Hướng dẫn nhanh về kỹ năng viết kinh doanh

Business Writing đề cập đến nhu cầu truyền đạt thông tin liên lạc rõ ràng và ngắn gọn trong cuộc sống nghề nghiệp - trong khi giao dịch với đồng nghiệp, cấp cao và đại diện của các tổ chức khác. Văn bản kinh doanh đóng một vai trò quan trọng trong các tổ chức lớn, nơi giao tiếp rõ ràng và minh bạch là hoàn toàn cần thiết cho hoạt động của họ. Do đó, các thông điệp được gửi đi cần phải rõ ràng, chính xác, dựa trên sự kiện và rõ ràng.

Văn bản chuyên nghiệp rõ ràng và ngắn gọn là rất quan trọng trong nhiều lĩnh vực, chẳng hạn như trong luật, kỹ thuật, hướng dẫn kỹ thuật và nhãn sản phẩm, nơi sự hiểu lầm có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng.

Tại sao Viết lách hiệu quả?

Nhiều chuyên gia ngày nay, đặc biệt là khi mới bắt đầu sự nghiệp, tìm kiếm hướng dẫn về các kỹ năng cần thiết để viết kinh doanh chính thức, khi họ gặp khó khăn với ngữ pháp, chính tả và dấu câu cơ bản. Đây là một hạn chế nghiêm trọng làm giảm sự tự tin của họ và khiến họ kìm hãm khi được yêu cầu cung cấp tài liệu và trình bày thông tin.

Với Kỹ năng Viết hiệu quả, họ có thể cải thiện khả năng giao tiếp bằng văn bản của mình và quản lý để trình bày những điểm và ý tưởng mà họ luôn có nhưng chưa bao giờ trình bày được. Điều này cũng sẽ làm tăng niềm tin và triển vọng tương lai của họ đối với công ty.

Tin nhắn của bạn thể hiện bạn như thế nào

Người đọc luôn tạo ấn tượng về bạn và công ty của bạn tùy thuộc vào cách họ diễn giải email của bạn. Mục đích của Viết kinh doanh là cung cấp thông tin liên lạc ngắn gọn để lưu giữ (các) người đọc, hình ảnh của công ty bạn và hình ảnh của bạn. Những từ ngữ chúng ta sử dụng và những câu chúng ta viết đều rất quan trọng trong việc xây dựng nhận thức của chúng ta trong tâm trí người đọc.

Các lỗi thường gặp trong viết kinh doanh

Khi nói đến văn bản kinh doanh, nhiệm vụ là - "ít hơn là đủ". Nhiều người hoặc sử dụng quá nhiều nội dung trong bài viết của họ hoặc cung cấp quá ít và không đầy đủ thông tin. Đó là một thách thức khá lớn để đạt được sự cân bằng giữa hai điều này. Hãy thảo luận về những lỗi thường thấy nhất mà người viết mắc phải -

Nhiều người sử dụng những từ lớn, khó như “loggerheads, cumbersome"Để mô tả những thứ có thể dễ dàng giải thích bằng những từ đơn giản hơn nhiều như"quarrel, clumsy”. Những từ này không chỉ gây nhầm lẫn, chúng còn mơ hồ, ở chỗ chúng không giải thích rõ ràng bất cứ điều gì.
Phong cách trang trọng quá mức - Những câu như “Chúng tôi mong muốn điều tốt nhất của tôi là bạn làm cho sự hiện diện của bạn cảm thấy” đã đến và đi với những người cai trị thuộc địa. “We will be pleased if you come. ” thực hiện công việc tương tự với một nửa số từ và không có sự nhầm lẫn nào.
Bây giờ, chúng ta hãy đi xuống thủ phạm chính - lỗi đánh máy và chính tả, như “sprite, meat, usher" thay vì "spirit, meet, user”Không chỉ làm thay đổi toàn bộ ý nghĩa của câu mà còn gây ra sự lúng túng. Hãy tưởng tượng ai đó đang viết - “Tôi sẽ gặp bạn sớm thôi”?
Một số chuyên gia đi theo hướng cực đoan khác và viết những câu rất ngắn, và đôi khi, những cụm từ không giải thích được ý nghĩa hoàn chỉnh cũng như không đưa ra hướng dẫn rõ ràng. Ví dụ về cách viết như vậy là - “See u today@5, Meeting tomorrow at 10. ”

Công thức AIDA về Viết thuyết phục

Nếu bạn từng quan sát các quảng cáo đủ kỹ, bạn sẽ nhận thấy một mô hình thú vị - một cái gì đó rất bắt mắt hoặc thú vị xảy ra ngay lập tức thu hút sự chú ý của bạn. Mô tả cơ bản bổ sung thêm các tính năng và lợi ích của sản phẩm bắt đầu thu hút sự quan tâm của bạn. Trước khi bạn biết điều đó, cách trình bày hấp dẫn và phong cách thuyết phục sẽ tạo ra mong muốn bên trong bạn là dùng thử sản phẩm ít nhất một lần, sau đó dẫn bạn đến hành động mua sản phẩm.

Nếu bạn đã có trải nghiệm tương tự, hoặc biết ai đó đã làm, bạn sẽ nhận ra sức mạnh của AIDA. Trong trường hợp đó, sẽ không có gì ngạc nhiên khi nó được ngành tiếp thị phát minh ra để thu hút khách hàng.

Ngày nay, các kỹ thuật AIDA được sử dụng trong Viết kinh doanh với mục đích tương tự - thu hút và gây ấn tượng với người đọc bằng cách trình bày và thuyết phục của bạn. Bốn bước của AIDA là:

Attention - Thu hút người đọc bằng một câu gây chú ý.
Interest - Tạo sự quan tâm bằng cách đề cập đến lợi ích của những gì người đọc thích.
Desire - Sử dụng các đoạn văn ở giữa để thúc đẩy người đọc hướng tới hành động.
Action - Những hành động mà người đọc cần thực hiện để đạt được những gì anh ta mong muốn.

Viết có mục đích

Nhiều người rùng mình khi nhắc đến việc viết bản thảo hoặc tài liệu có thể lưu hành trong văn phòng. Lý do là rõ ràng. Đơn giản là có quá nhiều tham số để nghĩ đến khi viết bất cứ thứ gì cho mục đích kinh doanh. Lựa chọn từ ngữ, cấu trúc câu chính xác, ngữ pháp chính xác, chính tả và cách sử dụng chính xác, và tất nhiên, hình ảnh mà người đọc sẽ hình thành về bạn đều là những điểm rất quan trọng cần nhớ khi viết cho đồng nghiệp của bạn.

Bây giờ, làm thế nào để xử lý nhiệm vụ này? Có một câu nói cổ rằng “Well begun is half done. ” Chúng tôi cũng cần thực hiện triết lý này trong bài viết của mình. Chúng ta cần tìm ra mục đích đằng sau bài viết của mình, điều này sẽ giúp chúng ta giải tỏa suy nghĩ về những câu hỏi sau -

Who are your readers?
Điều này sẽ giúp bạn hiểu được từ vựng và cách đặt câu phù hợp với đối tượng người đọc.
What is the purpose of your document?
Bạn cần hiểu lý do bạn đang viết một cái gì đó.
Why should the readers read your document?
Nói cách khác, bạn phải nghĩ ra thông điệp cho người đọc bên trong tài liệu của bạn.
What outcomes you expect?
Mỗi hành động có một phản ứng bình đẳng và ngược lại, do đó đối với mỗi từ bạn viết, phải có một phản ứng bình đẳng được tạo ra (thậm chí nếu không nhất thiết phải ngược lại). Điều này có nghĩa là nếu bạn muốn nhận được phản ứng hoặc kết quả mà bạn mong muốn, lời nói của bạn phải sao cho chúng có thể miêu tả rõ ràng những gì bạn muốn diễn đạt.

Bắt đầu

Các chuyên gia khẳng định rằng mục đích thực sự của thư từ kinh doanh là gợi lên một hành động tức thì hoặc muộn từ (những) người đọc của bạn. Nhớ kỹ thuật AIDA? Nó kết thúc bằng Hành động, và đó là thành tựu mà mọi tác phẩm viết nên hướng tới.

