Coaching de Assistente Executivo - Guia Rápido

Verdade seja dita, o trabalho de Assistente Executivo não vem com o dinheiro e glamour habituais, o que é um grande incentivo para quem quer fazer carreira tendo relações com os ricos e as pessoas de sucesso. No entanto, é exatamente assim que esse tipo de perfil de trabalho aparece para um estranho.

O trabalho de um Assistente Executivo é muito mais - é dar um apoio valioso a uma pessoa e sua organização, o que torna o trabalho de um Assistente Executivo único. Para que qualquer indivíduo tenha sucesso nessa carreira, é necessário praticar por muito tempo as habilidades únicas associadas a esse perfil. Este trabalho nem sempre é fácil e divertido como pode parecer, mas a experiência pode ser gratificante.

Espera-se que os assistentes executivos se coordenem com vários membros da equipe e supervisionem todas as funções administrativas cruciais como parte de seu apoio diário ao chefe. Sua função é garantir que seu gerente aproveite ao máximo seu tempo, enquanto o trabalho e as responsabilidades são realizados de maneira eficiente.

Esses Assistentes Executivos ajudam a criar valor para o negócio, apoiando seus gerentes e facilitando seu trabalho. Eles agem como organizadores de seus chefes. Eles lembram de compromissos, coordenam com equipes e sincronizam eventos, para que as tarefas sejam tratadas de forma sistemática.

O trabalho de um Assistente Executivo vem com muitos desafios e muitas oportunidades de carreira. É um trabalho saudável, no sentido de que não há "escolha e escolha" nele. O bom vem com o ruim neste trabalho, e enquanto alguns acharão isso fascinante e desafiador, outros podem entendê-lo mal como um trabalho enfadonho e tedioso.

São inúmeros os casos de Assistentes Executivos que amam tanto seu trabalho que desejam permanecer Assistentes Executivos até o dia de sua aposentadoria. Eles vêem o trabalho de um Assistente Executivo como uma recompensa que sentem que merecem por serem excelentes em suas habilidades de gestão de pessoas.

Dependendo da maneira como você aborda o trabalho, muito auxiliado por sua experiência anterior de trabalho administrativo, você encontrará muitos pontos positivos neste trabalho que podem fazer a carreira de alguém crescer mais rápido do que qualquer outra plataforma possível. Esse é o único trabalho que te dá a oportunidade de trabalhar com os donos do negócio, o que não é ruim para quem quer ter um alto crescimento na carreira, não é?

O mais importante em ser um Assistente Executivo é um forte compromisso com o trabalho. Em outras palavras, é preciso haver um forte desejo de sucesso. Como candidato, a pessoa deve estar disposta a melhorar constantemente seu desempenho e agregar novas habilidades.

As demandas da posição sempre mudam com o advento de novas tecnologias e práticas de negócios, portanto, os Assistentes Executivos devem ser adaptive, flexible and inquisitive. Muito do suporte que um Assistente Executivo fornece é quase invisível, pois ele trabalha sem qualquer supervisão, portanto, não há relatórios de desempenho que um assistente precise apresentar.

O único parâmetro de seu desempenho é a maneira como tornam a vida mais fácil para seus chefes. Algumas de suas principais responsabilidades são fornecidas a seguir -

Mantê-los informados sobre todos os detalhes
Garantindo sua presença em todos os eventos importantes
Antecipando suas necessidades
Priorizando seu trabalho e outros compromissos
Gerenciando o fluxo de trabalho diário.

Além das responsabilidades acima mencionadas, no total, existem nove competências essenciais nas quais todo Assistente Executivo deve ser bom, que estão listadas abaixo -

Habilidades adaptativas

É flexível para mudanças e se ajusta de acordo.
Tem uma atitude positiva em relação ao trabalho, independentemente da natureza do trabalho.
Pode gerenciar e priorizar muitas prioridades conflitantes de uma maneira composta

Habilidades organizacionais

Sabe como aproveitar melhor o tempo.
Sabe como distribuir o tempo de acordo com as tarefas em mãos.
Sabe como utilizar o espaço do escritório e organizar a papelada.

