Ba bước soạn thảo
Viết bản nháp đầu tiên
Hãy suy nghĩ to các ý tưởng của bạn trước khi viết chúng ra để những suy nghĩ đó được thể hiện rõ ràng. Khi bạn đã có bản nháp ban đầu, hãy điền vào các chi tiết còn thiếu có liên quan theo cấu trúc tài liệu chuẩn. Viết theo dàn ý nội dung của bạn bằng cách sử dụng dấu đầu dòng và thụt lề cho các tiêu đề, tiêu đề phụ và tiêu đề phụ.
Soạn thảo lại
Sau khi hoàn thành bản nháp đầu tiên, hãy đợi vài ngày trước khi chỉnh sửa nó. Cải thiện bản nháp bằng cách đánh giá từng từ, câu và đoạn văn với mục tiêu thiết kế nội dung ngắn gọn và chính xác.
Bao gồm bất kỳ chi tiết cần thiết bị bỏ qua.
Làm cho câu chặt chẽ hơn và rõ ràng hơn.
Kiểm tra xem thì căng thẳng có nhất quán không.
Sửa lỗi chính tả, ngữ pháp và dấu câu.
Sử dụng giọng nói chủ động và ngôi thứ nhất khi thích hợp.
Sắp xếp lại trình tự các câu hoặc đoạn văn và kiểm tra dòng chảy.
Viết bản nháp cuối cùng
Viết nhiều bản nháp, với mỗi bản là một cải tiến cho bản cuối cùng. Tiếp tục sửa đổi bản nháp cuối cùng cho đến khi bạn hài lòng với kết quả cuối cùng. Cho đồng nghiệp xem và nhận phản hồi của họ. Thảo luận về các đề xuất và thực hiện các chỉnh sửa hoặc thay đổi cần thiết.
Viết bản sao cuối cùng
Nhập bản sao cuối cùng của tài liệu.
Hiệu đính từng từ, và từng hình.
Ký tên và / hoặc nhập tên hoặc tên viết tắt của bạn vào cuối tài liệu.
Gửi tài liệu đến người đọc.