Gestione delle vendite e della distribuzione - Budget
Il budget di vendita è un piano finanziario, che mostra come le risorse dovrebbero essere allocate per ottenere le vendite previste. Lo scopo principale del budget di vendita è pianificare il massimo utilizzo delle risorse e prevedere le vendite.
Le informazioni necessarie per preparare un budget di vendita provengono da molte fonti. Una delle migliori fonti è il venditore che si occupa dei prodotti su base giornaliera. L'azienda può anche raccogliere informazioni dal reparto produzione in merito alla data di produzione o scadenza.
È molto importante prevedere le vendite accurate perché il budget degli altri reparti si basa sul budget delle vendite. Ad esempio, la produzione viene prodotta secondo la previsione di vendita, ma se la previsione di vendita non è accurata, la produzione sarà inferiore o superiore a quella desiderata.
Obiettivo del budget di vendita
L'obiettivo del budget di vendita è pianificare e controllare la spesa delle risorse (denaro, materiale, strutture e persone) necessarie per raggiungere l'obiettivo di vendita desiderato. Mira a sfruttare e massimizzare i profitti.
Lo scopo del budget di vendita è raggiungere gli obiettivi del reparto vendite. Agisce anche come strumento di pianificazione. Aiuta un'azienda a stabilire degli standard e ad impegnarsi per raggiungerli. È anche uno strumento di coordinamento tra i diversi reparti di un'organizzazione come vendite, finanza, produzione e pubblicità.
Anche il budget delle vendite è uno strumento o un controllo, che aiuta rispetto ai risultati effettivi. Se l'effettivo di vendita è superiore a quello di budget, possiamo dire che è una condizione favorevole.
Metodi di budgeting delle vendite
Esistono diversi metodi che possono essere utilizzati per preparare un budget di vendita.
Di seguito sono riportati alcuni dei metodi popolari per preparare un budget di vendita:
Budget accessibile
Questo è un metodo generalmente utilizzato dalle organizzazioni che si occupano di beni industriali. Inoltre, le aziende, che non danno importanza al budget o le aziende che hanno operazioni di piccole dimensioni, fanno uso di questo metodo di giudizio.
Regola del pollice
Come una determinata percentuale di vendite. Le società coinvolte nella vendita di massa di beni e le società dominate dalla funzione finanziaria sono i principali utenti di questo metodo.
Metodo competitivo
Poche aziende, i cui prodotti affrontano una forte concorrenza e molte sfide nella vendita e che necessitano di una strategia di marketing efficace per mantenere i profitti, utilizzano questo metodo. L'utilizzo di questo metodo richiede la conoscenza di come il nostro concorrente sta lavorando per quanto riguarda l'allocazione delle risorse.
Le aziende utilizzano una combinazione dei metodi di cui sopra. A seconda delle esperienze passate, gli approcci di budgeting vengono affinati di volta in volta. Lo stato delle vendite e del marketing aiuta l'organizzazione a capire la portata della sofisticazione necessaria per affrontare il budget di vendita.
Preparazione del budget di vendita
La preparazione del budget di vendita è uno dei processi più importanti delle vendite. In generale, le aziende preparano il budget di vendita in base al principio della pianificazione dal basso verso l'alto. La preparazione di un budget per i ricavi e le vendite dipenderà dalla struttura organizzativa delle vendite; a ciascun capo dipartimento viene chiesto di prevedere il volume delle vendite e le spese per il periodo successivo.
For Example, - in un'importante azienda automobilistica, il budget sarebbe preparato in modo saggio e tutti i budget di ciascun distretto sarebbero stati presentati all'ufficio regionale. Il clubbing di tutti i bilanci distrettuali è fatto a livello regionale o zonale o per divisione. Viene preparato un budget di divisione e questi budget di divisione variano in base al prodotto o al mercato. Quindi i budget saggi della Divisione vengono infine sottoposti al Manager, Vendite come orientato al prodotto o al gruppo di mercato.
I budget di divisione in tutte le divisioni sarebbero stati inviati al reparto vendite centrale e questi avrebbero scannerizzato e finalizzato il budget delle vendite dell'azienda. Ora il budget di marketing viene combinato con i budget dei reparti del personale di vendita e marketing, che forniranno un quadro chiaro delle spese di vendita totali, delle altre spese relative al marketing e dei ricavi di vendita approssimativi generati per l'azienda. Alcuni degli elementi comuni in ogni budget di vendita includono gli stipendi dei dipendenti, le spese amministrative, le spese di marketing e molti altri.
Le spese di vendita diretta includono vitto e alloggio per il venditore, cibo e viaggio, e insieme a questi:
- Vendite basate su commissioni o incentivi
- Benefici per i dipendenti come assicurazione medica, mance e contributi pensionistici
- Spese d'ufficio come spese per Internet, posta, telefono, forniture per ufficio
- Costi vari
Materiale pubblicitario e promozionale come:
- Vendita di aiuti
- Premi del concorso
- Cataloghi di campioni di prodotto
- Listino prezzi
- Altri materiali vari
La revisione del budget di vendita passato aiuta a pianificare meglio il budget di vendita futuro informando sui pro e contro dei budget passati. Ciò porta a un budget migliore per il futuro e può ridurre al minimo le differenze tra l'effettivo e il budget.
Comunicazione degli obiettivi generali
È importante che il top management presenti i propri scopi e obiettivi al reparto marketing e sostenga in modo efficace una quota equa di fondi. L'amministratore delegato dell'azienda dovrebbe prendere gli input da tutti i supervisori e manager nella preparazione dei budget di vendita e incoraggiarli a venire con idee diverse in modo che, dopo la preparazione del budget, possano assumersi la responsabilità e mostrare coinvolgimento nel raggiungimento degli obiettivi e implementarli.
Durante la preparazione del budget di vendita, dobbiamo impostare un piano preliminare in modo da poter allocare le risorse e gli sforzi necessari per vendere i prodotti, aumentare la base di clienti e i territori. Eventuali revisioni nel budget possono essere identificate nel budget di vendita iniziale in modo che il responsabile delle vendite possa fornire un budget realistico con la massima efficienza. Devono inoltre essere identificate deviazioni in ciascuna fase di sviluppo del budget di vendita.
Poiché il budget viene preparato prendendo input da tutti i livelli della gerarchia, l'intero team collaborerà per realizzarlo. In caso di guasto, il responsabile delle vendite dovrebbe disporre di punti di controllo per mantenere il budget in pista. Potrebbe anche includere alcuni fattori motivazionali come premi, elogi pubblici e riconoscimenti nel budget, che motiveranno i dipendenti ad avere un atteggiamento positivo, con conseguente raggiungimento degli obiettivi di budget.
Vendere il budget di vendita al top management
Dovrebbe esserci uniformità tra i budget forniti dalle diverse divisioni. L'Alta Direzione Commerciale e Marketing dovrebbe proporre il Budget che anticipa le sfide future ed è competitivo, insieme alla proposta presentata dai Responsabili delle altre divisioni
Ogni divisione richiede solitamente fondi aggiuntivi e quindi potrebbe esserci una deviazione dal budget di vendita. Queste deviazioni dovrebbero essere affrontate dai responsabili delle vendite e dovrebbero giustificare ogni deviazione nei loro budget, poiché influenzerebbero la percentuale di profitto. In altre parole, dovrebbe esserci spazio per deviazioni anche nel budget di vendita.