Pelatihan Asisten Eksekutif - Panduan Cepat

Sejujurnya, pekerjaan Asisten Eksekutif tidak datang dengan uang dan kemewahan yang biasa, yang merupakan insentif besar bagi mereka yang ingin berkarir dari hobnobbing dengan orang kaya dan orang sukses. Namun, begitulah tampilan profil pekerjaan ini bagi orang luar.

Pekerjaan Asisten Eksekutif jauh lebih banyak - Ini tentang memberikan dukungan yang berharga kepada seseorang dan organisasinya, yang membuat pekerjaan Asisten Eksekutif unik. Agar setiap individu menjadi sukses dalam karier ini, dibutuhkan latihan jangka panjang dari keterampilan unik yang terkait dengan profil ini. Pekerjaan ini tidak selalu mudah dan menyenangkan seperti yang terlihat, namun pengalamannya bisa bermanfaat.

Asisten Eksekutif diharapkan berkoordinasi dengan banyak anggota staf dan mengawasi semua fungsi administratif penting sebagai bagian dari dukungan harian mereka kepada atasan mereka. Tugas mereka adalah memastikan bahwa manajer mereka memanfaatkan waktu mereka secara optimal, sementara pekerjaan dan tanggung jawab dilakukan dengan cara yang efisien.

Asisten Eksekutif ini membantu membangun nilai bisnis dengan mendukung manajer mereka dan mempermudah pekerjaan mereka. Mereka bertindak seperti pengatur bos mereka. Mereka mengingat janji, berkoordinasi dengan tim, dan menyinkronkan acara, sehingga tugas ditangani secara sistematis.

Pekerjaan Asisten Eksekutif hadir dengan banyak tantangan dan banyak peluang karir. Ini adalah pekerjaan yang sehat, dalam arti bahwa tidak ada "pilih dan pilih" untuk itu. Yang baik datang dengan yang buruk dalam pekerjaan ini, dan sementara beberapa akan menganggapnya menarik dan menantang, yang lain mungkin salah paham sebagai pekerjaan yang membosankan dan membosankan.

Ada banyak kasus Asisten Eksekutif sangat mencintai pekerjaan mereka sehingga mereka ingin tetap menjadi Asisten Eksekutif sampai hari mereka pensiun. Mereka melihat pekerjaan Asisten Eksekutif sebagai penghargaan yang mereka rasa telah mereka peroleh karena menjadi sangat baik dalam keterampilan manajemen sumber daya manusia.

Bergantung pada cara Anda mendekati pekerjaan, sangat dibantu oleh pengalaman Anda sebelumnya dalam pekerjaan administratif, Anda akan menemukan banyak hal positif pada pekerjaan ini yang dapat membuat karier seseorang tumbuh lebih cepat daripada platform lain. Ini adalah satu-satunya pekerjaan yang memberi Anda kesempatan untuk bekerja dengan pemilik bisnis, yang tidak buruk bagi seseorang yang ingin memiliki pertumbuhan tinggi dalam kariernya, bukan?

Hal terpenting tentang menjadi Asisten Eksekutif adalah komitmen yang kuat terhadap pekerjaan itu. Dengan kata lain, perlu ada keinginan yang kuat untuk sukses. Sebagai calon, orang tersebut harus mau terus menerus meningkatkan kinerjanya dan menambah kemampuan baru.

Tuntutan posisi selalu terus berubah dengan munculnya teknologi dan praktik bisnis yang lebih baru, demikian seharusnya Asisten Eksekutif adaptive, flexible and inquisitive. Sebagian besar dukungan yang diberikan oleh Asisten Eksekutif hampir tidak terlihat karena dia bekerja tanpa pengawasan, oleh karena itu tidak ada laporan kinerja yang harus diserahkan oleh asisten.

Satu-satunya tolok ukur kinerja mereka adalah cara mereka membuat hidup lebih mudah bagi bos mereka, beberapa tanggung jawab inti mereka diberikan di bawah ini -

Memberi informasi kepada mereka tentang semua detail
Menjamin kehadiran mereka di semua acara penting
Mengantisipasi kebutuhan mereka
Memprioritaskan pekerjaan mereka dan keterlibatan lainnya
Mengelola alur kerja harian.

Terlepas dari tanggung jawab yang disebutkan di atas, secara total, ada sembilan kompetensi inti yang harus dimiliki oleh setiap Asisten Eksekutif, yang tercantum di bawah ini -

Keterampilan Adaptif

Fleksibel terhadap perubahan dan penyesuaian yang sesuai.
Memiliki sikap positif terhadap pekerjaan, terlepas dari sifat pekerjaannya.
Dapat mengelola dan memprioritaskan banyak prioritas yang saling bertentangan dengan cara yang tenang

Kemampuan organisasional

Tahu cara terbaik memanfaatkan waktu.
Tahu bagaimana mendistribusikan waktu sesuai tugas yang ada.
Tahu bagaimana memanfaatkan ruang kantor dan mengatur dokumen.