Habilidades de gerenciamento de tarefas

Antecipar necessidades e atendê-las.
Garantir a conclusão de projetos cruciais dentro do prazo.
Equilibra muitas prioridades e projeta um fluxo de trabalho adequado.
Ser capaz de prever problemas e tomar ações preventivas.

Habilidades de comunicação

Ouve e trabalha ativamente para melhorar essas habilidades.
Escreve frases completas em uma linguagem profissional sem erros.
Fala com confiança e envia mensagens claras e de fácil compreensão.
Sabe como empregar habilidades orais e escritas para transmitir uma mensagem positiva.

Habilidades de atendimento ao cliente

Responde às perguntas em um comportamento oportuno e profissional.
Está ciente dos últimos desenvolvimentos sobre o negócio do cliente.
Interage de forma formal e profissional com clientes e colegas.

Habilidades de conceitos de negócios

Está ciente dos princípios fundamentais de negócios.
Conhece o comportamento organizacional e o demonstra.
Compreende a indústria geral e a operação comercial.

Habilidades de jogador de equipe

Gosta de ser considerado um membro competente da equipe.
Dá importância aos objetivos do grupo e participa de acordo.
Está disposto a ser um suporte de backup para outras pessoas que trabalham com o gerente.

Habilidades de computador / técnicas

Mostra proficiência no uso do equipamento de escritório padrão.
Mostra proficiência no uso de computadores, periféricos e acessórios.
Demonstra proficiência avançada ao se adaptar rapidamente a novas tecnologias.

Habilidades de julgamento

Exibe boas habilidades de tomada de decisão e julgamento justo.
Refere os problemas à autoridade apropriada quando necessário.
Funciona com eficácia independente de supervisão ou direção constante.

Essas nove competências essenciais não são fáceis de cultivar em questão de dias, então está claro agora que a lista de coisas que um Assistente Executivo deve fazer é exaustiva. O papel de um Assistente Executivo nunca é fácil; às vezes não há um momento de descanso. Nesses casos, é fundamental que a pessoa mantenha uma atitude positiva e foco inabalável no trabalho. Este trabalho é muito maior do que a soma de suas partes.

Existem três tipos de Assistentes Executivos, mas as diferenças nestes três tipos não dependem das responsabilidades do trabalho, mas sim das aspirações profissionais dos próprios assistentes. À medida que suas carreiras crescem e mudam, eles mudam entre essas três classificações.

O leitor pode levar algum tempo aqui e tentar adivinhar em qual categoria ele se encaixa. Ele é livre para adivinhar apenas a partir da maneira como interpretam os nomes dados a essas três categorias -

Climbers
Lifers
Partners

Alpinistas

Os escaladores são assistentes executivos que pensam no trabalho como seu “trampolim” para um maior sucesso no mundo dos negócios. Eles usam sua posição para aumentar o networking e subir a escada corporativa, de modo que possam progredir em suas carreiras dessa forma.

Este pensamento é um método experimentado e testado de aprender com o trabalho e ganhar com ele. Os assistentes conhecem as complexidades do trabalho, ganham fama e interagem com os principais líderes da empresa e do setor. Eles também têm uma oportunidade única na vida de apresentar suas ideias às pessoas que podem fazer a diferença.

Estilo

Os escaladores são muito voltados para a carreira, portanto, são pessoas naturalmente entusiastas. Eles gostam que suas ideias sejam ouvidas, por isso são oradores afirmativos. Eles tratam o trabalho como uma plataforma para consolidar sua imagem, construir uma reputação e serem notados. Eles não são muito leais nem ao trabalho nem aos empregadores.

Os escaladores têm mais foco e dedicação em suas carreiras, por isso prestam mais atenção em seus próprios objetivos. Eles não consideram o trabalho de assistente executivo um trabalho de longo prazo e pensam nele como uma escada para o crescimento profissional.

