Sistem Analizi ve Tasarımı - Sistem Planlaması

Gereksinim Belirleme Nedir?

Bir gereksinim, verilerin işlenmesini veya yakalanmasını, iş faaliyetlerinin kontrol edilmesini, bilgi üretilmesini ve yönetimi desteklemeyi içerebilen yeni bir sistemin hayati bir özelliğidir.

Gereksinim belirleme, mevcut sistemi incelemeyi ve gereksinimlerin neler olduğunu, nasıl çalıştığını ve iyileştirmelerin nerede yapılması gerektiğini bulmak için ayrıntıları toplamayı içerir.

İhtiyaç Belirlemede Başlıca Faaliyetler

Gereksinimler Öngörü

Yeni bir sistem için belirli sorunları veya özellikleri ve gereksinimleri içeren önceki deneyimlere dayanarak sistemin özelliklerini tahmin eder.
Aksi takdirde deneyimsiz analist tarafından fark edilmeyecek alanların analizine yol açabilir. Ancak, araştırmanın yürütülmesinde kısa yollar kullanılırsa ve önyargı getirilirse, gereksinim Öngörü yarı yarıya pişirilebilir.

Gereksinimlerin İncelenmesi

Mevcut sistemi inceliyor ve daha fazla analiz için özelliklerini belgeliyor.
Analistin bilgi bulma tekniklerini, prototiplemeyi ve bilgisayar destekli araçları kullanarak sistem özelliklerini belgelediği ve tanımladığı sistem analizinin merkezinde yer alır.

Gereksinimler Özellikler

Yeni sistem için gereksinim özelliklerini, özelliklerin açıklamasını ve hangi bilgi gereksinimlerinin sağlanacağını belirleyen verilerin analizini içerir.
Gerçek verilerin analizini, temel gereksinimlerin tanımlanmasını ve Gereksinim yerine getirme stratejilerinin seçimini içerir.

Bilgi Toplama Teknikleri

Veri bulma tekniklerinin temel amacı, analistler tarafından kullanıcı tarafından anlaşılan kesin bir SRS hazırlamak için kullanılan bir organizasyonun bilgi gereksinimlerini belirlemektir.

İdeal SRS Belgesi -

eksiksiz, Kesin ve Jargonsuz olmalıdır.
operasyonel, taktiksel ve stratejik bilgi gereksinimlerini belirtin.
Kullanıcılar ve analist arasındaki olası anlaşmazlıkları çözer.
Anlama ve tasarımı kolaylaştıran grafik yardımcıları kullanın.

Çeşitli bilgi toplama teknikleri vardır -

Mülakat

Sistem analisti, görüşme yaparak bireylerden veya gruplardan bilgi toplar. Analist resmi, yasal olabilir, siyaset oynayabilir veya gayri resmi olabilir; çünkü bir görüşmenin başarısı, analistin görüşmeci olarak becerisine bağlıdır.

İki şekilde yapılabilir -

Unstructured Interview - Sistem analisti, sistemin temel bilgilerini almak için soru-cevap oturumu düzenler.
Structured Interview - Kullanıcının yakın (objektif) veya açık (açıklayıcı) biçimde yanıtlaması gereken standart sorular vardır.

Advantages of Interviewing

Bu yöntem genellikle nitel bilgi toplamanın en iyi kaynağıdır.
Yazılı olarak etkili bir şekilde iletişim kurmayanlar veya anketi dolduracak zamanı olmayanlar için yararlıdır.
Bilgiler kolaylıkla doğrulanabilir ve anında kontrol edilebilir.
Karmaşık konuları halledebilir.
Fikir arayarak anahtar sorunu keşfetmek kolaydır.
Yanlış anlaşılma alanlarındaki boşlukları doldurur ve gelecekteki sorunları en aza indirir.

Anketler

Bu yöntem, analist tarafından çok sayıda kişiden çeşitli sistem sorunları hakkında bilgi toplamak için kullanılır.

İki tür anket vardır -

Open-ended Questionnaires- Kolay ve doğru yorumlanabilen sorulardan oluşur. Bir sorunu keşfedebilir ve belirli bir yanıt yönüne yönlendirebilirler.
Closed-ended Questionnaires - Sistem analisti, birbirini dışlayan tüm olası yanıtları etkin bir şekilde listelediğinde kullanılan sorulardan oluşur.