Keterampilan Manajemen Tugas

Mengantisipasi kebutuhan dan menanganinya.
Pastikan penyelesaian proyek penting dalam kerangka waktu.
Menyeimbangkan banyak prioritas dan merancang alur kerja yang sesuai.
Mampu meramalkan masalah dan mengambil tindakan pencegahan.

Kemampuan berkomunikasi

Mendengarkan dan secara aktif bekerja untuk meningkatkan keterampilan itu.
Menulis kalimat yang lengkap dalam bahasa profesional tanpa kesalahan.
Berbicara dengan percaya diri dan mengirimkan pesan yang jelas yang mudah dipahami.
Tahu bagaimana menggunakan keterampilan lisan dan tertulis untuk menyampaikan pesan positif.

Keterampilan Layanan Klien

Menanggapi pertanyaan dalam sikap yang tepat waktu dan profesional.
Sadar akan perkembangan terbaru tentang bisnis klien.
Berinteraksi secara formal dan profesional dengan klien dan kolega.

Keterampilan Konsep Bisnis

Sadar akan prinsip bisnis fundamental.
Tahu perilaku organisasi dan mendemonstrasikannya.
Memahami keseluruhan industri dan operasi bisnis.

Keterampilan Pemain Tim

Suka dianggap sebagai anggota tim yang kompeten.
Mementingkan tujuan kelompok dan berpartisipasi sesuai.
Bersedia menjadi pendukung cadangan untuk orang lain yang bekerja dengan manajer.

Keterampilan Komputer / Teknis

Menampilkan kemahiran dalam menggunakan peralatan kantor standar.
Menampilkan kemahiran dalam menggunakan komputer, periferal, dan aksesori.
Menunjukkan kemahiran tingkat lanjut dengan cepat beradaptasi dengan teknologi baru.

Keterampilan Penilaian

Menunjukkan pengambilan keputusan yang baik dan keterampilan penilaian yang adil.
Merujuk masalah pada otoritas yang sesuai bila perlu.
Bekerja secara efektif tanpa pengawasan atau arahan konstan.

Sembilan kompetensi inti ini tidak mudah untuk dikembangkan dalam hitungan hari, jadi jelas sekarang bahwa daftar hal-hal yang harus dilakukan oleh Asisten Eksekutif sangatlah lengkap. Peran Asisten Eksekutif tidak pernah mudah; terkadang tidak ada waktu istirahat. Dalam kasus ini, orang tersebut harus mempertahankan sikap positif dan fokus yang teguh pada pekerjaannya. Pekerjaan ini jauh lebih besar daripada jumlah bagian-bagiannya.

Ada tiga jenis Asisten Eksekutif, namun perbedaan ketiga jenis ini tidak bergantung pada tanggung jawab pekerjaan, melainkan pada aspirasi profesional dari asisten itu sendiri. Saat karier mereka tumbuh dan berubah, mereka ditemukan bergeser di antara tiga klasifikasi ini.

Pembaca mungkin meluangkan waktu di sini dan mencoba menebak dia termasuk dalam kategori mana. Dia bebas menebak-nebak hanya dari cara mereka menafsirkan nama-nama yang diberikan untuk tiga kategori berikut ini -

Climbers
Lifers
Partners

Climbers

Climbers adalah asisten eksekutif yang menganggap pekerjaan itu sebagai "batu loncatan" mereka menuju kesuksesan yang lebih tinggi di dunia bisnis. Mereka menggunakan posisi mereka untuk meningkatkan jaringan dan menaiki tangga perusahaan, sehingga mereka dapat memajukan karir mereka dengan cara itu.

Pemikiran ini adalah metode pembelajaran yang telah dicoba dan diuji dari pekerjaan sambil mendapatkan penghasilan darinya. Asisten mengetahui seluk-beluk pekerjaan, membuat nama untuk diri mereka sendiri dan berinteraksi dengan para pemimpin puncak perusahaan, dan industri. Mereka juga mendapatkan kesempatan sekali seumur hidup untuk menyampaikan ide-ide mereka di depan orang-orang yang dapat membuat perbedaan.

Gaya

Pendaki sangat didorong oleh karier sehingga mereka secara alami adalah orang yang antusias. Mereka suka ide-idenya didengar, jadi mereka adalah pembicara afirmatif. Mereka memperlakukan pekerjaan sebagai platform untuk mengkonsolidasikan citra mereka, membangun reputasi, dan menarik perhatian. Mereka tidak terlalu setia terhadap pekerjaan atau majikan mereka.

Climbers memiliki lebih banyak fokus dan dedikasi terhadap karirnya sendiri, sehingga mereka lebih memperhatikan tujuannya sendiri. Mereka tidak menganggap pekerjaan sebagai asisten eksekutif sebagai pekerjaan jangka panjang, dan menganggapnya sebagai tangga menuju pertumbuhan profesional.

