ビジネスマナー-ドキュメントの作成

執筆の対象読者を特定したら、読者が必要と考える可能性のある情報を予測し、執筆時にその情報をドキュメントに含めるようにしてください。それは、「WH質問」を自問することによって行うことができます。

  • Answer the WH questions−「誰?何?どうして?どこ?いつ?誰?どうやって?" 執筆の内容についてあなたに有利なスタートを与えるでしょう。

  • Determine the Start and Finish−トピックに関して考えられるすべてのアイデアを収集した後、それらを調べて、この記事で意味をなさないいくつかのアイデアを拒否することができます。その後、それを読むことに最大の影響を残すアイデアを見つけて、それを記事の冒頭に置きます。最後には、すべてのアイデアを明確かつ鮮明に要約するアイデアが必要です。

  • Get a Second-Person Opinion−提出する前に、必ず誰かにあなたの書いたテキストをチェックしてもらってください。これは、レビューに客観的な二人称の視点を与え、あなたの感情や耽溺が邪魔になるのを防ぎます。コンテンツが機密であり、共有されない場合は、これを行わないでください。

  • Discuss Suggestions and Include Improvements −友達がいくつかの変更を提案したら、関連すると思われる変更を実装します。

フローの開発

多くの人が非常に興味深いアイデアを持っており、それを紙に書くことさえできます。残念ながら、彼らの読者層は特定の段階を超えて拡大することはありません。これは、文章が上手で考えがきちんと書かれていても、適切な単語の選択がなかったか、「つぼみに挟む」などのことわざが使われていたため、読者には理解できないかもしれません。

校正と文章の改訂を行う際に覚えておくべき15のことについて話し合いましょう-

明快さ

  • あなたの文章は最初の読会で理解されなければなりません。専門用語、なじみのない言葉、正式な言葉は避けてください。

正式対 モダン

  • 小切手を受け取ったのに対して、支払いは適切に記録されています。
  • ここに添付vs.添付を見つけてください

あいまいさを避ける

  • 二重の意味を持つ単語や読者を混乱させる文章は避けるべきです

  • 魚を食べたキランはカランに話しかけた。(誰が魚を食べましたか?)

口語表現を避ける

  • 一言で言えば対要するに
  • この日と時代対今日、現在

多くの単語を使用しないでください

  • イベントの前と前
  • この時点と現在

不必要な繰り返しを避ける

  • 絶対に必要
  • 一緒に組み合わせる

関連情報のみを含める

  • 不要な背景情報は省略してください。
  • 文章は短くシンプルにしてください–17語以下。

完全

読者が必要とするすべての情報が含まれていることを確認してください-

  • WHO?何?どこ?いつ?どうして?どうやって?

正しさ

人や場所の名前の文法やつづりの正確さを確認してください。

  • 彼はそれをした対彼はそれをした。
  • 色が薄くなっているのに対して、色が薄くなっています。

スペルチェックに頼らないでください

  • 「no / on」、「then / than」、「quite / quiet」、「lose / loose」と入力してもエラーは表示されません。

具体性

具体的な詳細を記入してください。

  • あなたの投資計画は高い関心を獲得します。
  • あなたの投資計画は8%の利子を獲得します。

説得力のある

信頼できる言葉を使用してください。誇張や誇張表現は避けてください。

  • 常に対通常
  • 決して対めったに

礼儀

文章にマナーを表示します。悪いニュースを伝えるときは受動態を使用して、否定的な倍音を避けます。例えば、

  • 契約書に記載されている条件に同意することはできません。
  • 利用規約に関するいくつかの議論を行う必要があります。

読者を念頭に置いて書く

  • 性差別主義者-会長、実業家
  • 軽蔑-'もちろん'、 '明らかに'

箇条書きの使用

  • 簡単で明確な方法でメッセージを伝えます。
  • 最も重要な情報を強調表示します。