Comunicação Eficaz - Barreiras

A comunicação, como aprendemos, é a tábua de salvação de uma organização. Um leve distúrbio no fluxo regular da comunicação, para baixo e para cima, horizontal e vertical, etc., pode custar caro para a organização.

A comunicação eficaz é de extrema importância em uma organização empresarial, a fim de fornecer as informações desejadas em tempo e com precisão para desenvolver o entendimento e o bom relacionamento interpessoal e interdepartamental. Como resultado, os esforços para alcançar os objetivos organizacionais podem ser feitos de forma coletiva, eficaz e eficiente.

O que são barreiras?

Barreiras referem-se a obstáculos ou obstáculos que impedem o movimento, fluxo e acesso de informações dentro ou fora de uma organização.

No léxico da comunicação, as barreiras referem-se a itens específicos que podem distorcer ou impedir a comunicação dentro de uma organização. Afeta a troca efetiva de idéias, pensamentos e informações.

Em suma, qualquer coisa que atrapalhe o processo de comunicação em qualquer nível é uma barreira para uma comunicação eficaz.

As barreiras podem ser originadas em qualquer ponto do processo de comunicação.

• Eles podem ser causados ​​pelo remetente.

• Eles podem ser encontrados na mídia de transmissão de mensagens.

• Eles podem surgir ao receber a mensagem.

• Pode haver problemas para o receptor compreender a mensagem, etc.

Vamos discutir brevemente as fontes dessas barreiras.

Barreiras causadas pelo remetente

O sucesso da comunicação de um determinado conteúdo depende substancialmente do remetente, pois é ele quem trabalha nos rascunhos e finaliza a mensagem a ser enviada. Ele / ela é o originador da comunicação.

O remetente precisa ser extremamente ao redigir ou executar a comunicação para evitar permitir barreiras no processo.

As barreiras geradas pelo remetente são as seguintes -

• Falta de conhecimento ou ideias insuficientes sobre o receptor.

• Atitude negativa ou falta de interesse pela mensagem; relutante em comunicá-lo.

• Negatividade em relação ao receptor.

• Escolha inadequada do canal ou meio de comunicação pelo remetente na transmissão da mensagem.

• Fraca capacidade de comunicação do remetente, como o uso de palavras impróprias e sonoras; erros gramaticais, verbosidade e uso indesejado de expressões idiomáticas, frases, jargões ou gírias, etc.

• Incapacidade de decidir o momento adequado para comunicar a mensagem.

• Indecisão na escolha do conteúdo da mensagem a ser comunicada; mata a eficácia da comunicação.

• Preconceito, ou seja, iniciar qualquer comunicação com um preconceito ou atitude sabe-tudo pode ser bastante prejudicial para o crescimento do processo de comunicação.

• Falta de preocupação com o feedback do receptor; impede a intenção da comunicação.

Barreiras na transmissão de mensagens

As barreiras relacionadas à transmissão de mensagens são as seguintes -

• Coisas que interferem na transmissão suave da mensagem são chamadas de barreiras na transmissão da mensagem.

