Viết email hiệu quả

Email được sử dụng rộng rãi như một hình thức công cụ giao tiếp kinh doanh rẻ tiền nhưng hiệu quả cao. Email hiếm khi được in ra và được sử dụng dưới dạng bản mềm vì nó dễ dàng lưu trữ và truy xuất email. Lý do phổ biến của nó là tính dễ tiếp cận, mà mọi người trong một tổ chức bắt đầu từ Giám đốc điều hành đến người gác cổng đều có thể sử dụng.

Email là một cách hiệu quả để truyền đạt thông tin theo cách trình bày tốt, dễ đọc và phù hợp về mặt chuyên môn. Nhiều người cho rằng thiếu thời gian là một lý do để chuyển tiếp các email không đạt tiêu chuẩn, từ không đầy đủ đến khó hiểu.

Nhiều người nhầm email với tin nhắn văn bản, hoặc ít nhất là cách tiếp cận của họ đối với việc viết email cho thấy như vậy. Giả sử như vậy, chúng ta hãy thảo luận về sự khác biệt giữa cuộc trò chuyện bằng văn bản và việc viết email.

Text Message Conversation - Trong cuộc trò chuyện bằng tin nhắn văn bản, hai người có thể trao đổi thông tin, chia sẻ thông tin chi tiết, cung cấp thông tin sửa chữa và yêu cầu làm rõ bằng cách giao tiếp qua lại nhanh chóng.
Email- So với điều này, email được đọc bởi các chuyên gia, tùy thuộc vào công việc của họ, có thể nhận được bất kỳ thứ gì từ 20 đến 200 email mỗi ngày. Họ không muốn tham gia vào một cuộc trò chuyện qua lại, cũng không có thời gian để hỏi chi tiết nhiều lần. Họ chỉ muốn hiểu nội dung email, đọc hướng dẫn, xử lý thông tin, hoàn thành nhiệm vụ và để trống phần "chưa đọc" trong hộp thư đến.

Hãy ghi nhớ điều này, chúng ta hãy thảo luận về một số tricks to write effective emails -

Lập kế hoạch cho thông điệp của bạn.
Sử dụng dòng tiêu đề để thu hút sự chú ý của người đọc.
Giữ cho thông điệp của bạn ngắn gọn và rõ ràng.
Không nhập toàn bộ tin nhắn của bạn bằng chữ thường.
Đọc lại tin nhắn của bạn trước khi gửi và chịu trách nhiệm.
Nếu bạn đang tức giận, hãy dành vài phút để hạ nhiệt trước khi gửi email.
Không nhập thông điệp của bạn bằng chữ hoa. Viết hoa được coi là CHIA SẺ.

Trong trường hợp nhất định, emails may not be suitable. Thích gọi cho ai đó khi -

Bạn phải thảo luận về thông tin cá nhân, nhạy cảm hoặc bí mật.
Bạn sẽ đưa ra một tin xấu.
Thông điệp của bạn phức tạp và ý nghĩa có thể bị mất trong các từ ngữ.
Bạn cần một phản hồi ngay lập tức.

Rủi ro pháp lý của email

Email là phương thức giao tiếp ưa thích của nhiều nơi làm việc và điều này có nghĩa là chúng mang rất nhiều thông tin có thể được bảo mật. Bảo mật và bí mật của thông tin trong email là trách nhiệm chung của cả người gửi và người nhận. Các công ty có những hướng dẫn nghiêm ngặt để bảo vệ tài liệu và nội dung của chúng. Hãy thảo luận về một số nguyên tắc thường được tuân thủ nhất để ngăn chặn việc sử dụng sai email.

You and your company will be held liable for numerous legal suits if −

Bạn gửi hoặc chuyển tiếp các email có nội dung xúc phạm.
Bạn gửi một tệp đính kèm có vi-rút.
Bạn chuyển tiếp email của người gửi cho người khác mà không được phép.
Bạn cố gắng giả mạo email của người khác hoặc gửi email từ tài khoản của người khác.
Bạn cố gắng che giấu danh tính của mình với người nhận khi gửi email.
Bạn sao chép một tin nhắn của người khác mà không được phép.

