MS Project - Создайте новый план

При работе с MS Project вы указываете дату начала или дату окончания. Поскольку после ввода одной из двух и других задач проекта, ограничений и зависимостей MS Project рассчитает другую дату. Всегда рекомендуется использовать дату начала, даже если вы знаете крайний срок проекта.

Запустить MS Project

• Windows 7 - Щелкните меню Пуск, выберите Все программы, щелкните Microsoft Office, а затем щелкните Project 2013.

• Windows 8 - На начальном экране коснитесь или щелкните Project 2013.

• Windows 10 - Щелкните меню Пуск → Все приложения → Microsoft Office → Project 2013.

Создать пустой проект

MS Project 2013 отобразит список параметров. В списке доступных шаблонов щелкнитеBlank Project.

Project устанавливает дату начала плана на текущую дату, тонкая зеленая вертикальная линия в части диаграммы в представлении диаграммы Ганта указывает эту текущую дату.

информация о проекте

Давайте изменим дату начала проекта и добавим дополнительную информацию.

Шаг 1. Дата начала

Щелкните вкладку Проект → Группа свойств → Информация о проекте.

Появится диалоговое окно. В поле даты начала введите 05.11.15 или щелкните стрелку вниз, чтобы отобразить календарь, выберите 5 ноября 2015 г. (или любую дату по вашему выбору).

Щелкните OK, чтобы принять дату начала.

Шаг 2. Настройте календарь

Щелкните вкладку Проект → Группа свойств → Информация о проекте.

Щелкните стрелку в раскрывающемся списке Текущая дата. Появится список, содержащий три основных календаря.

• 24 Hour - Календарь без нерабочего времени.

• Night Shift - Работает с 23:00 до 8:00, ночные смены охватывают все ночи с понедельника по пятницу с часовыми перерывами.

• Standard - Обычное рабочее время, с понедельника по пятницу с 8:00 до 17:00, с часовыми перерывами.

Выберите стандартный календарь в качестве календаря вашего проекта. Щелкните «Отмена» или «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно.

Теперь добавим исключения.

Шаг 3. Добавление исключений в календарь

Исключения используются, чтобы изменить календарь проекта на нестандартный или нерабочий день. Вы также можете выделить уникальное рабочее время для определенного ресурса.

Вот пример создания нерабочего дня, который может быть из-за праздника или офисных торжеств или событий, отличных от стандартной офисной работы.

Click Project tab → Properties Group → Change Working Time.

Change Working Timeпоявится диалоговое окно. На вкладке «Исключения» щелкните поле «Имя» и введите событие как «Годовщина офиса». В поле «Начало» введите 22.11.15, а затем введите ту же дату в поле «Готово». Эта дата теперь назначена как нерабочий день для проекта. Вы также можете проверить измененный цвет, указанный в календаре, в диалоговом окне, как показано ниже. Нажмите ОК, чтобы закрыть.

Шаг 4. Настройка календаря ресурсов

Так же, как вы можете изменить Standard Base Calendar, вы можете изменить рабочее и нерабочее время для каждого ресурса. Вы можете изменить календарь ресурсов, чтобы учесть гибкое время, время отпуска, время обучения и т. Д.

Также помните, Resource Calendar может применяться только к рабочим ресурсам, а не к материальным и стоимостным ресурсам.

По умолчанию, когда мы создаем ресурсы в плане, календарь ресурсов соответствует Standard base calendar. И любые изменения, которые вы вносите в календарь проекта, автоматически отражаются в календарях ресурсов, за исключением случаев, когда вы создаете исключение в календаре ресурсов. В этом случае, даже если вы обновляете календарь проекта, исключение в календаре ресурсов не затрагивается.

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time

Change Working Time dialog box appears. 

Click the down arrow for the “For Calendar” drop-down box.

Select the resource for whom you want to create an exception. In example below I have chosen John.

На вкладке "Исключения" нажмите кнопку NameВ поле введите событие как «Личный праздник». вStart введите дату (пример 15.09.2015), а затем введите ту же дату в поле Finish поле.

