Penulisan Kolaboratif - Panduan Cepat

Menulis Kolaboratif digunakan untuk mendeskripsikan proyek kerja tertulis yang melibatkan banyak penulis yang berpartisipasi dalam menulis dan menyelesaikan pekerjaan. Berbeda dengan tulisan bersama dalam cara pelaksanaannya, yaitu dalam menulis bersama, orang membagi bidang pekerjaan masing-masing di antara mereka dan fokus pada bidang itu sendiri.

Apa yang terjadi dalam penulisan kolaboratif, bagaimanapun, adalah bahwa banyak penulis dipekerjakan untuk menyelesaikan tugas dan para penulis ini memiliki domain tanggung jawab yang tumpang tindih. Ini berarti bahwa penulis memiliki kewenangan untuk memeriksa konten yang Anda tulis dan menyarankan perubahan yang mungkin atau mungkin tidak Anda terapkan.

Contoh sehari-hari dari hal ini dapat berupa entri Wikipedia, yang ditulis oleh orang-orang, diedit oleh admin, dan perubahannya disarankan oleh pembaca. Dalam lingkungan penulisan yang benar-benar kolaboratif, setiap penulis memiliki kemampuan dan otoritas yang sama untuk terlibat dalam tugas menulis, mengedit, menyarankan perubahan, menghapus teks, dan menambahkan lebih banyak lagi.

Ini membuat produk terbaik keluar pada akhirnya karena beberapa proses rekursif berjalan pada teks tertulis sebelum diterbitkan. Penulisan kolaboratif mendorong terjadinya serangkaian perubahan dalam teks tertulis, sehingga muncul kesepakatan tentang akurasi teks.

Ruang Lingkup Penulisan Kolaboratif

Penulisan profesional adalah salah satu persyaratan yang dapat ditemukan dalam berbagai profesi, organisasi, dan departemen. Karena ketersediaan tugas berkualitas tinggi yang cepat, menulis kolaboratif sekarang digunakan di banyak bidang mulai dari pendidikan dan pembelajaran jarak jauh, karena telah diamati bahwapeople pay more attention to a text ketika mereka diberi wewenang untuk mengedit teks jika mereka tidak menyetujuinya.

Hal ini menimbulkan perdebatan yang sehat karena penulis asli dibuat untuk membagikan sumber-sumber yang dapat dipercaya untuk mendukung klaimnya. Peningkatan konten berdasarkan interaksi timbal balik ini membuat produk akhir dapat diterima semua orang. Sementara beberapa dari dokumen ini direncanakan, disusun, direvisi dan diedit oleh seorang penulis tunggal, sebagian besar laporan bisnis dan komunikasi singkat yang signifikan baik secara formal ditulis dalam kelompok atau ditinjau oleh pembaca kunci di sebuah perusahaan.

Pakar industri dilaporkan menyatakan hal itu 87% of workplace writers submittugas mereka melalui kolaborasi alih-alih peregangan menulis terisolasi. Seorang penulis kolaboratif profesional perlu memiliki kompetensi dalam bahasa, keterampilan, dan pengetahuan tentang subjek yang memberinya kemampuan untuk terlibat dalam penulisan kolaboratif.

Penulisan kolaboratif dan pengaruhnya telah dipelajari oleh para peneliti dan pakar bisnis selama bertahun-tahun sekarang. Bergantung pada pengamatan para peneliti ini, banyak teori dan model kerja telah muncul. BerdasarkanPaul Benjamin Lowry, kosakata umum harus dikonseptualisasikan sehingga orang-orang berbeda yang bekerja dalam tim atau tim, dapat menggunakannya untuk berkomunikasi dalam Penulisan Kolaboratif.

Dia mengatakan bahwa dengan tidak adanya kosakata umum ini, tim yang dimasukkan ke dalam proses kolaboratif dan dibiarkan sendiri untuk menyelesaikan pekerjaan akan membuat banyak pemborosan sumber daya seperti waktu, tenaga dan uang. Dengan mengingat faktor-faktor ini, dia mengemukakan lima strategi penulisan kolaboratif, yaitu -

  • Penulisan Penulis Tunggal
  • Penulisan Tunggal Berurutan
  • Penulisan Paralel
  • Penulisan Reaktif
  • Penulisan Mode Campuran

Sekarang mari kita bahas masing-masing strategi penulisan kolaboratif ini secara mendetail.

Penulisan Penulis Tunggal

Penulisan penulis tunggal terjadi ketika satu orang mewakili seluruh tim yang menulis secara kolaboratif. Jenis penulisan ini biasanya dilakukan di firma hukum, ketika pengacara mempekerjakan tim untuk melakukan semua penelitian dan dokumen ini, sementara dia sendiri bertanggung jawab atas keakuratan atau kesalahan fakta yang disebutkan.