Motivação

Como são motivados por objetivos de carreira futuros, eles podem facilmente ir além do dever para melhorar suas chances de crescimento na carreira. Os escaladores precisam enviar uma mensagem clara ao chefe sobre suas ambições, para que ele possa lhes oferecer oportunidades ou, pelo menos, entender quando mudam de emprego.

Porém, o fato é que alguns gestores não gostam da idéia de recrutar um auxiliar, treiná-lo, prepará-lo, fornecer-lhe detalhes de negócios e rede profissional, apenas para perdê-lo para outro cargo, mesmo dentro da mesma empresa. Por isso, é sempre importante manter as expectativas claras e transparentes.

Lifers

Alguns Assistentes Executivos amam tanto seu trabalho que desejam permanecer Assistentes Executivos até o dia de sua aposentadoria. Eles não estão preocupados em seguir uma carreira diferente. Eles vêem o trabalho de um Assistente Executivo como uma recompensa que sentem que merecem por serem excelentes em suas habilidades de gestão de pessoas.

Lifers não quer mudar sua carreira ou empresa. A razão por trás disso pode não ser explicitamente apenas a lealdade para com seus clientes e empresa; eles podem ter perdido o apetite por uma carreira diferente, visto que ele está satisfeito com sua posição.

Estilo

Lifers vê sua posição do ponto de vista de uma escolha de carreira de longo prazo, pois eles gostam de seu trabalho o suficiente para mantê-lo até o futuro, e é por isso que sempre procuram ter um bom desempenho. No entanto, como procuram uma curva de carreira gradual em vez de um crescimento acentuado na carreira, estão menos motivados para exceder as expectativas.

Lifers gostam de ambientes previsíveis e evitam surpresas. Eles não são particularmente leais a seus gerentes, mas a seus próprios empregos. Se o gerente com quem trabalham há anos sair, eles podem continuar trabalhando para substituí-lo.

Motivação

Lifers são motivados pela estabilidade que vem com seus empregos. Eles não estão interessados em subir na escada corporativa, pois gostam do espaço em que suas vidas estão agora e adorariam persistir nisso até o final de suas carreiras. Eles gostam de consistência porque estão acostumados a uma carga de trabalho sistemática que vem com um certo grau de certeza.

Eles geralmente evitam assumir novas responsabilidades repentinamente, mas isso não significa que não estejam dispostos a assumir novas responsabilidades. Se as novas responsabilidades surgirem como um resultado natural, mas gradual, das tarefas que estão executando, eles as assumirão.

Sócios

Os Assistentes Executivos que se consideram parceiros de seus gerentes ou chefes têm uma postura mental positiva em relação ao trabalho e acabam se encontrando na melhor posição para crescer e desenvolver suas habilidades e carreira. Para eles, o trabalho é como uma colaboração, onde cuidam da coordenação e o executivo a quem reportam cuida do processo.

Este tipo de Assistentes Executivos pode trabalhar com eficiência no ambiente de trabalho certo, ou seja, um local de trabalho onde haja respeito mútuo e reconhecimento pelo trabalho em equipe e pelo esforço que os assistentes colocam. Esses assistentes veem o sucesso de seu gerente como resultado de um esforço colaborativo.

Estilo

Os parceiros têm um estilo fluido de comunicação com o executivo que auxiliam. Eles cruzam a hierarquia e muitas vezes fazem brainstorming e oferecem opiniões. Os parceiros apreciam quando recebem igualdade de condições e realmente funcionam em seu auge quando o gerente os trata como iguais, em vez de subordinados.

Quando trabalham juntos, o executivo e o assistente oferecem muitos objetivos mútuos e buscam como uma equipe. Isso os torna muito leais uns aos outros e, muitas vezes, esses assistentes acompanham seus gerentes, ou o gerente pede que se mudem com eles, quando mudam de empresa.