Email được gửi từ Người quản lý sẽ được đọc bởi những người trong nhóm của anh ta và tùy thuộc vào sự rõ ràng của hướng dẫn kết hợp với cách diễn giải cá nhân của từng người đọc, hành động mong muốn được hoàn thành hoặc một số lĩnh vực còn lại. Vì vậy, bây giờ chúng ta hãy tập trung vào những điều quan trọng nhất mà người ta cần ghi nhớ khi thiết kế bất kỳ văn bản nào. Trong khi viết một tài liệu kinh doanh, bạn phải -

Biết những gì bạn muốn viết.
Viết những gì bạn muốn đạt được.

Biết được hai điều này sẽ giúp bạn đi đúng hướng trong việc tiếp cận bất kỳ nội dung nào và một trong những cách hiệu quả nhất để tìm ra cách tiếp cận phù hợp là - brainstorming.

Động não

Động não là kỹ thuật viết ra bất kỳ ý tưởng nào xuất hiện trong đầu bạn mà không cần lo lắng quá nhiều về bất kỳ thứ tự logic, trình tự, dấu câu và cách viết nào. Trong khi động não, người ta không cần phải bận tâm về thứ tự suy nghĩ và cách sử dụng từ ngữ chính xác. Thay vào đó, người ta nên tập trung vào việc thu thập càng nhiều ý tưởng và dữ liệu có sẵn về chủ đề cụ thể đó.

Dành thời gian của bạn để nghĩ về một chủ đề. Thu thập suy nghĩ của bạn và bắt đầu viết chúng ra một cách ngẫu nhiên. Hãy để một ý tưởng tự do dẫn bạn đến một ý tưởng khác có liên quan, v.v. Việc thu thập thông tin này sẽ từ từ cung cấp cho bạn cách tiếp cận nội dung. Sau một thời gian nữa, một số cách tiếp cận thay thế sẽ được hình thành. Bạn càng tiếp tục xem xét các luồng suy nghĩ mà bạn đã viết trên giấy, nhiều ý tưởng sẽ hình thành hơn.

Bây giờ hãy cố gắng sắp xếp những ý tưởng này theo một dòng chảy hợp lý. Đừng bắt đầu kiểm tra ngữ pháp được nêu ra. Chỉ cần cố gắng để có được một dòng chảy thống nhất. Bây giờ tất cả các ý tưởng của bạn sẽ được sắp xếp hợp lý. Sau đó, thực hiện các chỉnh sửa cần thiết như thay thế một số từ nhất định bằng những từ thích hợp hơn, kiểm tra ngữ pháp, cách sử dụng từ, chính tả và dấu câu.

Với cách thế giới phát triển xung quanh chúng ta, ngày nay mỗi người đều phải viết, bất kể tuổi tác, công việc và chức danh của họ. Có thể là cho các bài tập ở trường hoặc nộp báo cáo, hoặc ký hóa đơn - mọi người đều viết.

Trong khi nhiều người trong số những người "phải" viết thực sự thích viết lách, thì có nhiều người đối với họ việc viết lách không hơn gì một công việc vặt. Vấn đề với những người này là họ không cho mình một chút thời gian để nghĩ cách viết. Kết quả là phong cách viết của họ mất thời gian, không chính xác và không đạt yêu cầu.

Cũng giống như các bước để giải một câu hỏi về Đại số, có một số bước có thể được thực hiện để có kết quả viết tốt hơn. Ở đây trong chương này, chúng ta sẽ thảo luận về cách bạn thực sự nên bắt đầu quá trình viết một tài liệu kinh doanh hiệu quả.

Cách bắt đầu

Trong tất cả các bước, khó nhất (và khó chịu nhất) là tìm ra bước khởi đầu. Dưới đây là một số mẹo để bắt đầu công việc của bạn một cách nhanh chóng -

Nghiên cứu để tìm ra sự thật.
Động não để ghi lại tất cả các ý tưởng ngẫu nhiên.
Thảo luận về bản nháp với đồng nghiệp.
Giữ một giọng văn dễ chịu, thoải mái.
Đồng cảm với người đọc.
Kiểm tra nó và ngủ trên đó.

Lập kế hoạch và Cơ cấu

Các công ty sản xuất tài liệu một cách thường xuyên, chẳng hạn như báo cáo hàng năm cho cổ đông, bản tin hàng tháng cho khách hàng và các bài xã luận cho nhân viên của mình. Dựa trên lượng nội dung bạn đang thiết kế, bạn có thể cần sắp xếp dữ liệu của mình theo ba cấu trúc -

Time-based Structure
Cấu trúc này được sử dụng khi bạn đang viết chương trình nghị sự và biên bản hoặc báo cáo trong đó các nhiệm vụ được phân bổ và kết quả được lập biểu đồ theo trình tự thời gian.
Alphabetical Structure
Cấu trúc này được sử dụng khi tài liệu có một số lượng lớn các chủ đề riêng biệt, cần được đặt theo thứ tự bảng chữ cái cụ thể (A - Z). Ví dụ về điều này sẽ là một bảng chú giải thuật ngữ hoặc một cuốn sách về trái cây và calo, trong đó tên của các loại trái cây được liệt kê theo thứ tự bảng chữ cái.
Topic Structure
Cấu trúc được sử dụng phổ biến nhất là cấu trúc được chia theo các chủ đề. Ví dụ: một trang web lạnh thiết kế trang Câu hỏi thường gặp của nó theo cách mà nó sẽ có ba chủ đề để lựa chọn - "trạng thái giao hàng", "khiếu nại" và "thanh toán và hoàn lại tiền", với mỗi chủ đề có một số câu hỏi về chủ đề đó.

Các bước sắp xếp nội dung hiệu quả

Có một số bước hiệu quả sẽ giúp bạn sắp xếp nội dung theo cấu trúc thích hợp và điền các chi tiết theo một dòng hợp lý để toàn bộ tài liệu trông đồng bộ và hoàn chỉnh. Đây là -

Tài liệu phải có phần đầu, phần giữa và phần cuối hợp lý.
Sắp xếp nội dung thư của bạn thành các đoạn ngắn gọn và nhỏ (tối đa 4–5).
Sửa đổi nội dung cho phù hợp với độc giả của bạn.
Đừng bao giờ đánh mất sự tập trung và kết quả mong muốn của bức thư trong khi viết.
Đừng sửa mình trong khi viết, chỉ chỉnh sửa sau khi động não.
Hãy nghỉ một chút trước khi bắt đầu chỉnh sửa.

Trên hết, người ta phải luôn tuân theo một trình tự hợp lý trong khi viết một tài liệu kinh doanh để đảm bảo tài liệu đó truyền tải đúng thông điệp.

Tài liệu kinh doanh có đối tượng và mục đích cụ thể. Vì vậy, điều quan trọng là phải có các yêu cầu của người đọc trước khi viết một tài liệu kinh doanh. Đó là lý do hầu hết tất cả các bức thư đều bắt đầu bằng việc đề cập đến người nhận tài liệu.

Trước khi bạn bắt đầu viết, hãy biết lý do bạn viết và hành động bạn muốn thực hiện hoặc hoàn thành khi đọc bức thư này.

Người đọc muốn gì

Ý tưởng là viết ghi nhớ người đọc mà bạn đang gửi nó đến. Để bất kỳ tài liệu viết nào trở nên toàn diện, có một số câu hỏi mà bạn nên tự hỏi mình trong suốt -

Độc giả của bạn là ai?
Anh ta muốn biết điều gì?
Anh ta cần biết những gì?
Anh ta biết gì về chủ đề này rồi?
Thời gian dự kiến để gửi tài liệu là bao nhiêu?

Hãy sớm nói với người đọc về những lợi ích mà họ sẽ đạt được khi đọc tài liệu của bạn, đề cập đến những hành động / thành tích mà họ mong đợi và những thông tin khác mà họ sẽ thu được khi đọc tài liệu của bạn.

Viết tương tự như bắt đầu một bài tập. Bạn cần phải lên kế hoạch tốt, chuẩn bị, tập trung, cam kết và quan trọng nhất là đam mê với những gì bạn đang làm. Nếu bạn thực hiện tất cả các điểm được đề cập, tỷ lệ viết một văn bản được đánh giá cao sẽ có lợi cho bạn.

Các điểm chính để viết tài liệu

Trước hết, chúng ta hãy chấp nhận một thực tế rằng rất ít người, hầu như không ai, có thể viết một tài liệu theo cách mà họ muốn đưa nó ra giấy, ngay trong lần thử đầu tiên. Ý tưởng và ký ức thường đến khi ít được mong đợi nhất và những ý tưởng mới này tiếp tục thay đổi tài liệu của bạn với mỗi lần nhập tiếp theo.