Penulisan Tunggal Berurutan

Dalam tulisan tunggal berurutan, sekelompok penulis mengerjakan area individu dari proyek penulisan, tetapi secara berurutan. Artinya, tanggung jawab menulis ditanggung oleh anggota tim dalam urutan numerik. Penulis yang seharusnya memulai dengan menulis, akan menyelesaikan bagiannya dan kemudian meneruskan dokumen tersebut ke urutan kedua.

Penulisan Paralel

Sangat mirip dengan penulisan bersama dalam metode dan implementasi, penulisan paralel melibatkan penggunaan sekelompok orang yang diberikan bagian berbeda dari dokumen dan diminta untuk mengerjakan bidang mereka pada waktu yang sama. Ada dua jenis penulisan paralel, satu di mana dokumen dibagi menjadi beberapa bagian yang lebih kecil dan anggota yang berbeda menyerahkan tanggung jawab penulisan bagian ini.

Yang lainnya adalah di mana anggota tim yang terlibat dalam proses penulisan diberi peran yang berbeda. Misalnya, proofreading, fact-check, typo-correction, dll.

Penulisan Reaktif

Penulisan reaktif melibatkan anggota tim yang berbeda atau tim yang berbeda melalui keluaran satu sama lain dan "bereaksi" terhadap konten dengan menyarankan perubahan, pembacaan bukti, pengecekan fakta, pengeditan, dll. Ini dianggap sebagai praktik yang sehat dan memastikan dokumen tertulis yang kredibel .

Penulisan Mode Campuran

Dalam mode penulisan campuran, beberapa atau semua mode di atas dimasukkan ke dalam proses penulisan. Misalnya, sebuah tim mungkin memiliki anggota timnya yang diatur dalam urutan penulisan, jadi sementara penulis pertama akan menulis bagian dokumennya, sisanya mungkin terlibat dalam penulisan reaktif di atasnya. Ketika beberapa penulis pertama selesai dengan tugas mereka, mereka dapat menjadi penulis yang reaktif pada gilirannya.

Javier Onrubia dan Anna Engel melakukan studi penelitian dengan tiga kelompok siswa yang terlibat dalam Menulis Kolaboratif pada empat hingga delapan produk tertulis. Setelah menganalisis strategi yang digunakan tim-tim ini saat menyiapkan teks tertulis, mereka mengidentifikasi empat proses konstruksi pengetahuan yang berbeda namun saling terkait. Proses ini adalah sebagai berikut -

  • Konstruksi Paralel
  • Konstruksi Sumatif Berurutan
  • Konstruksi Integrasi Sekuensial
  • Mengintegrasikan Konstruksi

Sekarang mari kita bahas keempat proses ini secara rinci.

Konstruksi Paralel

Setiap anggota kelompok diminta untuk mengerjakan bagian dokumen yang berbeda dan pada akhirnya, dokumen akhir dibentuk dari penjajaran bagian-bagian yang berbeda tersebut. Dalam skenario lain, dokumen dibagi menjadi beberapa bagian dan didistribusikan di antara setiap rekan satu tim. Setelah penulis menyerahkan bagian dokumennya, bagian teks yang lebih kecil dipilih dari ini dan disandingkan untuk membentuk dokumen akhir.

Konstruksi Sumatif Berurutan

Salah satu anggota tim, biasanya seorang senior menyajikan dokumen yang sebagian selesai dengan bagian yang berbeda dibuat dan sebagian dipenuhi sesuai dengan gaya, teknik, verbiage, dan spesifikasi yang diperlukan. Anggota tim lainnya kemudian diberi tanggung jawab untuk menyelesaikan penulisan pada bagian yang berbeda dan menyerahkan dokumen lengkap akhir.

Konstruksi Integrasi Sekuensial

Salah satu anggota tim memberikan dokumen yang sebagian lengkap atau lengkap kepada tim, di mana anggota tim lainnya menyarankan perubahan, memberikan modifikasi yang dibenarkan, atau terlibat dalam diskusi tentang bagian yang mereka setujui di dokumen atau tidak. Ada kontribusi berturut-turut untuk dokumen tersebut.

Mengintegrasikan Konstruksi

Perbedaan antara Konstruksi Integrasi Sekuensial dan Konstruksi Integrasi adalah bahwa dalam kasus terakhir, perubahan dan modifikasi disarankan selama penulisan dokumen, bukan menunggu dokumen untuk diserahkan untuk proses kontribusi dimulai.

