メールのエチケット
電子メールは、安価でありながら非常に効果的なビジネスコミュニケーションツールの形式として広く使用されています。電子メールのアーカイブと取得が簡単であるため、電子メールの印刷はめったに行われず、ソフトコピーが使用されます。その人気の理由は、CEOから管理人まで組織内の誰もが使用できるアクセスのしやすさです。
電子メールは、十分に提示され、読みやすく、専門的に適切な方法で情報を伝達するための効率的な方法です。多くの人が、不完全なものから理解できないものまでの範囲の標準以下の電子メールを転送する理由として、時間の不足を挙げています。
多くの人が電子メールをテキストメッセージと間違えます、または少なくとも電子メールを書くことへの彼らのアプローチはそう示唆します。テキスト会話とメールの書き方の違いについて話し合いましょう。テキストメッセージの会話では、2人が情報を交換し、詳細を共有し、訂正を提供し、迅速なやり取りの方法で説明を求めることができます。
これと比較して、電子メールは、仕事に応じて、1日に20〜200通の電子メールを受信する可能性のある専門家によって読み取られます。彼らは何度も何度も会話をしたり、詳細を尋ねたりする時間がありません。彼らは、電子メールの内容を理解し、指示を読み、情報を処理し、タスクを完了し、受信ボックスの「未読」セクションを空にしたいだけです。
Keeping this in mind, let us discuss some tricks to write effective emails −
- メッセージを計画します。
- 件名を使用して、読者の注意を引きます。
- メッセージは短く明確にしてください。
- メッセージ全体を小文字で入力しないでください。
- メッセージを送信する前に校正し、説明責任を負います。
- 怒っている間にメールを送信する前に、クールダウンするのに数分かかります。
- メッセージを大文字で入力しないでください。首都は叫んでいると見なされます。
In certain cases, emails may not be suitable. Prefer to call someone when −
- 個人情報、機密情報、または機密情報について話し合う必要があります。
- あなたは悪い知らせをするつもりです。
- あなたのメッセージは複雑で、言葉遣いで意味が失われる可能性があります。
- 早急な対応が必要です。
電子メールの法的リスク
電子メールは多くの職場で好まれるコミュニケーション手段であり、これは機密情報となる可能性のある多くの情報を運ぶことを意味します。多くの企業は、電子メールをどのようにフレーム化するか、どのような種類の電子メールを誰に転送するかについて、人々を広範囲にトレーニングしています。
電子メール内の情報のセキュリティと機密性は、送信者と受信者の両方の共同責任です。企業には、ドキュメントとその内容を保護するための厳格なガイドラインがあります。電子メールの誤用を防ぐために最も一般的に従うガイドラインのいくつかについて説明しましょう。
You and your company will be held liable for numerous legal suits if −
- 不快なコンテンツを含むメールを送信または転送します。
- ウイルスを含む添付ファイルを送信します。
- 送信者のメールを許可なく他の人に転送します。
- 他人のメールを偽造したり、他人のアカウントからメールを送信したりしようとします。
- 電子メールを送信するときに、受信者から身元を隠そうとします。
- 他人のメッセージを無断でコピーします。
正式な電子メールの要素
私たちのほとんどは、文法上の間違いを含む可能性のある非公式の電子メールを友人に送信しますが、同僚に手紙を書くとき、特に良い印象を与えたいときは、今回はもっと注意深く外交的にする必要があるため、同じことは当てはまりません。メールの正しい形式に関する一般的なヒントを次に示します-
Background−すべての電子メールにデフォルトの白い背景を使用する必要があります。色付きの背景、またはスクロールデザインは、専門的ではなく、気が散るようです。
Font −推奨されるフォントは、Times New RomanまたはArial、フォントサイズ-12です。
Font Color −フォントはネイビーブルーまたはブラックのみにする必要があります。
Contact Details−署名欄には、氏名、名称、メールID、連絡先番号、会社のロゴ、連絡先などの正式な連絡先情報を記載する必要があります。個人的な発言は避けるのが最善です。
First Name and Surname−メールの本文で使用されているのと同じフォントで、2つのフォントサイズだけ大きいフォントで記載する必要があります。名前の筆記体フォントはお勧めしません。
(To be mentioned in the same font and size as body of the email)
- Designation
- Department
- 会社名と住所
- ランドマークと郵便番号
- 連絡先番号
- 電子メールアドレス
- 会社の電話番号
- 会社のFAX番号
- 会社のURL
- Disclaimer