

Des coches apparaîtront dans la colonne des indicateurs pour les tâches qui ont été accomplies. Sur la droite de la partie Graphique, des barres de progression sont générées dans les barres du Gantt de chaque tâche.

Suivre le plan en tant que% achevé

Méthode 1

Click any Task → Task Tab → Schedule group → either 0%, 25%, 50%, 75% or 100%.

Méthode 2

Click View tab → Data group → Tables → Tracking.

Maintenant, pour la tâche requise, cliquez sur le correspondant % Comp et entrez le% achevé requis.

Suivi du plan par valeurs réelles

Vous pouvez saisir les valeurs réelles suivantes pour votre projet -

• Dates de début et de fin réelles - Project déplace le calendrier en conséquence.

• Durée réelle de la tâche - Si elle est égale ou supérieure à la durée de la planification: tâche = 100% achevée.

Durée réelle de la tâche

Click View Tab → Data group → Tables → Work.

Vous verrez le% W. Comp. (% travail achevé) colonne.

Ce tableau comprend les colonnes Travail (travail planifié), Réel et Restant.

Cliquez sur Tâche que vous souhaitez mettre à jour. Dans l'exemple suivant, le champ Réel de la tâche 9 est cliqué et 24 heures sont saisies. Pour cette tâche, le travail planifié initial était de 16 heures, car 24 heures est supérieur. Le projet marque la tâche comme achevée à 100% et met à jour la colonne Travail à 24 heures (à partir des 16 heures initiales). Dans l'exemple, une ligne de base est enregistrée, car la ligne de base ne change pas et est utilisée comme comparaison. La ligne de base est toujours à 16 heures et une variation de 8 heures est désormais calculée par MS Project.

Note - Le travail réel est enroulé et reflète également la tâche récapitulative.

Dates réelles de début et de fin

Cliquez sur Tâche dont vous souhaitez modifier les dates.

Click Task tab → Schedule group → dropdown menu for Mark on Track → Update Tasks.

Change Start or Finish field in Actual group.

Vous pouvez également remplir le champ Durée réelle.