Khi bạn đã đưa ý tưởng của mình ra giấy, bước tiếp theo sẽ là trình bày nó một cách đơn giản, hợp lý, liên kết và rõ ràng. Việc này cần lập kế hoạch và chuẩn bị, theo đó bạn có thể làm theo các bước nhất định -

Ngôn ngữ phù hợp
Tiếng Anh thuần túy (không có biệt ngữ)
Những câu đơn giản
Nội dung có liên quan
Sử dụng các dấu đầu dòng
Conciseness
Sự cải tiến liên tục

Nghiên cứu

Nghiên cứu về bất kỳ chủ đề nào là một bước rất quan trọng trước khi viết. Nguồn của bạn cần phải đáng tin cậy và được chấp nhận rộng rãi. Trước khi xác định và phát triển chủ đề của mình, bạn nên tìm bối cảnh và thông tin cơ bản về chủ đề của mình. Điều này có thể được thực hiện bằng cách tham khảo sách, bài báo, tạp chí, nguồn tin tức và tạp chí. Mọi người ngày nay cũng sử dụng video và ghi âm. Các bước sau sẽ giúp bạn -

Lưu ý các chi tiết quan trọng và có liên quan.
Đánh giá từng điểm so với chủ đề và mục đích của tài liệu của bạn.
Ghi lại các chi tiết về tài nguyên và tài liệu tham khảo của bạn (tức là tác giả, tiêu đề và xuất bản)
Sắp xếp nội dung theo thứ tự hợp lý dưới các tiêu đề và tiêu đề phụ phù hợp.

Mục đích

Biết được khán giả của bạn sẽ giúp ích rất nhiều trong việc quyết định nội dung và cách bạn nên tiếp cận nội dung đó. Trong trường hợp bạn không biết đối tượng của mình, hãy ghi nhớ nhân khẩu học, tức là nhóm mục tiêu cho bài viết của bạn, như những người viết bài trực tuyến hoặc người viết blog.

Trước khi bạn bắt đầu viết, hãy cố gắng hiểu luôn lý do viết của bạn là gì. Đó có thể là bất kỳ ai trong số những người dưới đây -

Cung cấp thông tin
Áp dụng sự thuyết phục
Trình bày ý kiến của bạn
Đề xuất ý tưởng
Gửi báo cáo
Recommendations
Một hành động mong muốn
Đạt được thành tích

Ví dụ: nếu ý định của bạn là bán một sản phẩm hoặc kêu gọi ai đó đăng ký dịch vụ mà bạn đang cung cấp hoặc đang quảng bá cho một mục đích nào đó, hãy tự hỏi mình những câu hỏi như -

Độc giả tiềm năng của tôi là ai?
Nền tảng của lượng độc giả mục tiêu tiềm năng của tôi là gì?
Họ sống ở đâu và bao nhiêu tuổi?
Mối quan tâm và ưu tiên của họ là gì?

Những câu hỏi này sẽ thiết lập mục đích cho bài viết của bạn.

Viết tài liệu

Khi bạn đã xác định được đối tượng của mình, hãy cố gắng dự đoán thông tin mà người đọc của bạn có thể cho là cần thiết và đưa nó vào tài liệu khi bạn viết. Nó có thể được thực hiện bằng cách tự hỏi bản thân những “câu hỏi TẠI SAO”.

Answer the WH questions- Trả lời “Ai? Gì? Tại sao? Ở đâu? Khi nào? Ai? Làm sao?" sẽ cung cấp cho bạn một khởi đầu về nội dung của bài viết.
Determine the Start and Finish- Sau khi thu thập tất cả các ý tưởng khả thi mà bạn có về chủ đề này, bạn có thể duyệt qua chúng và từ chối một số ý tưởng không có ý nghĩa trong bài viết của bạn. Sau đó, hãy tìm ra ý tưởng sẽ để lại tác động tối đa khi đọc nó và đặt nó ở đầu bài viết. Phần cuối nên có ý tưởng tóm tắt tất cả các ý một cách rõ ràng và sắc nét.
Get a second-person opinion- Luôn kiểm tra văn bản bằng văn bản của bạn trước khi gửi đi. Điều này mang lại góc nhìn khách quan, của người thứ hai cho bài đánh giá và ngăn cảm xúc và sự ham mê của bạn cản trở. Đừng làm điều này nếu nội dung là bí mật và không được chia sẻ.
Discuss suggestions and include improvements - Khi bạn bè của bạn đã đề xuất một số thay đổi, hãy thực hiện những thay đổi mà bạn cho là phù hợp.

Viết bản nháp đầu tiên

Hãy suy nghĩ thật to ý tưởng của bạn trước khi viết chúng ra để những suy nghĩ đó được thể hiện rõ ràng. Khi bạn đã có bản nháp ban đầu, hãy điền vào các chi tiết còn thiếu có liên quan theo cấu trúc tài liệu tiêu chuẩn. Viết theo đề cương nội dung của bạn bằng cách sử dụng các dấu đầu dòng và thụt lề cho các tiêu đề, tiêu đề phụ và tiêu đề phụ.

Soạn thảo lại

Sau khi hoàn thành bản nháp đầu tiên, hãy đợi một vài ngày trước khi chỉnh sửa nó. Cải thiện bản nháp bằng cách đánh giá từng từ, câu và đoạn văn với mục tiêu thiết kế nội dung ngắn gọn và chính xác.

Bao gồm bất kỳ chi tiết cần thiết bị bỏ qua.
Làm cho câu chặt chẽ hơn và rõ ràng hơn.
Kiểm tra xem thì căng thẳng có nhất quán không.
Sửa lỗi chính tả, ngữ pháp và dấu câu.
Sử dụng giọng nói chủ động và ngôi thứ nhất khi thích hợp.
Sắp xếp lại trình tự các câu hoặc đoạn văn và kiểm tra dòng chảy.

Viết bản nháp cuối cùng

Viết nhiều bản nháp, với mỗi bản là một cải tiến cho bản cuối cùng. Tiếp tục sửa đổi bản nháp cuối cùng cho đến khi bạn hài lòng với kết quả cuối cùng. Hiển thị nó cho đồng nghiệp và nhận được phản hồi của họ. Thảo luận về các đề xuất và thực hiện các chỉnh sửa hoặc thay đổi cần thiết.

Viết bản sao cuối cùng

Nhập bản sao cuối cùng của tài liệu.
Hiệu đính từng từ, và từng hình.
Ký tên và / hoặc nhập tên hoặc tên viết tắt của bạn vào cuối tài liệu.
Gửi tài liệu đến người đọc.

Trong khi điều chỉnh nội dung cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng và độc giả, bạn nên cố gắng tránh các biệt ngữ kỹ thuật, từ viết tắt và viết tắt càng nhiều càng tốt. Những điều này không chỉ khiến người đọc bối rối khi yêu cầu họ đoán nghĩa, dẫn đến những diễn giải mơ hồ về những gì được đề cập. Dưới đây sẽ thảo luận thêm một số điểm như vậy.

Để điều chỉnh nội dung, giọng điệu và ngôn ngữ của tài liệu theo yêu cầu của độc giả, bạn nên làm theo các bước đơn giản sau:

Sử dụng 'bạn' nhiều hơn bạn sử dụng 'tôi' hoặc 'chúng tôi'.
Viết theo quan điểm của độc giả.
Tập trung vào lợi ích của họ.
Ngôn ngữ của bạn không được cụ thể cho bất kỳ giới tính, chủng tộc, tuổi tác và khuyết tật nào.
Sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp nhưng thân thiện để tạo ấn tượng trang trọng nhưng vẫn hòa nhã.
Sử dụng các từ tích cực lịch sự, đơn giản và chính xác

Sử dụng đại từ ngôi thứ hai bất cứ khi nào có thể, thay vì 'tôi, chúng tôi', mang lại một giọng điệu tích cực và khiến người đọc nghĩ rằng bạn đang đồng cảm với anh ta. Nó cho phép anh ta chỉ huy vì anh ta hiểu đây là một cuộc trò chuyện độc quyền, thay vì một đoạn văn bản nhắm vào đám đông nói chung.