Motivação

Os parceiros são encorajados e motivados pelo fato de estarem dando uma contribuição importante para o trabalho que está sendo realizado. Eles se sentem conectados aos objetivos da empresa e sentem uma responsabilidade pessoal em sua função. Eles querem fazer contribuições importantes, fornecendo suporte excepcional.

Eles também são motivados pelo forte relacionamento entre eles e o gerente. O fato de seu chefe valorizar seus esforços e contribuição para o trabalho que está sendo feito corretamente os inspira a fazer melhor. Esses assistentes têm altos salários, pois funcionam não apenas como subordinados, mas também como o segundo cérebro do chefe.

Antes de passar para o próximo capítulo, reserve um tempo para considerar que tipo de Assistente Executivo você é e qual gostaria de ser. Não há acertos e erros aqui. Qualquer tipo de assistente é bom. No entanto, o tipo deve combinar com seu temperamento, atitude em relação ao trabalho e o tipo de objetivo de vida que você tem.

A maioria dos Assistentes Executivos inicia suas carreiras como Auxiliar Administrativo, a partir do qual são promovidos a designações superiores dentro da empresa. No entanto, isso não significa que um Assistente Executivo deva ter algumas habilidades especiais.

Na verdade, muitos funcionários com as habilidades certas tornam-se Assistentes Executivos, pois a experiência pode ser útil para muitos cargos na empresa.

Trabalhar como assistente administrativo não é apenas uma das maneiras mais enriquecedoras de ganhar experiência empresarial, mas também uma das mais eficazes. Como assistente administrativo, você pode obter um conhecimento valioso de como os negócios funcionam e quais redes podem ser usadas para promover sua carreira.

Como Assistente Executivo Administrativo, você irá -

Construa uma reputação de trabalhador, aprendizado rápido e artista dedicado.
Aprenda sobre os procedimentos padrão de escritório e operações comerciais.
Conhecer as pessoas importantes nos diferentes departamentos da empresa.
Conscientizar e ter uma ideia geral do ambiente de negócios.
Familiarizar-se com o fluxo de trabalho diário.
Comece a entender os ciclos de longo prazo do negócio.

Competências essenciais de um assistente executivo

Ao revisar a lista de nove competências essenciais que um assistente executivo deve ter, pode-se observar que essas habilidades não estão associadas a um cargo específico, mas a quase todos os cargos relacionados à gestão, especialmente aqueles que lidam com o público - como vendas ou Atendimento ao Cliente. As 9 competências essenciais são as seguintes -

Adaptability
Organization
Habilidades de comunicação
Antecipação Proativa de Necessidades
Judgment
Jogador da equipe
Serviço ao cliente
Habilidades de computador / técnicas
Conceitos de Negócios

Por isso, não é fácil conseguir o cargo de Assistente Executivo sem experiência anterior de trabalho administrativo. Para colocar todos os seus melhores talentos à frente, você pode se concentrar em como sua experiência é uma indicação de sua capacidade clara de atender aos requisitos do trabalho.

Para entender melhor este conceito, estaremos discussing two resumes -

Aquele cuja experiência de trabalho tem estado em constante progressão com níveis crescentes de responsabilidade com relação à experiência e
O outro de um indivíduo que começou a trabalhar em uma área completamente diferente, mas mudou e adotou uma forte trajetória de crescimento profissional.

Esta lista de empregos não administrativos mencionada abaixo também é considerada uma boa experiência para se tornar um Assistente Executivo -

Servidores em restaurantes
Associados de vendas
Receptionists
Salão / Spa, Fitness Associates
Teachers
Representantes do Serviço ao Consumidor
Assistentes Médicos

No próximo capítulo, consideraremos exemplos de currículos para um assistente executivo.

Os candidatos que tenham interesse em seguir a carreira de Assistente Executivo sem experiência ou conhecimento prévio de trabalho administrativo de escritório, precisam perceber que inicialmente o processo será muito mais difícil para eles. Eles podem ter que optar por alguns empregos não tradicionais no início, principalmente porque seus currículos podem não refletir a formação necessária. Isso geralmente faz com que os currículos sejam esquecidos; às vezes, até rejeitado.