Motivasi

Karena mereka termotivasi oleh tujuan karir masa depan, mereka dapat dengan mudah melampaui panggilan tugas untuk meningkatkan peluang mereka dalam pertumbuhan karir. Climbers perlu mengirimkan pesan yang jelas kepada atasan mereka tentang ambisi mereka, sehingga dia dapat memberikan kesempatan kepada mereka atau setidaknya, memahami ketika mereka berganti pekerjaan.

Namun, faktanya adalah bahwa beberapa manajer tidak menyukai pemikiran untuk merekrut seorang asisten, melatihnya, merawatnya, memberikan rincian bisnis dan jaringan profesional, hanya untuk kehilangan dia ke posisi lain, bahkan di dalam perusahaan yang sama. Oleh karena itu, selalu penting untuk menjaga ekspektasi tetap jelas dan transparan.

Lifers

Beberapa Asisten Eksekutif sangat menyukai pekerjaan mereka sehingga mereka ingin tetap menjadi Asisten Eksekutif hingga hari mereka pensiun. Mereka tidak khawatir pindah ke jalur karier yang berbeda. Mereka melihat pekerjaan Asisten Eksekutif sebagai penghargaan yang mereka rasa telah mereka peroleh karena menjadi sangat baik dalam keterampilan manajemen sumber daya manusia.

Lifers tidak ingin mengubah karier atau perusahaan mereka. Alasan di balik ini mungkin tidak secara eksplisit hanya karena loyalitas terhadap klien dan perusahaan mereka; mereka mungkin telah kehilangan nafsu makan untuk karir yang berbeda karena dia puas dengan posisinya.

Gaya

Lifers melihat posisi mereka dari sudut pandang pilihan karir jangka panjang karena mereka cukup menyukai pekerjaan mereka untuk mempertahankannya hingga masa depan, itulah sebabnya mereka selalu berharap untuk berkinerja baik. Namun, karena mereka mencari kurva karier yang bertahap, bukannya pertumbuhan karier yang tajam, motivasi mereka untuk melebihi ekspektasi berkurang.

Lifers menyukai lingkungan yang dapat diprediksi dan menghindari kejutan. Mereka tidak terlalu loyal terhadap manajer mereka, tetapi pada pekerjaan mereka sendiri. Jika manajer yang telah bekerja dengan mereka selama bertahun-tahun berhenti, mereka dapat terus bekerja dengan penggantinya.

Motivasi

Lifers dimotivasi oleh stabilitas yang menyertai pekerjaan mereka. Mereka tidak tertarik untuk menaiki tangga perusahaan karena mereka menyukai ruang hidup mereka saat ini dan akan senang untuk bertahan sampai akhir karir mereka. Mereka menyukai konsistensi karena terbiasa dengan beban kerja sistematis yang disertai dengan tingkat kepastian.

Mereka umumnya menghindari mengambil alih tanggung jawab baru secara tiba-tiba, namun itu tidak berarti mereka tidak mau mengambil tanggung jawab baru. Jika tanggung jawab baru datang sebagai hasil alami tetapi bertahap dari tugas yang mereka lakukan, maka mereka akan mengambilnya.

Mitra

Asisten Eksekutif yang menganggap diri mereka sebagai mitra bagi manajer atau atasan mereka memiliki pendekatan mental yang positif terhadap pekerjaan mereka dan akhirnya berada dalam posisi terbaik untuk menumbuhkan dan mengembangkan keterampilan dan karier mereka. Bagi mereka, pekerjaan itu seperti kolaborasi, di mana mereka menjaga koordinasi dan eksekutif yang mereka laporkan mengurus prosesnya.

Asisten Eksekutif semacam itu dapat bekerja secara efisien di lingkungan kerja yang tepat, yaitu tempat kerja di mana terdapat rasa saling menghormati dan pengakuan atas kerja tim dan upaya yang dilakukan asisten. Asisten ini memandang keberhasilan manajer mereka sebagai hasil dari upaya kolaboratif.

Gaya

Mitra memiliki gaya komunikasi yang lancar dengan eksekutif yang mereka bantu. Mereka melintasi hierarki dan sering bertukar pikiran dan menawarkan pendapat. Mitra menghargai ketika mereka diberi lapangan bermain yang setara dan benar-benar berfungsi pada puncaknya ketika manajer memperlakukan mereka seperti mereka, bukan sebagai bawahan.

Saat bekerja sama, eksekutif dan asisten banyak menawarkan sikap saling menguntungkan dan mengejar tujuan sebagai tim. Hal ini membuat mereka sangat setia satu sama lain dan seringkali asisten seperti itu menemani manajer mereka, atau manajer meminta mereka untuk pindah bersama mereka, ketika mereka berganti perusahaan.

