Nghi thức điện thoại
Các cuộc trò chuyện qua điện thoại đang nhanh chóng thay thế các cuộc họp “tại chỗ” truyền thống, do tiết kiệm được thời gian và hậu cần. Ngày nay, mọi người dễ dàng trò chuyện qua điện thoại hơn nhiều so với việc đi đến một nơi xa để làm điều tương tự.
Mặc dù những lợi thế rõ ràng của một cuộc trò chuyện qua điện thoại là rất nhiều - một là người đó không phải có mặt trực tiếp trong thời gian phỏng vấn, đây cũng có thể là một trong những nhược điểm riêng biệt của nó.
Trong một cuộc trò chuyện trực tiếp, 70% phản hồi của người đó là phi ngôn ngữ và có liên quan đến ngôn ngữ cơ thể. Trong một cuộc trò chuyện qua điện thoại, bạn phải bù đắp 70% đó bằng khả năng chiếu giọng nói, giai điệu và điều chế.
Some Important Points on Telephonic Etiquette -
Nói đủ to để nghe rõ. Giữ miệng của bạn gần ống ngậm. Bạn nên sử dụng thiết bị rảnh tay, nếu có thể, để tay của bạn rảnh tay ghi lại điểm. Nhiều người bày tỏ quan điểm của mình bằng cách sử dụng tay để nhấn mạnh vào các lĩnh vực thảo luận cụ thể. Sử dụng thiết bị rảnh tay cũng sẽ nâng cao kỹ năng biểu đạt của bạn.
Hãy để người kia thực hiện phần lớn cuộc nói chuyện, vì anh ấy sẽ giải thích những gì anh ấy muốn thông báo cho bạn để bạn hiểu. Ngoài ra, việc nói lung tung có thể gây khó chịu cho người nghe.
Mỉm cười và nói theo cách trò chuyện. Mỉm cười trong khi nói chuyện sẽ thay đổi hình dạng của miệng khi bạn phát âm các từ và người nghe dễ dàng nhận ra sự thay đổi này trong giọng điệu.
Đặt sổ tay, bút và bản sao của tài liệu đang được thảo luận gần bạn để tham khảo và ghi lại thông tin quan trọng.
Cố gắng đến nơi càng ít tiếng ồn xung quanh và nhiễu sóng càng tốt trong khi tham dự một cuộc phỏng vấn qua điện thoại.
Nếu bạn đang bị kẹt xe hoặc ở một nơi ồn ào khi ai đó từ văn phòng gọi đến và hỏi liệu có phải thời điểm thích hợp để nói chuyện với bạn hay không, hãy lịch sự xin lỗi và đề nghị gọi lại sau 5-10 phút. Điều này sẽ giúp bạn có thời gian đến một nơi im lặng để chuẩn bị tâm trạng và tâm trí cho cuộc trò chuyện.
Tắt tính năng Chờ cuộc gọi và các ứng dụng cung cấp thông báo bíp trong khi gọi để người khác không bị phân tán sự chú ý do âm thanh gây mất tập trung.