Aqueles que desejam se tornar um Assistente Executivo devem tentar caminhos alternativos de networking, como amigos e familiares, para construir um currículo com considerável experiência de trabalho. O currículo deve refletir quais são suas habilidades reais, em vez de apenas o que o trabalho deseja que você seja. Tente mapear cada uma das nove competências necessárias para uma função específica que você mencionou em seu currículo.

Prepare-se extensivamente. Caso receba a ligação, você deve ter todos os detalhes necessários em mente durante a entrevista. Seja claro em suas intenções e abordagem e não tente se misturar e se tornar um tipo. Fique fiel ao que você é e apresente-se como um todo orgânico, que é muito mais do que a soma das partes explicadas no seu próprio currículo.

Compreendendo as responsabilidades

Para entender o que torna a posição de um Assistente Executivo Efetivo tão distinta e especial, precisamos primeiro entender o fato de que o cargo de “Assistente Executivo” vem com seus próprios desafios na forma de cenários únicos e desafiadores que ocorrem frequentemente.

O reconhecimento de todos os desafios e cenários únicos ajudará os candidatos a compreender melhor as demandas do trabalho e sua responsabilidade. Dito isso, o trabalho não tem apenas desafios. Ele tem sua parcela de benefícios únicos e raros que não vêm com outros perfis de trabalho; pelo menos não tão cedo nesta carreira.

Na linha direta de fogo

A função do Assistente Executivo é comunicar-se constantemente e diretamente com o chefe, mesmo que os outros funcionários raramente interajam com seus chefes. Isso fornece uma exigência diferente do trabalho, pois eles estão sempre na linha de fogo de seus chefes.

Se os Assistentes Executivos se deleitam com o sucesso de seus chefes, eles também lidam com a frustração de seus chefes. Os chefes esperam que seus assistentes dediquem tanto esforço e tempo quanto eles, o que deixa pouco tempo para a vida fora do trabalho.

Níveis de autoridade confusos

Mesmo que um assistente executivo aja em nome do gerente, as pessoas geralmente esquecem que são apenas o mensageiro, não o tomador de decisões. Isso faz com que os assistentes sejam tentados a fazer alterações diretamente ou inserir informações por conta própria, mesmo sem pedir à gerência.

Às vezes, eles começam a responder a perguntas que, idealmente, deveriam ser dirigidas ao chefe. O Assistente Executivo pode compartilhar suas entradas e sugestões com o chefe. No entanto, ele deve ter em mente que a responsabilidade sempre termina com o chefe.

A expectativa de saber tudo

Os próprios assistentes executivos admitem que, depois de trabalharem com um chefe por um longo período, ficam tão conectados que podem atender às necessidades do chefe. Isso pode ser possível quando se trata de estilo de vida e hábitos. No entanto, os chefes costumam confundir seus assistentes com uma pessoa do tipo “sabe tudo”.

Eles esperam que seu assistente seja capaz de ler sua mente, o que o torna complacente e menos comunicativo. Ele precisa entender que mesmo os assistentes mais experientes precisam de comunicação falada às vezes para resolver certas decisões.

Distância dos colegas de trabalho

Freqüentemente, os assistentes são considerados parte da equipe do gerente, mesmo que nem sempre seja esse o caso. Portanto, a percepção geral é que eles têm acesso a informações privilegiadas. Isso faz com que os colegas de trabalho sejam cautelosos em suas interações com os assistentes, pois eles sentem que cada palavra sua poderia ser informada ao chefe.

Os assistentes também devem saber que tudo o que disserem será considerado palavras do chefe. Portanto, eles devem evitar participar de fofocas ou boatos, pois tudo o que eles disserem será interpretado como “furo de reportagem”.

O papel de um intermediário

O papel mais difícil que um Assistente Executivo desempenha é o de intermediário. Este é um trabalho que ocupa a maior parte do tempo. Eles são como porteiros, que fornecem permissão seletiva para que as pessoas se encontrem com seu chefe e impedem que outros estranhos invadam o espaço pessoal de seu chefe e desperdiçem seu precioso tempo.