Motivasi

Mitra didorong dan dimotivasi oleh fakta bahwa mereka memberikan kontribusi penting pada pekerjaan yang telah diselesaikan. Mereka merasa terhubung dengan tujuan bisnis dan merasakan tanggung jawab pribadi dalam peran mereka. Mereka ingin memberikan kontribusi penting dengan memberikan dukungan yang luar biasa.

Mereka juga dimotivasi oleh hubungan yang kuat antara mereka dan manajer. Fakta bahwa atasan mereka menghargai usaha dan kontribusinya terhadap pekerjaan yang dilakukan dengan benar menginspirasi mereka untuk berbuat lebih baik. Asisten seperti itu memiliki gaji yang tinggi karena mereka berfungsi tidak hanya sebagai bawahan, tetapi juga sebagai otak kedua atasan.

Sebelum Anda melanjutkan ke bab berikutnya, luangkan waktu untuk mempertimbangkan Anda menjadi Asisten Eksekutif seperti apa dan Anda ingin menjadi yang mana. Tidak ada benar dan salah di sini. Jenis asisten apa pun itu bagus. Namun, jenisnya harus sesuai dengan temperamen Anda, sikap terhadap pekerjaan dan jenis tujuan hidup yang Anda miliki.

Sebagian besar Asisten Eksekutif memulai karir mereka sebagai Asisten Administratif, dari mana mereka dipromosikan ke jabatan yang lebih tinggi di dalam perusahaan. Namun, bukan berarti Asisten Eksekutif harus memiliki keahlian khusus.

Faktanya, banyak karyawan dengan keahlian yang tepat menjadi Asisten Eksekutif, karena pengalaman tersebut terbukti berguna untuk banyak posisi di perusahaan.

Bekerja sebagai Asisten Administratif bukan hanya salah satu cara paling memperkaya untuk memperoleh pengalaman bisnis, tetapi juga salah satu yang paling efektif. Sebagai Asisten Administratif, Anda dapat memperoleh pengetahuan berharga tentang cara kerja bisnis dan jaringan apa yang dapat digunakan untuk memajukan karier Anda.

Sebagai Asisten Eksekutif Administratif, Anda akan -

Bangun reputasi pekerja keras, pembelajaran cepat, dan pemain yang berdedikasi.
Pelajari tentang prosedur kantor standar dan operasi bisnis.
Mengenal orang-orang penting di berbagai departemen perusahaan.
Mendapatkan kesadaran dan gagasan keseluruhan tentang lingkungan bisnis.
Menjadi terbiasa dengan arus pekerjaan sehari-hari.
Mulailah memahami siklus bisnis jangka panjang.

Kompetensi Inti dari seorang Asisten Eksekutif

Setelah meninjau daftar sembilan kompetensi inti yang seharusnya dimiliki asisten eksekutif, orang mungkin mengamati bahwa keterampilan ini tidak terkait dengan pekerjaan tertentu, tetapi hampir semua pekerjaan terkait manajemen, terutama yang berhubungan dengan publik - seperti penjualan atau pelayanan pelanggan. 9 kompetensi inti tersebut adalah sebagai berikut -

Adaptability
Organization
Kemampuan berkomunikasi
Antisipasi Kebutuhan Proaktif
Judgment
Pemain tim
Layanan Klien
Keterampilan Komputer / Teknis
Konsep Bisnis

Itulah sebabnya, tidak mudah untuk mendapatkan posisi Asisten Eksekutif tanpa pengalaman kerja administratif sebelumnya. Untuk mengedepankan semua bakat terbaik Anda, Anda dapat fokus pada bagaimana pengalaman Anda merupakan indikasi kemampuan Anda yang jelas untuk memenuhi persyaratan pekerjaan.

Untuk lebih memahami konsep ini, kami akan discussing two resumes -

Seseorang yang pengalaman kerjanya terus berkembang dengan tingkat tanggung jawab yang meningkat sehubungan dengan pengalaman dan
Seseorang yang lain mulai bekerja di bidang yang sama sekali berbeda, tetapi berubah dan mengadopsi jalur pertumbuhan karier yang kuat.

Daftar pekerjaan non-administrasi yang disebutkan di bawah ini juga dianggap sebagai pengalaman yang baik untuk menjadi Asisten Eksekutif -

Server di Restoran
Rekan Penjualan
Receptionists
Salon / Spa, Rekan Kebugaran
Teachers
Perwakilan Layanan Pelanggan
Asisten Medis

Pada bab berikutnya, kami akan mempertimbangkan contoh resume untuk asisten eksekutif.

Kandidat yang tertarik untuk berkarir sebagai Asisten Eksekutif tanpa pengetahuan atau pengalaman kerja administrasi kantor sebelumnya, perlu menyadari fakta bahwa pada awalnya proses akan jauh lebih sulit bagi mereka. Mereka mungkin harus memilih beberapa pekerjaan non-tradisional pada awalnya, sebagian besar karena, resume mereka mungkin tidak mencerminkan latar belakang yang diperlukan. Hal ini sering menyebabkan resume diabaikan; terkadang, bahkan ditolak.