Stephen M. Ritchie dan Dona Rigano mewawancarai seorang guru sains yang, sebagai kepala departemen, ingin mereformasi model pendidikan sekolah mereka. Dengan membandingkan sistem kepercayaannya dengan persetujuan, konsesi, negosiasi, trade-off dan penolakan yang diterima guru atas gagasannya dari guru sains lainnya, Ritchie dan Rigano dapat mengidentifikasitwo levels of engagementantara anggota tim dalam implementasi. Mereka adalah -

  • Putar Menulis
  • Penulisan Pimpinan

Putar Menulis

Bentuk penulisan ini lebih kooperatif di mana penulis berkontribusi pada bagian yang berbeda, membawa perubahan dan modifikasi tambahan, yang kemudian diperiksa, diterapkan, dan disusun oleh penulis utama.

Penulisan Pimpinan

Dua atau lebih spesialis pada suatu topik diberi teks untuk dibuat, yang kemudian mengutarakan pemikiran mereka dan yang lainnya membawa perubahan ke dalamnya yang memoles dan memperbaiki teks. Teks terakhir kemudian ditulis oleh anggota tim lain yang bertindak sebagai juru tulis. Saat topik selesai, salah satu dari spesialis ini akan bertindak sebagai juru tulis dan rekan tim lain yang ahli dalam subjek saat ini akan menyuarakan pemikiran mereka.

Lisa Ede dan Andrea Lunsford meneliti tentang signifikansi pembaca teks. Mereka mendalilkan sebuah teori yang disebut "Audience Addressed vs. Audience Invoked", yang memperdebatkan kemungkinan adanya audiens yang sudah ada sebelumnya untuk setiap karya penulis, yang akan ia bahas melalui karyanya dan yang harus ia ingat sementara penulisan.

Argumen lainnya adalah bahwa penulis membuat audiens mereka sendiri dan mereka tidak perlu mengingat audiens saat membuat konten mereka. Berdasarkan pengamatan dan pembelajaran mereka, mereka berteori tujuh pola organisasi untuk penulisan kolaboratif, yang meliputi -

Pola Pertama

Dalam pola ini, seluruh tim menguraikan dan membagi tugas di antara anggota tim, yang kemudian disiapkan dan diserahkan setiap anggota. Seluruh tim kemudian menyusun bagian-bagian individu dan merevisi seluruh dokumen.

Pola Kedua

Tim merencanakan dan menguraikan tugas penulisan, namun hanya satu anggota yang membuat draf sebagian dokumen dan anggota tim lainnya mengedit, membuat perubahan, memodifikasi dokumen, dan juga melakukan revisi akhir.

Pola Ketiga

Dalam pola kerja ini, hanya satu anggota tim yang menulis draf akhir, yang kemudian direvisi oleh anggota tim lainnya. Perbedaan pola ketiga dan pola kedua adalah, di sini anggota menulis draf lengkap, bukan parsial.

Pola Keempat

Salah satu rekan tim membuat garis besar dan menulis dokumen. Setelah selesai, dia akan menyerahkan dokumen tersebut ke rekan satu tim lainnya, yang mungkin atau mungkin tidak berkonsultasi dengan penulis asli tentang perubahan atau modifikasi yang dilakukan.

Pola Kelima

Dalam pola kelima, seluruh tim secara kolektif membuat garis besar dan menulis draf dan kemudian satu atau lebih anggota merevisi draf tanpa berkonsultasi dengan anggota tim lainnya.

Pola Keenam

Pola keenam membagi tim secara luas menjadi tiga bagian -

  • Satu anggota pengawas yang menguraikan, membagi, dan memberikan tugas kepada rekan satu tim.
  • Pengawas kedua yang mengumpulkan tugas yang telah selesai dari rekan satu tim dan menyusunnya.
  • Rekan tim yang tersisa berubah menjadi penulis.

Pola Ketujuh

Pola ketujuh juga membagi tim menjadi tiga kelompok, di mana bagian pertama menentukan, bagian kedua menangani transkripsi dan bagian ketiga mengedit dokumen yang dihasilkan dan menyerahkan draf akhir.

Ede dan Lunsford menemukan bahwa tingkat kepuasan di antara anggota tim yang bekerja dalam pola yang berbeda berubah. Banyak orang mengaku bahwa mereka ingin menjadi bagian dari proses menulis yang tujuannya diartikulasikan dengan jelas dan dibagikan secara transparan.

