Nghi thức kinh doanh - Viết tài liệu

Khi bạn đã xác định được đối tượng cho bài viết của mình, hãy cố gắng dự đoán thông tin mà người đọc có thể cho là cần thiết và đưa nó vào tài liệu khi bạn viết. Nó có thể được thực hiện bằng cách tự hỏi bản thân những “câu hỏi TẠI SAO”.

Answer the WH questions- Trả lời “Ai? Gì? Tại sao? Ở đâu? Khi nào? Ai? Làm sao?" sẽ cung cấp cho bạn một khởi đầu về nội dung của bài viết.
Determine the Start and Finish- Sau khi thu thập tất cả các ý tưởng khả thi mà bạn có về chủ đề này, bạn có thể duyệt qua chúng và từ chối một vài ý kiến không có ý nghĩa trong bài viết này. Sau đó, tìm ra ý tưởng sẽ để lại tác động tối đa khi đọc nó và đặt nó ở đầu bài viết. Phần cuối nên có ý tưởng tóm tắt tất cả các ý một cách rõ ràng và sắc nét.
Get a Second-Person Opinion- luôn luôn được ai đó kiểm tra văn bản bằng văn bản của bạn trước khi gửi nó. Điều này mang lại góc nhìn khách quan, của người thứ hai cho bài đánh giá và ngăn cảm xúc và sự ham mê của bạn cản trở. Không làm điều này nếu nội dung là bí mật và không được chia sẻ.
Discuss Suggestions and Include Improvements - Khi bạn bè của bạn đã đề xuất một số thay đổi, hãy thực hiện những thay đổi mà bạn cho là có liên quan.

Đang phát triển dòng chảy

Nhiều người có những ý tưởng rất thú vị và thậm chí quản lý để đưa chúng ra giấy. Thật không may, độc giả của họ không vượt ra ngoài một giai đoạn cụ thể. Điều này là do, mặc dù bài viết của họ hay và những suy nghĩ được đề cập đúng đắn, có thể đã không có sự lựa chọn từ ngữ thích hợp, hoặc có thể một câu tục ngữ như - “nipping it in the bud” đã được sử dụng, mà người đọc có thể không hiểu.

Hãy để chúng tôi thảo luận về 15 điều cần nhớ khi đọc thử và sửa đổi bài viết của bạn -

Trong trẻo

Bài viết của bạn phải được hiểu ngay lần đọc đầu tiên. Tránh các biệt ngữ chuyên môn, các từ không quen thuộc hoặc ngôn ngữ trang trọng.

Trang trọng Vs. Hiện đại

Thanh toán đã được ghi chú hợp lệ so với chúng tôi đã nhận được séc của bạn.
Đính kèm ở đây so với. Vui lòng tìm Đính kèm

Tránh mơ hồ

Cần tránh những từ có nghĩa kép hoặc những câu khiến người đọc nhầm lẫn
Sau khi ăn cá, Kiran nói chuyện với Karan. (Ai đã có cá?)

Tránh các từ ngữ thông tục

Tóm lại, so với ngắn gọn
Trong thời đại ngày nay so với ngày nay, hiện nay

Tránh sử dụng nhiều từ

Trước sự kiện so với trước đó
Tại thời điểm này so với bây giờ

Tránh lặp lại không cần thiết

Hoàn toàn cần thiết
Kết hợp với nhau

Chỉ bao gồm thông tin có liên quan

Bỏ qua thông tin cơ bản không cần thiết.
Giữ các câu ngắn gọn và đơn giản - 17 từ hoặc ít hơn.

Sự hoàn chỉnh

Kiểm tra xem tất cả thông tin mà người đọc cần đã được bao gồm chưa -

WHO? Gì? Ở đâu? Khi nào? Tại sao? Làm sao?

Tính đúng đắn

Kiểm tra độ chính xác về ngữ pháp và chính tả của tên người và địa điểm.

Anh ấy đã làm nó so với anh ấy đã làm nó.
Màu của nó đã mờ đi so với màu của nó đã mờ đi.

Không dựa vào Kiểm tra chính tả

Gõ 'no / on', 'then / than', 'khá / yên tĩnh', 'mất / lỏng' sẽ không hiển thị lỗi.

Độ bê tông

Đưa ra các chi tiết cụ thể.

Kế hoạch đầu tư của bạn sẽ thu lãi cao.
Kế hoạch đầu tư của bạn sẽ thu được 8% lãi suất.

Thuyết phục

Sử dụng ngôn ngữ đáng tin cậy. Tránh phóng đại và so sánh nhất.

Luôn luôn so với Thông thường
Không bao giờ so với Hiếm khi

Lịch sự

Hiển thị cách cư xử tốt trong văn bản của bạn. Sử dụng giọng nói thụ động khi truyền đạt tin xấu để tránh âm bội tiêu cực. Ví dụ,

Chúng tôi không thể đồng ý với các điều khoản và điều kiện được nêu trong hợp đồng.
Một số cuộc thảo luận liên quan đến các điều khoản và điều kiện cần được thực hiện.

Viết với người đọc trong tâm trí

Phân biệt giới tính - Chủ tịch, doanh nhân
Điều kiện - 'Tất nhiên', 'Rõ ràng'

Sử dụng Bullet Point

Truyền đạt thông điệp của bạn một cách dễ dàng và rõ ràng.
Làm nổi bật thông tin quan trọng nhất.