MS Project - Краткое руководство

Каждый из вас может использовать разные настройки для MS Project 2013. Чтобы результаты не отличались от показанных в этом руководстве, убедитесь, что настройки указаны ниже. Помните, что все это настройки по умолчанию, которые будут у вас при первой установке MS Project 2013 на свой компьютер.

Step 1 - Файл → Параметры → вкладка Общие → Вид проекта → Вид по умолчанию.

В раскрывающемся списке выберите «Ганта с временной шкалой».

Step 2 - Файл → Параметры → вкладка Отображение → Показать индикаторы и кнопки параметров для.

Проверить все варианты.

Step 3 - Файл → Параметры → вкладка Расписание → Расписание → Показать единицы назначения.

В раскрывающемся списке выберите «процент».

Step 4 - Файл → Параметры → вкладка «Расписание» → Расчет → Расчет проекта после каждого редактирования.

Отметьте кнопку Вкл.

Step 5 - Файл → Параметры → вкладка Сохранить → Сохранить проекты → Сохранить файлы в этом формате.

Выберите проект (* .mpp).

Step 6 - Файл → Параметры → вкладка Дополнительно → Изменить.

Проверить все варианты.

Step 7 - Файл → Параметры → вкладка «Дополнительно» → Дисплей → Показать строку состояния → Показать полосу прокрутки.

Следует отметить оба параметра, строку состояния и полосу прокрутки.

Step 8 Ресурсы → Уровень → Параметры выравнивания → Расчеты выравнивания.

Установите ручной.

Step 9 - Ресурсы → Уровень → Параметры выравнивания → Расчеты выравнивания → Ищите превышение доступности.

В раскрывающемся списке выберите «День за днем».

Microsoft Project - это программа для управления проектами, разработанная и продаваемая Microsoft, предназначенная для помощи руководителю проекта в разработке расписания, распределении ресурсов по задачам, отслеживании хода выполнения, управлении бюджетом и анализе рабочих нагрузок.

Project создает бюджеты на основе работы по назначению и норм ресурсов. Когда ресурсы распределяются по задачам и оценивается работа по назначению, программа вычисляет стоимость, равную трудозатратам, умноженным на норму, которая сводится к уровню задачи, затем к любой суммарной задаче и, наконец, к уровню проекта.

У каждого ресурса может быть свой собственный календарь, который определяет, в какие дни и какие смены доступен ресурс. Microsoft Project не подходит для решения проблем ограниченного производства материалов (ресурсов). Дополнительное программное обеспечение необходимо для управления сложным производством физических товаров.

Управление проектом

MS Project обладает богатым набором функций, но для эффективного управления проектом требуются методы управления проектами. Многие менеджеры проектов путаются между графиком и планом. MS Project может помочь вам в создании расписания для проекта даже с предоставленными ограничениями. Он не может планировать за вас. Как менеджер проекта вы должны быть в состоянии ответить на следующие конкретные вопросы в рамках процесса планирования для разработки графика. MS Project не может ответить на эти вопросы за вас.

• Какие задачи необходимо выполнить для создания результатов проекта и в каком порядке? Это относится к масштабам проекта.

• Каковы временные ограничения и сроки, если таковые имеются, для разных задач и для проекта в целом? Это связано с графиком реализации проекта.

• Какие ресурсы (человек / машина / материал) необходимы для выполнения каждой задачи?

• Сколько будет стоить выполнение каждой задачи? Это связано со стоимостью проекта.

• Какие риски мы связаны с конкретным графиком проекта? Это может повлиять на объем, стоимость и временные ограничения вашего проекта.

Строго говоря, с точки зрения методологии управления проектами, план и график - не одно и то же. Аplan представляет собой подробное практическое упражнение, основанное на опыте и знаниях, которое рассматривает все элементы стратегии, масштаб, стоимость, время, ресурсы, качество и риски для проекта.

Schedulingэто наука об использовании математических вычислений и логики для создания эффективной по времени последовательности задач с учетом любых ограничений ресурсов и затрат. Расписание является частью плана. В методологии управления проектами график будет означать только список основных этапов проекта, задач / мероприятий и результатов с датами начала и окончания. Конечно, график связан с ресурсами, бюджетами и зависимостями.

Однако в этом руководстве для MS Project (и во всей доступной справке для MS Project) слово «План» используется как «Расписание», создаваемое в MS Project. На это есть две причины.

Во-первых, MS Project делает больше, чем просто создает расписание, он может устанавливать зависимости между задачами, он может создавать ограничения, он может разрешать конфликты ресурсов, а также может помочь в проверке затрат и выполнении расписания на протяжении всего проекта. Так что это помогает не только в создании расписания. Для Microsoft имеет смысл продвигать MS Project как средство создания плана, а не упрощать его как средство создания расписания.

Во-вторых, это связано с ограничением общепринятой формы английского языка, где расписание может быть как в форме существительного, так и в форме глагола. Как существительное, расписание похоже на расписание или серию дел, которые необходимо сделать, или событий, которые должны произойти в или в течение определенного времени или периода. А в глагольной форме расписание - это планировать на определенную дату. Поэтому гораздо проще сказать: «Можно запланировать план с даты начала», но очень неудобно сказать: «Можно составить расписание с даты начала». Это различие важно для вас как менеджера проекта, но для проекта MS существительная форма Schedule - это Plan.

Конечно, руководитель проекта также должен уметь отвечать на другие вопросы, связанные с проектом. Например -

• Почему этим проектом должна заниматься организация?
• Как лучше всего передать детали проекта заинтересованным сторонам?
• Что такое план управления рисками?
• Как собираются управлять вендорами?
• Как отслеживается и контролируется проект?
• Как измеряется и оценивается качество?

MS Project может вам помочь -

• Визуализируйте план вашего проекта в стандартных форматах.
• Последовательно и эффективно планируйте задачи и ресурсы.
• Отслеживайте информацию о работе, продолжительности и требованиях к ресурсам для вашего проекта.
• Создавайте отчеты, чтобы делиться информацией о текущих встречах.

В этой главе мы внимательно рассмотрим пользовательский интерфейс MS Project.

Пользовательский интерфейс MS Project

• Windows 7 - Щелкните меню Пуск, выберите Все программы, щелкните Microsoft Office, а затем щелкните Project 2013.

• Windows 8 - На начальном экране коснитесь или щелкните Project 2013.

• Windows 10 - Щелкните меню Пуск → Все приложения → Microsoft Office → Project 2013.

Следующий экран является стартовым экраном проекта. Здесь у вас есть возможность открыть новый план, некоторые другие планы и даже новый шаблон плана.

Щелкните вкладку «Пустой проект». Появится следующий экран.

На экране должен отображаться интерфейс MS Project. Основная часть этого интерфейса -

• Quick Access Toolbar - Настраиваемая область, куда вы можете добавить часто используемые команды.

• Tabs на Ribbon, Groups- С выпуском Microsoft Office 2007 появился «Свободный пользовательский интерфейс» или «Свободный пользовательский интерфейс», который заменил меню и настраиваемые панели инструментов одним «меню Office», миниатюрной панелью инструментов, известной как «панель быстрого доступа», и тем, что появилось. называться лентой с несколькими вкладками, каждая из которых содержит кнопки панели инструментов, а иногда и другие элементы управления. Элементы управления панели инструментов имеют разнородные размеры и классифицируются в визуально различимые группы. Группы - это наборы связанных команд. Каждая вкладка разделена на несколько групп.

• Commands- Конкретные функции, которые вы используете для выполнения действий в Project. Каждая вкладка содержит несколько команд. Если вы наведете на команду, вы увидите описание во всплывающей подсказке.

• View Label - Появляется у левого края активного вида. Active viewтот, который вы можете видеть в главном окне в определенный момент времени. Проект включает в себя множество представлений, таких как представление диаграммы Ганта, представление сетевой диаграммы, представление использования задач и т. Д. Ярлык "Просмотр" просто сообщает вам о представлении, которое вы используете в настоящее время. Project может отображать одно представление или несколько представлений на отдельных панелях.

• View Shortcuts - Это позволяет переключаться между часто используемыми представлениями в Project.

