MS Project - Введение

Microsoft Project - это программа для управления проектами, разработанная и продаваемая Microsoft, предназначенная для помощи руководителю проекта в разработке расписания, распределении ресурсов по задачам, отслеживании хода выполнения, управлении бюджетом и анализе рабочих нагрузок.

Project создает бюджеты на основе работы по назначению и норм ресурсов. Когда ресурсы распределяются по задачам и оценивается работа по назначению, программа вычисляет стоимость, равную трудозатратам, умноженным на норму, которая сводится к уровню задачи, затем к любой суммарной задаче и, наконец, к уровню проекта.

У каждого ресурса может быть свой собственный календарь, который определяет, в какие дни и какие смены доступен ресурс. Microsoft Project не подходит для решения проблем ограниченного производства материалов (ресурсов). Дополнительное программное обеспечение необходимо для управления сложным производством физических товаров.

Управление проектом

MS Project обладает богатым набором функций, но для эффективного управления проектом требуются методы управления проектами. Многие менеджеры проектов путаются между графиком и планом. MS Project может помочь вам в создании расписания для проекта даже с предоставленными ограничениями. Он не может планировать за вас. Как менеджер проекта вы должны быть в состоянии ответить на следующие конкретные вопросы в рамках процесса планирования для разработки графика. MS Project не может ответить на эти вопросы за вас.

Какие задачи необходимо выполнить для создания результатов проекта и в каком порядке? Это относится к масштабам проекта.
Каковы временные ограничения и сроки, если таковые имеются, для разных задач и для проекта в целом? Это связано с графиком реализации проекта.
Какие ресурсы (человек / машина / материал) необходимы для выполнения каждой задачи?
Сколько будет стоить выполнение каждой задачи? Это связано со стоимостью проекта.
Какие риски мы связаны с конкретным графиком проекта? Это может повлиять на объем, стоимость и временные ограничения вашего проекта.

Строго говоря, с точки зрения методологии управления проектами, план и график - не одно и то же. Аplan представляет собой подробное практическое упражнение, основанное на опыте и знаниях, которое рассматривает все элементы стратегии, масштаб, стоимость, время, ресурсы, качество и риски для проекта.

Schedulingэто наука об использовании математических вычислений и логики для создания эффективной по времени последовательности задач с учетом любых ограничений ресурсов и затрат. Расписание является частью плана. В методологии управления проектами график будет означать только список основных этапов проекта, задач / мероприятий и результатов с датами начала и окончания. Конечно, график связан с ресурсами, бюджетами и зависимостями.

Однако в этом руководстве для MS Project (и во всей доступной справке для MS Project) слово «План» используется как «Расписание», создаваемое в MS Project. На это есть две причины.

Во-первых, MS Project делает больше, чем просто создает расписание, он может устанавливать зависимости между задачами, он может создавать ограничения, он может разрешать конфликты ресурсов, а также может помочь в проверке затрат и выполнении расписания на протяжении всего проекта. Так что это помогает не только в создании расписания. Для Microsoft имеет смысл продвигать MS Project как средство создания плана, а не упрощать его как средство создания расписания.

Во-вторых, это связано с ограничением общепринятой формы английского языка, где расписание может быть как в форме существительного, так и в форме глагола. Как существительное, расписание похоже на расписание или серию дел, которые необходимо сделать, или событий, которые должны произойти в или в течение определенного времени или периода. А в глагольной форме расписание - это планировать на определенную дату. Поэтому гораздо проще сказать: «Можно запланировать план с даты начала», но очень неудобно сказать: «Можно составить расписание с даты начала». Это различие важно для вас как менеджера проекта, но для проекта MS существительная форма Schedule - это Plan.

Конечно, руководитель проекта также должен уметь отвечать на другие вопросы, связанные с проектом. Например -

Почему этим проектом должна заниматься организация?
Как лучше всего передать детали проекта заинтересованным сторонам?
Что такое план управления рисками?
Как собираются управлять вендорами?
Как отслеживается и контролируется проект?
Как измеряется и оценивается качество?

MS Project может вам помочь -

Визуализируйте план вашего проекта в стандартных форматах.
Последовательно и эффективно планируйте задачи и ресурсы.
Отслеживайте информацию о работе, продолжительности и требованиях к ресурсам для вашего проекта.
Создавайте отчеты, чтобы делиться информацией о текущих встречах.