Mereka yang ingin menjadi Asisten Eksekutif harus mencoba jalur jaringan alternatif, seperti teman dan anggota keluarga, untuk membuat resume dengan pengalaman kerja yang cukup. Resume harus mencerminkan keahlian Anda yang sebenarnya, bukan hanya seperti apa pekerjaan yang Anda inginkan. Cobalah untuk memetakan masing-masing dari sembilan kompetensi yang diperlukan ke pekerjaan tertentu yang telah Anda sebutkan di resume Anda.

Persiapkan secara ekstensif. Jika Anda mendapat telepon, Anda harus memikirkan semua detail yang diperlukan selama wawancara. Perjelas maksud dan pendekatan Anda dan jangan mencoba untuk membaur dan menjadi tipe. Tetap setia pada diri Anda dan tampilkan diri Anda sebagai keseluruhan organik, yang lebih dari sekadar jumlah bagian yang dijelaskan dalam resume Anda sendiri.

Memahami Tanggung Jawab

Untuk memahami apa yang membuat posisi Asisten Eksekutif yang Efektif begitu berbeda dan istimewa, pertama-tama kita perlu memahami fakta bahwa jabatan "Asisten Eksekutif" hadir dengan tantangannya sendiri dalam bentuk skenario unik dan menantang yang sering terjadi.

Mengakui semua penantang dan skenario unik akan membantu kandidat untuk memahami tuntutan pekerjaan dan tanggung jawabnya dengan lebih baik. Bisa dikatakan, pekerjaan tidak hanya memiliki tantangan. Ini memiliki manfaat unik dan langka yang tidak disertakan dengan profil pekerjaan lain; setidaknya tidak di awal karir ini.

Di Garis Api Langsung

Tugas Asisten Eksekutif adalah terus berkomunikasi langsung dengan atasan, meskipun karyawan lain jarang berinteraksi dengan atasan mereka. Ini memberikan persyaratan pekerjaan yang berbeda karena mereka selalu berada di garis depan bos mereka.

Jika Asisten Eksekutif senang dengan kesuksesan atasan mereka, mereka juga akan mengatasi rasa frustrasi atasan mereka. Atasan mengharapkan asisten mereka memberikan tenaga dan waktu sebanyak yang mereka lakukan, yang menyisakan sedikit waktu untuk kehidupan di luar pekerjaan.

Tingkat Otoritas yang Berantakan

Sekalipun asisten eksekutif bertindak atas nama manajer, orang sering lupa bahwa mereka hanyalah pembawa pesan, bukan pembuat keputusan. Hal ini membuat para pendamping tergoda untuk langsung melakukan perubahan atau memberi masukan atas kewenangannya sendiri, bahkan tanpa meminta izin kepada manajemen.

Terkadang, mereka mulai menjawab pertanyaan yang idealnya ditujukan kepada atasan. Asisten Eksekutif dapat membagikan masukan dan sarannya kepada atasan. Namun, dia harus mengingat fakta bahwa tanggung jawab selalu berhenti pada bos.

Harapan Yang Mengetahui Semua

Asisten Eksekutif sendiri mengakui bahwa setelah mereka bekerja dengan bos untuk jangka waktu yang lama, mereka menjadi sangat terhubung sehingga mereka dapat mendahului kebutuhan bos. Ini mungkin terjadi dalam hal gaya hidup dan kebiasaan. Namun, atasan sering salah mengira asisten mereka adalah orang yang "Tahu Segalanya".

Mereka berharap asistennya bisa membaca pikirannya, yang membuatnya terlena dan kurang komunikatif. Ia perlu memahami bahwa bahkan asisten yang paling berpengalaman pun terkadang membutuhkan komunikasi lisan untuk mengambil keputusan tertentu.

Jarak dari Rekan Kerja

Asisten sering kali dianggap sebagai bagian dari tim manajer, meskipun tidak selalu demikian. Oleh karena itu, persepsi umum adalah bahwa mereka mengetahui rahasia informasi orang dalam. Hal ini membuat rekan kerja berhati-hati dalam interaksi mereka dengan asisten, karena mereka merasa setiap kata dari mereka dapat dilaporkan kembali ke atasan.

Asisten juga harus tahu bahwa apapun yang mereka katakan akan dianggap sebagai perkataan bos. Oleh karena itu, mereka harus menghindari partisipasi dalam penyebaran gosip atau rumor, karena semua yang mereka katakan akan disalahartikan sebagai “berita rahasia”.

Peran Perantara

Peran tersulit yang dimainkan oleh Asisten Eksekutif adalah sebagai perantara. Ini adalah salah satu pekerjaan yang menyita sebagian besar waktu mereka. Mereka seperti penjaga gerbang, yang memberikan izin selektif kepada orang-orang untuk bertemu bos mereka dan menghentikan orang luar lainnya dari mengganggu ruang pribadi bos mereka dan membuang-buang waktu mereka yang berharga.