• Zoom Slider - Просто увеличивает или уменьшает активный вид.

• Status bar - Отображает подробную информацию, такую ​​как режим планирования новых задач (ручной или автоматический) и сведения о фильтре, примененном к активному представлению.

При работе с MS Project вы указываете дату начала или дату окончания. Поскольку после ввода одной из двух и других задач проекта, ограничений и зависимостей MS Project рассчитает другую дату. Всегда рекомендуется использовать дату начала, даже если вы знаете крайний срок проекта.

Запустить MS Project

• Windows 7 - Щелкните меню Пуск, выберите Все программы, щелкните Microsoft Office, а затем щелкните Project 2013.

• Windows 8 - На начальном экране коснитесь или щелкните Project 2013.

• Windows 10 - Щелкните меню Пуск → Все приложения → Microsoft Office → Project 2013.

Создать пустой проект

MS Project 2013 отобразит список параметров. В списке доступных шаблонов щелкнитеBlank Project.

Project устанавливает дату начала плана на текущую дату, тонкая зеленая вертикальная линия в области диаграммы в представлении диаграммы Ганта указывает эту текущую дату.

информация о проекте

Давайте изменим дату начала проекта и добавим дополнительную информацию.

Шаг 1. Дата начала

Щелкните вкладку Проект → Группа свойств → Информация о проекте.

Появится диалоговое окно. В поле даты начала введите 11/5/15 или щелкните стрелку вниз, чтобы отобразить календарь, выберите 5 ноября 2015 г. (или любую дату по вашему выбору).

Щелкните OK, чтобы принять дату начала.

Шаг 2. Настройте календарь

Щелкните вкладку Проект → Группа свойств → Информация о проекте.

Щелкните стрелку в раскрывающемся списке Текущая дата. Появится список, содержащий три основных календаря.

• 24 Hour - Календарь без нерабочего времени.

• Night Shift - Работает с 23:00 до 8:00, ночные смены охватывают все ночи с понедельника по пятницу с часовыми перерывами.

• Standard - Обычное рабочее время, с понедельника по пятницу с 8:00 до 17:00, с часовыми перерывами.

Выберите стандартный календарь в качестве календаря вашего проекта. Щелкните «Отмена» или «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно.

Теперь добавим исключения.

Шаг 3. Добавление исключений в календарь

Исключения используются, чтобы изменить календарь проекта на нестандартный или нерабочий день. Вы также можете выделить уникальное рабочее время для определенного ресурса.

Вот пример создания нерабочего дня, который может быть из-за праздника или офисных торжеств или событий, отличных от стандартной офисной работы.

Click Project tab → Properties Group → Change Working Time.

Change Working Timeпоявится диалоговое окно. На вкладке «Исключения» щелкните поле «Имя» и введите событие «Годовщина офиса». В поле «Начало» введите 22.11.15, а затем введите ту же дату в поле «Готово». Эта дата теперь запланирована как нерабочий день для проекта. Вы также можете проверить измененный цвет, указанный в календаре, в диалоговом окне, как показано ниже. Нажмите ОК, чтобы закрыть.

Шаг 4. Настройка календаря ресурсов

Так же, как вы можете изменить Standard Base Calendar, вы можете изменить рабочее и нерабочее время для каждого ресурса. Вы можете изменить календарь ресурсов, чтобы учесть гибкое время, время отпуска, время обучения и т. Д.

Также помните, Resource Calendar может применяться только к рабочим ресурсам, а не к материальным и стоимостным ресурсам.

По умолчанию, когда мы создаем ресурсы в плане, календарь ресурсов соответствует Standard base calendar. И любые изменения, которые вы вносите в календарь проекта, автоматически отражаются в календарях ресурсов, за исключением случаев, когда вы создаете исключение в календаре ресурсов. В этом случае, даже если вы обновляете календарь проекта, исключение в календаре ресурсов не затрагивается.

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time

Change Working Time dialog box appears. 

Click the down arrow for the “For Calendar” drop-down box.

Select the resource for whom you want to create an exception. In example below I have chosen John.

На вкладке "Исключения" нажмите кнопку NameВ поле введите событие как «Личный праздник». вStart введите дату (пример 15.09.2015), а затем введите ту же дату в поле Finish поле.

Шаг 5: Измените время работы для каждого ресурса

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.

The Change Working Time dialog box appears. 

Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.

Select the resource for whom you want to change work schedule. 
In the following screen you can see we have chosen John.

Click “Work Weeks” tab.

Double-click the [default] cell below the Name column heading.

Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule. 
We have  chosen Tuesday and Wednesday.
	
Click Set day(s) to these specific working times. Change the time.

Шаг 6. Создайте нерабочие дни

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.

The Change Working Time dialog box appears.

Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.

Select the resource for whom you want to change work schedule. We have chosen John again.

Click “Work Weeks” tab.

Double-click the [default] cell below the Name column heading.

Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule.

Click any day (we have chosen Friday) and use the radio button “Set days to nonworking time”.

Click OK to close the Dialog box. You will now see all Fridays are greyed out in the calendar.

Изменить свойства файла

В операционной системе Microsoft Windows, щелкнув файл правой кнопкой мыши и выбрав «Свойства», вы увидите диалоговое окно свойств файла, содержащее версию, безопасность и другие сведения о файле. Вы также можете записать некоторую информацию верхнего уровня для вашего файла проекта .mpp. Это можно сделать следующим образом -

Шаг 1. Запустите MS Project

• Windows 7 - Щелкните меню Пуск, выберите Все программы, щелкните Microsoft Office, а затем щелкните Project 2013.

• Windows 8 - На начальном экране коснитесь или щелкните Project 2013.

• Windows 10 - Щелкните меню Пуск → Все приложения → Microsoft Office → Project 2013.

Шаг 2. Сохраните свойства

Щелкните вкладку «Файл». На вкладке «Информация» перейдите к «Информация о проекте». Щелкните стрелку рядом с информацией о проекте, чтобы выбрать Дополнительные свойства. Откроется диалоговое окно, в котором вы можете ввести необходимые изменения. Нажмите ОК и не забудьте сохранить, нажав Сохранить.

Создать список задач

Прежде чем мы начнем, предположим, что у вас уже есть иерархическая структура работ (WBS). В контексте WBS «Работа» означает «Результаты», а не усилия.

WBS определяет конечный результат на самом низком уровне как рабочий пакет. Этот рабочий пакет разбивается на более мелкие задачи / действия, что является усилием, необходимым для выполнения рабочего пакета. Таким образом, задача ориентирована на действия, а рабочий пакет - это результат или результат выполнения одной или нескольких задач.

В сообществе управления проектами существует значительная путаница между тем, что составляет деятельность, и что составляет задачу. Но для MS Project задача - это усилия и действия, необходимые для получения конкретного результата проекта. MS Project не использует термин «деятельность».

Введите задачу

Это просто. ВGantt ChartЧтобы просмотреть, просто щелкните ячейку непосредственно под столбцом «Имя задачи». Введите название задачи. На следующем экране мы ввели 5 разных задач.

Введите продолжительность

Продолжительность задачи - это примерное количество времени, которое потребуется для выполнения задачи. Как руководитель проекта вы можете оценить продолжительность задачи, используя экспертную оценку, историческую информацию, аналогичные оценки или параметрические оценки.

Вы можете ввести продолжительность задачи в различных единицах измерения времени, а именно в минутах, часах, днях, неделях и месяцах. Вы можете использовать сокращения для простоты и легкости, как показано в следующей таблице.

Значение, которое вы хотите ввести	Сокращение	вид
45 минут	45 кв.м.	45 минут
2 часа	2ч	2 часа
3 дня	3D	3 дня
6 недель	6w	6 недель
2 месяца	2 мес.	2 мес

Помните, что значения Project по умолчанию зависят от вашего рабочего времени. Таким образом, 1 день не эквивалентен 24 часам, но включает 8 часов работы в день. Конечно, вы можете изменить эти значения по умолчанию в любое время.