Isso pode render elogios de seu chefe, mas eles se tornam maus aos olhos de quem não consegue encontrar o chefe. Os assistentes muitas vezes se tornam substitutos do chefe em muitos casos, seja fazendo anotações ou fazendo suas perguntas nas reuniões.

Além dos desafios que vêm com o trabalho de um Assistente Executivo, também existem muitas vantagens exclusivas e oportunidades de carreira que são raras de encontrar em outras carteiras de trabalho.

Interação individual com o chefe

Embora estar constantemente em comunicação com o chefe tem sua cota de desafios, mas é uma bênção e uma maldição. No entanto, esse nível de discussão direta e transparente permite a oportunidade de saber exatamente quais questões estão na cabeça dos chefes, para que o assistente executivo possa fornecer um apoio e assistência forte e duradouro.

Junto com isso, o assistente tem a oportunidade de ouro de estudar como uma pessoa de sucesso pensa, comunica e influencia as decisões. Muito poucas posições permitem a oportunidade de uma interação direta e frequente com a fonte de inspiração.

Oportunidade de fazer várias tarefas diárias

Os assistentes estão acostumados a realizar uma grande variedade de tarefas, desde tarefas diárias até tarefas exclusivas, como participar de reuniões com clientes e planejar eventos.

Se o assistente gosta de fazer essas tarefas exclusivas, ele / ela descobrirá fazer mais delas. No entanto, se o assistente se sentir entediado, deve comunicar ao chefe que deseja fazer outra coisa. Freqüentemente, os chefes cumprem e fornecem novas tarefas.

Criando uma reputação na organização

Trabalhar diretamente com o chefe da organização apresenta a oportunidade de conhecer e conhecer os chefes de vários departamentos, o que por sua vez ajuda a construir uma boa presença e reputação.

Os Assistentes Executivos sabem que cada pessoa com quem eles interagem pode ser seu empregador no futuro. Por isso, procuram ser o mais cordial e profissional possível, para que possam estabelecer uma relação forte e duradoura com as pessoas com quem interagem e trabalham regularmente.

Quando um trabalho exige tanta discrição quanto o trabalho de Assistente Executivo, há toda a possibilidade de que as pessoas comecem a fazer conjecturas sobre a natureza real do trabalho. Muitas pessoas podem pensar que os assistentes são superestimados, enquanto outros pensam que são eles que comandam o programa de proxy.

É verdade que existem muitas responsabilidades não oficiais que acompanham o trabalho, então os Assistentes Executivos entendem que eles podem ter que conviver com alguns mitos em torno de seu trabalho.

Alguns dos mitos mais proeminentes foram mencionados abaixo.

Myth 1: “Executive Assistant” is just a Fancy Name for a Secretary

Reality- Embora as tarefas mais importantes de um Assistente Executivo sejam de natureza de secretaria, suas responsabilidades de trabalho geralmente dão a ele autoridade adicional para intervir como um alter ego em nome de seus chefes em reuniões e apresentações. Eles são considerados uma extensão natural de seus chefes.

Muitos executivos são completamente dependentes de seus assistentes para acompanhar seu progresso, trabalho e tarefas. Eles também contam com seus assistentes para novas idéias, perspectivas e outros pensamentos de brainstorming. Nestes casos, os assistentes também podem influenciar a tomada de decisão. Conseqüentemente, eles desempenham um papel fundamental no sucesso do executivo e na organização da qual fazem parte.

Myth 2: Being an Executive Assistant means being used and abused

Reality- O relacionamento que um Assistente Executivo compartilha com seu chefe é complicado e único. Os níveis de dependência que um chefe desenvolve de seu assistente podem converter o relacionamento de um acordo de “supervisor-subordinado” em uma parceria genuína.