Шаг 5: Измените время работы для каждого ресурса

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.

The Change Working Time dialog box appears. 

Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.

Select the resource for whom you want to change work schedule. 
In the following screen you can see we have chosen John.

Click “Work Weeks” tab.

Double-click the [default] cell below the Name column heading.

Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule. 
We have  chosen Tuesday and Wednesday.
	
Click Set day(s) to these specific working times. Change the time.

Шаг 6. Создайте нерабочие дни

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.

The Change Working Time dialog box appears.

Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.

Select the resource for whom you want to change work schedule. We have chosen John again.

Click “Work Weeks” tab.

Double-click the [default] cell below the Name column heading.

Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule.

Click any day (we have chosen Friday) and use the radio button “Set days to nonworking time”.

Click OK to close the Dialog box. You will now see all Fridays are greyed out in the calendar.

Изменить свойства файла

В операционной системе Microsoft Windows, щелкнув файл правой кнопкой мыши и выбрав «Свойства», вы откроете диалоговое окно свойств файла, содержащее версию, безопасность и другие сведения о файле. Вы также можете записать некоторую информацию верхнего уровня для вашего файла проекта .mpp. Это можно сделать следующим образом -

Шаг 1. Запустите MS Project

• Windows 7 - Щелкните меню Пуск, выберите Все программы, щелкните Microsoft Office, а затем щелкните Project 2013.

• Windows 8 - На начальном экране коснитесь или щелкните Project 2013.

• Windows 10 - Щелкните меню Пуск → Все приложения → Microsoft Office → Project 2013.

Шаг 2. Сохраните свойства

Щелкните вкладку «Файл». На вкладке «Информация» перейдите к «Информация о проекте». Щелкните стрелку рядом с информацией о проекте, чтобы выбрать Дополнительные свойства. Откроется диалоговое окно, в котором вы можете ввести необходимые изменения. Нажмите ОК и не забудьте сохранить, нажав Сохранить.

Создать список задач

Прежде чем мы начнем, предположим, что у вас уже есть иерархическая структура работ (WBS). В контексте WBS «Работа» означает «Результаты», а не усилия.

WBS определяет конечный результат на самом низком уровне как рабочий пакет. Этот рабочий пакет разбивается на более мелкие задачи / действия, что является усилием, необходимым для выполнения рабочего пакета. Таким образом, задача ориентирована на действия, а рабочий пакет - это результат или результат выполнения одной или нескольких задач.

В сообществе управления проектами существует значительная путаница между тем, что составляет деятельность, и что составляет задачу. Но для MS Project задача - это усилия и действия, необходимые для получения конкретного результата проекта. MS Project не использует термин «деятельность».

Введите задачу

Это просто. ВGantt ChartЧтобы просмотреть, просто щелкните ячейку непосредственно под столбцом «Имя задачи». Введите название задачи. На следующем экране мы ввели 5 разных задач.

Введите продолжительность

Продолжительность задачи - это примерное время, необходимое для выполнения задачи. Как руководитель проекта вы можете оценить продолжительность задачи, используя экспертную оценку, историческую информацию, аналогичные оценки или параметрические оценки.

Вы можете ввести продолжительность задачи в различных единицах измерения времени, а именно в минутах, часах, днях, неделях и месяцах. Вы можете использовать сокращения для простоты и легкости, как показано в следующей таблице.

Значение, которое вы хотите ввести	Сокращение	вид
45 минут	45 кв.м.	45 минут
2 часа	2ч	2 часа
3 дня	3D	3 дня
6 недель	6w	6 недель
2 месяца	2 мес.	2 мес

Помните, что значения Project по умолчанию зависят от вашего рабочего времени. Таким образом, 1 день не эквивалентен 24 часам, но включает 8 часов работы в день. Конечно, вы можете изменить эти значения по умолчанию в любое время.