Введено значение	Значение	Значение по умолчанию для проекта
1 минута	60 секунд	60 секунд
1 час	60 минут	60 минут
1 день	24 часа	8 часов (1 рабочий день)
1 неделя	7 дней	40 часов (5 рабочих дней)
1 месяц	От 28 до 31 дня	160 часов (20 рабочих дней)

Изменить размеры времени по умолчанию

Щелкните вкладку «Проект» → «Группа свойств» → щелкните «Изменить рабочее время» → щелкните «Параметры».

Вы можете применить это ко всем проектам или конкретному проекту, над которым вы работаете в настоящее время.

Одна из хитрых уловок, которыми обладает MS Project, заключается в том, что он считает продолжительность задачи в смысле рабочего дня. Таким образом, если у вас есть нерабочий день, он учитывает это и обеспечивает выполнение задачи, выполнение которой занимает 16 часов, до завершения на 3-й день. Другими словами, если у вас есть задача, на выполнение которой требуется 16 часов, начиная с 8:00 понедельника (если это время начала вашего рабочего дня, а 8 часов - это общее количество рабочих часов в день), а вторник - выходной , задача логически завершится вечером среды.

Tip - Для задач, запланированных вручную, если вы не уверены в продолжительности задачи, вы можете просто ввести текст, например «Проверить с менеджером / инженером», чтобы вернуться к этому позже.

Введите продолжительность задачи

Это просто в Gantt ChartПросмотр, щелкните ячейку под заголовком столбца Длительность. Введите продолжительность. (Задача 1 на следующем снимке экрана)

Вы также можете ввести дату начала и окончания, и MS Project рассчитает продолжительность самостоятельно. (Задача 2 на следующем снимке экрана)

Вы также можете ввести текст, если в настоящее время у вас нет метрики продолжительности. (Задачи 3 и 4 на следующем снимке экрана)

Note- На приведенном выше снимке экрана задача 6 должна начаться в воскресенье, которое является нерабочим днем ​​и заканчивается в среду. По сути, можно было бы подумать, что с этими 3 днями понедельник, вторник, среда рассчитанная продолжительность будет 3 дня. Но MS Project 2013 рассчитывает это как 4 дня. Поэтому нужно быть осторожным при выборе даты начала задания. Потому что для любой последующей операции MS Project 2013 считает, что Задача 6 займет 4 дня. В следующий раз, когда вы измените дату начала, дата окончания изменится, чтобы отразить эту 4-дневную продолжительность.

Прошедшая продолжительность

Истекшая длительность - это время, которое проходит, пока происходит какое-то событие, не требующее каких-либо ресурсов. Истекшая продолжительность задачи может использоваться в тех случаях, когда задача будет выполняться круглосуточно без каких-либо остановок. Обычный рабочий день состоит из 8 часов, а прошедший день - 24 часа. Работа продолжается и в нерабочие (праздничные и отпускные) и рабочие дни.

Вы можете ввести истекшую продолжительность, поставив перед любым сокращением продолжительности букву «e». Итак, 1ew - это семь 24-часовых дней.

Например, когда вы «ждете, пока краска высохнет». И для этого нужно 4 дня. Ему не нужны ресурсы или усилия, и все, что вы делаете, - это ждете, пока он высохнет. Вы можете использовать 4ed в качестве продолжительности времени, что означает 4 прошедших дня, краска может высохнуть независимо от того, выходны ли это или выпадет на праздник. В этом примере сушка происходит в течение 24 часов в выходные дни.

Создать вехи

В управлении проектами вехи - это определенные точки на временной шкале проекта. Они используются в качестве основных точек прогресса для управления успехом проекта и ожиданиями заинтересованных сторон. Они в основном используются для обзора, входов и бюджетов.

Математически веха - это задача нулевой продолжительности. И они могут быть размещены там, где есть логическое завершение этапа работы, или в сроки, установленные планом проекта.

Есть два способа добавить веху.

Метод 1: вставка вехи

Щелкните название задачи, в которую вы хотите добавить веху.

Click Task tab → Insert group → Click Milestone.

MS Project называет новую задачу <New Milestone> с продолжительностью нулевого дня.

Click on <New Milestone> to change its name.

Вы можете увидеть, что веха отображается в виде ромба в представлении диаграммы Ганта справа.

Метод 2: преобразование задачи в веху

Click on any particular task or type in a new task under the Task Name Heading.

Under Duration heading type in “0 days “.

MS Project преобразует его в Milestone.

Метод 3: преобразование задачи в веху

В методе 2 задача была преобразована в контрольную точку нулевой продолжительности. Но можно также преобразовать задачу ненулевой продолжительности в веху. Это редко используется и вызывает путаницу.

Double-click a particular Task name.

Task Information dialog box opens.

Click Advanced tab → select option “Mark Task as Milestone”.

Сделать задачу сводки проекта видимой

Итоговая задача проекта суммирует весь ваш проект.

In Gantt Chart View → Format Tab → Show/Hide → click to check Project Summary Task on.

Создать сводную задачу

В расписании проекта может быть огромное количество задач, поэтому рекомендуется объединить несколько связанных задач в один Summary Taskчтобы помочь вам лучше организовать план. Это поможет вам разбить ваш план на этапы.

В MS Project 2013 вы можете иметь несколько подзадач в рамках любой задачи более высокого уровня. Эти задачи более высокого уровня называются суммарной задачей. На еще более высоком уровне их называютPhases. Самый высокий уровень структуры схемы плана называетсяProject Summary Task, охватывающий весь график проекта.

Помните, поскольку суммарная задача - это не отдельный объект задачи, а фаза проекта с несколькими подзадачами в ней, продолжительность суммарной задачи составляет от начала первой подзадачи до конца последней подзадачи. Это будет автоматически рассчитано MS Project.

Конечно, вы также можете вручную ввести продолжительность суммарной задачи, которая может отличаться от автоматически рассчитываемой продолжительности. MS Project будет отслеживать и то, и другое, но это может вызвать серьезную путаницу.

В большинстве случаев вам следует убедиться, что для любой задачи, которую вы будете использовать в качестве суммарной задачи, не будет вручную введена продолжительность.

Давайте использовать следующий снимок экрана в качестве примера. Если вы хотите сгруппировать задачу 4 и задачу 5 в сводную задачу 1. Вы можете сделать это двумя способами.

Способ 1

Выберите названия Задачи 4 и Задачи 5.

Click Task Tab → group Insert → Click Summary

MS Project создает <Новая сводная задача>.

Rename it to Summary Task 1.

Способ 2

Вы можете щелкнуть строку Задача 4.

Select “Insert Task”. A <New Task> is created.

Вы можете переименовать Задачу. Здесь она переименована в Сводную задачу 1. Не указывайте продолжительность этой задачи.

Now select Task 4 and Task 5.

Click Task tab → Schedule group → Click Indent Task

Связать задачи

Когда у вас есть список задач, готовых для достижения целей вашего проекта, вам необходимо связать их с их отношениями задач, называемыми зависимостями. Например, задача 2 может начаться после завершения задачи 1. Эти зависимости называются ссылками.A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) не определяет термин «зависимость», а относится к нему как к логической связи, которая, в свою очередь, определяется как зависимость между двумя действиями или между действием и вехой.

В MS Project первая задача называется predecessorпотому что он предшествует задачам, которые от него зависят. Следующая задача называетсяsuccessorпотому что он успешен или следует задачам, от которых он зависит. Любая задача может быть предшественником одной или нескольких задач-преемников. Аналогично, любая задача может быть преемником одной или нескольких предшествующих задач.

Всего четыре типа зависимостей задач, здесь мы приводим их на примерах.

• Finish to Start(FS) - Закончите первый этаж перед тем, как начать строительство второго этажа. Наиболее используемый.

• Finish to Finish (FF) - Готовить все блюда на ужин вовремя.

• Start To Start(SS) - При проведении опроса мы будем искать ответы на опрос, но также начнем сводить ответы в таблицу. Нет необходимости заканчивать сбор ответов на опрос перед началом табулирования.

• Start to Finish(SF) - Подготовка к экзамену закончится, когда экзамен начнется. Наименее используется.

В MS Project вы можете определить ссылки на задачи -

• Gantt Chart - В диаграмме Ганта и Network Diagram представления, отношения задач отображаются как ссылки, соединяющие задачи.