Ini mungkin membuat mereka dipuji dari bos mereka, tetapi mereka berubah menjadi jahat di mata orang-orang yang tidak bisa bertemu dengan bos. Dalam banyak kasus, para asisten sering kali menggantikan atasan, baik dengan mencatat maupun mengajukan pertanyaan dalam rapat.

Terlepas dari tantangan yang menyertai pekerjaan sebagai Asisten Eksekutif, ada juga banyak fasilitas unik dan peluang karier yang jarang ditemukan di portofolio pekerjaan lain.

Interaksi empat mata dengan Bos

Meskipun terus-menerus berkomunikasi dengan bos memiliki tantangan tersendiri, tetapi itu adalah berkah dan kutukan. Namun, tingkat diskusi langsung dan transparan ini memungkinkan kesempatan untuk mengetahui dengan tepat masalah apa yang ada di benak bos, sehingga asisten eksekutif dapat memberikan dukungan dan bantuan yang kuat dan tahan lama.

Bersamaan dengan itu, asisten memiliki kesempatan emas untuk mempelajari bagaimana orang yang sukses berpikir, berkomunikasi, dan memengaruhi keputusan. Sangat sedikit posisi yang memungkinkan kesempatan untuk berinteraksi langsung dan sering dengan sumber inspirasi.

Peluang untuk melakukan Beberapa Tugas Setiap Hari

Asisten terbiasa melakukan berbagai macam tugas mulai dari tugas harian hingga tugas unik seperti menghadiri rapat klien, dan merencanakan acara.

Jika asisten senang melakukan tugas-tugas unik ini, dia akan lebih sering melakukannya. Namun, jika asisten merasa bosan, dia perlu mengkomunikasikannya kepada atasannya bahwa dia ingin melakukan sesuatu yang lain. Seringkali, atasan mematuhi dan memberikan tugas baru.

Menciptakan Reputasi dalam Organisasi

Bekerja secara langsung dengan atasan organisasi menghadirkan kesempatan untuk bertemu dan mengenal kepala banyak departemen, yang pada gilirannya membantu membangun kehadiran dan reputasi yang baik.

Asisten Eksekutif tahu bahwa setiap orang yang berinteraksi dengan mereka bisa menjadi majikan mereka di masa depan. Oleh karena itu, mereka berusaha sebaik mungkin untuk bersikap ramah dan profesional, sehingga mereka dapat menjalin hubungan yang kuat dan tahan lama dengan orang-orang yang berinteraksi dan bekerja dengan mereka secara teratur.

Ketika sebuah pekerjaan menuntut keleluasaan sebanyak yang diminta oleh pekerjaan Asisten Eksekutif, ada kemungkinan orang akan mulai membuat dugaan tentang sifat pekerjaan yang sebenarnya. Banyak orang mungkin berpikir bahwa asisten itu berlebihan, sementara yang lain berpikir bahwa merekalah yang menjalankan pertunjukan proxy.

Memang benar ada banyak tanggung jawab tidak resmi yang menyertai pekerjaan itu, sehingga Asisten Eksekutif memahami bahwa mereka mungkin harus hidup dengan beberapa mitos seputar pekerjaan mereka.

Beberapa mitos paling menonjol telah disebutkan di bawah ini.

Myth 1: “Executive Assistant” is just a Fancy Name for a Secretary

Reality- Meskipun tugas paling penting dari Asisten Eksekutif bersifat kesekretariatan, tanggung jawab pekerjaan mereka sering memberi mereka wewenang tambahan untuk bertindak sebagai alter ego atas nama atasan mereka dalam rapat dan presentasi. Mereka dianggap perpanjangan alami dari bos mereka.

Banyak eksekutif yang sepenuhnya bergantung pada asisten mereka untuk memantau kemajuan, pekerjaan, dan tugas mereka. Mereka juga mengandalkan asisten mereka untuk mendapatkan ide-ide baru, perspektif dan brainstorming pemikiran lain. Dalam kasus ini, asisten juga dapat memengaruhi pengambilan keputusan. Oleh karena itu, mereka memainkan peran integral dalam keberhasilan eksekutif dan organisasi di mana mereka menjadi bagiannya.

Myth 2: Being an Executive Assistant means being used and abused

Reality- Hubungan yang dibagikan oleh Asisten Eksekutif dengan atasannya rumit dan unik. Tingkat ketergantungan yang dikembangkan bos pada asistennya dapat mengubah hubungan dari kesepakatan "supervisor-bawahan" menjadi kemitraan sejati.

Biasanya, hubungan antara asisten dan eksekutif melibatkan berbagi detail penting yang bersifat rahasia. Karenanya, ini melibatkan tingkat kepercayaan yang tinggi. Asisten secara eksplisit terlibat dalam perencanaan dan perlu orang dengan integritas tinggi. Karena kesetiaan yang dimiliki kedua orang ini, tujuan mereka sering ditentukan oleh kesuksesan satu sama lain.

