15 rzeczy do zapamiętania na piśmie

Teraz, gdy nauczyłeś się, jak uporządkować swoje myśli i ułożyć swoje pomysły w kolejności, nauczmy się, jak sprawić, by Twoje teksty wyglądały na bardziej profesjonalne i wyraźne.

Wiele osób ma bardzo ciekawe pomysły i udaje im się nawet przelać je na papier. Jednak ich czytelnictwo nie wykracza poza określony poziom, mimo że ich pisarstwo jest dobre, a myśli zostały odpowiednio wspomniane. Dzieje się tak dlatego, że w ich pismach brakuje odpowiedniego doboru słów, a może posłużono się przysłowiem typu „szczypanie w zarodku”, którego czytelnicy mogą nie rozumieć.

Omówmy 15 rzeczy, o których powinieneś pamiętać podczas korekty i poprawiania swoich tekstów -

Clarity

Twoje pismo musi być zrozumiane przy pierwszym czytaniu. Unikaj żargonu technicznego, nieznanych słów lub języka formalnego.

Formal vs. Modern

Płatność została należycie odnotowana vs. otrzymaliśmy Twój czek.
W załączeniu vs. proszę znaleźć w załączeniu

Avoid ambiguity

Należy unikać słów o podwójnym znaczeniu lub zdań, które mylą czytelników -
Po zjedzeniu ryby Kiran rozmawiał z Karanem. (Kto miał rybę?)

Avoid colloquialisms

W skrócie vs. w skrócie
W dzisiejszych czasach vs. dzisiaj, obecnie

Avoid using many words

Przed wydarzeniem vs. przed
W tym momencie vs. teraz

Avoid unnecessary repetition

Absolutnie niezbędna
Połącz razem

Include only relevant information

Pomiń niepotrzebne informacje podstawowe.
Zdania powinny być krótkie i proste - maksymalnie 17 słów.

Completeness

Sprawdź, czy uwzględniono wszystkie potrzebne informacje -
WHO? Co? Gdzie? Gdy? Czemu? W jaki sposób?

Correctness

Sprawdź poprawność gramatyki i pisowni nazw osób i miejsc).
Zrobił to, a on to zrobił.
Jego kolor wyblakł, a jego kolor wyblakł.

Don’t Rely on Spell Check

Wpisanie „nie / wł.”, „Wtedy / niż”, „cicho / cicho”, „stracić / stracić” nie spowoduje wyświetlenia błędów.

Concreteness

Podaj szczegółowe informacje.
Twój plan inwestycyjny zyska duże zainteresowanie.
Twój plan inwestycyjny zarobi 8% odsetek.

Convincing

Używaj wiarygodnego języka. Unikaj przesady i superlatywów.
Zawsze vs. zwykle
Nigdy vs. rzadko

Courtesy

Podczas pisania okazuj dobre maniery. Do przekazywania złych wiadomości należy używać głosu biernego, aby uniknąć negatywnych podtekstów.
Nie możemy zgodzić się na warunki określone w umowie.
Trzeba będzie przeprowadzić dyskusję dotyczącą warunków.

Write with the reader in mind.

Seksista - prezes, biznesmen
Łaskawość - „oczywiście”, „oczywiście”

Using Bullet Points

Przekazuje Twoją wiadomość w łatwy i jasny sposób
Podkreśla najważniejsze informacje.