• Tables - В таблицах номера идентификаторов задач-предшественников появляются в полях предшествующих задач-преемников.

Способ 1

Выберите две задачи, которые вы хотите связать. На следующем снимке экрана, взятом в качестве примера, мы выбрали имена Задача 1 и Задача 2.

Click Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.

Задача 1 и Задача 2 связаны отношением «От конца к началу».

Note - Задача 2 будет иметь дату начала следующего рабочего дня с даты окончания задачи 1.

Способ 2

Double click a successor task you would like to link.

Здесь я щелкнул Задачу 4

Откроется диалоговое окно "Информация о задаче".

Click Predecessors tab

In the Table, click the empty cell below Task Name column.

Появится раскрывающийся список со всеми задачами, определенными в проекте.

Choose the predecessor task. Click OK.

Здесь я выбрал Задание 3.

Способ 3

В этом методе вы выберете группу задач и свяжете их все с помощью отношения Finish-to-Start.

Select multiple tasks with the help of the mouse → Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.

Все задачи связаны. Чтобы выбрать несмежные задачи, удерживайте клавишу Ctrl и выбирайте каждую задачу отдельно.

Уважайте ссылки

Если вы находитесь в режиме «Запланировано вручную», любое изменение продолжительности предшествующей задачи не отразится на дате начала задачи 4. Например, задача 4 начинается 9/3/15, что является следующим днем ​​даты завершения задачи 3.

Теперь, когда мы изменяем продолжительность задачи 3 с 5 на 7 дней, дата начала не обновляется автоматически для задачи 4 в ручном планировании.

Вы можете заставить MS Project уважать ссылку (зависимость), выполнив следующие действия:

• Выберите Задачу 4.
• Перейдите на вкладку Задача → Группа расписания → Уважать ссылки.

Переключение задачи - с ручного на автоматический

MS Project по умолчанию устанавливает новые задачи для ручного планирования. Планирование контролируется двумя способами.

Manual Scheduling- Это сделано для быстрого сбора некоторых деталей без фактического планирования задач. Вы можете не указывать подробности некоторых задач в отношении продолжительности, дат начала и окончания, если вы их еще не знаете.

Automatic Scheduling- Это использует механизм планирования в MS Project. Он автоматически вычисляет такие значения, как продолжительность задач, даты начала и окончания. Он учитывает все ограничения, ссылки и календари.

Например, в Lucerne Publishing план выпуска новой книги был рассмотрен специалистами, которые будут выполнять работу, и другими заинтересованными сторонами проекта. Хотя вы ожидаете, что план несколько изменится по мере того, как вы узнаете больше о выпуске книги, теперь у вас достаточно уверенности в общем плане, чтобы переключиться с ручного на автоматическое планирование задач.

Преобразование задачи в автоматическое расписание

У нас есть три разных метода преобразования задачи в автоматическое расписание.

Способ 1

Если вы хотите изменить режим для конкретной задачи, скажите Задача 5 в следующем примере. Нажмите наTask Modeячейка в той же строке. Затем щелкните стрелку вниз, чтобы открыть раскрывающийся список, в котором можно выбрать «Автоматическое расписание».

Способ 2

Щелкните Задача → Группа задач → Автоматическое расписание.

Способ 3

Чтобы полностью переключиться в режим автоматического расписания -

Переключите режим планирования плана, щелкнув строку состояния «Новые задачи» (в нижнем левом углу) и выбрав режим автоматического планирования.

Вы также можете изменить режим планирования по умолчанию, который Project применяет ко всем новым планам.

Перейдите на вкладку Файл и щелкните Параметры. Затем щелкните вкладку «Расписание» и в раскрывающемся списке «Параметры расписания для этого проекта» выберите «Все новые проекты». Под созданными новыми задачами выберите «Автоматическое планирование» из раскрывающегося списка.

В терминологии управления проектами ресурсы требуются для выполнения задач проекта. Это могут быть люди, оборудование, помещения, финансирование или что-нибудь (кроме рабочей силы), необходимое для выполнения проектной задачи.Optimum Resource Scheduling ключ к успешному управлению проектами.

Типы ресурсов

• Work resources - Люди и техника для выполнения задач.

• Cost resources- Финансовые затраты, связанные с задачей. Транспортные расходы, питание и т. Д.

• Material resources- Расходные материалы, использованные для реализации проекта. Например, краска используется при покраске стены.

Note- Помните о решающей разнице между ресурсами людей и оборудования. У кадровых ресурсов будет ограниченное рабочее время, скажем, 6, 8 или 12 часов. Ресурсы оборудования имеют разную работоспособность на 2, 8 или 24 часа, а также могут иметь перерывы на техническое обслуживание. Также обратите внимание, что возможно несколько ресурсов людей могут использовать один ресурс оборудования, или одно оборудование может выполнять несколько задач.

Введите имена рабочих ресурсов

Вы можете ввести названия ресурсов по своему усмотрению.

Ресурс	пример
Рабочий ресурс как идентифицированное лицо	Джон, Кевин
Рабочий ресурс как должностная функция или группа	Инженер, координатор, машинистка
Рабочий ресурс как оборудование	Токарный станок, Землеройный станок

Вовлеченные шаги

Click View tab → Resource Views group → Click Resource Sheet.

Click the cell directly below the Resource Name heading column.

Enter Resources as an individual person, job function or group.

По умолчанию в поле Max Units установлено значение 100%.

Максимальная емкость ресурса

Max UnitsПоле представляет собой максимальную мощность ресурса для работы над назначенными задачами. 100% означает, что 100% рабочего времени ресурса доступно для работы над поставленной задачей. Ресурс доступен на постоянной основе каждый рабочий день. Если ресурс выделяется задаче или задачам, которые потребуют больше, чем его / ее рабочих часов, ресурс выделен излишне, и MS Project укажет это в красном формате.

Если ресурс не представляет собой отдельного человека, а представляет собой должностную функцию, при которой группа людей с одинаковым набором навыков может работать над задачей, мы можем ввести большие максимальные единицы, чтобы представить количество людей в группе. Таким образом, 400% означают, что 4 человека работают полный рабочий день каждый рабочий день.

Рабочие ресурсы как группа

Click View tab → Resource Views group → Click Resource Sheet

Click the cell directly below Resource Name heading column

Enter Resources as group, here we take an example of Engineers.

Click the Max. Units field for the Engineers resource.

Введите или выберите 400%. Нажмите Ввод.

Рабочий ресурс как неполный рабочий день

Ввод значения менее 100% в Max.Units будет означать, что вы ожидаете, что емкость ресурса будет ниже, чем у постоянного ресурса. Таким образом, 50% означает, что человек работает на половину нормальной полной мощности, поэтому, если нормальная рабочая неделя составляет 40 часов, это равняется 20-часовой мощности.

Click View tab → Resource Views group → Click Resource Sheet.

Click the cell directly below Resource Name heading column.

Enter Resource as an individual or job function. Here let’s take an example.

Введите стоимость ресурсов

Вы можете ввести стандартные ставки и затраты на использование для работы и материальных ресурсов. Вы также можете ввести ставки сверхурочной работы для рабочих ресурсов. Стандартные ставки рассчитываются на почасовой основе. С другой стороны, затраты на использование - это затраты, которые не зависят от задачи. Стоимость за использование - это установленная плата, используемая для выполнения задачи. Ресурсы бывают трех типов: трудозатраты, материалы и затраты.

• Work resources - Люди и техника для выполнения задач.

• Cost resources- Финансовые затраты, связанные с задачей. Транспортные расходы, питание и т. Д.

• Material resources- Расходные материалы, использованные для реализации проекта. Как краска, которую используют при покраске стены.

Note- Помните о решающей разнице между ресурсами людей и оборудования. У кадровых ресурсов будет ограниченное время работы, например, 6, 8 или 12 часов. Ресурсы оборудования могут иметь разную работоспособность на 2, 8 или 24 часа, а также могут иметь перерывы на техническое обслуживание. Также обратите внимание, что возможно несколько ресурсов людей могут использовать один ресурс оборудования, или одно оборудование может выполнять несколько задач.