Asisten menghadapi beberapa tantangan terbesar hanya karena dia mengelola eksekutif paling kuat di seluruh departemen, mungkin organisasi. Akan ada banyak proses yang berjalan paralel satu sama lain dan asisten diharapkan untuk melacak semua ini, dan memberikan kesimpulan yang tepat waktu untuk semuanya.

Kebanyakan pemimpin sangat didorong oleh tujuan dan visi mereka yang membuat mereka cukup vokal dengan pendapat mereka. Hal ini sering kali menyebabkan stres dan emosi yang tinggi. Para asisten kadang-kadang mengalami ledakan emosi seperti itu. Namun, Asisten Eksekutif yang berpengalaman tahu bahwa menangani konflik adalah bagian standar dari pekerjaan apa pun dan tahu cara berkomunikasi secara efektif bahkan dalam kondisi stres.

Myth 3: Executive Assistant is a poorly paid position with Little Opportunity

Reality- Seorang Asisten Eksekutif memiliki seluruh dunia sebagai tiramnya untuk berbicara. Dia memiliki hak istimewa untuk membuka semua departemen penting dalam organisasi. Karena kemungkinan besar dia akan mendapatkan peluang karir yang hanya bisa diimpikan oleh sedikit orang. Itu mungkin karena interaksi reguler mereka dengan orang-orang berpengaruh di organisasi mereka.

Bekerja sebagai Asisten Eksekutif juga merupakan pilihan karir yang sangat menguntungkan, tidak seperti persepsi publik. Selain itu, Asisten Eksekutif juga berhak atas banyak bonus berbasis kinerja. Belum lagi berbagai fasilitas, diskon, add-on, dan insentif yang mereka terima dalam pekerjaannya berupa tunjangan perjalanan, air miles, tunjangan kesehatan, keanggotaan gym, dll.

Ini membuat pekerjaan Asisten Eksekutif aman secara finansial, dan pekerjaan yang membuat iri dalam banyak hal. Mereka tidak hanya bekerja dengan crème 'le crème' dari organisasi, tetapi mereka juga membuktikan keterampilan mereka dan mendapatkan kompensasi yang mahal atas upaya tulus mereka juga.

Myth 4: It takes little or no training to be an Executive Assistant

Reality- Meskipun beberapa bagian dari pekerjaan Asisten Eksekutif cukup mendasar dan bersifat klerikal, tanggung jawab pekerjaan secara keseluruhan menyaingi bos itu sendiri. Meskipun penunjukan tidak selalu menuntut gelar sarjana, itu bisa menjadi aset berharga bagi seseorang yang mencoba mencapai tujuan karir yang ambisius dan berpengaruh.

Banyak Asisten Eksekutif tidak memulai karir mereka dengan gelar. Dengan tidak adanya gelar, mereka mencari layanan tambahan seperti menghadiri kursus perguruan tinggi junior dan memperoleh sertifikasi penting dan relevan, lebih disukai dalam teknologi komputer atau administrasi bisnis atau apa pun yang membantu asisten dalam mengembangkan keahliannya secara profesional.

Posisi ini membutuhkan seseorang dengan pendekatan berkepala dingin dan kepribadian yang menyenangkan. Orang tersebut perlu menjadi pemecah masalah, jadi dia harus memiliki keterampilan analitis seperti itu. Keterampilan ini akan datang pada waktunya dan menghadapi skenario yang berbeda. Detail rumit ini tidak bisa dipelajari dalam semalam.

Myth 5: Being an Executive Assistant is a boring, thankless job.

Reality- Asisten Eksekutif sama membosankannya dengan yang diinginkan asisten. Dengan kata lain, ada banyak sekali peluang karir dan kesempatan belajar yang tersedia di posisi ini. Ketika Anda melapor langsung kepada atasan sebuah organisasi, tidak ada kekurangan tanggung jawab yang berbeda dan asisten terbaik bekerja keras untuk mempelajari semua peran, sehingga mereka dapat mewakili atasan mereka dalam rapat dengan percaya diri.

Karena sifat pekerjaan yang sangat pribadi inilah beberapa orang menganggapnya sangat menarik sementara yang lain menganggapnya terlalu menantang. Beberapa juga akan menganggapnya membosankan dan membosankan, namun, orang dapat mengatakan bahwa mereka tidak pernah memahami pekerjaan itu sejak awal.

Kebanyakan dari mereka merasa dihargai dan diperkaya dengan pengalaman setelah menghabiskan beberapa waktu bekerja sebagai Asisten Eksekutif. Karena itu, pentingnya dan nilai penunjukan berubah sesuai kebutuhan perusahaan dan organisasi.

Dalam bab ini, kami akan menunjukkan dua contoh resume, satu untuk Asisten Eksekutif Tingkat 1 dan satu lagi untuk Asisten Eksekutif Tingkat 2.