Normalmente, o relacionamento entre um assistente e um executivo envolve o compartilhamento de detalhes importantes que são de natureza confidencial. Portanto, envolve um alto nível de confiança. O assistente está explicitamente envolvido no planejamento e precisa ser uma pessoa de alta integridade. Por causa dessa lealdade que esses dois compartilham, seus objetivos costumam ser definidos pelo sucesso um do outro.

O assistente enfrenta alguns dos maiores desafios simplesmente porque está gerenciando o executivo mais poderoso de todo o departamento, possivelmente a organização. Haverá muitos processos em execução paralelos entre si e espera-se que o assistente mantenha um registro de todos eles e forneça uma conclusão oportuna para todos eles.

A maioria dos líderes é intensamente movida por seus objetivos e visão, o que os torna bastante expressivos em suas opiniões. Isso geralmente leva ao estresse e temperamento explosivo. Os assistentes às vezes ficam sujeitos a tais explosões emocionais. No entanto, Assistentes Executivos experientes sabem que lidar com conflitos é uma parte padrão de qualquer trabalho e sabem como se comunicar com eficácia, mesmo em condições estressantes.

Myth 3: Executive Assistant is a poorly paid position with Little Opportunity

Reality- Um Assistente Executivo tem o mundo inteiro como sua ostra para falar. Ele / ela tem o privilégio de conseguir uma vaga em todos os departamentos importantes da organização. Pois é muito provável que ele / ela tenha oportunidades de carreira com as quais poucos podem sonhar. Isso é possível por causa de suas interações regulares com pessoas influentes em sua organização.

Trabalhar como Assistente Executivo também é uma opção de carreira muito lucrativa, ao contrário do que é a percepção do público. Além disso, os Assistentes Executivos também têm direito a muitos bônus baseados no desempenho. Sem mencionar as várias vantagens, descontos, complementos e incentivos que eles recebem em seu trabalho na forma de benefícios de viagem, milhas aéreas, benefícios de saúde, associação a academias, etc.

Isso torna o trabalho do Assistente Executivo financeiramente seguro e um trabalho invejável de várias maneiras. Eles não estão apenas trabalhando com o crème 'le crème' das organizações, mas estão provando suas habilidades e sendo generosamente recompensados por seus esforços sinceros também.

Myth 4: It takes little or no training to be an Executive Assistant

Reality- Embora algumas partes do trabalho de um Assistente Executivo sejam bastante básicas e de natureza administrativa, a responsabilidade geral do trabalho rivaliza com a do próprio chefe. Embora a designação nem sempre exija um diploma universitário, pode ser um bem valioso para alguém que busca uma meta de carreira ambiciosa e influente.

Muitos assistentes executivos não começam suas carreiras com um diploma. Na ausência de um diploma, eles buscam serviços adicionais, como frequentar cursos de faculdade e obter certificações importantes e relevantes, de preferência em tecnologia da computação ou administração de empresas ou qualquer coisa que ajude o assistente a expandir profissionalmente seu conjunto de habilidades.

Esta posição requer uma pessoa com uma abordagem equilibrada e uma personalidade agradável. A pessoa precisa ser um solucionador de problemas, então ele / ela deve ter as habilidades analíticas de um. Essas habilidades virão com o tempo e enfrentando diferentes cenários. Esses detalhes intrincados não podem ser aprendidos da noite para o dia.

Myth 5: Being an Executive Assistant is a boring, thankless job.

Reality- O Assistente Executivo é tão chato quanto o assistente quer que seja. Em outras palavras, existem inúmeras oportunidades de carreira e oportunidades de aprendizagem disponíveis nesta posição. Quando você se reporta diretamente ao chefe de uma organização, não faltam responsabilidades diferentes e os melhores assistentes trabalham duro para aprender todas as funções, para que representem seus chefes nas reuniões com segurança.

É por causa dessa natureza extremamente pessoal do trabalho que algumas pessoas o consideram extremamente fascinante, enquanto outras o consideram muito desafiador. Alguns também acharão chato e enfadonho, no entanto, pode-se dizer que eles nunca entenderam o trabalho em primeiro lugar.