Mereka juga mencatat degree of mutual respect Di antara anggota tim, penulis kontrol memiliki konten mereka, tingkat keterlibatan mereka dalam proses penyuntingan, cara kredit dibagikan, manajemen konflik, kendala pada penulis, dan akhirnya signifikansi proyek dalam organisasi.

Contoh

Para peneliti telah menemukan bahwa orang belajar lebih banyak tentang budaya yang berbeda melalui interaksi timbal balik, dibandingkan dengan memberi mereka pelajaran antar budaya di ruang pelatihan. Misalnya, beberapa tugas kolaboratif umum yang diberikan di kelas sensitivitas budaya Spanyol adalah -

Hispanic culture

Rekan satu tim secara kolaboratif menyiapkan laporan budaya yang berkaitan dengan Hispanik, geografi, iklim, ekonomi, adat istiadat populer, dan masakan daerah mereka) melalui diskusi bersama.

Vacation in Spain

Tim berkolaborasi dan menjelaskan ide mereka tentang liburan di Spanyol, dan tempat untuk dijelajahi. Tim juga diminta untuk merancang seluruh rencana perjalanan, termasuk biaya transportasi, penginapan, dan makan.

Saat ini, banyak tugas menulis yang tidak mungkin dibayangkan tanpa adanya tim kolaboratif menulis. Misalnya, sebuah rumah penerbitan besar yang berkeinginan untuk menerbitkan buku tentang Kebudayaan Spanyol dapat membuatnya ditulis oleh tim ahli lintas budaya di India, tetapi akan direvisi oleh tim penulis di Spanyol juga.

Penulisan kolaboratif dan peer review adalah kegiatan yang berbeda, karena peer review pada dasarnya adalah proses pemasyarakatan, pengeditan, dan berorientasi kritik yang muncul setelah upaya penulisan kolaboratif. Namun,both are related dan sering dilakukan bersama-sama, jadi peer review telah menjadi bagian dari penulisan kolaboratif.

Evaluasi Teman

Saat menangani tugas menulis kolaboratif, penting untuk mengatur area di mana anggota tim dapat mengevaluasi keluaran rekan satu tim lainnya. Keputusan ini biasanya diambil oleh pemimpin tim setelah berkonsultasi dengan timnya.

Beberapa area evaluasi yang paling umum adalah memeriksa penyelesaian, tingkat kerjasama dan ketergantungan pada penulis, jumlah usaha yang dilakukan penulis dalam karyanya dan kualitas hasilnya. Faktor terpenting dari semuanya adalah kepatuhannya pada tenggat waktu.

Sebagai pemimpin tim, orang tersebut harus memiliki kemampuan untuk dengan cepat menguraikan proyek dan mendelegasikan tanggung jawab yang berbeda kepada anggota tim yang berbeda atau membagi tanggung jawab penulisan di antara penulis yang berbeda dalam timnya.

Ia harus dapat memotivasi penulis untuk terus menulis ketika prosesnya menjadi monoton dan harus dapat menyelesaikan konflik yang sering muncul selama proses evaluasi rekan.

Dalam penulisan kolaboratif, tugas kelompok dirancang sedemikian rupa sehingga seluruh tim berkontribusi secara tertulis. Ini meningkatkan keterampilan kepemimpinan, perencanaan, pembagian kerja dan berbagi tanggung jawab di antara anggota tim.

Planning is especially importantkarena penulis cenderung bekerja dalam isolasi, yang berarti mereka mungkin tidak suka terlibat dalam percakapan yang sering dan berbagi pembaruan. Untuk mengelola tugas menulis kolaboratif secara efisien, beberapa faktor penting untuk dipertimbangkan. Faktor-faktor ini adalah -

  • Deskripsi proyek
  • Kriteria sukses
  • Garis besar proyek
  • Pemberian tugas secara merata
  • Berbagi tanggung jawab yang sama
  • Mengikuti jadwal
  • Pengeditan yang tepat dan
  • Berbagi umpan balik tepat waktu

Kompetensi kolaboratif tidak hanya penting bagi peserta didik, tetapi juga bagi perusahaan yang mempekerjakan mereka. Seluruh ide di balik menjalankan perusahaan adalah memastikan bahwa produknya laku. Penulis kolaboratif diharapkan dapat menciptakan peluang untuk penjualan, pemasaran, membangun hubungan, dan keandalan melalui tulisan mereka.

Dengan mengingat hal ini, penulis tempat kerja perlu mengasah keterampilan komunikasi yang canggih melalui teks tertulis mereka. Tuntutan untuk menulis kolaboratif juga didasarkan pada faktor-faktor praktis tertentu. Misalnya, surat bisnis yang penuh dengan Syarat dan Ketentuan yang panjang dan rumit bisa jadi cukup menantang untuk ditulis oleh penulis mana pun.