Advantages of questionnaires

Bir arada bulunmayan kullanıcıların ilgi, tutum, duygu ve inançlarının araştırılmasında çok etkilidir.
Belirli bir grubun ne kadarının önerilen sistemin belirli bir özelliğini onayladığını veya onaylamadığını bilmek durumda yararlıdır.
Sistem projesine belirli bir yön vermeden önce genel görüşü belirlemek faydalıdır.
Daha güvenilirdir ve dürüst yanıtların yüksek gizliliğini sağlar.
Gerçek bilgileri seçmek ve e-postayla gönderilebilen ve posta yoluyla gönderilebilen istatistiksel veri toplamak için uygundur.

Kayıtların, Prosedürlerin ve Formların İncelenmesi

Mevcut kayıtların, prosedürlerin ve formların gözden geçirilmesi, mevcut sistem yeteneklerini, işlemlerini veya faaliyetlerini tanımlayan bir sistem hakkında içgörü aramaya yardımcı olur.

Advantages

Kullanıcının, başkalarına empoze etmeden önce kendi başına organizasyon veya işlemler hakkında biraz bilgi edinmesine yardımcı olur.
Prosedür kılavuzları ve formları mevcut sistemin formatını ve işlevlerini açıkladığından, mevcut işlemlerin kısa bir süre içinde belgelenmesine yardımcı olur.
Organizasyonda ele alınan işlemler hakkında net bir anlayış sağlayabilir, işleme için girdi belirleyebilir ve performansı değerlendirebilir.
Desteklenmesi gereken işlemler açısından bir analistin sistemi anlamasına yardımcı olabilir.
Sorunu, etkilenen kısımlarını ve önerilen çözümü açıklar.

Gözlem

Bu, insanları, olayları ve nesneleri fark edip gözlemleyerek bilgi toplama yöntemidir. Analist, mevcut sistemin işleyişini gözlemlemek için kurumu ziyaret eder ve sistemin gereksinimlerini anlar.

Advantages

Bilgi toplamak için doğrudan bir yöntemdir.
Toplanan verilerin gerçekliğinin söz konusu olduğu veya sistemin belirli yönlerinin karmaşıklığının son kullanıcıların net açıklamasını engellediği durumlarda faydalıdır.
Daha doğru ve güvenilir veriler üretir.
Eksik ve güncel olmayan belgelerin tüm yönlerini üretir.

Ortak Uygulama Geliştirme (JAD)

IBM tarafından geliştirilen ve sistem sahiplerini, kullanıcıları, analistleri, tasarımcıları ve kurucuları organize ve yoğun atölyeler kullanarak sistemi tanımlamaları ve tasarlamaları için bir araya getiren yeni bir tekniktir. JAD eğitimli analist, bazı uzmanlık becerilerine sahip atölye için kolaylaştırıcı olarak hareket eder.

Advantages of JAD

Aylar süren geleneksel görüşme ve takip toplantılarının yerini alarak zamandan ve maliyetten tasarruf sağlar.
Ortak problem çözmeyi destekleyen organizasyon kültüründe faydalıdır.
Birden çok düzeydeki çalışanlar arasında resmi ilişkileri teşvik eder.
Tasarımın yaratıcı bir şekilde geliştirilmesine yol açabilir.
Hızlı gelişmeye izin verir ve bilgi sistemi sahipliğini artırır.

İkincil Araştırma veya Arka Plan Okuma

Bu yöntem, toplanan bilgilere erişilerek bilgi toplamak için yaygın olarak kullanılmaktadır. Pazarlamacı tarafından herhangi bir iç veya dış kaynaktan kullanılan önceden toplanmış bilgileri içerir.

Advantages

İnternetin mevcudiyeti ile daha açık bir şekilde erişilir.
Düşük maliyet ve zaman ile değerli bilgiler sağlar.
Birincil araştırmanın öncüsü olarak hareket eder ve birincil araştırmanın odağını hizalar.
Araştırmacı tarafından, kullanılan prosedürler ve bunların toplanmasındaki sorunlar ile mevcut olduğu için araştırmanın buna değip değmeyeceği sonucuna varmak için kullanılır.

