Kompetensi inti

Hal terpenting tentang menjadi Asisten Eksekutif adalah komitmen yang kuat terhadap pekerjaan itu. Dengan kata lain, perlu ada keinginan yang kuat untuk sukses. Sebagai calon, orang tersebut harus mau terus menerus meningkatkan kinerjanya dan menambah kemampuan baru.

Tuntutan posisi selalu terus berubah dengan munculnya teknologi dan praktik bisnis yang lebih baru, demikian seharusnya Asisten Eksekutif adaptive, flexible and inquisitive. Sebagian besar dukungan yang diberikan oleh Asisten Eksekutif hampir tidak terlihat karena dia bekerja tanpa pengawasan, oleh karena itu tidak ada laporan kinerja yang harus diserahkan oleh asisten.

Satu-satunya tolok ukur kinerja mereka adalah cara mereka membuat hidup lebih mudah bagi bos mereka, beberapa tanggung jawab inti mereka diberikan di bawah ini -

Memberi informasi kepada mereka tentang semua detail
Menjamin kehadiran mereka di semua acara penting
Mengantisipasi kebutuhan mereka
Memprioritaskan pekerjaan mereka dan keterlibatan lainnya
Mengelola alur kerja harian.

Terlepas dari tanggung jawab yang disebutkan di atas, secara total, ada sembilan kompetensi inti yang harus dimiliki oleh setiap Asisten Eksekutif, yang tercantum di bawah ini -

Keterampilan Adaptif

Fleksibel terhadap perubahan dan penyesuaian yang sesuai.
Memiliki sikap positif terhadap pekerjaan, terlepas dari sifat pekerjaannya.
Dapat mengelola dan memprioritaskan banyak prioritas yang saling bertentangan dengan cara yang tenang

Kemampuan organisasional

Tahu cara terbaik memanfaatkan waktu.
Tahu bagaimana mendistribusikan waktu sesuai tugas yang ada.
Tahu bagaimana memanfaatkan ruang kantor dan mengatur dokumen.

Keterampilan Manajemen Tugas

Mengantisipasi kebutuhan dan menanganinya.
Pastikan penyelesaian proyek penting dalam kerangka waktu.
Menyeimbangkan banyak prioritas dan merancang alur kerja yang sesuai.
Mampu meramalkan masalah dan mengambil tindakan pencegahan.

Kemampuan berkomunikasi

Mendengarkan dan secara aktif bekerja untuk meningkatkan keterampilan itu.
Menulis kalimat yang lengkap dalam bahasa profesional tanpa kesalahan.
Berbicara dengan percaya diri dan mengirimkan pesan yang jelas yang mudah dipahami.
Tahu bagaimana menggunakan keterampilan lisan dan tertulis untuk menyampaikan pesan positif.

Keterampilan Layanan Klien

Menanggapi pertanyaan dalam sikap yang tepat waktu dan profesional.
Sadar akan perkembangan terbaru tentang bisnis klien.
Berinteraksi secara formal dan profesional dengan klien dan kolega.

Keterampilan Konsep Bisnis

Sadar akan prinsip bisnis fundamental.
Tahu perilaku organisasi dan mendemonstrasikannya.
Memahami keseluruhan industri dan operasi bisnis.

Keterampilan Pemain Tim

Suka dianggap sebagai anggota tim yang kompeten.
Mementingkan tujuan kelompok dan berpartisipasi sesuai.
Bersedia menjadi pendukung cadangan untuk orang lain yang bekerja dengan manajer.

Keterampilan Komputer / Teknis

Menampilkan kemahiran dalam menggunakan peralatan kantor standar.
Menampilkan kemahiran dalam menggunakan komputer, periferal, dan aksesori.
Menunjukkan kemahiran tingkat lanjut dengan cepat beradaptasi dengan teknologi baru.

Keterampilan Penilaian

Menunjukkan pengambilan keputusan yang baik dan keterampilan penilaian yang adil.
Merujuk masalah pada otoritas yang sesuai bila perlu.
Bekerja secara efektif tanpa pengawasan atau arahan konstan.

Sembilan kompetensi inti ini tidak mudah untuk dikembangkan dalam hitungan hari, jadi jelas sekarang bahwa daftar hal-hal yang harus dilakukan oleh Asisten Eksekutif sangatlah lengkap. Peran Asisten Eksekutif tidak pernah mudah; terkadang tidak ada waktu istirahat. Dalam kasus ini, orang tersebut harus mempertahankan sikap positif dan fokus yang teguh pada pekerjaannya. Pekerjaan ini jauh lebih besar daripada jumlah bagian-bagiannya.