Введено значение	Значение	Значение по умолчанию для проекта
1 минута	60 секунд	60 секунд
1 час	60 минут	60 минут
1 день	24 часа	8 часов (1 рабочий день)
1 неделя	7 дней	40 часов (5 рабочих дней)
1 месяц	От 28 до 31 дня	160 часов (20 рабочих дней)

Изменить размеры времени по умолчанию

Щелкните вкладку «Проект» → «Группа свойств» → щелкните «Изменить рабочее время» → щелкните «Параметры».

Вы можете применить это ко всем проектам или конкретному проекту, над которым вы работаете в настоящее время.

Одна из хитрых уловок, которыми обладает MS Project, заключается в том, что он учитывает продолжительность задачи в смысле рабочего дня. Таким образом, если у вас есть нерабочий день, он учитывает это и обеспечивает выполнение задачи, выполнение которой занимает 16 часов, до завершения на 3-й день. Другими словами, если у вас есть задача, на выполнение которой требуется 16 часов, начиная с 8:00 понедельника (если это время начала вашего рабочего дня, а 8 часов - это общее количество рабочих часов в день), а вторник - выходной , задача логически завершится вечером среды.

Tip - В случае задач, запланированных вручную, если вы не уверены в продолжительности задачи, вы можете просто ввести текст, например «Проверить с менеджером / инженером», чтобы вернуться к этому позже.

Введите продолжительность задачи

Это просто в Gantt ChartПросмотр, щелкните ячейку под заголовком столбца Длительность. Введите продолжительность. (Задача 1 на следующем снимке экрана)

Вы также можете ввести дату начала и окончания, и MS Project рассчитает продолжительность самостоятельно. (Задача 2 на следующем снимке экрана)

Вы также можете ввести текст, если в настоящее время у вас нет метрики продолжительности. (Задача 3 и Задача 4 на следующем снимке экрана)

Note- На приведенном выше снимке экрана задача 6 должна начаться в воскресенье, которое является нерабочим днем ​​и заканчивается в среду. По сути, можно подумать, что с этими 3 днями: понедельник, вторник, среда, рассчитанная продолжительность составит 3 дня. Но MS Project 2013 рассчитывает это как 4 дня. Поэтому нужно быть осторожным при выборе даты начала задания. Потому что для любой последующей операции MS Project 2013 считает, что Задача 6 займет 4 дня. В следующий раз, когда вы измените дату начала, дата окончания изменится, чтобы отразить эту 4-дневную продолжительность.

Истекшая продолжительность

Истекшая длительность - это время, которое проходит, пока происходит какое-то событие, не требующее каких-либо ресурсов. Истекшая продолжительность задачи может использоваться в тех случаях, когда задача будет выполняться круглосуточно без каких-либо остановок. Обычный рабочий день состоит из 8 часов, а прошедший день - 24 часа. Работа продолжается и в нерабочие (праздничные и отпускные) и рабочие дни.

Вы можете ввести истекшую продолжительность, поставив перед любым сокращением продолжительности букву «e». Итак, 1ew - это семь 24-часовых дней.

Например, когда вы «ждете, пока краска высохнет». И для этого нужно 4 дня. Для этого не нужны ресурсы или усилия, и все, что вы делаете, - это ждете, пока он высохнет. Вы можете использовать 4ed в качестве продолжительности времени, что означает 4 прошедших дня, краска может высохнуть независимо от того, выходны ли это или выпадет на праздник. В этом примере сушка происходит в течение 24 часов в выходные.

Создать вехи

В управлении проектами вехи - это определенные точки на временной шкале проекта. Они используются в качестве основных точек прогресса для управления успехом проекта и ожиданиями заинтересованных сторон. Они в основном используются для обзора, затрат и бюджетов.

Математически веха - это задача нулевой продолжительности. И они могут быть размещены там, где есть логическое завершение этапа работ, или в сроки, установленные планом проекта.

Есть два способа добавить веху.

Метод 1: вставка вехи

Щелкните название задачи, в которую вы хотите добавить веху.

Click Task tab → Insert group → Click Milestone.

MS Project называет новую задачу <New Milestone> с продолжительностью нулевого дня.

Click on <New Milestone> to change its name.