Định dạng của một Email Định dạng

Mặc dù hầu hết chúng ta gửi email thân mật cho bạn bè có thể chứa những lỗi ngữ pháp trong đó, điều này cũng không đúng khi viết cho đồng nghiệp, đặc biệt là khi chúng ta muốn tạo ấn tượng tốt, vì lần này chúng ta phải cẩn thận và ngoại giao hơn. Dưới đây là một số mẹo chung về định dạng phù hợp của email -

Lý lịch

Nền trắng mặc định nên được sử dụng cho tất cả các email. Hình nền màu hoặc thiết kế cuộn được coi là không chuyên nghiệp và gây mất tập trung.

Nét chữ

Phông chữ ưu tiên là Times New Roman hoặc Arial, cỡ chữ-12.

Màu chữ

Phông chữ chỉ nên có màu xanh nước biển hoặc đen.

Chi tiết liên hệ

Thông tin liên hệ chính thức như tên, chỉ định, id email, số liên lạc, logo công ty và địa chỉ thư từ phải được đề cập trong khu vực chữ ký. Tốt nhất nên tránh những tuyên bố cá nhân.

Họ và tên

Chúng phải được đề cập bằng cùng một phông chữ như được sử dụng trong phần nội dung của email, chỉ lớn hơn hai cỡ phông chữ. Phông chữ thảo luận không được khuyến khích.

Chữ ký

Thông tin sau đây phải được cung cấp cùng phông chữ và kích thước như nội dung email.

Designation
Department
Tên & Địa chỉ Công ty
Mốc và Mã ZIP.
Số liên lạc
Địa chỉ email
Số điện thoại công ty
Số fax công ty
URL công ty
URL công ty

Example -

Vineet Nanda
   Lead, Learning & Development
   Soft Skills
   Tutorialspoint Pvt. LTD.
   Jubilee Hills, Hyderabad
   Beside UCO Bank, 500033
   Ph: 91 40 23542835
   Fax: 91 40 23542836
   [email protected]
   http://www.tutorialspoint.com/

Tuyên bố từ chối trách nhiệm (với ví dụ)

Sử dụng tuyên bố từ chối trách nhiệm ở cuối chữ ký email của bạn bằng phông chữ chuẩn, kích thước-8 -

BẠN PHẢI ĐỌC THÔNG BÁO NÀY

Thông tin có trong email này và bất kỳ tệp đính kèm nào là bí mật và có thể được bảo vệ bản quyền hoặc sở hữu trí tuệ khác. Bạn không được phép sử dụng hoặc tiết lộ thông tin này ngoài sự đồng ý rõ ràng của người gửi

Ví dụ về Email

To<[email protected]>

Cc<[email protected]>

Subject: Trả lời về Trang trí nội thất \| Ngày và giờ cuối cùng cho cuộc họp

Xin chào ngài

Tôi đã nhận được email của bạn với hướng dẫn liên hệ với một công ty Trang trí nội thất. Theo đó, tôi đã liên hệ với Hasta La 'Vista, một trong những tổ chức có uy tín nhất trong việc cung cấp Đào tạo Hành vi, Đánh giá Chế độ, Phân tích Tâm lý, cùng những tổ chức khác.

Họ đã trả lời email của tôi và hài lòng về triển vọng chúng tôi làm việc cùng nhau. Họ đã yêu cầu tôi sắp xếp một cuộc họp cho đại diện của họ để họ có thể đến thăm chúng tôi và giải thích phần còn lại của các chi tiết. Tôi đã gửi cho bạn Điều khoản & Điều kiện của họ dưới dạng tệp đính kèm PDF có tênTermstới email này. Vui lòng xem qua nó và trả lời.

Chờ tin của bạn. Cảm ơn bạn. Chúc một ngày tốt lành.

Trân trọng