A transmissão da mensagem é interrompida devido às seguintes barreiras -

Physical Barriers	Distortion- Ocorre quando o significado da mensagem é perdido durante a codificação e decodificação da mensagem. Distrações físicas também estão presentes, como iluminação precária, sentar desconfortável, sala anti-higiênica também afeta a comunicação na reunião
	Noise- Encontra-se no ambiente de comunicação e interrompe o processo de comunicação. O uso de alto-falantes interfere na comunicação
	Overflow of Information - Isso funciona como uma barreira quando o receptor não tem a capacidade de receber todas as informações e pode perder alguns pontos importantes ou interpretar mal o significado de toda a mensagem
Barriers from Message	A mensagem ou o assunto da comunicação é o fator chave para tornar uma comunicação eficaz um sucesso. A linguagem aí utilizada, as formulações, a precisão e o tempo contam muito para o sucesso da comunicação.
	Por exemplo, se a mensagem contiver muitos jargões e gírias ao se comunicar com alguém que nunca ouviu tal expressão, ela não será compreendida pelo destinatário.
	A falta de tempo adequado para redigir a mensagem escrita pode ter um efeito prejudicial sobre o conteúdo da mensagem. Por exemplo, se um supervisor solicitar um relatório imediatamente sem dar ao redator do relatório tempo suficiente para reunir as informações necessárias, isso resultará em conflito mensagem.
Channel Barriers	A escolha do canal apropriado e viável para a comunicação é de extrema importância na comunicação. Se o remetente escolher um canal de comunicação inadequado, a comunicação pode cessar.
	Canal pode ser palavra falada, palavra impressa, mídia eletrônica ou mesmo pistas não-verbais, como sinais, gestos, linguagem corporal, expressão facial, etc. Na linguagem da comunicação moderna, a palavra canal se refere principalmente à comunicação de massa, como jornal, rádio , televisão, telefone, computador, internet, aplicativos.
	Instruções detalhadas apresentadas por telefone, por exemplo, podem funcionar para ambos os comunicadores. As instruções devem ser colocadas em preto e branco e enviadas por correio, publicadas em jornais, etc.
Long communication chain	A comunicação provavelmente será afetada quando a mensagem comunicada passar por um longo canal de comunicação.
	Quanto mais longa a cadeia de comunicação, maior o erro. Se uma mensagem é transmitida por muitos receptores, a mensagem geralmente fica distorcida.
	No entanto, rede de comunicação eficaz com canal de comunicação forte e atualizado, essas barreiras podem ser eliminadas.

Problemas na Recepção

Vejamos agora os diferentes problemas encontrados na recepção de uma mensagem no processo de comunicação. Os problemas são os seguintes -

• O envio de uma mensagem é concluído quando o destinatário do outro lado a recebe, entende e envia o feedback desejado ao remetente.

• Se houver problemas em receber a mensagem, todo o propósito de enviar a mensagem será anulado.

• A mensagem é o veículo para o remetente compartilhar sentimentos, pensamentos e idéias. É a maneira como as imagens mentais do emissor são transmitidas ao receptor.

• A mensagem pode ser imediatamente clara e compreendida, ou obscura e enganosa, dependendo de quão bem todos os componentes no processo de comunicação foram considerados e acomodados.

• O significado da mensagem é o que o receptor atribui a ela. Se o remetente tem uma imagem e percepção da mensagem diferente da do receptor sobre a mensagem enviada, a intenção da mensagem é distorcida.

• Na verdade, um dos maiores desafios da comunicação é garantir que o significado pretendido pelo remetente seja o mesmo que o destinatário atribui à mensagem quando ela é recebida.

Fatores que criam problemas na recepção

• Canal de comunicação deficiente através do qual a mensagem é recebida.

• Problemas técnicos associados aos meios de comunicação.

• Não usar algumas ferramentas comuns para análise de problemas de comunicação.

• Falta de linguagem e habilidades semânticas por parte do destinatário.

Problemas na compreensão do receptor

O receptor na cadeia de comunicação é tão importante quanto o remetente. A compreensão do receptor da mensagem conforme desejado pelo remetente é o objetivo básico do envio da mensagem.

No entanto, às vezes surgem problemas para o receptor compreender a mensagem. A incapacidade de compreensão por parte do receptor leva ao desenvolvimento de preconceitos na mente do remetente. Isso acontece devido aos seguintes fatores.

Lidando com as barreiras para uma comunicação eficaz

As barreiras na comunicação não apenas prejudicam a intenção da mensagem, mas também, a longo prazo, afetam o bom funcionamento e o crescimento da organização. Diz-se com razão que a comunicação é a corda de salvamento de uma organização empresarial, independentemente do tamanho e do alcance desta.

Lidar com as barreiras na comunicação deve receber prioridade máxima, para que haja uma comunicação contínua e imperturbável dentro e fora da empresa.

Em nossas seções subsequentes, veremos como lidar com as diferentes barreiras à comunicação.

• Como lidar com as barreiras na comunicação não verbal e verbal.