Bahkan jika orang tersebut adalah juru kampanye yang berpengalaman, dia tidak akan dapat merangkum semua poin absolut yang perlu dimasukkan ke dalam dokumen dan jika dia melakukannya, maka dia akan mengambil waktu ekstra untuk mempertimbangkan semua faktor dan elemen. Untuk menghindari kemacetan ide dan waktu, perusahaan saat ini merekrut tim kolaboratif untuk mengatasi kendala secara ekonomis dan efisien.

Seringkali merupakan kasus di mana lingkungan bisnis menentukan proses kolaboratif. Misalnya, penulis sering diinstruksikan untuk menulis dengan mengingat suasana hati masyarakat umum dan ulasan umum yang diterima suatu produk.

Manfaat Menulis Kolaboratif

Proses kolaboratif juga digunakan dalam proses politik, di mana dua negara membuat kesepakatan dan semua yang mereka putuskan dan setujui mencapai konsensus. Dalam kasus-kasus sensitif seperti itu, tidak ada satu orang pun dari salah satu negara dan tidak ada satu negara pun yang ingin bertanggung jawab penuh atas penyusunan dokumen penting tersebut.

Dalam kasus seperti itu, proses penulisan kolaboratif melibatkan tim penyusun terbaik dari kedua negara. Hal itu memastikan suatu tempat bermain yang setara di mana tidak ada negara yang dapat mengeksploitasi interpretasi sekunder apa pun dari teks nanti. Itulah alasan semua perjanjian saat ini disusun oleh komite yang bekerja berdasarkan prinsip penulisan kolaboratif. Beberapa manfaat lagi dari penulisan kolaboratif tercantum di bawah ini -

  • Kualitas keluaran yang lebih tinggi, karena berbagai perspektif, keterampilan dan masukan dari banyak penulis.
  • Sangat memotivasi untuk bekerja dalam tim di mana para pesertanya berusaha untuk mengungguli satu sama lain.
  • Penulis bersama bekerja sebagai kritikus dan memberikan umpan balik yang berharga selama penyusunan.
  • Penulis dengan pengalaman yang lebih rendah mendapatkan eksposur industri dan pengalaman bekerja dengan penulis senior.
  • Hubungan kerja dan koordinasi yang lebih baik di antara anggota tim.
  • Penerimaan dengan suara bulat dari draf akhir karena kolaborasi dan umpan balik di antara anggota.

Seperti yang dapat Anda amati, ada beberapa skenario di mana penulisan kolaboratif tidak hanya memperhitungkan efisiensi dan keandalan yang lebih tinggi, tetapi juga merupakan kebutuhan yang sangat diperlukan.

Kesalahan Penulisan Kolaboratif

Seperti halnya proses kreatif lainnya, ada kalanya orang yang sangat terampil akan berbeda pendapat. Ketika skenario seperti itu datang, tim kolaboratif akan dipecah menjadi sub-tim dengan sangat cepat dan segalanya menjadi tidak terkendali, jika pemimpin tim tidak menanggapi situasi dengan cepat. Beberapa perangkap dari penulisan kolaboratif diberikan di bawah ini -

  • Penulisan kolaboratif hampir selalu berjuang jika ada tantangan politik dan sosial.
  • Koordinasi proses kolaboratif sangat kompleks bagi seorang manajer karena banyaknya penulis.
  • Penulisan kolaboratif memakan waktu ketika membahas proses politik dan dokumen logistik.
  • Jika semua penulis dalam tim tidak berpengalaman, dokumen tidak selalu berkualitas tinggi.
  • Perbedaan budaya dan gaya penulisan yang saling bertentangan bisa jadi sulit untuk disalurkan menjadi satu suara.
  • Konflik pribadi atas otoritas, gaya bekerja, dan senioritas terkadang tidak dapat dihindari.

Beberapa dari most common reasonskarena kegagalan tim kolaboratif adalah kelemahan sebagian besar anggota tim yunior dalam memahami konsep dan pendekatan yang tepat. Orang mungkin bertanya-tanya alasan di balik mempekerjakan staf junior, jika mereka terbukti tidak efisien, tetapi pengangkatan mereka tergantung pada pertimbangan logistik dan anggaran.

Selain itu, masalah komunikasi seperti pengarahan yang tidak tepat dan jarak fisik antar penulis, pengeditan tim yang sering juga memperlambat proses dan mengakibatkan kegagalan tim.

