Kỹ năng Viết Kinh doanh - Giới thiệu

Business Writing đề cập đến nhu cầu truyền đạt thông tin liên lạc rõ ràng và ngắn gọn trong cuộc sống nghề nghiệp - trong khi giao dịch với đồng nghiệp, cấp cao và đại diện của các tổ chức khác. Văn bản kinh doanh đóng một vai trò quan trọng trong các tổ chức lớn nơi giao tiếp rõ ràng và minh bạch là hoàn toàn cần thiết cho hoạt động của họ. Do đó, các thông điệp được gửi đi cần phải rõ ràng, chính xác, dựa trên sự kiện và rõ ràng.

Văn bản chuyên nghiệp rõ ràng và ngắn gọn là rất quan trọng trong nhiều lĩnh vực, chẳng hạn như trong luật, kỹ thuật, hướng dẫn kỹ thuật và nhãn sản phẩm, nơi sự hiểu lầm có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng.

Tại sao Viết lách hiệu quả?

Nhiều chuyên gia ngày nay, đặc biệt là khi mới bắt đầu sự nghiệp, tìm kiếm hướng dẫn về các kỹ năng cần thiết để viết kinh doanh chính thức, khi họ gặp khó khăn với ngữ pháp, chính tả và dấu câu cơ bản. Đây là một hạn chế nghiêm trọng làm giảm sự tự tin của họ và khiến họ kìm hãm khi được yêu cầu cung cấp tài liệu và trình bày thông tin.

Với Kỹ năng Viết Hiệu quả, họ có thể cải thiện khả năng giao tiếp bằng văn bản và quản lý để trình bày những điểm và ý tưởng mà họ luôn có nhưng chưa bao giờ trình bày được. Điều này cũng sẽ làm tăng niềm tin và triển vọng tương lai của họ đối với công ty.

Tin nhắn của bạn thể hiện bạn như thế nào

Người đọc luôn tạo ấn tượng về bạn và công ty của bạn tùy thuộc vào cách họ diễn giải email của bạn. Mục đích của Viết kinh doanh là cung cấp thông tin liên lạc ngắn gọn lưu giữ (các) người đọc, hình ảnh của công ty bạn và hình ảnh của bạn. Những từ ngữ chúng ta sử dụng và những câu chúng ta viết đều rất quan trọng trong việc xây dựng nhận thức của chúng ta trong tâm trí người đọc.

Các lỗi thường gặp trong viết kinh doanh

Khi nói đến văn bản kinh doanh, nhiệm vụ là - "ít hơn là đủ". Nhiều người sử dụng quá nhiều nội dung trong bài viết của họ hoặc cung cấp quá ít và không đầy đủ thông tin. Đó là một thách thức khá lớn để đạt được sự cân bằng giữa hai điều này. Hãy thảo luận về những lỗi thường thấy nhất mà người viết mắc phải -

• Nhiều người sử dụng những từ lớn, khó như “loggerheads, cumbersome"Để mô tả những thứ có thể dễ dàng giải thích bằng những từ đơn giản hơn nhiều như"quarrel, clumsy”. Những từ này không chỉ gây nhầm lẫn, chúng còn mơ hồ, ở chỗ chúng không giải thích rõ ràng bất cứ điều gì.

• Phong cách trang trọng quá mức - Những câu như “Chúng tôi mong muốn điều tốt nhất của tôi là bạn làm cho sự hiện diện của bạn cảm thấy” đã đến và đi với các nhà cai trị thuộc địa. “We will be pleased if you come. ” thực hiện công việc tương tự với một nửa số từ và không có sự nhầm lẫn nào.

• Bây giờ, chúng ta hãy đi xuống thủ phạm chính - lỗi đánh máy và chính tả, như “sprite, meat, usher" thay vì "spirit, meet, user”Không chỉ làm thay đổi toàn bộ ý nghĩa của câu mà còn gây ra sự lúng túng. Hãy tưởng tượng ai đó viết - “Tôi sẽ gặp bạn sớm thôi”?

• Một số chuyên gia đi đến một thái cực khác và viết những câu rất ngắn, và đôi khi, những cụm từ không giải thích được ý nghĩa hoàn chỉnh cũng như không đưa ra hướng dẫn rõ ràng. Ví dụ về cách viết như vậy là - “See u today@5, Meeting tomorrow at 10. ”

Công thức AIDA về Viết thuyết phục

Nếu bạn quan sát các quảng cáo đủ kỹ, bạn sẽ nhận thấy một mô hình thú vị - một cái gì đó rất bắt mắt hoặc thú vị xảy ra ngay lập tức thu hút sự chú ý của bạn. Mô tả cơ bản bổ sung thêm các tính năng và lợi ích của sản phẩm bắt đầu thu hút sự quan tâm của bạn. Trước khi bạn biết điều đó, cách trình bày hấp dẫn và phong cách thuyết phục sẽ tạo ra trong bạn mong muốn được dùng thử sản phẩm ít nhất một lần, sau đó dẫn bạn đến hành động mua sản phẩm.

Nếu bạn đã có trải nghiệm tương tự, hoặc biết ai đó đã làm, bạn sẽ nhận ra sức mạnh của AIDA. Trong trường hợp đó, sẽ không có gì ngạc nhiên khi nó được phát minh ra bởi ngành tiếp thị để thu hút khách hàng.