• Como lidar com as barreiras na comunicação escrita.

Como lidar com as barreiras na comunicação não verbal?

Lidar com as barreiras na comunicação não verbal não é tão fácil quanto parece. Caso as habilidades não-verbais de alguém sejam fracas, ele / ela pode estar enviando mensagens erradas ou negativas para o outro.

A seguir estão as saídas para lidar com as barreiras na comunicação não verbal -

• A comunicação não verbal é considerada um dado adquirido em conversas cara a cara, mas comunicar é mais do que falar e ouvir. São esses elementos não-verbais de comunicação que podem fornecer muitas informações e podem ser um meio importante de aprendizagem.

• Estabelecer contato visual direto com a (s) pessoa (s) do outro lado; não apenas aumenta o seu nível de confiança, mas também fornece aos outros o conforto necessário para se comunicarem com você.

• Tenha uma expressão facial como um rosto sorridente; ele cria um ambiente amigável e agradável entre você e o (s) ouvinte (s).

• É importante lembrar que nos comunicamos com nosso corpo e também com nossa voz. ExperimentarNOT TO envolva-se em gestos que irão distrair o público, como -

  • Torcendo as mãos (por causa do nervosismo)

  • Mantendo as mãos nos bolsos

  • Ritmo nervoso

  • Sem se mover

  • Apoiado em um pódio durante toda a apresentação

  • Gesticulando constantemente com uma caneta e / ou lápis

  • O hábito de embaralhar seus papéis ou clicar em uma caneta

  • Manter os braços cruzados (pode indicar atitude defensiva)

  • Riso impróprio (pode mostrar ansiedade)

Como lidar com as barreiras na comunicação verbal?

Agora aprenderemos como lidar com as barreiras na comunicação verbal.

Barreiras para uma escuta eficaz

As barreiras são uma ameaça ao sucesso de uma comunicação eficaz. Eles tornam a comunicação inacessível, ininteligível, matando assim a perspectiva de ser eficaz.

Quantas vezes sua mente vagou quando alguém estava lhe dizendo algo? Isso geralmente acontece quando o assunto em discussão não lhe interessa. Às vezes, a conversa pode ser muito longa e tediosa.

Às vezes, o tópico da discussão pode ser interessante, mas o falante não consegue chamar sua atenção, ou você pode não ser capaz de compreender devido à falta de conhecimento do tema ou do vocabulário ou linguagem do falante.

Deve haver motivação e interesse em uma conversa para ser capaz de ouvir com eficácia. No entanto, mesmo que haja motivação e interesse, pode haver algumas barreiras que afetam nossa capacidade de ouvir bem.

Discutiremos as barreiras para uma escuta eficaz em nossas seções subsequentes.

Barreiras Lingüísticas / Semânticas

Esta é uma das barreiras mais comuns para ouvir. Os alunos de um idioma normalmente enfrentam esse tipo de barreira.

Vocabulário Não Familiar

As palavras usadas pelo orador podem não ser familiares para você. O orador pode usar palavras e jargões difíceis. Como resultado, você não consegue compreender o que o orador diz.

Elementos da fala conectada

O alto-falante é muito rápido. Existem muito poucas pausas e ritmos que podem não ser familiares para você. Você falha em reconhecer palavras familiares por causa de contrações, reduções, ligações. Por exemplo, o locutor diz: “Eu grito” e você ouve “sorvete”.

Incapaz de prever, adivinhar e interpretar o significado do contexto

Uma pessoa que presta atenção à estrutura do som reconheceria que um "Idrankitfirst" falado rapidamente pode significar "Eu bebi primeiro" ou "Eu classificaria primeiro." Você deve ser capaz de reconhecer se é “Eu bebi primeiro” ou “Eu classificaria primeiro” no contexto. Às vezes, o falante sugere algo, mas não o expressa abertamente. “Isso é tudo, obrigado” é uma forma educada e indireta de dizer a alguém que você não precisa mais dos serviços deles, em vez da mais direta 'Você pode sair agora'. Você adivinha o significado a partir do contexto, embora o falante não expresse abertamente o que deseja.