Вы можете увидеть, что веха отображается в виде ромба в представлении диаграммы Ганта справа.

Метод 2: преобразование задачи в веху

Click on any particular task or type in a new task under the Task Name Heading.

Under Duration heading type in “0 days “.

MS Project преобразует его в Milestone.

Метод 3: преобразование задачи в веху

В методе 2 задача была преобразована в контрольную точку нулевой продолжительности. Но можно также преобразовать задачу ненулевой продолжительности в веху. Это редко используется и вызывает путаницу.

Double-click a particular Task name.

Task Information dialog box opens.

Click Advanced tab → select option “Mark Task as Milestone”.

Сделать задачу сводки проекта видимой

Итоговая задача проекта суммирует весь ваш проект.

In Gantt Chart View → Format Tab → Show/Hide → click to check Project Summary Task on.

Создать сводную задачу

В расписании проекта может быть огромное количество задач, поэтому рекомендуется объединить несколько связанных задач в один Summary Taskчтобы помочь вам лучше организовать план. Это поможет вам разбить ваш план на этапы.

В MS Project 2013 вы можете иметь несколько подзадач в рамках любой задачи более высокого уровня. Эти задачи более высокого уровня называются суммарной задачей. На еще более высоком уровне их называютPhases. Самый высокий уровень структуры схемы плана называетсяProject Summary Task, охватывающий весь график проекта.

Помните, поскольку суммарная задача - это не отдельный объект задачи, а фаза проекта с несколькими подзадачами, продолжительность суммарной задачи составляет от начала первой подзадачи до конца последней подзадачи. Это будет автоматически рассчитано MS Project.

Конечно, вы также можете вручную ввести продолжительность суммарной задачи, которая может отличаться от автоматически рассчитываемой продолжительности. MS Project будет отслеживать и то, и другое, но это может вызвать серьезную путаницу.

В большинстве случаев вам следует убедиться, что для любой задачи, которую вы будете использовать в качестве суммарной задачи, не будет вручную введена продолжительность.

Давайте использовать следующий снимок экрана в качестве примера. Если вы хотите сгруппировать задачу 4 и задачу 5 в сводную задачу 1. Вы можете сделать это двумя способами.

Способ 1

Выберите названия Задачи 4 и Задачи 5.

Click Task Tab → group Insert → Click Summary

MS Project создает <новую сводную задачу>.

Rename it to Summary Task 1.

Способ 2

Вы можете щелкнуть строку Задача 4.

Select “Insert Task”. A <New Task> is created.

Вы можете переименовать Задачу. Здесь она переименована в Сводную задачу 1. Не указывайте продолжительность этой задачи.

Now select Task 4 and Task 5.

Click Task tab → Schedule group → Click Indent Task

Связать задачи

Когда у вас есть список задач, готовых для достижения целей вашего проекта, вам необходимо связать их с их отношениями задач, называемыми зависимостями. Например, задача 2 может начаться после завершения задачи 1. Эти зависимости называются ссылками.A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) не определяет термин «зависимость», а относится к нему как к логической связи, которая, в свою очередь, определяется как зависимость между двумя действиями или между действием и вехой.

В MS Project первая задача называется predecessorпотому что он предшествует задачам, которые от него зависят. Следующая задача называетсяsuccessorпотому что он успешен или следует задачам, от которых он зависит. Любая задача может быть предшественником одной или нескольких задач-преемников. Аналогично, любая задача может быть преемником одной или нескольких предшествующих задач.

Всего четыре типа зависимостей задач, здесь мы приводим их на примерах.

• Finish to Start(FS) - Закончите первый этаж перед тем, как начать строительство второго этажа. Наиболее используемый.

• Finish to Finish (FF) - Готовить все блюда на ужин вовремя.

• Start To Start(SS) - При проведении опроса мы будем искать ответы на опрос, но также начнем сводить ответы в таблицу. Нет необходимости заканчивать сбор ответов на опрос перед началом табулирования.

• Start to Finish(SF) - Подготовка к экзамену закончится, когда экзамен начнется. Наименее используется.