Bây giờ bạn đã học cách cấu trúc suy nghĩ và sắp xếp các ý tưởng của mình theo một trình tự, hãy học cách làm cho bài viết của bạn trở nên chuyên nghiệp và sắc nét hơn.

Rất nhiều người có những ý tưởng rất thú vị và thậm chí họ còn đưa chúng ra giấy. Tuy nhiên, lượng độc giả của họ không vượt quá một mức cụ thể, mặc dù bài viết của họ rất hay và những suy nghĩ đã được đề cập đúng cách. Đó là bởi vì văn bản của họ thiếu sự lựa chọn từ ngữ thích hợp, hoặc có thể một câu tục ngữ như "bóp chết nó trong trứng" đã được sử dụng, mà người đọc có thể không hiểu.

Hãy thảo luận về 15 điều bạn cần lưu ý khi đọc thử và sửa đổi bài viết của mình -

Clarity

Bài viết của bạn phải được hiểu ngay lần đọc đầu tiên. Tránh các biệt ngữ chuyên môn, các từ không quen thuộc hoặc ngôn ngữ trang trọng.

Formal vs. Modern

Thanh toán đã được ghi chú hợp lệ vs. chúng tôi đã nhận được séc của bạn.
Được Đinh kem ở đây vs. xin tìm phần đính kèm

Avoid ambiguity

Nên tránh những từ có nghĩa kép hoặc những câu gây nhầm lẫn cho người đọc -
Sau khi ăn cá, Kiran nói chuyện với Karan. (Ai đã có cá?)

Avoid colloquialisms

Tóm lại vs. Nói ngắn gọn
Thời buổi bây giờ vs. hôm nay, hiện tại

Avoid using many words

Trước sự kiện vs. trước
Tại thời điểm này vs. hiện nay

Avoid unnecessary repetition

Hoàn toàn cần thiết
Kết hợp với nhau

Include only relevant information

Bỏ qua thông tin cơ bản không cần thiết.
Giữ các câu ngắn và đơn giản - 17 từ hoặc ít hơn.

Completeness

Kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả thông tin người đọc cần đã được bao gồm -
WHO? Gì? Ở đâu? Khi nào? Tại sao? Làm sao?

Correctness

Kiểm tra độ chính xác về ngữ pháp và chính tả của tên người và địa điểm).
Anh ấy đã làm nó so với anh ấy đã làm nó.
Màu của nó đã mờ đi so với màu của nó đã mờ đi.

Don’t Rely on Spell Check

Nhập 'no / on', 'then / than', 'khá / yên tĩnh', 'mất / lỏng' sẽ không hiển thị lỗi.

Concreteness

Đưa ra chi tiết cụ thể.
Kế hoạch đầu tư của bạn sẽ thu lãi cao.
Kế hoạch đầu tư của bạn sẽ thu được 8% lãi suất.

Convincing

Sử dụng ngôn ngữ đáng tin cậy. Tránh phóng đại và so sánh nhất.
Luôn luôn so với Thông thường
Không bao giờ so với Hiếm khi

Courtesy

Hiển thị cách cư xử tốt trong văn bản của bạn. Giọng bị động nên được sử dụng khi truyền đạt tin xấu để tránh âm bội tiêu cực.
Chúng tôi không thể đồng ý với các điều khoản và điều kiện được nêu trong hợp đồng.
Một số cuộc thảo luận liên quan đến các điều khoản và điều kiện sẽ cần được thực hiện.

Write with the reader in mind.

Phân biệt giới tính - Chủ tịch, doanh nhân
Điều kiện - 'Tất nhiên', 'Rõ ràng'

Using Bullet Points

Truyền đạt thông điệp của bạn một cách dễ dàng và rõ ràng
Đánh dấu thông tin quan trọng nhất.

Email được sử dụng rộng rãi như một hình thức công cụ giao tiếp kinh doanh rẻ tiền nhưng hiệu quả cao. Email hiếm khi được in ra và được sử dụng dưới dạng bản mềm vì nó dễ dàng lưu trữ và truy xuất email. Lý do phổ biến của nó là tính dễ tiếp cận, mọi người trong một tổ chức bắt đầu từ Giám đốc điều hành đến người gác cổng đều có thể sử dụng.

Email là một cách hiệu quả để truyền đạt thông tin theo cách trình bày tốt, dễ đọc và phù hợp về mặt chuyên môn. Nhiều người cho rằng thiếu thời gian là một lý do để chuyển tiếp các email không đạt tiêu chuẩn, từ không đầy đủ đến khó hiểu.

Nhiều người nhầm email với tin nhắn văn bản, hoặc ít nhất là cách tiếp cận của họ đối với việc viết email cho thấy như vậy. Giả sử như vậy, hãy thảo luận về sự khác biệt giữa cuộc trò chuyện bằng văn bản và việc viết email.

Text Message Conversation - Trong cuộc trò chuyện bằng tin nhắn văn bản, hai người có thể trao đổi thông tin, chia sẻ thông tin chi tiết, cung cấp thông tin sửa chữa và yêu cầu làm rõ bằng cách giao tiếp qua lại nhanh chóng.
Email- So với điều này, email được đọc bởi các chuyên gia, tùy thuộc vào công việc của họ, có thể nhận được bất kỳ thứ gì từ 20 đến 200 email mỗi ngày. Họ không muốn tham gia vào một cuộc trò chuyện qua lại và cũng không có thời gian để hỏi chi tiết nhiều lần. Họ chỉ muốn hiểu nội dung của email, đọc hướng dẫn, xử lý thông tin, hoàn thành nhiệm vụ và để trống phần "chưa đọc" trong hộp thư đến.

Hãy ghi nhớ điều này, chúng ta hãy thảo luận về một số tricks to write effective emails -

Lập kế hoạch cho thông điệp của bạn.
Sử dụng dòng tiêu đề để thu hút sự chú ý của người đọc.
Giữ cho thông điệp của bạn ngắn gọn và rõ ràng.
Không nhập toàn bộ tin nhắn của bạn bằng chữ thường.
Đọc lại tin nhắn của bạn trước khi gửi và chịu trách nhiệm.
Nếu bạn đang tức giận, hãy dành vài phút để hạ nhiệt trước khi gửi email.
Đừng nhập thông điệp của bạn bằng chữ hoa. Viết hoa được coi là CHIA SẺ.

Trong tình huống nhất định, emails may not be suitable. Thích gọi cho ai đó khi -

Bạn phải thảo luận về thông tin cá nhân, nhạy cảm hoặc bí mật.
Bạn sẽ đưa ra một tin xấu.
Thông điệp của bạn phức tạp và ý nghĩa có thể bị mất trong các từ ngữ.
Bạn cần một phản hồi ngay lập tức.

Rủi ro pháp lý của email

Email là phương thức giao tiếp ưa thích của nhiều nơi làm việc và điều này có nghĩa là chúng mang rất nhiều thông tin có thể được bảo mật. Bảo mật và bí mật của thông tin trong email là trách nhiệm chung của cả người gửi và người nhận. Các công ty có những hướng dẫn nghiêm ngặt để bảo vệ tài liệu và nội dung của chúng. Hãy thảo luận về một số nguyên tắc thường được tuân thủ nhất để ngăn chặn việc sử dụng sai email.

You and your company will be held liable for numerous legal suits if −

Bạn gửi hoặc chuyển tiếp các email có nội dung xúc phạm.
Bạn gửi một tệp đính kèm có vi-rút.
Bạn chuyển tiếp email của người gửi cho người khác mà không được phép.
Bạn cố gắng giả mạo email của người khác hoặc gửi email từ tài khoản của người khác.
Bạn cố gắng che giấu danh tính của mình với người nhận khi gửi email.
Bạn sao chép một tin nhắn của người khác mà không được phép.

Định dạng của một Email Định dạng

Mặc dù hầu hết chúng ta gửi email thân mật cho bạn bè có thể chứa những lỗi ngữ pháp trong đó, điều này cũng không đúng khi viết cho đồng nghiệp, đặc biệt là khi chúng ta muốn tạo ấn tượng tốt, vì lần này chúng ta phải cẩn thận và ngoại giao hơn. Dưới đây là một số mẹo chung về định dạng phù hợp của email -

Lý lịch

Nền trắng mặc định nên được sử dụng cho tất cả các email. Nền màu hoặc thiết kế cuộn được coi là không chuyên nghiệp và gây mất tập trung.