Затратные ресурсы не используют ставки заработной платы. Помните, что стоимость использования и стоимость ресурсов - это разные вещи. Затратные ресурсы - это финансовые затраты, связанные с задачей, такие как командировочные расходы, расходы на питание и т. Д. Стоимость затратного ресурса назначается только тогда, когда вы назначаете затратный ресурс задаче.

Project рассчитывает стоимость задачи по этой формуле -

Cost of Task = Work Value (in number of hours) x Resource’s Pay Rate.

Затем вы можете увидеть стоимость ресурса и стоимость задачи (а также затраты, сведенные в сводные задачи и весь план). MS Project не будет автоматически применять сверхурочные вычисления.

Чтобы ввести стандартные ставки и ставки сверхурочной оплаты за трудовые ресурсы -

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Click the cell directly below Resource Name heading column to create Resources.

Click the Std. Rate field for each resource to costs in hourly (default), daily, weekly, monthly and yearly rates.

В следующем примере ресурс Rasmus оставлен равным нулю. Это полезно, когда вам не нужно отслеживать расценки на некоторые ресурсы.

Щелкните файл Ovt. Поле ставки для ввода ставок сверхурочной работы.

Добавить примечания к ресурсам

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Double-click the Resource, a Resource Information dialog box opens.

Click on Notes tab. Here let’s enter a note for Rasmus as “Rasmus will work parttime”.
Click OK.

А note icon теперь появляется слева от имени Расмуса в Resource SheetПосмотреть. При наведении курсора на него появится заметка.

Настройка затратных ресурсов

Вы можете использовать ресурс затрат для представления финансовых затрат, связанных с задачей в плане. Примерами затратных ресурсов являются поездки, еда, развлечения и обучение. Таким образом, очевидно, что затратные ресурсы не работают над задачей и не влияют на планирование задачи.

Стоимость затратного ресурса вводится при назначении его задаче.

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Click the empty cell in the Resource Name column.  

Type Training and press the Tab Key.

In the Type field, click the down arrow to select Cost.

После завершения списка задач и ресурсов необходимо назначить ресурсы задачам, чтобы над ними можно было работать. С помощью MS Project вы можете отслеживать ход выполнения задачи, ресурсы и стоимость задач.

Назначить материальный ресурс задаче

Способ 1

Click View Tab → Gantt Chart View → Resource Name column.

Click the box below the Resource Name column for the task you need the resource to be assigned.

From the dropdown, choose the resource name. In the following screenshot as an 
   example. For Task 1 “PT1”, we have chosen the resource “Celic”.

Вы также можете выбрать несколько ресурсов для работы над одной задачей.

Способ 2

Click Resource tab → Under Assignments group → Assign Resources.

In the Assign Resources dialog box, click the resource name you like to assign.

Здесь выбираем «Хитеш». Теперь нажмите кнопку «Назначить».

Вы также можете выбрать несколько ресурсов для работы над одной задачей.

Способ 3

Click View Tab → Gantt Chart → Task Name column.

Double-click the Task Name. Task Information dialog box opens.

Click the Resources tab.

Click the cell below the Resource Name column. Select the resource from the dropdown list.

Вы также можете выбрать несколько ресурсов для работы над одной задачей.

Метод 4

Click View Tab → Split View group → Details → Task Form.

Окно разделено на две части: представление диаграммы Ганта и представление формы задачи под ним.

In the Task Form view, click under the Resource Name column and select the resource.

Вы также можете выбрать несколько ресурсов для работы над одной задачей.

Назначение затратного ресурса задачам

Click View Tab → Gantt Chart View → Task Name column.

Double-click the Task Name. Task Information dialog box opens.

Click the Resources tab.

Click the cell below the Resource Name column. Select the resource from the dropdown list.

В следующем примере ниже выберем «Путешествие» в качестве затратного ресурса и введем стоимость 800 долларов.

Мы также можем назначить другие материальные ресурсы для этой же задачи.

После назначения ресурсов задачам вы можете просмотреть стоимость, продолжительность и трудозатраты, необходимые для выполнения плана.

Проверить продолжительность плана

In Gantt Chart View → View Tab → Split View group → Timeline checkbox.

Вы сможете увидеть даты начала и окончания плана.

В представлении диаграммы Ганта вы также можете просмотреть сводную задачу проекта, чтобы отметить продолжительность, даты начала и окончания плана.

В следующем примере «Назначение ресурсов» - это суммарная задача проекта (обозначенная как «Задача 0»). Продолжительность = 53 дня, дата начала: 15.01.15 и дата окончания: 19.03.15.

Можно включить задачу сводки проекта, выполнив следующие действия:

In Gantt Chart View → Format Tab → Show/Hide → To check Project Summary Task on.

Проверить стоимость плана

Click View tab → Data group → Tables → Cost.

Стоимость каждой задачи объединяется в суммарные задачи, а затем, в конечном итоге, в суммарную задачу проекта.

Проверить работу плана

Click Report Tab → View Reports group → click Resources → click Resource overview

В таблице статуса ресурса, которая появляется внизу, вы получите сводку самых ранних дат начала и последних дат окончания ресурса, а также оставшуюся работу.

Проверить статистику проекта

Click Project Tab → Properties group → Project Information → in
   the new dialog box click Statistics…

Как только ваш план проекта готов в MS Project, для менеджера проекта становится важным измерить фактические результаты (с точки зрения выполненных работ, использованных ресурсов и понесенных затрат), а также пересмотреть и изменить информацию о задачах и ресурсах в связи с любыми изменениями в планы. Менеджер проекта не должен предполагать, что все идет по плану, и должен всегда отслеживать каждую задачу. Сопротивление формальному отслеживанию данных управления проектом - это нормально. Вы можете преодолеть сопротивление отслеживанию, объясняя свои ожидания, объясняя преимущества отслеживания и обучая людей самостоятельно отслеживать задачу.

Сохранить базовый план

Чтобы оценить эффективность проекта, вам необходимо создать базовый уровень, с которым вы будете сравнивать прогресс. После того, как план будет полностью разработан, необходимо сохранить базовый уровень. Конечно, из-за планирования непрерывной волны или прогрессивной доработки, необходимой для управления проектами, в план всегда можно добавить новые задачи, ресурсы, ограничения и затраты.

Также обратите внимание, что имеет смысл сохранить базовый план перед вводом каких-либо фактических значений, таких как процент выполнения задачи.

Note- С MS Project 2013 вы можете сохранить до 11 базовых планов в одном плане. Эти множественные базовые показатели кажутся противоречащими определению базовых показателей. Вы можете использовать эту гибкость, когда -

• У вас есть базовый план для внешнего клиента и еще один для внутренней команды.

• Вы готовитесь к риску. Вы хотите разработать отдельные базовые планы реагирования на риски и восстановления.

• Вы выполняете большой запрос на изменение, вы все равно можете сохранить исходный план для использования в будущем при общении с заинтересованной стороной.

Создать базовый план

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → OK.

Просмотр базового показателя на диаграмме Ганта

Click View Tab → Task Views group → Gantt Chart.

Click Format Tab → Bars and Styles group → Baseline (that you want to display).

Вы увидите базовые столбцы Ганта, отображаемые вместе с текущими столбцами Ганта.

Обновить базовый план

По мере того, как время и работа над проектом продвигаются, вам может потребоваться также изменить базовый план. У вас есть несколько вариантов того же -

• Обновите базовый уровень.
• Обновите базовый план для выбранных задач.
• Сохраните несколько базовых показателей.

Обновите базовый план для всего проекта

Это просто заменяет исходные базовые значения текущими запланированными значениями.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → OK.

Обновить базовый план для выбранных задач

Это не влияет на базовые значения для других задач или значения базовых показателей ресурсов в плане.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → For select Selected tasks → OK.

Сохранить несколько базовых показателей

Вы можете сохранить до 11 базовых показателей в одном плане. Первый из них называется базовым, а остальные - от базового 1 до базового 10.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → click 
   the dropdown box to save any baseline you like.
	
Click OK.

Промежуточные планы

Промежуточный план сохраняет только два типа информации для каждой задачи - текущие даты начала и текущие даты окончания.