Ngày nay, các kỹ thuật AIDA được sử dụng trong Viết kinh doanh với mục đích tương tự - thu hút và gây ấn tượng với người đọc bằng cách trình bày và thuyết phục của bạn. Bốn bước của AIDA là:

• Attention - Thu hút người đọc bằng một câu gây chú ý.

• Interest - Tạo sự quan tâm bằng cách đề cập đến lợi ích của những gì người đọc thích.

• Desire - Sử dụng các đoạn văn ở giữa để thúc đẩy người đọc hướng tới hành động.

• Action - Những hành động mà người đọc cần thực hiện để đạt được những gì anh ta mong muốn.

Viết có mục đích

Nhiều người rùng mình khi nhắc đến việc viết một bản thảo hoặc tài liệu có thể lưu hành trong văn phòng. Lý do là rõ ràng. Đơn giản là có quá nhiều tham số để nghĩ đến khi viết bất cứ thứ gì cho mục đích kinh doanh. Lựa chọn đúng từ ngữ, cấu trúc câu, chính xác ngữ pháp, chính tả và sử dụng đúng, và tất nhiên, hình ảnh mà người đọc sẽ hình thành về bạn đều là những điểm rất quan trọng cần ghi nhớ khi viết cho đồng nghiệp của bạn.

Bây giờ, làm thế nào để xử lý nhiệm vụ này? Có một câu nói cổ rằng “Well begun is half done. ” Chúng tôi cũng cần thực hiện triết lý này trong bài viết của mình. Chúng ta cần tìm ra mục đích đằng sau bài viết của mình, điều này sẽ giúp chúng ta giải tỏa suy nghĩ về những câu hỏi sau -

• Who are your readers?

  Điều này sẽ giúp bạn hiểu được từ vựng và cách đặt câu phù hợp với đối tượng người đọc.

• What is the purpose of your document?

  Bạn cần hiểu lý do bạn đang viết một cái gì đó.

• Why should the readers read your document?

  Nói cách khác, bạn phải nghĩ ra thông điệp cho người đọc bên trong tài liệu của bạn.

• What outcomes you expect?

  Mỗi hành động có một phản ứng ngang nhau và ngược lại, do đó đối với mỗi từ bạn viết, phải có một phản ứng ngang nhau được tạo ra (ngay cả khi không nhất thiết phải ngược lại). Điều này có nghĩa là nếu bạn muốn nhận được phản ứng hoặc kết quả mà bạn mong muốn, lời nói của bạn phải sao cho chúng có thể miêu tả rõ ràng những gì bạn muốn diễn đạt.

Bắt đầu

Các chuyên gia khẳng định rằng mục đích thực sự của thư từ kinh doanh là gợi lên một hành động tức thì hoặc muộn từ (những) người đọc của bạn. Hãy nhớ kỹ thuật AIDA? Nó kết thúc bằng Hành động, và đó là thành tựu mà mọi tác phẩm viết nên hướng tới.

Email được gửi từ Người quản lý sẽ được đọc bởi những người trong nhóm của anh ta và tùy thuộc vào sự rõ ràng của hướng dẫn kết hợp với cách diễn giải cá nhân của từng người đọc, hành động mong muốn được hoàn thành hoặc một số lĩnh vực còn lại. Vì vậy, bây giờ chúng ta hãy tập trung vào những điều quan trọng nhất mà người ta cần ghi nhớ khi thiết kế bất kỳ văn bản nào. Trong khi viết một tài liệu kinh doanh, bạn phải -

• Biết những gì bạn muốn viết.
• Viết những gì bạn muốn đạt được.

Biết được hai điều này sẽ giúp bạn đi đúng hướng trong việc tiếp cận bất kỳ nội dung nào và một trong những cách hiệu quả nhất để tìm ra cách tiếp cận phù hợp là - brainstorming.

Động não

Động não là kỹ thuật viết bất kỳ ý tưởng nào xuất hiện trong đầu bạn mà không cần lo lắng quá nhiều về bất kỳ thứ tự, trình tự, dấu câu và cách viết hợp lý nào. Trong khi động não, người ta không cần phải bận tâm về thứ tự suy nghĩ và cách sử dụng từ ngữ chính xác. Thay vào đó, người ta nên tập trung vào việc thu thập càng nhiều ý tưởng và dữ liệu có sẵn về chủ đề cụ thể đó.

Hãy dành thời gian của bạn để nghĩ về một chủ đề. Thu thập suy nghĩ của bạn và bắt đầu viết chúng ra một cách ngẫu nhiên. Hãy để một ý tưởng tự do dẫn bạn đến một ý tưởng liên quan khác, v.v. Việc thu thập thông tin này sẽ từ từ cung cấp cho bạn cách tiếp cận nội dung. Sau một thời gian nữa, một vài cách tiếp cận thay thế sẽ được hình thành. Bạn càng tiếp tục xem xét các luồng suy nghĩ mà bạn đã viết trên giấy, nhiều ý tưởng sẽ hình thành hơn.

Bây giờ hãy cố gắng sắp xếp những ý tưởng này theo một dòng chảy hợp lý. Đừng bắt đầu kiểm tra ngữ pháp được nêu ra. Chỉ cần cố gắng để có được một dòng chảy thống nhất. Bây giờ tất cả các ý tưởng của bạn sẽ được sắp xếp hợp lý. Sau đó, thực hiện các chỉnh sửa cần thiết như thay thế một số từ nhất định bằng những từ thích hợp hơn, kiểm tra ngữ pháp, cách sử dụng từ, chính tả và dấu câu.