Nét chữ

Phông chữ ưu tiên là Times New Roman hoặc Arial, cỡ chữ-12.

Màu phông chữ

Phông chữ chỉ nên có màu xanh nước biển hoặc đen.

Chi tiết liên hệ

Thông tin liên hệ chính thức như tên, chỉ định, id email, số liên lạc, logo công ty và địa chỉ thư từ phải được đề cập trong khu vực chữ ký. Các tuyên bố cá nhân là tốt nhất nên tránh.

Họ và tên

Chúng nên được đề cập bằng cùng một phông chữ như được sử dụng trong phần nội dung của email, chỉ lớn hơn hai cỡ chữ. Không khuyến khích sử dụng phông chữ thảo.

Chữ ký

Thông tin sau đây phải được cung cấp cùng phông chữ và kích thước như nội dung email.

Designation
Department
Tên & Địa chỉ Công ty
Mốc và Mã ZIP.
Số liên lạc
Địa chỉ email
Số điện thoại công ty
Số fax công ty
URL công ty
URL công ty

Example -

Vineet Nanda
   Lead, Learning & Development
   Soft Skills
   Tutorialspoint Pvt. LTD.
   Jubilee Hills, Hyderabad
   Beside UCO Bank, 500033
   Ph: 91 40 23542835
   Fax: 91 40 23542836
   [email protected]
   http://www.tutorialspoint.com/

Tuyên bố từ chối trách nhiệm (với ví dụ)

Sử dụng tuyên bố từ chối trách nhiệm ở cuối chữ ký email của bạn bằng phông chữ chuẩn, kích thước-8 -

BẠN PHẢI ĐỌC THÔNG BÁO NÀY

Thông tin có trong email này và mọi tệp đính kèm đều được bảo mật và có thể được bảo vệ bản quyền hoặc sở hữu trí tuệ khác. Bạn không được phép sử dụng hoặc tiết lộ thông tin này ngoài sự đồng ý rõ ràng của người gửi

Ví dụ về Email

To<[email protected]>

Cc<[email protected]>

Subject: Trả lời về Trang trí nội thất \| Ngày và giờ cuối cùng cho cuộc họp

Xin chào ngài

Tôi đã nhận được email của bạn với hướng dẫn liên hệ với một công ty Trang trí Nội thất. Theo đó, tôi đã liên hệ với Hasta La 'Vista, một trong những tổ chức có uy tín nhất trong việc cung cấp Đào tạo Hành vi, Đánh giá Chế độ, Phân tích Tâm lý, cùng những tổ chức khác.

Họ đã trả lời email của tôi và hài lòng về triển vọng chúng tôi làm việc cùng nhau. Họ đã yêu cầu tôi sắp xếp một cuộc họp cho đại diện của họ để họ có thể đến thăm chúng tôi và giải thích phần còn lại của các chi tiết. Tôi đã gửi cho bạn Điều khoản & Điều kiện của họ dưới dạng tệp đính kèm PDF có tênTermstới email này. Vui lòng xem qua nó và trả lời.

Chờ tin của bạn. Cảm ơn bạn. Chúc một ngày tốt lành.

Trân trọng

Thư kinh doanh được viết để bày tỏ tin tốt, tin xấu, cảm ơn, thừa nhận, lời mời, yêu cầu, Vấn đề, từ chối hoặc khiếu nại. Nó thường được gửi qua email và có tiêu đề thư của công ty.

Một lá thư kinh doanh được chia thành ba phần -

Introduction - Mở ra với lời chào và / hoặc tham chiếu đến các thư trước đó.
Middle - Chứa chi tiết và thông tin bổ sung.
Conclusion - Đề xuất hoặc đề cập hành động sẽ được thực hiện và kết thúc.

Định dạng của một bức thư kinh doanh

Một lá thư thương mại thường chứa các yếu tố sau:

Letterhead
Organization name
Address
Telephone number
Date
Reader’s name (Position preferred)
Address
Dear Mr. /Ms. [reader’s name]
Your ref. id (if in use) and Subject
Introduction
Body
Conclusion
With Regards
Writer’s signature
Name
Position

Ví dụ - Thư kinh doanh

Tutorialspoint Pvt. LTD.

Địa chỉ- 388-A, Đường số 22

Đồi Jubilee, Hyderabad, AP

500033, Ph: 91 40 23542835

Date- 23/04/2015

Đến

The Manager

Hasta La Vista Café Pvt. LTD

Địa chỉ- 318-W, Đường số 12

Đồi Jubilee, Hyderabad, AP

500033, Ph: 91 40 23542836

Dear Sri

Ref ID:<IBDFC172187323: Cuộc gọi xác nhận>

Subject:<Đặt lịch hẹn để thảo luận về Trang trí nội thất>

Lời chào từ Tutorialspoint

Chúng tôi là một tổ chức giáo dục có trụ sở tại Hyderabad và là một trong những công ty phát triển nhanh nhất trong thế giới đào tạo trực tuyến. Công ty của bạn đã được giới thiệu cho chúng tôi bởi một trong những công ty liên kết của chúng tôi và đã khen ngợi công việc đáng khen ngợi của bạn.

Chúng tôi muốn tận dụng các dịch vụ của bạn cho mục đích trang trí nội thất văn phòng của chúng tôi. Chúng tôi muốn gặp đại diện của bạn, do đó vui lòng cho chúng tôi biết ngày và giờ cho cuộc họp để chúng tôi thảo luận chi tiết.

Chờ tin của bạn. Chúc một ngày tốt lành.

Trân trọng

(Insert signature)

Vineet Nanda

Dẫn dắt, Học hỏi & Phát triển

Kỹ năng mềm, Hướng dẫn Pvt. CÔNG TY TNHH.

Mục đích chính của việc viết bản ghi nhớ là hỗ trợ việc ra quyết định bằng cách ghi lại tài liệu tham khảo để sử dụng trong tương lai. Nó cũng giúp truyền đạt thông tin, trình bày một báo cáo không chính thức và đề xuất giải pháp cho một vấn đề.

Bản ghi nhớ kinh doanh thích hợp để sử dụng khi đưa ra các thông báo của công ty như các cuộc hẹn với nhân viên, thăng chức và các thay đổi trong chính sách của công ty.

Định dạng bản ghi nhớ

Một bản ghi nhớ thường bao gồm các phần tử sau:

Organization name - trong tiêu đề thư.
Memo Title - ở đầu trang.
Attachments - tài liệu kèm theo bản ghi nhớ để tham khảo.
Summary- được đặt ở đầu phần ghi nhớ, nên cô đọng chủ đề thành năm hoặc mười dòng. Nó không được chứa biệt ngữ hoặc ngôn ngữ kỹ thuật cao.
To - Họ và tên của độc giả (bao gồm các chức danh danh dự, nhưng giữ các chức danh chung chung như "Ông", "Bà". Dòng "Tới" phủ nhận cách sử dụng chào như "Kính gửi".

Nếu số lượng người đọc vượt quá năm người, hãy đề cập đến họ ở cuối bản ghi nhớ trong phần 'Danh sách phân phối' và tham khảo ở dòng 'Đến'. Ví dụ -To: Refer Distribution List on page 14.
From- Tên và chỉ định của người gửi được đề cập ở đây. Nó phủ nhận các đóng cửa miễn phí như 'With Regards'.
Date - Đề cập đến ngày tháng giúp theo dõi bản ghi nhớ.
Subject - Đề cập đến chủ đề bằng một vài từ (5-6) nhưng cần nêu rõ mục đích.
Message - Phần này bao gồm Giới thiệu, Thảo luận (gồm 2-3 đoạn giữa đề cập đến các chi tiết) và Kết luận.

Introduction- Nêu mục đích và phạm vi của bản ghi nhớ. Trong trường hợp tin tốt, tin xấu, từ chối, từ chối hoặc chấp thuận, một thông điệp ngắn được đề cập ở đây trước khi cung cấp chi tiết trong Phần thảo luận.
Discussion - Chi tiết về vấn đề, phương pháp giải quyết vấn đề, phân tích, đánh giá và khuyến nghị được đề cập tại đây.
Conclusion - Làm tròn các điểm chính và cung cấp các hành động và hướng dẫn cần thiết cho người đọc.

