Tips untuk Pendatang Baru
Kandidat yang tertarik untuk berkarir sebagai Asisten Eksekutif tanpa pengetahuan atau pengalaman kerja administrasi kantor sebelumnya, perlu menyadari fakta bahwa pada awalnya proses akan jauh lebih sulit bagi mereka. Mereka mungkin harus memilih beberapa pekerjaan non-tradisional pada awalnya, sebagian besar karena, resume mereka mungkin tidak mencerminkan latar belakang yang diperlukan. Hal ini sering menyebabkan resume diabaikan; terkadang, bahkan ditolak.
Mereka yang ingin menjadi Asisten Eksekutif harus mencoba jalur jaringan alternatif, seperti teman dan anggota keluarga, untuk membuat resume dengan pengalaman kerja yang cukup. Resume harus mencerminkan keahlian Anda yang sebenarnya, bukan hanya seperti apa pekerjaan yang Anda inginkan. Cobalah untuk memetakan masing-masing dari sembilan kompetensi yang diperlukan ke pekerjaan tertentu yang telah Anda sebutkan di resume Anda.
Persiapkan secara ekstensif. Jika Anda mendapat telepon, Anda harus memikirkan semua detail yang diperlukan selama wawancara. Perjelas maksud dan pendekatan Anda dan jangan mencoba untuk membaur dan menjadi tipe. Tetap setia pada diri Anda dan tampilkan diri Anda sebagai keseluruhan organik, yang lebih dari sekadar jumlah bagian yang dijelaskan dalam resume Anda sendiri.
Memahami Tanggung Jawab
Untuk memahami apa yang membuat posisi Asisten Eksekutif yang Efektif begitu berbeda dan istimewa, pertama-tama kita perlu memahami fakta bahwa jabatan "Asisten Eksekutif" hadir dengan tantangannya sendiri dalam bentuk skenario unik dan menantang yang sering terjadi.
Mengakui semua penantang dan skenario unik akan membantu kandidat untuk memahami tuntutan pekerjaan dan tanggung jawabnya dengan lebih baik. Bisa dikatakan, pekerjaan tidak hanya memiliki tantangan. Ini memiliki manfaat unik dan langka yang tidak disertakan dengan profil pekerjaan lain; setidaknya tidak di awal karir ini.
Di Garis Api Langsung
Tugas Asisten Eksekutif adalah terus berkomunikasi langsung dengan atasan, meskipun karyawan lain jarang berinteraksi dengan atasan mereka. Ini memberikan persyaratan pekerjaan yang berbeda karena mereka selalu berada di garis depan bos mereka.
Jika Asisten Eksekutif senang dengan kesuksesan atasan mereka, mereka juga akan mengatasi rasa frustrasi atasan mereka. Atasan mengharapkan asisten mereka memberikan tenaga dan waktu sebanyak yang mereka lakukan, yang menyisakan sedikit waktu untuk kehidupan di luar pekerjaan.
Tingkat Otoritas yang Berantakan
Sekalipun asisten eksekutif bertindak atas nama manajer, orang sering lupa bahwa mereka hanyalah pembawa pesan, bukan pembuat keputusan. Hal ini membuat para pendamping tergoda untuk langsung melakukan perubahan atau memberi masukan atas kewenangannya sendiri, bahkan tanpa meminta izin kepada manajemen.
Terkadang, mereka mulai menjawab pertanyaan yang idealnya ditujukan kepada atasan. Asisten Eksekutif dapat membagikan masukan dan sarannya kepada atasan. Namun, dia harus mengingat fakta bahwa tanggung jawab selalu berhenti pada bos.
Harapan Yang Mengetahui Semua
Asisten Eksekutif sendiri mengakui bahwa setelah mereka bekerja dengan bos untuk jangka waktu yang lama, mereka menjadi sangat terhubung sehingga mereka dapat mendahului kebutuhan bos. Ini mungkin terjadi dalam hal gaya hidup dan kebiasaan. Namun, atasan sering salah mengira asisten mereka adalah orang yang "Tahu Segalanya".
Mereka berharap asistennya bisa membaca pikirannya, yang membuatnya terlena dan kurang komunikatif. Ia perlu memahami bahwa bahkan asisten yang paling berpengalaman pun terkadang membutuhkan komunikasi lisan untuk mengambil keputusan tertentu.
Jarak dari Rekan Kerja
Asisten sering kali dianggap sebagai bagian dari tim manajer, meskipun tidak selalu demikian. Oleh karena itu, persepsi umum adalah bahwa mereka mengetahui rahasia informasi orang dalam. Hal ini membuat rekan kerja berhati-hati dalam interaksi mereka dengan asisten, karena mereka merasa setiap kata dari mereka dapat dilaporkan kembali ke atasan.
Asisten juga harus tahu bahwa apapun yang mereka katakan akan dianggap sebagai perkataan bos. Oleh karena itu, mereka harus menghindari partisipasi dalam penyebaran gosip atau rumor, karena semua yang mereka katakan akan disalahartikan sebagai “berita rahasia”.
Peran Perantara
Peran tersulit yang dimainkan oleh Asisten Eksekutif adalah sebagai perantara. Ini adalah salah satu pekerjaan yang menyita sebagian besar waktu mereka. Mereka seperti penjaga gerbang, yang memberikan izin selektif kepada orang-orang untuk bertemu bos mereka dan menghentikan orang luar lainnya dari mengganggu ruang pribadi bos mereka dan membuang-buang waktu mereka yang berharga.
Ini mungkin membuat mereka dipuji dari bos mereka, tetapi mereka berubah menjadi jahat di mata orang-orang yang tidak bisa bertemu dengan bos. Dalam banyak kasus, para asisten sering kali menggantikan atasan, baik dengan mencatat maupun mengajukan pertanyaan dalam rapat.