Contoh Resume untuk Asisten Eksekutif - Kelas 1

Jane Doe

Antwon, Berkley, USA

Phone: 020-515-5752 | Email: [email protected]

Ringkasan Kualifikasi

Kemampuan berkomunikasi secara tertulis dan lisan yang sempurna.
Mampu bekerja dibawah tekanan dengan keterbatasan waktu.
Kemampuan untuk menjadi pemain tim dan memberikan layanan klien yang sangat baik.
Kemampuan untuk mengembangkan dan memelihara hubungan jangka panjang yang produktif.
Kemahiran tingkat lanjut dalam Excel, Word, Power Point, Riset Internet.
Kemampuan untuk berinteraksi dengan orang lain secara sopan dan profesional.

Pengalaman profesional

Financials Inc., Senior Executive Assistant, 2010-2016

Bertanggung jawab untuk koordinasi semua pertemuan klien.
Mengembangkan sistem pelacakan untuk memeriksa penjadwalan yang tepat waktu dan tepat.
Merancang agenda dan spreadsheet, dll.
Alur kerja harian yang dikelola rekan dan memprioritaskan tugas dan kewajiban.
Melakukan tugas-tugas administratif seperti korespondensi klien dan layanan lainnya.
Melakukan pekerjaan administrasi seperti menjawab telepon, memperbarui database komputer, mengisi dokumen, dll.

Cooperative Union, Customer Service Representative, 2008-2010

Menangani pertanyaan dan permintaan layanan pelanggan secara efisien.
Tugas yang dilakukan secara efektif untuk memastikan saldo kas dan saldo laci.
Memberikan layanan pelanggan yang unggul selalu dengan keterampilan manajemen waktu.
Bekerja dengan klien dalam transaksi keuangan, seperti setoran, penarikan, dll.

Lawson Suite, Receptionist, 2006-2008

Sesekali mengajukan dokumen.
Menjaga ruang kantor tetap rapi dan teratur.
Menyapa klien dan pengunjung secara profesional dan menyenangkan.
Menjawab pertanyaan dan mengarahkan klien ke anggota tim yang sesuai.

pendidikan

Gelar Associates, Sekolah Tinggi Senior Jackson.
Sertifikasi Pelatihan Kejuruan 1 Tahun, Teknologi Bisnis.
Kemahiran Lanjutan MS Office, Excel, Riset Internet.

Contoh Resume untuk Asisten Eksekutif - Kelas 2

Vickey Rourke

Address: Plot-66, Hitech City, Hyderabad, 500081

Phone: 010-565-4762 | Email: [email protected]

Ringkasan Kualifikasi

Penampil bermotivasi tinggi dengan pengalaman dua belas tahun di industri pariwisata. Terampil dalam menciptakan dan membangun hubungan kerja produktif jangka panjang dengan klien dan staf. Keterampilan koordinasi, organisasi dan manajemen waktu yang sangat baik, dengan rekam jejak yang terbukti memberikan resolusi yang tersusun dalam skenario yang penuh tekanan dan sensitif waktu.

Sejarah Profesional

1. Assistant Manager, Nigel Tours (2012-2016). Promoted from Supervisor

Membantu dalam penjadwalan dan pengawasan 40 turis.
Menjaga hubungan pelanggan yang sangat baik dan keterampilan antar-kepribadian.
Menangani berbagai tanggung jawab keuangan dan administrasi termasuk -
- Memprogram tur yang berbeda
- Membuat batch dan faktur
- Permainan dan tempat wisata
- Memeriksa kuitansi
- Memeriksa penginapan dan kost
- Memeriksa transaksi tunai

2. Shift Supervisor, Troxy Travels (2008 - 2012) Tourism Package Company

Waktu yang dikelola secara efektif dan menyediakan layanan pelanggan yang cepat.
Koordinasi yang efektif antara anggota staf dan pelanggan.
Melaksanakan tugas pengawasan Front of House seperti perhotelan dan inventaris.

3. Lead Guide, The Fun House (2006 - 2008), a tourism package company

Bertanggung jawab untuk membimbing sekitar 10 pengunjung.
Panduan baru yang terlatih dalam kebijakan, prosedur, dan etiket perusahaan.
Mempromosikan paket perusahaan yang berbeda dan menjawab pertanyaan pelanggan.

4. Guide, Italian Stallion (2004 – 2006) Family Tourism Package Company

Selalu mendemonstrasikan layanan pelanggan dengan kualitas terbaik.
Berkoordinasi dengan supervisor untuk segera mengakomodasi pelanggan.
Bertanggung jawab untuk menerima panggilan, menjawab pertanyaan, menyapa pelanggan.

Pendidikan dan Lisensi

Lulusan, Bramhas Senior College - Administrasi Bisnis.
Kemahiran tingkat lanjut - MS Word, Excel, 10-key, Riset Internet.