Obtenha palavras, mas perca ideias

Você perde o controle se se concentrar em cada palavra que o orador diz, especialmente se precisar fazer isso por um longo período. Como resultado, você pode entender o significado de quase todas as palavras, mas não entende a essência. Você não distingue as informações importantes das sem importância.

Barreiras Sócio-Culturais

As barreiras socioculturais também dificultam a escuta eficaz.

Fundo Cultural Diferente

O sotaque do locutor e a pronúncia das palavras não são familiares para você devido à diferença de culturas entre você e o locutor.

Assunto desconhecido

O assunto pode não ser familiar para você porque você não está familiarizado com uma cultura específica ou não conhece o estilo de vida de uma sociedade específica.

Barreiras Psicológicas

Nesta seção, discutiremos as diferentes barreiras psicológicas para uma escuta eficaz

Formar opiniões e tirar conclusões antes de ouvir

Não é uma má ideia saber o propósito de sua escuta. Mas você pode formar opiniões sobre o palestrante antes mesmo de ele falar.

Você pode fazer suposições sobre o assunto a ser falado e tirar conclusões antes mesmo do palestrante falar. Isso pode bloquear sua mente e, como resultado, você não será capaz de ouvir.

Falta de interesse no assunto

Você pode não ouvir se não tiver nenhum interesse no tópico do palestrante.

Incapacidade de prestar atenção

Sonhar acordado e uma mente divagante podem impedi-lo de ouvir.

Preconceito

Você pode se recusar a ouvir algo, o que vai contra suas idéias e crenças. Você ouve apenas o que deseja ouvir.

Barreiras físicas

Barreiras físicas também impedem uma escuta eficaz. Vamos ver quais são essas barreiras físicas.

Arredores barulhentos

O ambiente pode ser muito barulhento, o que pode afetar a audição.

Distância física

Você pode estar muito longe do alto-falante ou muito perto dele para conseguir ouvir claramente.

Como lidar com barreiras na comunicação escrita

A comunicação escrita ineficaz pode destruir tudo o que é justo pretendido no conteúdo da mensagem. Pode impedir o candidato de conseguir o emprego dos seus sonhos, uma promoção, pode cancelar um negócio e pode prejudicar a imagem de uma organização.

As barreiras na comunicação escrita distorcem inteiramente o conteúdo da mensagem enviada e resultam em falha na comunicação.

Portanto, é essencial lidar com a barreira da comunicação escrita para garantir que uma comunicação eficaz seja estabelecida.

A seguir estão as maneiras necessárias para lidar com essas barreiras.

Pessoas certas

• Pessoas que são adeptas da linguagem falada e escrita devem ter prioridade máxima no momento do recrutamento em qualquer organização.

• O treinamento adequado para melhorar as habilidades de comunicação eficazes dos recém-chegados e também dos funcionários existentes deve ser assegurado regularmente.

• As pessoas que elaboram o conteúdo da comunicação devem ser bem versadas na linguagem falada e escrita.

Linguagem certa

• Simplicidade, lucidez e correção devem ser enfatizadas em toda a comunicação escrita organizacional.

Apresentação Correta

• Faça sua apresentação ou redação quase sem erros.

• Evite encher a mensagem com erros bobos como 'solto' no lugar de 'perder'; 'lá' no lugar de 'deles'; 'também' em vez de 'para' etc. Sempre edite e verifique a ortografia do conteúdo antes de sua finalização.

Conteúdo certo

• Concentre-se no que a mensagem realmente pretende comunicar; evite perder tempo com o tópico para correspondência.

• O conteúdo deve ser preciso, curto e significativo.

Seqüência Correta

• A mensagem escrita deve ser escrita em sequência, denotando o significado adequado e a ordem do assunto nela apresentado.

Canal Direito

• Considerando o conteúdo e o tempo da mensagem, o comunicador deve escolher o canal mais adequado para transmitir a mensagem.