В MS Project вы можете определить ссылки на задачи -

• Gantt Chart - В диаграмме Ганта и Network Diagram представления, отношения задач отображаются как ссылки, соединяющие задачи.

• Tables - В таблицах номера идентификаторов задач-предшественников появляются в полях предшествующих задач-преемников.

Способ 1

Выберите две задачи, которые вы хотите связать. На следующем снимке экрана, взятом в качестве примера, мы выбрали имена Задача 1 и Задача 2.

Click Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.

Задача 1 и Задача 2 связаны отношением «От конца к началу».

Note - Задача 2 будет иметь дату начала следующего рабочего дня с даты окончания задачи 1.

Способ 2

Double click a successor task you would like to link.

Здесь я щелкнул Задачу 4

Откроется диалоговое окно "Информация о задаче".

Click Predecessors tab

In the Table, click the empty cell below Task Name column.

Появится раскрывающийся список со всеми задачами, определенными в проекте.

Choose the predecessor task. Click OK.

Здесь я выбрал Задание 3.

Способ 3

В этом методе вы выберете группу задач и свяжете их все с помощью отношения Finish-to-Start.

Select multiple tasks with the help of the mouse → Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.

Все задачи связаны. Чтобы выбрать несмежные задачи, удерживайте клавишу Ctrl и выбирайте каждую задачу отдельно.

Уважайте ссылки

Если вы находитесь в режиме «Запланировано вручную», любое изменение продолжительности предшествующей задачи не отразится на дате начала задачи 4. Например, задача 4 начинается 9/3/15, что является следующим днем ​​даты завершения задачи 3.

Теперь, когда мы изменяем продолжительность задачи 3 с 5 на 7 дней, дата начала не обновляется автоматически для задачи 4 в ручном планировании.

Вы можете заставить MS Project уважать ссылку (зависимость), выполнив следующие действия:

• Выберите Задачу 4.
• Перейдите на вкладку Задача → Группа расписания → Уважать ссылки.

Переключение задачи - с ручного на автоматический

MS Project по умолчанию устанавливает новые задачи для ручного планирования. Планирование контролируется двумя способами.

Manual Scheduling- Это сделано для того, чтобы быстро зафиксировать некоторые детали без фактического планирования задач. Вы можете не указывать подробности некоторых задач в отношении продолжительности, дат начала и окончания, если вы их еще не знаете.

Automatic Scheduling- Это использует механизм планирования в MS Project. Он автоматически вычисляет такие значения, как продолжительность задач, даты начала и окончания. Он учитывает все ограничения, ссылки и календари.

Например, в Lucerne Publishing план выпуска новой книги был рассмотрен специалистами, которые будут выполнять работу, и другими заинтересованными сторонами проекта. Хотя вы ожидаете, что план несколько изменится по мере того, как вы узнаете больше о выпуске книги, теперь у вас есть достаточно уверенности в общем плане, чтобы переключиться с ручного на автоматическое планирование задач.

Преобразование задачи в автоматическое расписание

У нас есть три разных метода преобразования задачи в автоматическое расписание.

Способ 1

Если вы хотите изменить режим для конкретной задачи, скажите Задача 5 в следующем примере. Нажмите наTask Modeячейка в той же строке. Затем щелкните стрелку вниз, чтобы открыть раскрывающийся список, в котором можно выбрать «Автоматическое расписание».

Способ 2

Щелкните Задача → Группа задач → Автоматическое расписание.

Способ 3

Чтобы полностью переключиться в режим автоматического расписания -

Переключите режим планирования плана, щелкнув строку состояния «Новые задачи» (в нижнем левом углу) и выбрав режим автоматического планирования.

Вы также можете изменить режим планирования по умолчанию, который Project применяет ко всем новым планам.

Перейдите на вкладку Файл и щелкните Параметры. Затем щелкните вкладку «Расписание» и в раскрывающемся списке «Параметры расписания для этого проекта» выберите «Все новые проекты». Под созданными новыми задачами выберите «Автоматическое планирование» из раскрывающегося списка.