Fizibilite çalışması

Fizibilite Çalışması, yönetimin sistem çalışmasının geliştirme için uygun olup olmadığına karar vermesine yardımcı olan bir ön araştırma olarak düşünülebilir.

Mevcut bir sistemi iyileştirme, yeni bir sistem geliştirme olasılığını tanımlar ve sistemin daha da geliştirilmesi için rafine tahminler üretir.
Sorunun ana hatlarını elde etmek ve uygun veya uygun çözüm olup olmadığına karar vermek için kullanılır.
Bir fizibilite çalışmasının temel amacı, problemi çözmek yerine problemin kapsamını elde etmektir.
Bir fizibilite çalışmasının çıktısı, önerilen sistemin tüm yapısını ve kapsamını içeren bir karar belgesi olarak resmi bir sistem teklifidir.

Fizibilite Analizine Dahil Edilen Adımlar

Fizibilite analizi yapılırken aşağıdaki adımlar izlenmelidir -

Bir proje ekibi oluşturun ve bir proje lideri atayın.
Sistem akış şemaları geliştirin.
Mevcut sistemin eksikliklerini tespit edin ve hedefler belirleyin.
Hedeflere ulaşmak için alternatif çözümü veya potansiyel aday sistemi sıralayın.
Teknik fizibilite, operasyonel fizibilite vb. Gibi her alternatifin fizibilitesini belirleyin.
Her bir aday sistemin performansını ve maliyet etkinliğini ağırlıklandırın.
Diğer alternatifleri sıralayın ve en iyi aday sistemi seçin.
Onay için yönetime nihai proje direktifinin bir sistem teklifini hazırlayın.

Fizibilite Türleri

Ekonomik Fizibilite

Maliyet / fayda analizi yöntemini kullanarak aday sistemin etkinliğini değerlendirmektir.
Organizasyona fayda ve maliyet açısından aday sistemden net faydayı gösterir.
Ekonomik Fizibilite Analizinin (EFS) temel amacı, yatırım fonları teklife bağlanmadan önce aday sistemin ekonomik gereksinimlerini tahmin etmektir.
En erken ve en yüksek fon getirisi ile kuruluşun net değerini maksimize edecek alternatifi ve aday sistemin geliştirilmesinde dahil olan en düşük risk düzeyini tercih eder.

Teknik fizibilite

Her bir uygulama alternatifinin teknik fizibilitesini araştırır.
Çözümün mevcut teknoloji ile desteklenip desteklenemeyeceğini analiz eder ve belirler.
Analist, mevcut teknik kaynakların yükseltilip yükseltilmeyeceğini veya yeni gereksinimleri karşılayacak şekilde eklenip eklenmeyeceğini belirler.
Aday sistemin, teknik geliştirmeyi ne ölçüde destekleyebileceğine uygun yanıtlar vermesini sağlar.

Operasyonel Fizibilite

Geliştirilip uygulandıktan sonra sistemin etkin çalışıp çalışmadığını belirler.
Yönetimin önerilen sistemi desteklemesini ve mevcut organizasyon ortamında uygulanabilir olmasını sağlar.
Kullanıcıların etkilenip etkilenmeyeceğini analiz eder ve olası sistem faydalarını etkileyen değiştirilmiş veya yeni iş yöntemlerini kabul eder.
Ayrıca aday sistemin bilgisayar kaynaklarının ve ağ mimarisinin çalışabilir olmasını sağlar.

Davranışsal Fizibilite

Yeni sistemin geliştirilmesine yönelik kullanıcının tutumunu veya davranışını değerlendirir ve tahmin eder.
Sistemin, yeni iş yürütme yöntemleri konusunda çalışanın iş statüsünü eğitmek, yeniden eğitmek, transfer etmek ve değiştirmek için özel çaba gerektirip gerektirmediğini belirlemeye yardımcı olur.

Fizibilite Planlayın

Projenin verilen zaman kısıtlaması veya program içinde tamamlanmasını sağlar.
Ayrıca projenin son tarihlerinin makul olup olmadığını doğrular ve doğrular.