SAP MM - Verifikasi Faktur
Setiap organisasi memperoleh barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan bisnisnya. Setelah barang diperoleh dari vendor dan ditempatkan di lokasi perusahaan melalui penerimaan barang, kita perlu membayar ke vendor untuk barang dan jasa yang diperoleh. Jumlah yang harus dibayarkan beserta rincian materi disediakan oleh vendor dalam bentuk dokumen yang disebut denganinvoice. Sebelum membayar ke vendor, kami perlu memverifikasi faktur. Proses verifikasi faktur sebelum melakukan pembayaran dikenal sebagaiinvoice verification. Hal-hal penting yang perlu diperhatikan tentang verifikasi faktur adalah sebagai berikut -
Verifikasi faktur menandai akhir pengadaan, setelah pesanan pembelian dan penerimaan barang.
Pengeposan faktur memperbarui semua dokumen terkait di bidang keuangan dan akuntansi.
Faktur terblokir yang berbeda dari faktur sebenarnya dapat diproses melalui verifikasi faktur.
Seseorang biasanya menemukan istilah berikut dalam verifikasi faktur -
- Posting Faktur
- Faktur Diblokir
- Penyelesaian Tanda Terima yang Dievaluasi (ERS)
Posting Faktur
Posting invoice dilakukan setelah barang diterima dari vendor dan setelah penerimaan barang selesai. Faktur yang diterima dari vendor diverifikasi terhadap biaya, kuantitas, dan kualitas oleh pihak yang memesan, dan kemudian faktur dikirim ke pesanan pembelian tersebut.
Ini adalah fase di mana vendor (penjual) dibayar dari perusahaan dan rekonsiliasi faktur dan PO tercapai. Ikuti langkah-langkah yang diberikan di bawah ini untuk memposting faktur.
Jalur ke Posting Faktur
Logistik ⇒ Manajemen Material ⇒ Verifikasi Faktur Logistik ⇒ Entri Dokumen ⇒ Masukkan Faktur
TCode: MIRO
Step 1 - Pada layar Menu SAP, pilih Masukkan Faktur dengan mengikuti jalur di atas.
Step 2- Isi semua detail yang diperlukan seperti tanggal posting faktur, jumlah yang dibayarkan ke vendor beserta jumlah yang dibayarkan. Klik Simpan. Faktur sekarang diposting untuk penerimaan barang.
Faktur Diblokir
Terkadang departemen akuntansi mungkin tidak dapat membayar vendor sesuai faktur yang diajukan. Ini mungkin terjadi dalam skenario berikut ini. Anda mencoba untuk mengirim faktur, namun sistem mengharapkan nilai default tertentu terhadap pesanan pembelian atau tanda terima barang dan faktur yang dikirim berbeda dari nilai default. Ini dapat menyebabkan pemblokiran faktur. Pemblokiran faktur disebabkan karena -
Varians dalam jumlah di level item
Varians dalam kuantitas di tingkat item
Sulit untuk menganalisis perbedaan kecil dalam faktur. Jadi, batas toleransi ditetapkan dalam sistem dan jika varian dalam faktur berada dalam batas toleransi, maka sistem menerima faktur tersebut. Jika varians melebihi batas toleransi, maka dapat menyebabkan pemblokiran faktur. Dalam kasus seperti itu, kami perlu membuka blokir atau melepaskan faktur yang diblokir secara manual jika harus diproses. Ikuti langkah-langkah yang diberikan di bawah ini untuk membuka blokir faktur.
Jalur untuk Merilis Faktur yang Diblokir
Logistik ⇒ Manajemen Material ⇒ Verifikasi Faktur Logistik ⇒ Proses Lebih Lanjut ⇒ Rilis Faktur yang Diblokir
TCode: MRBR
Step 1 - Pada layar Menu SAP, pilih Lepaskan Faktur yang Diblokir dengan mengikuti jalur di atas.
Step 2- Berikan detail yang diperlukan seperti kode perusahaan, nomor dokumen faktur, vendor, tanggal posting, dan grup pembelian. Kemudian klik tombol eksekusi. Faktur yang diblokir akan dirilis.
Penyelesaian Kwitansi yang Dievaluasi
Evaluated Receipt Settlement (ERS) adalah cara mudah untuk menyelesaikan penerimaan barang secara otomatis. Jika pihak pemesan telah setuju dengan vendor pada semua syarat dan kondisi keuangan, maka tidak perlu memverifikasi faktur. Faktur akan diposting secara otomatis dari informasi yang ada dalam pesanan pembelian dan tanda terima barang. Diberikan di bawah ini adalah keuntungan memiliki ERS -
Pesanan pembelian dapat diselesaikan dan ditutup dengan cepat.
Ini mengurangi upaya manusia, karena tidak perlu memverifikasi faktur.
Variasi jumlah dan kuantitas dalam faktur dapat dihindari dengan bantuan ERS.
Untuk mengimplementasikan ERS, beberapa pengaturan wajib harus dilakukan di master vendor.
Masuk ke XK02 (Ubah mode master vendor).
Pilih tab Data kontrol.
Centang kotak AutoEvalGRSetmt Del. Dan AutoEvalGRSetmt Ret.
Klik Simpan. Sekarang vendor tertentu diaktifkan untuk ERS.
Ikuti langkah-langkah yang diberikan di bawah ini untuk membuat ERS.
Jalur untuk Membuat ERS
Logistik ⇒ Manajemen Material ⇒ Verifikasi Faktur Logistik ⇒ Penyelesaian Otomatis ⇒ Penyelesaian Penerimaan yang Dievaluasi (ERS)
TCode: MRRL
Step 1 - Pada layar SAP Menu, pilih Evaluated Receipt Settlement (ERS) dengan mengikuti jalur di atas.
Step 2- Isi semua detail yang diperlukan seperti kode perusahaan, pabrik, nomor dan tanggal dokumen penerimaan barang, vendor, dan dokumen pembelian. Klik Simpan. ERS akan dibuat untuk pesanan pembelian dan tanda terima barang yang sesuai.