Ketika karyawan yang bekerja di organisasi terkenal diwawancarai, mereka mengakui bahwa sebagian besar pekerjaan individu mereka juga merupakan hasil dari seringnya mereka berkolaborasi dengan rekan kerja mereka. Penelitian menunjukkan bahwa tindakan berikut paling banyak dilakukan oleh penulis kolaboratif -

  • Menguraikan rencana dan memilih satu orang untuk membuat draf dokumen.
  • Meninjau, memodifikasi, dan memberikan umpan balik atas pekerjaan rekan kerja
  • Berpartisipasi dalam tim dengan kepenulisan bersama
  • Ghostwriting untuk rekan senior

Para ahli juga menyebutkan keterampilan yang dibutuhkan seorang penulis untuk dapat berkolaborasi dengan baik dengan tim lain. Keterampilan yang paling penting adalah mendengarkan secara aktif dan refleksi diri, yang dalam konteks ini akan dibaca sebagai tinjauan diri.

Keterampilan lain termasuk keandalan, membangun kepercayaan, kemampuan untuk menerima kritik tanpa terlalu defensif, memiliki suara yang berbeda namun mengakui perspektif yang berbeda, kemampuan mengelola konflik dan mengelola asumsi yang salah dan mengarahkannya ke arah yang benar.

Peneliti juga merekomendasikan agar penulis menuliskan beberapa strategi praktis untuk menangani berbagai tahapan proses penulisan, seperti membuat konsep, membuat draf, meninjau, dll. Atau untuk kegiatan tertentu seperti penanganan konflik, dll.

Bagaimana Menulis Kolaboratif Mendorong Berbagi Ide

Penulisan kolaboratif harus digunakan sebagai kesempatan oleh penulis untuk melibatkan sudut pandang, tujuan dan persepsi yang berbeda ke dalam proses dokumentasi. Mereka dapat melakukannya dengan menggunakan teknologi seperti saling mengirim email atau berbagi dan menggabungkan dokumen.

Misalnya, Microsoft Office Word memiliki fitur yang sangat bagus “Track Changes” yang menyimpan catatan tentang perubahan yang dibuat oleh masing-masing penulis pada dokumen, bersama dengan nama editor atau pengulas.

Sebagian besar pakar penulisan kolaboratif mengakui bahwa model penulisan kolaboratif yang ada dibangun dengan mempertimbangkan pendidikan akademis. Jadi untuk memodifikasi teknologi dan infrastruktur agar sesuai dan membantu kebutuhan bisnis, penulis yang bekerja harus tetap berhubungan dengan komunitas akademis, berbagi kebutuhan dan umpan balik mereka dengan mereka, sehingga pengembang dapat menyimpan semua saran yang berbeda untuk perbaikan sambil datang dengan alat interaktif terbaik.

Menemukan Suara Kolektif

Studi tentang tim penulis menyatakan bahwa tim sangat mementingkan untuk menguraikan aplikasi praktis dari kolaborasi dan menyelesaikan praktik terbaik seperti menulis, membaca, manajemen kelompok, dll. Konsep menyapa audiens sangat dalam.

Konsep terpenting untuk praktik kolaboratif di masa mendatang adalah memahami penayangan artikel yang akan didapatkan. Penting untuk menyadari bagaimana tim memandang dan menangani audiens mereka.

Sekarang, penonton bisa dibagi internal audiences (anggota tim) dan external audiences(orang non-organisasi yang akan membaca dokumen). Akankah penulis tergoda untuk berbicara dengan audiens internal untuk mendapatkan izin dokumen mereka bahkan jika audiens eksternal memiliki harapan yang berbeda?

Pertanyaan-pertanyaan ini akan lebih sering ditanyakan karena proses penulisan kolaboratif semakin tersebar dan diterima. Penulis menyebut fenomena ini sebagaifinding a consistent voice. Suara ini harus konsisten dengan skenario bisnis atau kepatuhan politik. Organisasi berhasil menyebarkan suara mereka dengan mendistribusikan memo, mengadakan rapat, dan mengatur konferensi.

Saat mengerjakan tugas kolaboratif utama, tim penulis harus terlebih dahulu belajar bagaimana mengkoordinasikan tugas mereka, dengan menguraikan model kerja. Strategi yang paling umum adalah menetapkan setidaknya dua peran untuk setiap rekan satu tim, satu dapat terkait dengan penulisan dan peran lainnya terkait dengan pasca produksi, seperti mengedit, menjadwalkan, memantau, dll.

Ini membutuhkan perilaku profesional tingkat tinggi dan pemikiran yang saling berhubungan atas nama semua orang dalam tim. Hal terpenting yang perlu diperhatikan adalah, meskipun peran menulis dapat ditulis dengan jelas, peran lainnya dapat fleksibel dan tumpang tindih.

