Dicas para iniciantes

Os candidatos que tenham interesse em seguir a carreira de Assistente Executivo sem experiência ou conhecimento prévio de trabalho administrativo de escritório, precisam perceber que inicialmente o processo será muito mais difícil para eles. Eles podem ter que optar por alguns empregos não tradicionais no início, principalmente porque seus currículos podem não refletir a formação necessária. Isso geralmente faz com que os currículos sejam esquecidos; às vezes, até rejeitado.

Aqueles que desejam se tornar um Assistente Executivo devem tentar caminhos alternativos de networking, como amigos e familiares, para construir um currículo com considerável experiência de trabalho. O currículo deve refletir quais são suas habilidades reais, em vez de apenas o que o trabalho deseja que você seja. Tente mapear cada uma das nove competências necessárias para uma função específica que você mencionou em seu currículo.

Prepare-se extensivamente. Caso receba a ligação, você deve ter todos os detalhes necessários em mente durante a entrevista. Seja claro em suas intenções e abordagem e não tente se misturar e se tornar um tipo. Fique fiel ao que você é e apresente-se como um todo orgânico, que é muito mais do que a soma das partes explicadas no seu próprio currículo.

Compreendendo as responsabilidades

Para entender o que torna a posição de um Assistente Executivo Efetivo tão distinta e especial, precisamos primeiro entender o fato de que o cargo de “Assistente Executivo” vem com seus próprios desafios na forma de cenários únicos e desafiadores que ocorrem frequentemente.

O reconhecimento de todos os desafios e cenários únicos ajudará os candidatos a compreender melhor as demandas do trabalho e sua responsabilidade. Dito isso, o trabalho não tem apenas desafios. Ele tem sua parcela de benefícios únicos e raros que não vêm com outros perfis de trabalho; pelo menos não tão cedo nesta carreira.

Na linha direta de fogo

A função do Assistente Executivo é comunicar-se constantemente e diretamente com o chefe, mesmo que os outros funcionários raramente interajam com seus chefes. Isso fornece uma exigência diferente do trabalho, pois eles estão sempre na linha de fogo de seus chefes.

Se os Assistentes Executivos se deleitam com o sucesso de seus chefes, eles também lidam com a frustração de seus chefes. Os chefes esperam que seus assistentes dediquem tanto esforço e tempo quanto eles, o que deixa pouco tempo para a vida fora do trabalho.

Níveis de autoridade confusos

Mesmo que um assistente executivo aja em nome do gerente, as pessoas geralmente esquecem que são apenas o mensageiro, não o tomador de decisões. Isso faz com que os assistentes sejam tentados a fazer alterações diretamente ou inserir informações por conta própria, mesmo sem pedir à gerência.

Às vezes, eles começam a responder a perguntas que, idealmente, deveriam ser dirigidas ao chefe. O Assistente Executivo pode compartilhar suas entradas e sugestões com o chefe. No entanto, ele deve ter em mente que a responsabilidade sempre termina com o chefe.

A expectativa de saber tudo

Os próprios assistentes executivos admitem que, depois de trabalharem com um chefe por um longo período, ficam tão conectados que podem atender às necessidades do chefe. Isso pode ser possível quando se trata de estilo de vida e hábitos. No entanto, os chefes costumam confundir seus assistentes com uma pessoa do tipo “sabe tudo”.

Eles esperam que seu assistente seja capaz de ler sua mente, o que o torna complacente e menos comunicativo. Ele precisa entender que mesmo os assistentes mais experientes precisam de comunicação falada às vezes para resolver certas decisões.

Distância dos colegas de trabalho

Freqüentemente, os assistentes são considerados parte da equipe do gerente, mesmo que nem sempre seja esse o caso. Portanto, a percepção geral é que eles têm acesso a informações privilegiadas. Isso faz com que os colegas de trabalho sejam cautelosos em suas interações com os assistentes, pois eles sentem que cada palavra sua poderia ser informada ao chefe.

Os assistentes também devem saber que tudo o que disserem será considerado palavras do chefe. Portanto, eles devem evitar participar de fofocas ou boatos, pois tudo o que eles disserem será interpretado como “furo de reportagem”.

O papel de um intermediário

O papel mais difícil que um Assistente Executivo desempenha é o de intermediário. Este é um trabalho que ocupa a maior parte do tempo. Eles são como porteiros, que fornecem permissão seletiva para que as pessoas se encontrem com seu chefe e impedem que outros estranhos invadam o espaço pessoal de seu chefe e desperdiçem seu precioso tempo.

Isso pode render elogios de seu chefe, mas eles se tornam maus aos olhos de quem não consegue encontrar o chefe. Os assistentes muitas vezes se tornam substitutos do chefe em muitos casos, seja fazendo anotações ou fazendo suas perguntas nas reuniões.