Điều chỉnh nội dung

Trong khi điều chỉnh nội dung cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng và độc giả, bạn nên cố gắng tránh các thuật ngữ chuyên môn, từ viết tắt và viết tắt càng nhiều càng tốt. Những điều này không chỉ khiến người đọc bối rối khi yêu cầu họ đoán nghĩa, dẫn đến những giải thích mơ hồ về những gì được đề cập. Dưới đây sẽ thảo luận thêm một số điểm như vậy.

Để điều chỉnh nội dung, giọng điệu và ngôn ngữ của tài liệu theo yêu cầu của độc giả, bạn nên làm theo các bước đơn giản sau:

• Sử dụng 'bạn' nhiều hơn bạn sử dụng 'tôi' hoặc 'chúng tôi'.

• Viết theo quan điểm của độc giả.

• Tập trung vào lợi ích của họ.

• Ngôn ngữ của bạn không được cụ thể cho bất kỳ giới tính, chủng tộc, tuổi tác và khuyết tật nào.

• Sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp nhưng thân thiện để tạo ấn tượng trang trọng nhưng vẫn hòa nhã.

• Sử dụng các từ tích cực lịch sự, đơn giản và chính xác

Sử dụng đại từ ngôi thứ hai bất cứ khi nào có thể, thay vì 'I, we', mang lại một giọng điệu tích cực và khiến người đọc nghĩ rằng bạn đang đồng cảm với anh ta. Nó cho phép anh ta chỉ huy vì anh ta hiểu đây là một cuộc trò chuyện độc quyền, thay vì một đoạn văn bản nhắm vào đám đông nói chung.