Dalam struktur penulisan kolaboratif, tidak ada orang yang dapat menjadi satu-satunya pihak yang bertanggung jawab. Seluruh tim juga dapat dibagi menjadi beberapa sub-tim dengan peran khusus seperti -

  • Writer - Semua anggota tim ini bertanggung jawab untuk menulis dan melengkapi dokumen.

  • Group Leader - Grup ini bertanggung jawab atas koordinasi tim, penjadwalan dan pengaturan tindakan.

  • Editor - Grup ini akan bertanggung jawab untuk mengedit, menyisipkan gaya dan mengoreksi dokumen, baik dalam interval atau setelah penyerahan dokumen akhir.

  • Graphics Designer - Grup ini bertanggung jawab untuk merancang ilustrasi dan tata letak hardcopy dan pencetakan web dokumen.

  • Subject Matter Specialist- Grup ini menangani penelitian tentang suatu topik dan memberikan jawaban atas pertanyaan tim. Mereka mengoreksi bagian teknis dokumen untuk akurasi.

  • Webmaster - Tim ini meletakkan konten dokumen di situs web dan mengelolanya.

Menentukan anggota tim mana yang cocok untuk pekerjaan mana yang merupakan tahap awal dari setiap penulisan kolaboratif. Dalam pertemuan pertama itu sendiri, anggota tim berkumpul dan mendiskusikan latar belakang mereka dan bidang mana yang paling nyaman untuk mereka kerjakan. Ketua tim mencatat keterampilan menulis teknis, latar belakang, proses penyuntingan, dan pengalaman anggota.

Dalam pertemuan berikutnya, tim menguraikan proyek, mendelegasikan tanggung jawab dan meminta untuk menyerahkan laporan kemajuan informal mingguan pada pertemuan berikutnya dan seterusnya. Anggota tim dapat berganti peran mencatat selama pertemuan berikutnya.

Dalam hal meninjau dan merevisi draf akhir, tim harus merancang strategi yang membantu mereka mengevaluasi dan mengedit tulisan tim, seperti menerapkan langkah-langkah pengendalian kualitas, mengadakan tinjauan berkala dan berbagi umpan balik. Umpan baliknya harus pada apakah tulisan tersebut memiliki -

  • Mencapai tujuan utamanya untuk menangani penggunaan pembaca.
  • Mengidentifikasi dan mengatasi semua masalah hak cipta dan pengeditan.
  • Meninjau dan mengedit semua area akhir dokumen.

Karena pertemuan ini diadakan setelah bagian dari dokumen telah dirancang, tim harus mengantisipasi banyak masalah yang mungkin muncul selama proses penulisan, seperti penyalinan, penggunaan tata bahasa, pemeriksaan konten, dll.

Setelah itu, mereka harus menyebutkan status proyek, mencatat penyimpangan, jika ada, dari rencana awal dan daftar tindakan yang menyebabkan perbedaan antara rencana aksi pertama dan yang sekarang. Proses ini dibagi menjadi dua segmen berikut -

  • Tinjau Draf
  • Laporan Kemajuan Informal

Beri tahu kami bahas kedua segmen ini secara mendetail.

Tinjau Draf

Di segmen ini, tim akan mempresentasikan dokumen mereka, mengakui bagian yang belum lengkap, dan memberi ruang bagi mereka dalam proyek.

Pada tahap presentasi selanjutnya, mereka akan mendeskripsikan apa yang akan disebutkan di ruang-ruang ini.

Setiap anggota tim harus memiliki wewenang untuk meninjau dan mengevaluasi anggota tim lainnya.

Umpan balik harus singkat, tepat dan spesifik sehingga anggota dapat bertindak dengan cepat.

Laporan Kemajuan Informal

Laporan kemajuan informal dapat disusun seperti memo mingguan yang memberikan gambaran yang jelas tentang kemajuan tim. Anggota tim kemudian harus menandatangani laporan kemajuan satu sama lain.

Memo itu harus membahas pertanyaan-pertanyaan berikut -

  • Siapa yang menghadiri pertemuan tersebut?
  • Siapa yang melewatkan pertemuan tersebut, dan mengapa?
  • Apakah daftar agenda dibahas?
  • Apa urutan rencana tindakan selanjutnya?
  • Bagaimana status keterlibatan dan kemajuan peserta?

Laporan kemajuan ini harus menyertakan semua nama anggota tim, nomor kontak mereka, yaitu nomor telepon dan alamat email agar lebih mudah dihubungi.