Distribution list- Tên trên danh sách phân phối thường được đánh theo thứ tự bảng chữ cái. Tuy nhiên, nếu một trong những cá nhân rõ ràng cao hơn những người khác, hãy đặt tên đó trước.
Writer’s initials - Một bản ghi nhớ được hoàn thành bằng chữ cái đầu của người viết, không phải chữ ký của họ, ngay sau câu cuối cùng.

Ví dụ về Bản ghi nhớ

Memo Title: <Gặp gỡ Hasta La Vista về Trang trí Nội thất>

Attachments: <Sách giới thiệu Công ty và Danh sách Báo giá>

Summary - Gặp gỡ đại diện Hasta La Vista nhằm mục đích trang trí nội thất cho khuôn viên văn phòng của chúng tôi.

To: <Mohtahsim M., Kiran K. Panigrahi, Gopal K Verma, Manisha Shejwal, Anaadi>

From: <Vineet Nanda>

Date: 23/04/2015

Subject: Họp với Hasta La Vista hôm nay lúc 6:00 chiều tại Phòng họp- 1

Theo cuộc thảo luận trước đó của chúng tôi vào ngày 12/01/2015, chúng tôi đã lên kế hoạch cải tạo nội thất văn phòng của mình. Quyết định được đưa ra vào cuối cuộc họp đó là liên hệ với một công ty trang trí nội thất.

Hasta La Vista là một tổ chức trang trí nội thất có trụ sở tại Hyderabad và nó là một trong những công ty phát triển nhanh nhất trong lĩnh vực kinh doanh.

Chúng tôi đang có ý định thuê dịch vụ của họ với mục đích trang trí nội thất cho khuôn viên văn phòng của mình. Hôm nay, chúng tôi sẽ gặp đại diện của họ lúc 6:00 chiều tại Phòng họp-1.

Mong các bạn tham gia tích cực. Cảm ơn bạn.

V.N.

Còn được biết là protocol hoặc là note, biên bản là bản ghi trực tiếp của một cuộc họp. Chúng bao gồm danh sách những người tham dự, các vấn đề được nêu ra, các câu trả lời liên quan và các quyết định cuối cùng được thực hiện để giải quyết các vấn đề. Mục đích của chúng là ghi lại những hành động đã được giao cho ai, cùng với những thành tích và thời hạn.

Định dạng Biên bản Cuộc họp

Biên bản cuộc họp thường bao gồm các yếu tố sau:

Name of the company - ở trên cùng bên trái của trang.
Date - ở trên cùng bên phải của trang.
Topic- sau hai phím quay lại; Trung tâm liên kêt.
Attendees - Tên và chỉ định (2 cột của một bảng).
Absentees- tên, vai trò, lý do vắng mặt. (3 cột)
Agenda at hand - chủ đề được thảo luận.
Issues raised - cùng với tên của các diễn giả.
Suggestions - được làm cùng với tên của người nói.
Decision - kết quả của cuộc họp.
Task List - nhiệm vụ được giao và người được giao tương ứng.
Future Meetings - ngày và chủ đề của cuộc họp tiếp theo.

Ví dụ - Biên bản cuộc họp

Date - 23/04/2015

Tutorialspoint Pvt. LTD.

Địa chỉ- 388-A, Đường số 22

Đồi Jubilee, Hyderabad, AP

500033, Ph: 91 40 23542835

Topic- Gặp gỡ đại diện Hasta La Vista lúc 6:00 PM

Attendees:

Tên	Chỉ định
Mohtahsim M.	Giám đốc điều hành
Kiran Kumar Panigrahi	Người viết kỹ thuật cao cấp
Gopal K Verma	Giám đốc kỹ thuật
Manisha Shejwal	Người viết kỹ thuật

Absentees:

Tên	Chỉ định	Lý do
Anaadi Sharma	Huấn luyện viên cao cấp	Thực hiện đào tạo .NET trực tuyến

Agenda at hand - Gặp gỡ đại diện Hasta La Vista

Issues raised - Báo giá cao, thời gian dài, hình thức thanh toán theo giờ.

Suggestions:

Tên	Gợi ý
Mohtahsim M.	Công ty thay thế
Kiran Kumar Panigrahi	Đàm phán phương thức thanh toán
Gopal K Verma	Thỏa thuận số giờ làm việc
Manisha Shejwal	Hoãn kế hoạch

Decision - Các đại diện được yêu cầu tham khảo ý kiến với Quản lý của họ và báo cáo.

Task List:

Gopal K Verma	Cập nhật từ Hasta La Vista
Manisha Shejwal	Tìm kiếm một công ty thay thế

Future Meetings- 30 ^ngày tháng tư năm 2015 lúc 16:30 trong Phòng Họp-1

Chương trình nghị sự, còn được gọi là docket hoặc một schedule, là một danh sách các hoạt động theo thứ tự chúng sẽ được thực hiện, từ đầu cho đến khi hoãn lại. Chương trình làm việc giúp chuẩn bị cho một cuộc họp bằng cách cung cấp danh sách các mục và một bộ rõ ràng các chủ đề, mục tiêu và khung thời gian cần được thảo luận.

Định dạng của một chương trình làm việc

Chương trình nghị sự thường bao gồm các yếu tố sau:

Meeting Agenda Title- ở trên cùng; tốt nhất là căn giữa
Meeting Information - Mô tả mục đích
Objective - mô tả của Chương trình nghị sự
Date - để duy trì hồ sơ thư từ
Location - nơi gặp gỡ
Time - thời gian thực sự bắt đầu cuộc họp
Meeting Type - động não hoặc Thảo luận hoặc Đánh giá
Time of Arrival - thời gian để bắt đầu cuộc họp
Time of Adjournment - thời gian cuộc họp kết thúc
Attendees - Số người có mặt, với tên của họ
Preparation for Meeting -

Please Read - hướng dẫn cần tuân theo
Please bring - những thứ phải được mang theo ngày hôm đó
Action Items -

Hành động cuối cùng	Cơ quan có trách nhiệm	Ngày đáo hạn
Hành động mới	Cơ quan có trách nhiệm	Ngày đáo hạn

Other notes - hướng dẫn hoặc thông tin khác được gỡ xuống.

Ví dụ - Viết chương trình nghị sự

Update after meeting with Hasta La Vista representatives

Meeting Information - Cập nhật sau khi gặp đại diện của Hasta La Vista.

Objective - nhằm mục đích trang trí nội thất cho cơ sở văn phòng của chúng tôi.

Date- 23 ^thứ tháng tư năm 2015

Location- Phòng họp-1

Time- 4:30 chiều

Meeting Type- Thảo luận

Time of Arrival- 6:00 chiều

Time of Adjournment- 8.30 TỐI

Attendees- Mohtahsim M., Kiran K. Panigrahi, Gopal K Verma, Manisha Shejwal

Preparation for Meeting:

Please Read - Tài liệu giới thiệu Công ty Hasta La Vista, Tài liệu Báo giá

Please bring - Báo giá của Công ty đối thủ cạnh tranh, phân tích mức giá hàng giờ

Action Items:

Due Action:

Cập nhật từ Hasta la Vista	Gopal K Verma	30 ^ngày tháng tư năm 2015
Tìm đối thủ cạnh tranh của Hasta la Vista	Manisha Shejwal	30 ^ngày tháng tư năm 2015

New Action:

Gửi email đến Trưởng bộ phận Tiếp thị của họ	Manisha Shejwal	5 ^ngày tháng năm 2015

Other notes - Sản phẩm để mua cho trang trí nội thất.

Mục tiêu của một trường hợp hoặc đề xuất kinh doanh là xác định các yêu cầu của một tổ chức và đề xuất các chiến lược để đáp ứng chúng. Nó cũng được sử dụng để đánh giá kết quả để có được thành công tối ưu. Một trường hợp kinh doanh là tài liệu được viết để thuyết phục người ra quyết định chấp thuận hành động được đề xuất trong trường hợp đó.

Định dạng trường hợp kinh doanh

Một trường hợp kinh doanh thường bao gồm các yếu tố sau:

Business Case Title - Chủ đề của đề xuất
Executive Summary - mô tả về đề xuất
Current Process - các thủ tục hiện đang hoạt động
Reason to Change - lợi nhuận sẽ mang lại do những thay đổi
Risks - các yếu tố mà công ty cần đề phòng

Options - bất kỳ thủ tục thay thế nào có thể được thực hiện
Option Comparison - Phân tích rủi ro so với lợi nhuận của tất cả các tùy chọn
Recommendation - tùy chọn cuối cùng để thực hiện, sau khi thay đổi
Action - các bước cần thiết để thực hiện các thay đổi
Approval Requested - những hành động nào cần sự chấp thuận của ai

Ví dụ - Viết tình huống kinh doanh

Feedback on Interior Décor by Hasta La Vista

Executive Summary:

Chúng tôi đã giao nhiệm vụ cải tạo nội thất văn phòng của mình cho Hasta La Vista, một tổ chức trang trí nội thất uy tín có trụ sở tại Hyderabad.

