Viết hiệu quả-Bắt đầu

Với cách thế giới phát triển xung quanh chúng ta, ngày nay mỗi người đều phải viết, không phân biệt tuổi tác, công việc và chức danh. Có thể là cho các bài tập ở trường hoặc nộp báo cáo, hoặc ký hóa đơn - mọi người đều viết.

Trong khi nhiều người trong số những người "phải" viết thực sự thích viết lách, thì có nhiều người đối với họ, việc viết lách không hơn gì một công việc vặt. Vấn đề với những người này là họ không cho mình một chút thời gian để nghĩ cách viết. Kết quả là cách viết của họ mất thời gian, không chính xác và không đạt yêu cầu.

Cũng giống như các bước để giải một câu hỏi về Đại số, có một số bước có thể được thực hiện để có kết quả viết tốt hơn. Ở đây trong chương này, chúng tôi sẽ thảo luận về cách bạn thực sự nên bắt đầu quá trình viết một tài liệu kinh doanh hiệu quả.

Cách bắt đầu

Trong tất cả các bước, khó nhất (và khó chịu nhất) là tìm ra đầu. Dưới đây là một số mẹo để bắt đầu công việc của bạn một cách nhanh chóng -

Nghiên cứu để tìm ra sự thật.
Động não để ghi lại tất cả các ý tưởng ngẫu nhiên.
Thảo luận về bản nháp với đồng nghiệp.
Giữ một giọng văn dễ chịu, thoải mái.
Đồng cảm với người đọc.
Kiểm tra nó và ngủ trên đó.

Lập kế hoạch và Cơ cấu

Các công ty sản xuất tài liệu một cách thường xuyên, chẳng hạn như báo cáo hàng năm cho cổ đông, bản tin hàng tháng cho khách hàng và các bài xã luận cho nhân viên của mình. Dựa trên lượng nội dung bạn đang thiết kế, bạn có thể cần sắp xếp dữ liệu của mình theo ba cấu trúc -

Time-based Structure
Cấu trúc này được sử dụng khi bạn đang viết chương trình nghị sự và biên bản hoặc báo cáo trong đó các nhiệm vụ được phân bổ và kết quả được lập biểu đồ theo trình tự thời gian.
Alphabetical Structure
Cấu trúc này được sử dụng khi tài liệu có một số lượng lớn các chủ đề riêng biệt, cần đặt theo thứ tự bảng chữ cái cụ thể (A - Z). Ví dụ về điều này sẽ là một bảng chú giải thuật ngữ hoặc một cuốn sách về trái cây và calo, trong đó tên của các loại trái cây được liệt kê theo thứ tự bảng chữ cái.
Topic Structure
Cấu trúc được sử dụng phổ biến nhất là cấu trúc được chia theo các chủ đề. Ví dụ: một trang web lạnh thiết kế trang Câu hỏi thường gặp của nó theo cách mà nó sẽ có ba chủ đề để lựa chọn - "trạng thái giao hàng", "khiếu nại" và "thanh toán và hoàn lại tiền", với mỗi chủ đề có một số câu hỏi về chủ đề đó.

Các bước sắp xếp nội dung hiệu quả

Có một số bước hiệu quả sẽ giúp bạn sắp xếp nội dung theo cấu trúc phù hợp và điền các chi tiết theo một dòng hợp lý để toàn bộ tài liệu trông đồng bộ và hoàn chỉnh. Đây là -

Tài liệu phải có phần đầu, phần giữa và phần cuối hợp lý.
Sắp xếp nội dung thư của bạn thành các đoạn ngắn gọn và nhỏ (tối đa 4–5).
Sửa đổi nội dung để phù hợp với độc giả của bạn.
Không bao giờ mất tập trung và kết quả mong muốn của bức thư trong khi viết.
Đừng sửa mình trong khi viết, chỉ chỉnh sửa sau khi động não.
Hãy nghỉ một chút trước khi bạn bắt đầu chỉnh sửa.

Trên tất cả, một người phải luôn tuân theo một trình tự hợp lý trong khi viết một tài liệu kinh doanh để đảm bảo tài liệu truyền tải đúng thông điệp.