Viết ghi nhớ
Mục đích chính của việc viết bản ghi nhớ là hỗ trợ việc ra quyết định bằng cách ghi lại tài liệu tham khảo để sử dụng trong tương lai. Nó cũng giúp truyền đạt thông tin, trình bày một báo cáo không chính thức và đề xuất giải pháp cho một vấn đề.
Bản ghi nhớ kinh doanh thích hợp để sử dụng khi đưa ra các thông báo của công ty như các cuộc hẹn với nhân viên, thăng chức và các thay đổi trong chính sách của công ty.
Định dạng bản ghi nhớ
Một bản ghi nhớ thường bao gồm các phần tử sau:
Organization name - trong tiêu đề thư.
Memo Title - ở đầu trang.
Attachments - tài liệu đính kèm bản ghi nhớ để tham khảo.
Summary- Đặt ở đầu ghi nhớ, nên cô đọng chủ đề thành năm hoặc mười dòng. Nó không được chứa biệt ngữ hoặc ngôn ngữ kỹ thuật cao.
To - Họ và tên của độc giả (bao gồm các chức danh danh dự, nhưng giữ các chức danh chung chung như "Ông", "Bà". Dòng "Tới" phủ nhận cách sử dụng chào như "Kính gửi".
Nếu số lượng người đọc vượt quá năm người, hãy đề cập đến họ ở cuối bản ghi nhớ trong 'Danh sách phân phối' và tham khảo ở dòng 'Đến'. Ví dụ -To: Refer Distribution List on page 14.
From- Tên và chỉ định của người gửi được đề cập ở đây. Nó phủ nhận các đóng cửa miễn phí như 'With Regards'.
Date - Đề cập đến ngày tháng giúp theo dõi bản ghi nhớ.
Subject - Đề cập chủ đề bằng một vài từ (5-6) nhưng cần nêu rõ mục đích.
Message - Phần này bao gồm Giới thiệu, Bàn luận (gồm 2-3 đoạn giữa đề cập đến các chi tiết) và Kết luận.
Introduction- Nêu mục đích và phạm vi của bản ghi nhớ. Trong trường hợp tin tốt, tin xấu, từ chối, từ chối hoặc chấp thuận, một thông điệp ngắn được đề cập ở đây trước khi cung cấp chi tiết trong Phần thảo luận.
Discussion - Chi tiết về vấn đề, phương pháp giải quyết vấn đề, phân tích, đánh giá và khuyến nghị được đề cập tại đây.
Conclusion - Làm tròn các điểm chính và cung cấp các hành động và hướng dẫn cần thiết cho người đọc.
Distribution list- Tên trên danh sách phân phối thường được đánh theo thứ tự bảng chữ cái. Tuy nhiên, nếu một trong những cá nhân rõ ràng cao hơn những người khác, hãy đặt tên đó trước.
Writer’s initials - Một bản ghi nhớ được hoàn thành bằng chữ cái đầu của người viết, không phải chữ ký của họ, ngay sau câu cuối cùng.
Ví dụ về Bản ghi nhớ
Memo Title: <Gặp gỡ Hasta La Vista về Trang trí Nội thất>
Attachments: <Sách giới thiệu Công ty và Danh sách Báo giá>
Summary - Gặp gỡ đại diện Hasta La Vista nhằm mục đích trang trí nội thất cho khuôn viên văn phòng của chúng tôi.
To: <Mohtahsim M., Kiran K. Panigrahi, Gopal K Verma, Manisha Shejwal, Anaadi>
From: <Vineet Nanda>
Date: 23/04/2015
Subject: Gặp gỡ Hasta La Vista hôm nay lúc 6 giờ chiều tại Phòng họp- 1
Theo cuộc thảo luận trước đó của chúng tôi vào ngày 12/01/2015, chúng tôi đã lên kế hoạch cải tạo nội thất văn phòng của mình. Quyết định được đưa ra vào cuối cuộc họp đó là liên hệ với một công ty trang trí nội thất.
Hasta La Vista là một tổ chức trang trí nội thất có trụ sở tại Hyderabad và nó là một trong những công ty phát triển nhanh nhất trong lĩnh vực kinh doanh.
Chúng tôi đang có ý định thuê dịch vụ của họ với mục đích trang trí nội thất cho khuôn viên văn phòng của mình. Hôm nay, chúng tôi sẽ gặp đại diện của họ lúc 6:00 chiều tại Phòng họp-1.
Mong các bạn tham gia tích cực. Cảm ơn bạn.
V.N.