Projektowanie danych wejściowych / wyjściowych i formularzy
Projekt wejścia
W systemie informacyjnym dane wejściowe to surowe dane, które są przetwarzane w celu uzyskania wyniku. Podczas projektowania danych wejściowych programiści muszą wziąć pod uwagę urządzenia wejściowe, takie jak PC, MICR, OMR itp.
Dlatego jakość danych wejściowych systemu determinuje jakość wyjścia systemu. Dobrze zaprojektowane formularze i ekrany wprowadzania danych mają następujące właściwości -
Powinien skutecznie służyć określonym celom, takim jak przechowywanie, rejestrowanie i odzyskiwanie informacji.
Zapewnia prawidłowe wykonanie z dokładnością.
Powinien być łatwy do wypełnienia i nieskomplikowany.
Powinien skupiać się na uwadze użytkownika, spójności i prostocie.
Wszystkie te cele są osiągane dzięki znajomości podstawowych zasad projektowania dotyczących -
Jakie dane wejściowe są potrzebne do systemu?
Jak użytkownicy końcowi reagują na różne elementy formularzy i ekranów.
Cele projektowania danych wejściowych
Cele projektowania danych wejściowych to -
Projektowanie procedur wprowadzania i wprowadzania danych
Aby zmniejszyć głośność wejściową
Projektowanie dokumentów źródłowych do przechwytywania danych lub opracowywanie innych metod gromadzenia danych
Projektowanie rekordów danych wejściowych, ekranów wprowadzania danych, ekranów interfejsu użytkownika itp.
Stosowanie kontroli walidacji i opracowywanie skutecznych kontroli wejściowych.
Metody wprowadzania danych
Ważne jest zaprojektowanie odpowiednich metod wprowadzania danych, aby zapobiec błędom podczas wprowadzania danych. Metody te zależą od tego, czy dane są wprowadzane przez klientów w formularzach ręcznie, a później wprowadzane przez operatorów wprowadzania danych, czy też dane są wprowadzane bezpośrednio przez użytkowników na komputerach PC.
System powinien zapobiegać popełnianiu błędów przez użytkownika poprzez:
- Przejrzysty projekt formy dzięki pozostawieniu miejsca na czytelne pisanie.
- Jasne instrukcje wypełniania formularza.
- Przejrzysty projekt formy.
- Zmniejszenie liczby naciśnięć klawiszy.
- Natychmiastowa informacja o błędzie.
Niektóre z popularnych metod wprowadzania danych to:
- Metoda wprowadzania wsadowego (metoda wprowadzania danych offline)
- Metoda wprowadzania danych online
- Formularze do odczytu komputerowego
- Interaktywne wprowadzanie danych
Kontrola integralności danych wejściowych
Kontrole integralności danych wejściowych obejmują szereg metod eliminowania typowych błędów wejściowych popełnianych przez użytkowników końcowych. Obejmują również kontrole wartości poszczególnych pól; zarówno pod względem formatu, jak i kompletności wszystkich danych wejściowych.
Ścieżki audytu dla wprowadzania danych i innych operacji systemowych są tworzone przy użyciu dzienników transakcji, które rejestrują wszystkie zmiany wprowadzane w bazie danych w celu zapewnienia bezpieczeństwa i możliwości przywrócenia w przypadku jakiejkolwiek awarii.
Projekt wyjściowy
Projektowanie wyjścia jest najważniejszym zadaniem każdego systemu. Podczas projektowania wyników programiści identyfikują typ potrzebnych wyników i biorą pod uwagę niezbędne elementy sterujące wyjściami i prototypowe układy raportów.
Cele projektowania wyników
Cele projektowania danych wejściowych to -
Opracowanie projektu wyjściowego, który służy do zamierzonego celu i eliminuje wytwarzanie niechcianych wyników.
Opracowanie projektu wyjściowego, który spełnia wymagania użytkowników końcowych.
Dostarczenie odpowiedniej ilości produktu.
Uformować wynik w odpowiednim formacie i skierować go do właściwej osoby.
Udostępnienie wyników na czas w celu podjęcia dobrych decyzji.
Przejdźmy teraz przez różne typy wyników -
Wyjścia zewnętrzne
Producenci tworzą i projektują zewnętrzne wyjścia do drukarek. Wyjścia zewnętrzne umożliwiają systemowi pozostawienie działań wyzwalających po stronie ich odbiorców lub potwierdzanie działań ich odbiorcom.
