Nghi thức email
Email được sử dụng rộng rãi như một hình thức công cụ giao tiếp kinh doanh rẻ tiền nhưng hiệu quả cao. Các bản in email hiếm khi được sử dụng và bản mềm được sử dụng vì việc lưu trữ và truy xuất email rất dễ dàng. Lý do phổ biến của nó là sự dễ dàng truy cập, mà tất cả mọi người trong một tổ chức bắt đầu từ Giám đốc điều hành đến người lao công đều có thể sử dụng.
Email là một cách hiệu quả để truyền đạt thông tin theo cách trình bày tốt, dễ đọc và phù hợp về mặt chuyên môn. Nhiều người cho rằng thiếu thời gian là một lý do để chuyển tiếp các email dưới tiêu chuẩn từ không đầy đủ đến khó hiểu.
Nhiều người nhầm email với tin nhắn văn bản, hoặc ít nhất là cách tiếp cận của họ đối với việc viết email cho thấy như vậy. Hãy để chúng tôi thảo luận về sự khác biệt giữa một cuộc trò chuyện văn bản và viết email. Trong một cuộc trò chuyện bằng tin nhắn văn bản, hai người có thể trao đổi thông tin, chia sẻ chi tiết, cung cấp thông tin sửa chữa và yêu cầu làm rõ bằng cách liên lạc qua lại nhanh chóng.
So với điều này, email được đọc bởi các chuyên gia, tùy thuộc vào công việc của họ, có thể nhận được bất kỳ thứ gì từ 20 đến 200 email mỗi ngày. Họ không muốn tham gia vào một cuộc trò chuyện qua lại, cũng không có thời gian để hỏi chi tiết nhiều lần. Họ chỉ muốn hiểu nội dung của email, đọc hướng dẫn, xử lý thông tin, hoàn thành nhiệm vụ và bỏ trống phần "chưa đọc" trong hộp thư đến.
Keeping this in mind, let us discuss some tricks to write effective emails -
- Lập kế hoạch cho thông điệp của bạn.
- Sử dụng dòng tiêu đề để thu hút sự chú ý của người đọc.
- Giữ cho thông điệp của bạn ngắn gọn và rõ ràng.
- Không nhập toàn bộ tin nhắn của bạn bằng chữ thường.
- Đọc lại tin nhắn của bạn trước khi gửi và chịu trách nhiệm.
- Hãy dành vài phút để hạ nhiệt trước khi gửi bất kỳ email nào trong lúc tức giận.
- Không nhập tin nhắn của bạn bằng chữ hoa. Viết hoa được coi là CHIA SẺ.
In certain cases, emails may not be suitable. Prefer to call someone when -
- Bạn phải thảo luận về thông tin cá nhân, nhạy cảm hoặc bí mật.
- Bạn sẽ đưa ra một tin xấu.
- Thông điệp của bạn phức tạp và ý nghĩa có thể bị mất trong các từ ngữ.
- bạn cần phản hồi ngay lập tức.
Rủi ro pháp lý của email
Email là phương thức giao tiếp ưa thích ở nhiều nơi làm việc và điều này có nghĩa là chúng mang rất nhiều thông tin có thể được bảo mật. Nhiều công ty đào tạo mọi người một cách rộng rãi về cách họ phải đóng khung email của mình và loại email nào, họ phải chuyển tiếp cho ai.
Bảo mật và bí mật của thông tin trong email là trách nhiệm chung của cả người gửi và người nhận. Các công ty có những hướng dẫn nghiêm ngặt để bảo vệ tài liệu và nội dung của chúng. Hãy để chúng tôi thảo luận về một số nguyên tắc được tuân thủ phổ biến nhất để ngăn chặn việc lạm dụng email.
You and your company will be held liable for numerous legal suits if -
- Bạn gửi hoặc chuyển tiếp các email có nội dung xúc phạm.
- Bạn gửi một tệp đính kèm có vi-rút.
- Bạn chuyển tiếp email của người gửi cho người khác mà không được phép.
- Bạn cố gắng giả mạo email của người khác hoặc gửi email từ tài khoản của người khác.
- Bạn cố gắng che giấu danh tính của mình với người nhận khi gửi email.
- Bạn sao chép một tin nhắn của người khác mà không được phép.
Các yếu tố của một email chính thức
Mặc dù hầu hết chúng ta gửi email thân mật cho bạn bè có thể chứa những lỗi ngữ pháp trong đó, điều này cũng không đúng khi viết cho đồng nghiệp, đặc biệt là khi chúng ta muốn tạo ấn tượng tốt, vì lần này chúng ta phải cẩn thận và ngoại giao hơn. Dưới đây là một số mẹo chung về định dạng phù hợp của email -
Background- Nền trắng mặc định nên được sử dụng cho tất cả các email. Nền màu, hoặc thiết kế cuộn có vẻ không chuyên nghiệp và gây mất tập trung.
Font - Phông chữ ưu tiên là Times New Roman hoặc Arial, cỡ chữ-12.
Font Color - Phông chữ chỉ nên có màu xanh nước biển hoặc đen.
Contact Details- Thông tin liên hệ chính thức như tên, chỉ định, id email, số liên lạc, logo công ty và địa chỉ của thư từ nên được đề cập trong khu vực chữ ký. Tốt nhất nên tránh những tuyên bố cá nhân.
First Name and Surname- Chúng nên được đề cập bằng cùng một phông chữ như được sử dụng trong phần nội dung của email, chỉ lớn hơn hai cỡ chữ. Phông chữ thảo cho tên không được khuyến khích.
(To be mentioned in the same font and size as body of the email)
- Designation
- Department
- Tên & Địa chỉ Công ty
- Mốc & Mã ZIP
- Số liên lạc
- Địa chỉ email
- Số điện thoại công ty
- Số fax công ty
- URL công ty
- Disclaimer