Его можно использовать как маркер проекта. Визуально легко увидеть, насколько продвигается проект не по плану или нет. Поскольку в нем указаны только даты, это простая, понятная и легкая информация.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → Set interim plan → OK.

План отслеживания на конкретную дату

Если все задачи были запущены и завершены по расписанию, вы можете записать это в диалоговом окне «Обновить проект». В большинстве случаев опытный менеджер проекта понимает, что это неправда. Но иногда этот подход может быть прекрасным, если фактическая стоимость работ и произведенных затрат достаточно близка к вашему базовому графику.

Click Project tab → Status group → Update Project.

Switch on the radio button for “Update work as complete through”
   option, and then Set 0% -100% complete. Select the current date.
	
Click OK.

Отметки будут отображаться в столбце индикаторов для задач, которые были выполнены. Справа в области диаграммы в полосах диаграммы Ганта для каждой задачи создаются индикаторы выполнения.

План отслеживания как% выполнения

Способ 1

Click any Task → Task Tab → Schedule group → either 0%, 25%, 50%, 75% or 100%.

Способ 2

Click View tab → Data group → Tables → Tracking.

Теперь для требуемой Задачи щелкните соответствующий % Comp столбец и введите требуемый% завершения.

План отслеживания по фактическим значениям

Вы можете ввести следующие фактические значения для своего проекта -

• Фактические даты начала и окончания - Project перемещает график соответственно.

• Фактическая продолжительность задачи - если она равна или больше продолжительности расписания: задача = 100% выполнено.

Фактическая продолжительность задачи

Click View Tab → Data group → Tables → Work.

Вы увидите% W. Comp. (% работа завершена) столбец.

Эта таблица включает столбцы «Работа (запланированная работа)», «Фактический» и «Остающийся».

Нажмите на задачу, которую хотите обновить. В следующем примере щелкается поле Фактическое задание 9 и вводится 24 часа. Для этой задачи начальная запланированная работа составляла 16 часов, потому что 24 часа больше. Проект отмечает задачу как выполненную на 100% и обновляет столбец Работа до 24 часов (с начальных 16 часов). В этом примере базовая линия сохраняется, потому что базовая линия не изменяется и используется для сравнения. Базовый план по-прежнему составляет 16 часов, а MS Project рассчитывает отклонение в 8 часов.

Note - Фактическая работа сводится, а также отражается в итоговой задаче.

Фактические даты начала и окончания

Щелкните Задача, даты которой вы хотите изменить.

Click Task tab → Schedule group → dropdown menu for Mark on Track → Update Tasks.

Change Start or Finish field in Actual group.

Вы также можете заполнить поле Фактическая продолжительность.

Есть четыре типа зависимостей задач.

• Finish to Start (FS)- Закончите первый этаж, прежде чем начинать строительство второго этажа. Наиболее используемый.

• Finish to Finish (FF) - Готовить все блюда на ужин вовремя.

• Start to Start (SS)- При проведении опроса мы будем искать ответы на опрос, но также начнем сводить ответы в таблицу. Необязательно завершать сбор ответов на опрос перед началом табулирования.

• Start to Finish (SF)- Подготовка к экзамену закончится, когда экзамен начнется. Наименее используется.

Настроить связь между задачами

Click Task Tab → double-click the required task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Predecessors Tab.

Click the box under the Type column and choose the relationship according to your requirement.

Применить опережение и отставание

По умолчанию, когда вы связываете задачи, им назначается отношение «От конца к началу». В этих отношениях

• Lead - Время выполнения приводит к тому, что задача-последователь начинается до того, как завершаются задачи-предшественники.

• Lag - Время задержки вызывает запуск задачи-преемника после завершения задачи-предшественника.

Click Task Tab → double-click the required Task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Predecessors Tab.

В столбце «Отставание» введите время задержки в часах, днях, неделях или годах. Вы также можете применить отставание или опережение в процентах. Если вы вводите 50% для выбранной задачи, которая длится 6 дней, задача будет отложена на 3 дня после завершения предыдущей.

Отставание вводится как положительные единицы, а опережение - как отрицательные (например, -3d или -50%).

Применить ограничения задачи

Каждая задача, созданная в MS Project 2013, по умолчанию будет ограничена как «Как можно скорее», когда автоматическое планирование включено. As Soon As Possibleозначает, что задача запускается сразу после запуска проекта, если нет зависимостей, которые могли бы задержать ее. Таким образом, этим типом ограничения не налагаются фиксированные даты начала или окончания, но, конечно, сохраняются зависимости предшественника и преемника.

Когда MS Project 2013 выполняет вычисления, чтобы сэкономить ваше время в проекте, который выполняется с опозданием, принудительно применяются настройки ограничений.

Есть 8 ограничений задачи.

Тип ограничения	Имя ограничения	Описание
Гибкий	Как можно позже (ALAP)	Задача планируется как можно позже, при этом задача завершается до завершения проекта и без задержки последующих задач. Ограничение по умолчанию при планировании с даты окончания проекта. Не вводите дату начала или окончания задачи с этим ограничением.
	Как можно скорее (как можно скорее)	Задачу планируется начать как можно раньше. Ограничение по умолчанию при планировании с даты начала проекта. Не вводите дату начала или окончания с этим ограничением.
Полугибкий	Начать не раньше (SNET)	Задача запланирована на начало на указанную дату или после нее.
	Закончить не раньше (FNET)	Завершение задачи запланировано на указанную дату или позже.
	Начать не позднее (SNLT)	Запуск задачи запланирован на указанную дату или раньше.
	Закончить не позже (FNLT)	Завершение задачи запланировано на указанную дату или раньше.
Негибкий	Должен закончиться (MFO)	Завершение задачи запланировано на указанную дату.
	Должен начаться (MSO)	Начало задачи запланировано на указанную дату.

Click Task Tab → double-click the required Task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Advanced Tab.

Click dropdown box for Constraint type. Choose the constraint you would like to apply.

Введите дату крайнего срока

Если вы используете ограничения задач, вы ограничиваете гибкость планирования, когда MS Project 2013 фиксирует конкретную дату начала или окончания задачи в соответствии с ограничением. Лучше использовать дату крайнего срока, которая не влияет на планирование задачи или суммарной задачи. MS Project предупредит вас красным восклицательным знаком в столбце индикаторов, если запланированное завершение задачи превышает установленный срок.

Щелкните вкладку «Задача» → дважды щелкните нужную задачу в столбце «Имя задачи» → откроется диалоговое окно «Информация о задаче» → вкладка «Дополнительно».

Введите фиксированную стоимость

Фиксированная стоимость связана с задачей, которая не связана с какими-либо ресурсами или объемом работы.

Щелкните вкладку Просмотр → Группа данных → Таблицы → Стоимость.

Введите стоимость в столбце «Фиксированная стоимость» для интересующей задачи. В следующем примере мы назначили задаче 7 фиксированную стоимость в 500 долларов.

Введите повторяющуюся задачу

Встречи о состоянии, отчеты о состоянии, даты проверок могут повторяться с определенной периодичностью. В MS Project 2013 вы можете указывать повторяющиеся задачи без необходимости назначать задачи каждый раз отдельно. Вы также можете назначить ресурсы для этой задачи.

В представлении диаграммы Ганта → вкладка задачи → группа вставки → раскрывающийся список для задачи → повторяющаяся задача.

Введите имя задачи и выберите шаблон повторения.

Вы также можете выбрать конкретное время для запуска задачи. По умолчанию Project планирует запуск повторяющейся задачи во время начала по умолчанию. Чтобы изменить это, вы можете добавить значение времени в поле «Начало» для диалогового окна «Информация о повторяющейся задаче». На следующем рисунке вводится время начала 10:00.

 

Просмотр критического пути

Critical Pathпредставляет собой последовательность связанных задач, выполнение которых займет больше всего времени. Слово «критические» не означает, что задачи являются сложными или важными или требуют тщательного наблюдения, но основное внимание уделяется графику сроков, который повлияет на дату завершения проекта.