Niektóre z wyjść zewnętrznych są zaprojektowane jako wyjścia zwrotne, które są realizowane jako formularz i ponownie wchodzą do systemu jako wejście.
Wyjścia wewnętrzne
Wyjścia wewnętrzne są obecne w systemie i używane przez użytkowników końcowych i menedżerów. Wspierają kierownictwo w podejmowaniu decyzji i raportowaniu.
Istnieją trzy rodzaje raportów generowanych przez informacje zarządcze -
Detailed Reports - Zawierają aktualne informacje, które prawie nie są filtrowane ani generowane przez ograniczenia w celu ułatwienia planowania zarządzania i kontroli.
Summary Reports - Zawierają trendy i potencjalne problemy, które są kategoryzowane i podsumowywane, generowane dla menedżerów, którzy nie chcą szczegółów.
Exception Reports - Zawierają wyjątki, przefiltrowane dane do pewnego stanu lub standardu przed przedstawieniem ich kierownikowi, jako informacji.
Kontrola integralności wyjścia
Kontrola integralności wyjścia obejmuje kody routingu identyfikujące system odbierający oraz komunikaty weryfikacyjne potwierdzające pomyślne odebranie wiadomości obsługiwanych przez protokół sieciowy.
Raporty drukowane lub w formacie ekranu powinny zawierać datę / godzinę wydrukowania raportu oraz dane. Raporty wielostronicowe zawierają tytuł lub opis raportu oraz paginację. Wstępnie wydrukowane formularze zwykle zawierają numer wersji i datę wejścia w życie.
Projektowanie formularzy
Zarówno formularze, jak i raporty są produktem projektu wejścia i wyjścia i są dokumentem biznesowym składającym się z określonych danych. Główna różnica polega na tym, że formularze zawierają pola do wprowadzania danych, ale raporty służą wyłącznie do odczytu. Na przykład formularze zamówień, wnioski o zatrudnienie i kredyt itp.
Podczas projektowania form projektanci powinni wiedzieć -
kto ich użyje
gdzie zostaną dostarczone
cel formularza lub raportu
Podczas projektowania formularzy zautomatyzowane narzędzia projektowe zwiększają zdolność programisty do tworzenia prototypów formularzy i raportów oraz przedstawiania ich użytkownikom końcowym do oceny.
Cele dobrego projektu formy
Dobry projekt formy jest niezbędny, aby zapewnić:
Aby ekran był prosty, podając odpowiednią kolejność, informacje i wyraźne napisy.
Aby osiągnąć zamierzony cel, korzystając z odpowiednich formularzy.
Aby zapewnić prawidłowe wypełnienie formularza.
Aby zachować atrakcyjność formularzy za pomocą ikon, odwróconego wideo lub migających kursorów itp.
Aby ułatwić nawigację.
Rodzaje formularzy
Flat Forms
Jest to pojedynczy formularz odbitki przygotowany ręcznie lub maszynowo i wydrukowany na papierze. W przypadku dodatkowych kopii oryginału między kopiami umieszczane są kalki.
Jest to najprostsza i niedroga forma do projektowania, drukowania i reprodukcji, która zużywa mniej objętości.
Unit Set/Snap out Forms
Są to papiery z jednorazowym węglem przeplatanym w zestawy jednostkowe do pisania ręcznego lub maszynowego.
Węgle mogą być niebieskie lub czarne, o średniej intensywności gatunku standardowego. Ogólnie węgiel w kolorze niebieskim jest najlepszy do formularzy odręcznych, natomiast węgiel w kolorze czarnym jest najlepszy do użytku maszynowego.
Continuous strip/Fanfold Forms
Są to formularze złożone z wielu jednostek połączone w ciągły pasek z perforacjami pomiędzy każdą parą formularzy.
Jest to tańsza metoda do stosowania w dużych ilościach.
No Carbon Required (NCR) Paper
Używają papieru samokopiującego, który ma dwie chemiczne powłoki (kapsułki), jedną na wierzchu, a drugą na odwrocie kartki papieru.
Po wywieraniu nacisku obie kapsułki oddziałują na siebie i tworzą obraz.