Semua penulis terbaik di dunia saat ini yang menulis untuk editorial saat ini menggunakan perangkat lunak penulisan kolaboratif. Ini membantu mereka untuk mendapatkan pekerjaan mereka diedit dengan cepat dan juga membuat ide mereka diekspresikan dengan kata-kata yang jauh lebih berdampak daripada mereka.

Itu constant refinement of their workmelalui berbagai tingkat proses pengeditan membuat proses kreatif bebas dari kesalahan dan lebih komprehensif. Itu juga menambah pesona dan nilai hiburan padanya. Dengan mengingat faktor ini, banyak perusahaan telah menghadirkan platform online inovatif sepertiEditorially, untuk penulisan kolaboratif.

Ini membantu penulis menandai teman ke dokumen mereka yang membantu teman mereka memberikan umpan balik pada dokumen tersebut. Namun, 'Editorial' memiliki satu kekurangan yang menganga - tidak memungkinkan dua penulis kolaboratif untuk mengedit dokumen yang sama pada saat yang sama secara online, yang sebenarnya mengalahkan konsep penulisan kolaboratif, terutama saat berurusan dengan artikel teknologi, di mana banyak bab akan dibuat. didedikasikan untuk angka dan rumus.

Setelah para penulis melupakan Editorial, itu telah membawa permintaan untuk perangkat lunak penulisan kolaboratif baru. Para ahli tentang hal ini telah mengidentifikasi beberapa masalah penting yang perlu ditangani dalam perangkat lunak penulisan kolaboratif yang baik, beberapa di antaranya adalah -

  • Bebas Gangguan
  • Dukungan interaktif
  • Anotasi dan diskusi
  • Penanganan dokumen
  • Impor dan ekspor

Mari kita sekarang membahas masing-masing strategi masalah ini secara rinci.

Bebas Gangguan

Menulis menjadi sulit ketika penulis kehilangan rantai pemikirannya. Karena itu, penulis terkenal karena sering tidak aktif dalam waktu lama. Jadi, ketika seorang penulis panas pada suatu ide, dia tidak boleh diganggu oleh pop-up yang mengganggu, notifikasi, anotasi, dll. Aturan emas adalah membantunya ketika dia mencarinya.

Dukungan Interaktif

Perangkat lunak harus membuat interaksi penulis dengan antarmuka pengguna seminimal mungkin. Ini berarti harus ada banyak pintasan keyboard dan perintah kombinasi dua tombol.

Misalnya, kata-kata yang diapit tanda hubung (-ini-) dapat membuat teks muncul dalam huruf tebal miring seperti this. Font juga harus lebih mudah dibaca.

Anotasi dan Diskusi

Alat penulisan kolaboratif sejati tidak hanya membantu selama proses penulisan, tetapi juga membantu dalam berbagi dan mengedit konten, sekaligus memungkinkan diskusi dan tinjauan teks. Tim kolaboratif harus memiliki ketentuan untuk menyoroti atau mengganti teks dan melacak perubahan ini. Saat bekerja dengan banyak kontributor, komentar setiap orang harus mudah dikenali.

Penanganan Dokumen

Sebuah dokumen bisa melalui beberapa revisi, jadi setiap perubahan harus dapat ditelusuri kembali ke draf aslinya. Memulihkan teks lama, pemformatan, atau perubahan sangat penting saat dokumen ditulis secara kolaboratif.

Impor dan ekspor

Akhirnya, perangkat lunak harus serbaguna dan cukup kompatibel untuk memungkinkan penulis mengimpor ekstensi tambahan yang ingin mereka masukkan ke dalamnya. Itu juga harus memungkinkan penggunaan perangkat lunak berbagi file seperti Dropbox, dll.

Kesimpulan

Mempelajari keterampilan menulis proyek secara kolaboratif dalam tim dianggap sebagai aset yang tak ternilai di dunia saat ini. Banyak perusahaan sudah mulai mengutamakan karyawan yang dapat menangani tugas menulis kolaboratif.

Masa depan organisasi adalah menghasilkan dokumen dengan kepenulisan bersama. Mereka perlu mempercayai satu sama lain dengan materi yang sensitif dan eksklusif, sehingga mereka dapat bekerja sama di masa mendatang. Sifat unik dari penulisan kolaboratif akan memastikan bahwa mereka mengembangkan kepekaan budaya yang lebih besar dan berbagai sudut pandang dalam penyusunan dokumen.

Semua yang dikatakan dan dilakukan, demi kepentingan terbaik semua orang, setiap orang berpartisipasi dengan sukses ke dalam upaya tim kolaboratif, karena ke sanalah masa depan penulisan bisnis mengarah.