Current Process

Chúng tôi hiện đang trả cho Hasta La Vista một khoản thù lao 22.000 INR theo giờ cho công việc trang trí nội thất trong 350 giờ của họ. Điều này bao gồm năm giờ trang trí và thiết kế lại mặt bằng văn phòng. Số ngày hoạt động là bảy ngày một tuần và giờ hoạt động là năm giờ từ 11:00 sáng đến 4:00 chiều.

Reason to Change:

Đầu ra không theo yêu cầu của khách hàng. Vật liệu trang trí được sử dụng quá nhiều và lãng phí.

Risks - nhà thiết kế trang trí mới có thể cài đặt lại trạng thái trước đó và hoàn tác tất cả các cải tạo.

Options - Yêu cầu công ty trang trí mới tiếp tục thiết kế từ cùng một mẫu và không bắt buộc thiết kế mới.

Option Comparison - Mất lòng nhiệt tình với công ty mới có thể dẫn đến giảm năng suất nhưng lương thưởng cố định hàng tháng và số giờ hàng ngày nhiều hơn sẽ cân bằng năng suất.

Recommendation- Chấm dứt hợp đồng với Hasta La Vista. Liên hệ với Rye's Décor.

Action - Gọi cho đại diện và kỹ thuật viên của Rye 'Décor và để họ kiểm tra cơ sở và gửi báo cáo cuối cùng với đánh giá.

Approval Requested:

Đang gọi cho Rye's Décor- cần sự chấp thuận của HR, Admin
Gặp gỡ các đại diện của Rye's Décor- cần có sự chấp thuận của MD
Hoàn thiện báo giá cho việc cải tạo - cần phê duyệt từ Nhân sự, Tài khoản.

Một bản phát hành phương tiện, còn được gọi là press release, news release, hoặc là press statement, là một thông tin liên lạc bằng văn bản hoặc ghi âm hướng đến các thành viên của phương tiện truyền thông nhằm mục đích thông báo một cái gì đó đáng tin cậy cho công chúng.

Định dạng bản phát hành phương tiện

Một bản phát hành phương tiện thường chứa các phần tử sau:

Company Logo and Address - được đề cập trong tiêu đề thư
Date - ngày phát hành báo chí
Timing - thời gian diễn ra sự kiện
Release Date - ngày diễn ra sự kiện được đề cập
Title - mô tả ngắn gọn một dòng về sự kiện
Location - nơi diễn ra sự kiện
Introduction - Mô tả sự kiện và lý do.
What - sự kiện là gì?
Why - tại sao sự kiện được tổ chức?
When - khi nào thì tổ chức sự kiện được tổ chức?
Who - những người đến thăm sự kiện là ai?
About - mô tả ngắn gọn về công ty
Contact Details - nơi liên hệ để biết thêm chi tiết

Ví dụ - Phát hành phương tiện

Date of event- 23 ^thứ tháng tư năm 2015

Timing of event- 16:00

Media Release Date- 30 ^ngày tháng tư năm 2015

Grand Opening of Tutorialspoint Pvt. LTD.

Venue:

Tutorialspoint Pvt. CÔNG TY TNHH.

Địa chỉ- 388-A, Đường số 22

Đồi Jubilee, Hyderabad, AP

500033, Ph: 91 40 23542835

Introduction- Điểm hướng dẫn Pvt. LTD sẽ mở cửa sau khi cải tạo và chúng tôi mời tất cả các bạn đến chứng kiến diện mạo mới của nơi làm việc của chúng tôi.

What- Trang trí nội thất của Tutorialspoint Pvt. CÔNG TY TNHH.
Why - chào đón mọi người đến chứng kiến cơ sở mới được cải tiến của chúng tôi.
When - Vào ngày 30 tháng 4 năm 2015 từ 16:00 chiều trở đi tại trụ sở công ty.
Who - nhân viên cùng gia đình, giới truyền thông, khách mời, Prince Dance Group

About- tutorialspoint.com là một trang web chuyên cung cấp giáo dục trực tuyến chất lượng về các lĩnh vực học thuật Kỹ thuật Máy tính, Công nghệ Thông tin, Ngôn ngữ Máy tính và Quản lý. Trang web này được bắt đầu bởi một cựu sinh viên AMU, ông Mohtashim, bằng cách tung ra một hướng dẫn duy nhất về HTML vào năm 2006. Hiện tại, trang web này được phát triển và duy trì bởi Tutorials Point (I) Pvt. Ltd., được thành lập vào ngày 12 tháng 6 năm 2014.

Contact Details:

Address: 388-A, Đường số 22, Đồi Jubilee, Hyderabad Telangana, INDIA-500033

Sơ yếu lý lịch là một tài liệu được sử dụng để trình bày lý lịch và kỹ năng của ứng viên khi nộp đơn xin việc làm mới. Đó là bản tóm tắt kinh nghiệm làm việc và trình độ học vấn của ứng viên.

Định dạng Sơ yếu lý lịch

Mặc dù các mẫu lý lịch khác nhau giữa các nghề, chúng ta sẽ thảo luận về định dạng được chấp nhận rộng rãi nhất ở đây, bao gồm:

Name - Họ và tên người làm đơn không chào chung chung như Mr., Ms.
Address - địa chỉ thường trú
Objective - mục tiêu của cuộc sống chuyên nghiệp của bạn
Education - trình độ học vấn của bạn
Skills - lĩnh vực chuyên môn trong nghề của bạn
Programming Languages - nếu có
Software Tools - Các công cụ phần mềm bạn sử dụng trong nghề nghiệp của mình (MS Word, Excel)
Operating System Platforms - hệ điều hành bạn sử dụng (Windows, Mac)
Database Management System - nếu có
Personal Skills - kỹ năng mềm
Experience Breakdown - giải thích chi tiết về kinh nghiệm của bạn
Achievements & Interests- Sở thích. Thành tựu trong cuộc sống nghề nghiệp
Declaration - nêu tất cả thông tin được cung cấp về người nộp đơn là đúng sự thật

NOTE - Các trường được đánh dấu (e, f, i) sẽ thay đổi theo lĩnh vực chuyên môn của ứng viên. Điểm (g, h) được coi là một phần của khuôn mẫu chung hiện nay, vì hầu hết các công ty hiện nay đều mong muốn ứng viên có trình độ máy tính cơ bản trên một số công cụ phần mềm cụ thể (MS Word, MS Excel, v.v.).

Sơ yếu lý lịch mẫu

Sơ yếu lý lịch (CV) là một bản tổng quan bằng văn bản về kinh nghiệm của người đó và các bằng cấp khác mà nhà tuyển dụng tiềm năng tìm kiếm về một người tìm việc và được các ứng viên có thời hạn tìm việc làm mang theo.

CV và Résumé - Sự khác biệt là gì?

A CV can be easily mistaken for a résumé, tuy nhiên, có một sự khác biệt đáng chú ý. Một bản lý lịch được cho là do các ứng viên không có kinh nghiệm nghề nghiệp liên quan hoặc không có kinh nghiệm nào mang theo. Mặt khác, CV phải được thực hiện bởi các ứng viên có kinh nghiệm liên quan.

Định dạng CV

Như với bản lý lịch, chúng ta sẽ thảo luận về một bản mẫu được chấp nhận rộng rãi. Một CV thường bao gồm các yếu tố sau:

Name - Họ và tên người làm đơn không chào chung chung như Mr., Ms.
Address - địa chỉ thường trú.
Summary - mô tả ngắn gọn về những gì bạn đã đạt được trong nghề nghiệp của mình.
Academic Qualification - trình độ học vấn của bạn
Additional Knowledge - Kỹ năng bạn có được ngoài chuyên môn của bạn.
Acquired Skills - Kỹ năng mềm
Programming Languages - nếu có
Software Tools - Các công cụ phần mềm bạn sử dụng trong nghề nghiệp của mình (MS Word, Excel)
Operating System Platforms - hệ điều hành bạn sử dụng (Windows, Mac)
Database Management System - nếu có
Personal Skills - kỹ năng mềm
Experience Breakdown - giải thích chi tiết về kinh nghiệm của bạn
Achievements & Interests- Sở thích. Thành tựu trong cuộc sống nghề nghiệp
Declaration - nêu tất cả các thông tin cung cấp về người nộp đơn là đúng sự thật.