• Se for confidencial ou contiver alguma informação sensível, deve ser enviada por meio que ofereça maior segurança, por exemplo, e-mail criptografado.

Feedback correto

• O feedback impróprio ou errado anula o propósito da mensagem enviada. Isso resulta em falha de comunicação.

• Portanto, a mensagem deve ser redigida da maneira desejada e enviada por meio do canal apropriado, de forma a garantir um feedback precoce do destinatário.

Comunicação Eficaz - Elementos de Comunicação Insuficiente

A falta de comunicação eficaz dentro e fora de uma organização empresarial é denominada comunicação deficiente. Afeta o fluxo livre de ideias, a produtividade dos funcionários, a cooperação da equipe, a inovação e, em última instância, perturba a eficiência geral dos recursos humanos da organização.

Elementos de comunicação deficientes são encontrados em todos os tipos de comunicação. Aprendemos sobre essas barreiras em nossos capítulos anteriores.

Razões para má comunicação

O fluxograma fornecido abaixo mostra as diferentes razões para a má comunicação -

Além disso, a falta de comprometimento da força de trabalho, equipe inexperiente, sentimento de medo e insatisfação, incompetência inconsciente entre os funcionários e gestores também podem resultar em má comunicação.

Consequências da má comunicação

A comunicação deficiente pode ter um efeito desastroso na força de trabalho e também na produtividade e eficiência geral da organização.

A seguir estão algumas das consequências da má comunicação em organizações empresariais.

• A incapacidade por parte do destinatário de entender a mensagem leva à confusão e mal-entendidos.

• A comunicação deficiente afeta a concentração do ouvinte na comunicação oral que anula o significado da mensagem.

• A comunicação deficiente resulta em ambiguidade que distorce o conteúdo da mensagem ou das palavras faladas.

• A comunicação deficiente resulta em ambiguidade que distorce o conteúdo da mensagem ou das palavras faladas.

• Isso leva a uma ação incompleta, pois o conteúdo da mensagem enviada ou falada não é compreendido pelos destinatários.

• A comunicação deficiente entre a empresa e os clientes afeta as vendas e, em última análise, dificulta o crescimento da empresa.

• A comunicação deficiente entre a gerência e o funcionário pode levar à desmotivação e afetar a produtividade geral. Os funcionários ficam indispostos a trabalhar com gerentes que se comunicam mal.

• A comunicação deficiente entre a gerência e o funcionário pode levar à desmotivação e afetar a produtividade geral. Os funcionários deixam de querer trabalhar com os gerentes que são péssimos comunicadores.

• A perda de horas de trabalho conforme as instruções fornecidas e as mensagens enviadas estão além do alcance dos destinatários ou dos funcionários.

• A comunicação deficiente geralmente leva à frustração dos funcionários de uma organização.

• As pessoas podem se sentir excluídas se a comunicação não for aberta e eficaz.

• A comunicação deficiente pode levar a muitos tipos de conflitos, o que elimina a perspectiva de crescimento e prosperidade organizacional.

Resumo

• A comunicação, como aprendemos, é a tábua de salvação de uma organização. Um leve distúrbio no fluxo regular da comunicação, para baixo e para cima, horizontal e vertical, etc., pode custar caro para a organização.

• Barreiras referem-se a obstáculos ou obstáculos que impedem o movimento, fluxo e acesso de informações dentro ou fora de uma organização.

• Existem diferentes fontes de barreiras -

  • Barreiras causadas pelo remetente

  • Barreiras na transmissão de mensagens

  • Problemas na Recepção

• As barreiras para uma escuta eficaz são -

  • Barreiras Lingüísticas / Semânticas

  • Barreiras Sócio-Culturais

  • Barreiras Psicológicas

  • Barreiras físicas

• Maneiras de lidar com as barreiras na comunicação escrita -

  • Pessoas certas

  • Right language

  • Right presentation

  • Right content

  • Right sequence

  • Right channel

  • Right feedback

• Lack of effective communication across and beyond a business organization is termed as poor communication.

• Poor communication can have disastrous effect on the workforce and also on the overall productivity and efficiency of the organization.