Итак, если вы хотите сократить продолжительность проекта, вы должны сначала начать с действий / задач на критическом пути. Критический путь может быть одной последовательностью задач (один критический путь) или может быть более одного критического пути для одного проекта. Несмотря на внесение изменений в расписание, также вероятно, что критический путь будет время от времени изменяться.

Когда нужно применить ускоренное отслеживание или сбой, чтобы сократить продолжительность проекта, нужно всегда сначала сосредоточиться на Критическом пути.

Slack или Float - ключ к пониманию критического пути. Есть два типа поплавков -

• Free Float - Это количество времени, на которое задача может быть отложена без задержки другой задачи.

• Total Float - Это время, на которое задача может быть отложена без задержки завершения проекта.

In Gantt Chart view → Format Tab → Bar Styles Group → Check the Critical Tasks box ON.

Все панели задач на критическом пути в представлении диаграммы Ганта справа станут красными.

Проверить распределение ресурсов

Взаимосвязь между емкостью ресурса и назначениями задач называется allocation.

Это может определяться 3 состояниями -

• Under allocated - Инженеру, который работает 40 часов в неделю, назначена работа всего 20 часов.

• Fully allocated - Квалифицированному рабочему, который работает 40 часов в неделю, назначается 40 часов работы в эту неделю.

• Over allocated - Плотнику отводится 65 часов работы при 40-часовой рабочей неделе.

В представлении диаграммы Ганта

Click View Tab → Task Views group → Gantt Chart view.

В представлении диаграммы Ганта отображается некоторая ограниченная информация о ресурсах, как показано на следующем снимке экрана.

Он резюмирует, может ли быть проблема, по выделенному красным значку в столбце индикатора.

Click View Tab → Resource Views group → Resource Usage view.

В представлении «Использование ресурсов» под именем ресурса отображаются ресурсы и все назначенные им задачи. В левой части экрана перечислены ресурсы и имена задач вместе со столбцами общей информации о ресурсе или назначении. Правая часть показывает повременный просмотр.

Вы также можете свернуть структуру в таблице, чтобы увидеть общую работу по каждому ресурсу с течением времени.

Щелкните заголовок столбца "Имя ресурса".

Click View Tab → Data group → Outline → Hide Subtasks.

Устранить превышение выделения ресурсов

Потребуется либо изменить объем (уменьшить объем работы), назначить больше ресурсов, либо принять более длительный график для устранения превышения доступности.

Это может быть достигнуто с помощью следующих методов:

Настроить расписание

Изменяя время опережения или запаздывания, когда ресурсу назначено больше задач, чем может быть выполнено в течение заданного периода времени. Если вы добавите задержку, которая меньше или равна величине резерва задачи, вы не повлияете на дату окончания проекта.

По умолчанию, когда вы связываете задачи, им назначается отношение «От конца к началу». В этих отношениях

• Lead - Время выполнения приводит к тому, что задача-последователь начинается до того, как завершаются задачи-предшественники.

• Lag - Время задержки вызывает запуск задачи-преемника после завершения задачи-предшественника.

Щелкните вкладку «Задача» → дважды щелкните нужную задачу в столбце «Имя задачи» → откроется диалоговое окно «Информация о задаче» → вкладка «Предшественники».

В столбце «Отставание» введите время задержки в часах, днях, неделях или годах. Вы также можете применить отставание или опережение в процентах. Если вы вводите 50% для выбранной задачи, которая длится 6 дней, задача будет отложена на 3 дня после завершения предыдущей.

Отставание вводится как положительные единицы, а опережение - как отрицательные (например, -3d или -50%).

Заменить ресурсы или добавить дополнительные ресурсы

Вы можете вручную выделить другой ресурс для задачи.

Click View Tab → Gantt Chart View → Resource Name column.

Click the box below the Resource Name column for the task you need the resource to be assigned.

From the dropdown, choose the resource name. In the following example,
   for Task 1 “PT1”, we have chosen the resource “Celic”.

Вы также можете выбрать несколько ресурсов для работы над одной задачей.

Сократить назначенную работу

Click View Tab → Resource Views group → Resource Usage view.

В следующем примере для Триш Патрик выделено избыточное количество ресурсов, имя ресурса и работа отображаются красным цветом.

On View tab → Zoom group → Timescale box → Days.

Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши по повременной сетке в правом боковом окне, чтобы отобразить превышение доступности, включив превышение доступности.

Теперь вы можете сократить назначенные часы. В следующем примере 8-часовое задание сокращено до 4-часового задания. Мало того, что работа Триш Патрик уменьшилась, но изменилась и общая работа в плане. Вы также заметите новый значок в столбце индикатора, чтобы сообщить, что задание было отредактировано.

Уменьшить продолжительность задачи

Вы можете уменьшить продолжительность задачи (если фактические трудозатраты не были введены), чтобы уменьшить объем работы, необходимой для ресурса, которому назначено выполнение задачи. Если фактическая работа была записана, вы должны вручную сократить оставшуюся работу по задаче.

Удалить ресурс с превышением доступности

Вы можете просто удалить назначение ресурса для ресурса с превышением доступности.

Уровень ресурсов с превышением доступности

Если ресурсы превышены, вы можете использовать функцию выравнивания ресурсов в MS Project 2013. Она работает либо путем разделения задач, либо путем добавления задержки к задачам, чтобы гарантировать, что ресурс не перегружен. Выравнивание может задерживать сроки завершения отдельных задач и даже дату завершения проекта. Project не меняет того, кто назначен каждой задаче, общей трудозатратам или единицам назначения.

Сначала проект откладывает выполнение задач, чтобы израсходовать доступный резерв. Как только резерв становится нулевым, MS Project 2013 вносит изменения в соответствии с приоритетами, отношениями зависимости и ограничениями задач (такими как ограничение «Завершить не позднее»).

Установить приоритеты

Всегда лучше установить приоритеты задач (это мера важности / доступности задачи для выравнивания). Вы можете ввести значение от 1 до 1000, в зависимости от степени контроля, который вам нравится в процессе выравнивания. Уровень приоритета 1000 гарантирует, что MS Project не выравнивает конкретную задачу. По умолчанию установлен приоритет 500 или средний уровень контроля. Задачи с более низким приоритетом откладываются или разделяются перед задачами с более высоким приоритетом.

Click View Tab → Task Views → Gantt chart View.

In the Gantt chart table area, scroll to the right to see Add New Column.

Click on the dropdown box and select Priority.

Теперь вы можете добавить приоритет каждой задаче по мере необходимости.

Выравнивание

Шагов в процессе выравнивания всего несколько, но важно понимать, что делает каждый вариант. Шаги следующие -

Click on View Tab → Resource View group → Resource Sheet.

Click Resource tab → Level group → Leveling Options → Level All.

Project выполняет выравнивание, и индикаторы превышения доступности удаляются (если выравнивание выполнено полностью, иногда этого может не произойти).

В следующем разделе мы подробно рассмотрим параметры выравнивания -

Click Resource tab → Level group → Leveling Options.

В диалоговом окне «Выравнивание ресурсов» в разделе «Расчет уровней» попробуйте чаще использовать «Вручную». Это гарантирует, что MS Project 2013 будет выполнять процесс выравнивания только тогда, когда вы его попросите, а не сразу после превышения доступности ресурса, даже если вы этого не хотите (при выборе параметра «Автоматически»). Например, если ресурс находится вне пределов доступности, скажем, на полчаса больше в неделю, с 40 до 40,5 часов, вы не захотите, чтобы это доставляло вам неудобства, автоматически выравниваясь.

В диалоговом окне «Выравнивание ресурсов» в разделе «Расчет уровня» выберите «День за днем» для параметра «Искать превышение доступности». Это не приведет к выравниванию ресурсов, но определит, когда Project отобразит индикаторы превышения доступности рядом с именами ресурсов.

В диалоговом окне «Выравнивание ресурсов» в разделе «Вычисления уровня» используйте очистить значения выравнивания перед установкой флажка выравнивания. Это гарантирует, что Project удалит любые существующие задержки выравнивания для всех задач и назначений перед выравниванием. И если вы ранее выровняли план, а затем добавили больше назначений, вы можете снять флажок, чтобы не потерять предыдущие результаты выравнивания.