NOTE- Các lĩnh vực được đánh dấu (e, g, j) sẽ thay đổi theo lĩnh vực chuyên môn của ứng viên. Điểm (h, i) được coi là một phần của khuôn mẫu chung hiện nay, vì hầu như tất cả các công ty hiện nay đều mong muốn ứng viên có trình độ máy tính cơ bản trên một số công cụ phần mềm cụ thể (MS Word, MS Excel, v.v.).

CV mẫu

Một báo cáo kinh doanh chủ yếu được sử dụng để truyền đạt thông tin chi tiết về một chủ đề cụ thể, không giống như một bức thư truyền tải thông điệp dưới dạng tóm tắt.

Các báo cáo thường được viết theo trình tự thời gian từ kỳ báo cáo này sang kỳ báo cáo khác để có thể so sánh thông tin được công bố trong các báo cáo liên tiếp. Một báo cáo có thể được xuất bản hoặc gửi cho các cá nhân bên ngoài công ty.

Định dạng Báo cáo Kinh doanh

Một báo cáo kinh doanh chính thức thường chứa các yếu tố sau:

Title Section- bao gồm Mục lục và định nghĩa của các thuật ngữ được sử dụng. Có thể đề cập đến các chi tiết tùy chọn như tên và ngày của người viết được chuẩn bị.
Summary- tổng quan về tất cả thông tin liên quan về các điểm chính, kết luận và khuyến nghị. Bạn nên viết điều này ở cuối để bao gồm tất cả các sửa đổi vào phút cuối.
Introduction- nêu rõ lý do báo cáo được viết và vấn đề nó giải quyết; nói chung nó là trang đầu tiên của báo cáo.

Body- phần chính của báo cáo; nó bao gồm biệt ngữ trong ngành. Thông tin được sắp xếp theo từng phần, theo thứ tự quan trọng giảm dần.
Conclusion - phần này, cùng với phần Tóm tắt, là phần được đọc nhiều nhất của báo cáo, do đó ngôn ngữ phải đơn giản và cụ thể.
Recommendations - các hành động được thực hiện theo thứ tự ưu tiên ngày càng tăng.
Appendices - các chi tiết kỹ thuật và sự kiện trong ngành để hỗ trợ kết luận của bạn.

Ví dụ về Viết báo cáo

Mục lục
Giới thiệu	1
Lược sử mô hình kinh doanh của chúng tôi	3
Thành tựu trong thập kỷ qua	5
Thành tích nhiệm vụ của năm ngoái	9

Summary:

Introduction:

Tutorials Point bắt nguồn từ ý tưởng rằng tồn tại một lớp độc giả phản hồi tốt hơn với nội dung trực tuyến.

Brief History of Our Business Model:

15 triệu độc giả đọc 35 triệu trang mỗi tháng. Nội dung và tài nguyên của chúng tôi có sẵn miễn phí và chúng tôi muốn giữ nó theo cách đó.

Achievements in the Last Decade

Cuộc hành trình bắt đầu với một hướng dẫn duy nhất về HTML vào năm 2006 và phấn khởi bởi phản hồi mà nó tạo ra, chúng tôi đã làm việc để thêm các hướng dẫn mới vào kho lưu trữ của mình.

Body:

Nội dung trên trang web được tạo ra bởi các chuyên gia có tay nghề cao. Một số dịch giả tự do đã giúp chúng tôi phát triển nội dung.

Conclusion:

Nhiệm vụ của chúng tôi là cung cấp Nội dung học đơn giản dễ dàng với nội dung rõ ràng, sắc nét và trọng tâm về nhiều chủ đề kỹ thuật và phi kỹ thuật.

Recommendations:

Thiết kế nội dung cải tiến.

Thực hiện các nỗ lực trên mạng.

Appendices:

Chính sách thông tin: Tổng hợp các Tuyên bố Vị trí, Nguyên tắc, Quy chế và Các Tuyên bố Thích hợp khác ". Liên minh Thông tin Mạng. Truy cập ngày 24 tháng 6 năm 2013.

Data Visualizationđược sử dụng để truyền đạt thông tin rõ ràng và hiệu quả cho người dùng bằng cách sử dụng đồ họa thông tin như bảng và biểu đồ. Nó giúp người dùng phân tích một lượng lớn dữ liệu một cách đơn giản hơn. Nó làm cho dữ liệu phức tạp dễ tiếp cận, dễ hiểu và có thể sử dụng được.

Tables được sử dụng khi người dùng cần xem mẫu của một tham số cụ thể, trong khi biểu đồ được sử dụng để hiển thị các mẫu hoặc mối quan hệ trong dữ liệu cho một hoặc nhiều tham số.

Tips to follow while representing data visually -

Đánh số tất cả các sơ đồ
Gắn nhãn tất cả các sơ đồ
Đảm bảo rằng các đơn vị đo lường trên các trục được dán nhãn rõ ràng
Đặt bất kỳ thông tin giải thích nào trong phần chú thích bên dưới hình ảnh
Kiểm tra bố cục để đảm bảo sự rõ ràng tối đa

Ưu và nhược điểm của Trực quan hóa Dữ liệu

Dưới đây là một số ưu và nhược điểm của việc trình bày dữ liệu một cách trực quan -

Ưu điểm

Nó có thể được nhiều khán giả truy cập nhanh chóng.
Nó truyền tải rất nhiều thông tin trong một không gian nhỏ.
Nó làm cho báo cáo của bạn hấp dẫn hơn về mặt trực quan.

Nhược điểm

Nó có thể trình bày sai thông tin - nếu trình bày trực quan không chính xác.

Nó có thể gây mất tập trung - nếu dữ liệu trực quan bị bóp méo hoặc sử dụng quá mức.

Theo định nghĩa, một tài liệu kinh doanh phải rõ ràng và đúng trọng tâm. Nó phải được trình bày trong một bố cục nghiêm túc chuyên nghiệp. Chúng tôi đã liệt kê ở đây một số lỗi bố cục phổ biến mà bạn nên tránh khi chuẩn bị tài liệu kinh doanh.

Tránh các yếu tố không cần thiết

Đừng lấp đầy khoảng trống bằng hình ảnh và câu trích dẫn trừ khi chúng hoàn toàn không thể thiếu.

Cẩn thận với nội dung quá mức

Sử dụng các câu ngắn và rõ ràng. Tránh màu sắc và hình ảnh trừ khi chúng có liên quan đến văn bản.

Đừng lạm dụng đối xứng

Những chiếc bàn sắp xếp đối xứng sau một thời gian trông sẽ nhàm chán. Sử dụng các bức tranh có hình dạng khác nhau để phá vỡ sự đối xứng. Văn bản căn trái dễ đọc hơn văn bản ở giữa.

Chú ý đến tính đồng nhất

Duy trì phông chữ, cỡ chữ, màu chữ và định dạng thống nhất trong toàn bộ tài liệu.

Viết với hệ thống phân cấp

Bắt đầu với thông tin quan trọng nhất trong đầu và tiếp tục với thứ tự quan trọng giảm dần.

Tránh đa phương tiện quá mức

Khi được sử dụng một cách không phù hợp, hình ảnh động, video và âm thanh đều có thể khiến người đọc mất tập trung, thay vì thu hút họ vào văn bản. Giữ nó đơn giản.

Viết tắt	Ý nghĩa
phần giới thiệu	Giới thiệu
ứng dụng.	ruột thừa
Biblio.	thư mục
c.	chương; khoảng, khoảng, khoảng
n.	Ghi chú
ed.	biên tập viên
ví dụ	ví dụ
đặc biệt.	đặc biệt
et al.	et alii, và những người khác
Vân vân.	vân vân
Không.	con số
fn.	chú thích
quả sung.	nhân vật
I E	đó là
cơ sở hạ tầng	dưới đây (trong văn bản)
p	trang
mệnh giá.	đoạn văn
S.	giáo phái., phần