A maioria deles se sente recompensada e enriquecida com a experiência depois de passar algum tempo trabalhando como Assistente Executiva. Dito isto, a importância e o valor da designação mudam de acordo com as necessidades da empresa e da organização.

Neste capítulo, mostraremos dois exemplos de currículos, um para um Assistente Executivo de Nível 1 e outro para um Assistente Executivo de Nível 2.

Amostra de currículo para um assistente executivo - 1ª série

Jane Doe

Antwon, Berkley, USA

Phone: 020-515-5752 | Email: [email protected]

Sumário de qualificações

Excelentes habilidades de comunicação escrita e oral.
Capaz de trabalhar sob pressão com restrições de tempo.
Capacidade de trabalhar em equipe e prestar um excelente serviço ao cliente.
Capacidade de desenvolver e manter relacionamentos produtivos de longo prazo.
Proficiência avançada em Excel, Word, Power Point, Pesquisa na Internet.
Capacidade de interagir com as pessoas de maneira cortês e profissional.

Experiência profissional

Financials Inc., Senior Executive Assistant, 2010-2016

Responsável pela coordenação de todas as reuniões com clientes.
Desenvolvendo um sistema de rastreamento para verificar a programação oportuna e adequada.
Projetando agendas e planilhas etc.
Gerenciava o fluxo de trabalho diário dos associados e priorizava tarefas e obrigações.
Execução de tarefas administrativas, como correspondência com clientes e outros serviços.
Fazer trabalhos administrativos, como atender o telefone, atualizar o banco de dados do computador, preencher papéis, etc.

Cooperative Union, Customer Service Representative, 2008-2010

Tratei com eficiência as consultas e solicitações de atendimento ao cliente.
Tarefas realizadas com eficácia para garantir o saldo de caixa e o saldo da gaveta.
Prestou atendimento ao cliente superior sempre por meio de habilidades de gerenciamento de tempo.
Trabalhou com clientes em transações financeiras, como depósitos, retiradas, etc.

Lawson Suite, Receptionist, 2006-2008

Ocasionalmente, preencher papelada.
Manter o espaço do escritório arrumado e organizado.
Receber clientes e visitantes de forma profissional e agradável.
Responder a dúvidas e direcionar os clientes ao membro da equipe apropriado.

Educação

Graduação Associada, Faculdade Sênior de Jackson.
Certificação de Formação Profissional de 1 ano, Tecnologia Empresarial.
Proficiência avançada MS Office, Excel, Internet Research.

Amostra de currículo para um assistente executivo - 2ª série

Vickey Rourke

Address: Plot-66, Hitech City, Hyderabad, 500081

Phone: 010-565-4762 | Email: [email protected]

Sumário de qualificações

Intérprete altamente motivado, com doze anos de experiência na indústria do turismo. Hábil em criar e estabelecer relações de trabalho produtivas de longo prazo com clientes e funcionários. Excelente coordenação, habilidades organizacionais e de gerenciamento de tempo, com histórico comprovado de fornecimento de soluções compostas em cenários estressantes e sensíveis ao tempo.

História Profissional

1. Assistant Manager, Nigel Tours (2012-2016). Promoted from Supervisor

Auxiliou no agendamento e supervisão de um lote de 40 turistas.
Manteve excelentes relações com o cliente e habilidades interpessoais.
Lidou com várias responsabilidades financeiras e administrativas, incluindo -
- Programando passeios diferentes
- Fazendo lotes e faturas
- Jogos e pontos turísticos
- Verificar recibos
- Verificando hospedagem e embarque
- Verificar transações em dinheiro

2. Shift Supervisor, Troxy Travels (2008 - 2012) Tourism Package Company

Gerenciou o tempo de maneira eficaz e forneceu pronto atendimento ao cliente.
Proporcionou coordenação eficaz entre funcionários e clientes.
Execução de funções de supervisão da Frente de Casa, como hospitalidade e inventário.

3. Lead Guide, The Fun House (2006 - 2008), a tourism package company