В диалоговом окне «Выравнивание ресурсов» в разделе «Диапазон выравнивания для« ……. »» Вы можете выбрать «Выровнять весь проект». Здесь вы выбираете уровень либо всего плана, либо только назначений, которые попадают в указанный вами диапазон дат.

В диалоговом окне «Выравнивание ресурсов» в раскрывающемся списке «Устранение превышения доступности» в раскрывающемся списке «Порядок выравнивания» можно выбрать «Стандартный». У вас есть 3 варианта -

• ID onlyопция откладывает задачи только в соответствии с их идентификационными номерами. Идентификационные номера с более высокими числовыми значениями (например, 10) будут задерживаться перед номерами с более низкими числовыми значениями. Возможно, вы захотите использовать этот вариант, если в вашем плане нет взаимосвязей задач или ограничений.

• Standard option задерживает задачи в соответствии с отношениями предшественников, датами начала, ограничениями задач, резервом времени, приоритетом и идентификаторами.

• Priority, standard option смотрит на значение приоритета задачи перед другими стандартными критериями (приоритет задачи - это числовое ранжирование от 0 до 1000).

В диалоговом окне «Выравнивание ресурсов» в разделе «Устранение превышения доступности» у вас есть несколько вариантов, которые вы можете выбрать. Это объясняется следующим образом -

• Level only within available slack.Установка этого флажка не позволит Project продлить дату окончания плана. MS Project будет использовать только свободный резерв в рамках существующего расписания, что может означать, что перераспределение ресурсов не может быть полностью устранено.

• Leveling can adjust individual assignments.Установка этого флажка позволяет Project добавлять задержку выравнивания (или разделять работу над назначениями, если также выбрано выравнивание, позволяющее создавать разбиения в оставшейся работе) независимо от любых других ресурсов, назначенных той же задаче. Это может привести к тому, что ресурсы будут начинать и заканчивать работу над задачей в разное время.

• Leveling can create splits in remaining work checkbox. Это позволяет Project разделить работу над задачей (или над назначением, если также выбрано выравнивание, позволяющее корректировать отдельные назначения для задачи) в качестве способа устранения превышения доступности.

• Level manually scheduled tasks. Выбор этого параметра позволяет Project выравнивать задачу, запланированную вручную, так же, как и задачу, запланированную автоматически.

Проверить стоимость плана

Типы затрат в жизненном цикле проекта включают:

• Baseline costs - Все плановые затраты сохранены в базовом плане.

• Actual costs - Затраты, понесенные за задачи, ресурсы или задания.

• Remaining costs - Разница между исходными / текущими затратами и фактическими затратами.

• Current costs- Когда планы меняются из-за назначения или удаления ресурсов, добавления или вычитания задач, MS Project 2013 пересчитает все затраты. Он появится под полями, названными «Стоимость» или «Общая стоимость». Если вы начали отслеживать фактическую стоимость, она будет включать фактическую стоимость + оставшуюся стоимость задачи.

Способ 1

Вы можете просмотреть значения стоимости плана в диалоговом окне «Статистика проекта».

Click Project tab → Properties Group → Project Information → Statistics…

Способ 2

Click View tab → Task Views group → Other Views → Task Sheet.

Click View tab → Data group → Tables → Cost.

После создания плана проекта и базовых показателей проект начинается. На этом этапе менеджер проекта сосредоточится на сборе, мониторинге, анализе выполнения проекта и обновлении статуса проекта, общаясь с заинтересованными сторонами.

Когда есть разница между тем, что запланировано, и фактическими показателями проекта, это называется Variance. Дисперсия в основном измеряется с точки зрения времени и затрат.

Проскальзывание задачи

Есть несколько способов просмотреть задачу с отклонением.

Метод 1: графическое представление путем отслеживания диаграммы Ганта

Click View tab → Task Views group → Gantt Chart dropdown → Tracking Gantt.

Сравнивая текущие запланированные отрезки диаграммы Ганта с базовыми отрезками диаграммы Ганта, вы можете увидеть, какие задачи начались позже запланированного или потребовалось больше времени для выполнения.

Метод 2: графическое представление по диаграмме Ганта по деталям

Click View tab → Task Views group → Other Views → double-click Tracking Gantt.

Метод 3: Таблица отклонений

Click View tab → Data group → Tables → Variance.

Метод 4: фильтры

Click View tab → Data group → Filters → More 
   Filters → choose filter as Late tasks, Slipping task, etc.

MS Project 2013 отфильтрует список задач, чтобы отобразить только задачи, отфильтрованные в этом процессе. Поэтому, если вы выберете Slipping Task, вы увидите только незавершенные задачи. Любая задача, которая уже выполнена, не будет отображаться.

Стоимость задачи

Чтобы изучить стоимость в жизненном цикле проекта, вы должны знать эти термины и их значение в MS Project 2013:

• Baseline costs - Все плановые затраты сохранены в базовом плане.

• Actual costs - Затраты, понесенные за задачи, ресурсы или задания.

• Remaining costs - Разница между исходными / текущими затратами и фактическими затратами.

• Current costs- Когда планы меняются из-за назначения или удаления ресурсов, добавления или вычитания задач, MS Project 2013 пересчитает все затраты. Это появится под полями, названными Стоимость или Общая стоимость. Если вы начали отслеживать фактическую стоимость, она будет включать фактическую стоимость + оставшуюся стоимость (незавершенная задача) на задачу.

• Variance - Разница между базовой стоимостью и общей стоимостью (текущей или запланированной).

Click View Tab → Data group → Tables → Cost.

Вы сможете просмотреть всю необходимую информацию. Вы также можете использовать фильтры, чтобы увидеть задачи с превышением бюджета.

Click View tab → Data group → Filters → More Filters → Cost Overbudget → Apply.

Стоимость ресурсов

Для некоторых организаций затраты на ресурсы являются основными, а иногда и единственными затратами, поэтому за ними необходимо внимательно следить.

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Click View tab → Data group → Tables → Cost.

Мы можем отсортировать столбец «Стоимость», чтобы увидеть, какие ресурсы являются наиболее и наименее затратными.

Щелкните стрелку «Автофильтр» в заголовке столбца «Стоимость», когда появится раскрывающееся меню, щелкните «Сортировать от наибольшего к наименьшему».

Вы можете использовать функцию автофильтра для каждого из столбцов. Сортировка столбца «Отклонение» позволяет увидеть образец отклонения.

Отчет о проекте

Project 2013 поставляется с набором предопределенных отчетов и панелей мониторинга. Вы найдете все это на вкладке «Отчет». Вы также можете создавать и настраивать графические отчеты для своего проекта.

Отчеты приборной панели

Click Report → View Reports group → Dashboards.

Отчеты о ресурсах

Click Report → View Reports group → Resources.

Отчеты о расходах

Click Report → View Reports group → Costs.

Отчеты о проделанной работе

Click Report → View Reports group → In Progress.

Пользовательские отчеты

Click Report → View Reports group → New Report.

Есть четыре варианта.

• Blank- Создает пустой холст. Используйте вкладку «Инструменты отчета» - «Дизайн» для добавления диаграмм, таблиц, текста и изображений.

• Chart- Создает диаграмму, сравнивающую фактическую работу, оставшуюся работу и работу по умолчанию. Используйте панель Список полей, чтобы выбрать разные поля для сравнения. Внешний вид диаграммы можно изменить, щелкнув вкладки «Работа с диаграммами», «Дизайн» и «Макет».

• Table- Создает таблицу. Используйте панель «Список полей», чтобы выбрать поля для отображения в таблице (по умолчанию отображаются «Имя», «Начало», «Готово» и «% завершения». Поле уровня структуры позволяет выбрать, сколько уровней в структуре проекта должна отображаться в таблице. Внешний вид таблицы можно изменить, щелкнув вкладки «Работа с таблицами», «Дизайн» и «Макет».

• Comparison- Создает две диаграммы бок о бок. Сначала на графиках будут те же данные. Вы можете щелкнуть одну из диаграмм и выбрать нужные данные на панели списка полей, чтобы начать различать их.