Microsoft Flow - Giới thiệu
Thế giới ngày nay đầy sự cộng tác. Thường xuyên hơn không, mọi người thấy mình làm việc cùng nhau bên cạnh các chính sách hoặc quy trình nhất định. Chất lượng công việc cần một bàn tay tốt cũng như một bàn tay chặt chẽ! Đây là lý do tại sao nhiều tổ chức và chính phủ có các bước khác nhau để hoàn thành một hoạt động hoặc hoạt động cụ thể.
Bối cảnh của quy trình làm việc
Nếu chúng ta nhìn vào định nghĩa của Wikipedia về quy trình làm việc -
A workflow bao gồm một mô hình hoạt động được sắp xếp và có thể lặp lại, được tổ chức có hệ thống các nguồn lực cho phép thành các quá trình biến đổi vật liệu, cung cấp dịch vụ hoặc xử lý thông tin.
Nói một cách đơn giản, quy trình làm việc là cách mọi người hoàn thành công việc, bao gồm các bước yêu cầu hoàn thành một cách tuần tự. Ngoại trừ bước đầu tiên, mỗi bước trong quy trình làm việc có một bước cụ thể trước và sau bước đó.
Đôi khi tốt nhất là bạn nên nhìn vào một ví dụ hơn là đắm chìm vào các khái niệm. Để xem qua bài viết này, bạn phải thực hiện một vài bước
- Mở trình duyệt mặc định của bạn
- Tìm kiếm Microsoft Flow
- Nhấp vào bài viết này từ TutorialsPoint
Đây là cách bạn đã (biết hoặc vô tình) tạo ra một quy trình làm việc để tiếp cận bài viết. Hãy để chúng tôi lấy một ví dụ khác về việc xin nghỉ việc tại tổ chức của bạn.
- Nhân viên gửi yêu cầu nghỉ việc.
- Quản lý của nhân viên phê duyệt yêu cầu nghỉ phép và cập nhật cho bộ phận nhân sự.
- Bộ phận nhân sự cập nhật dữ liệu nghỉ phép và thông báo cho bộ phận tài chính.
- Sau khi có văn bản hướng dẫn của bộ phận nhân sự, bộ phận tài chính sẽ khấu trừ số dư để lại và thanh toán vào phiếu lương (nếu có).
Bằng cách này, quy trình làm việc là tất cả xung quanh chúng ta. Những tiến bộ nhanh chóng trong công nghệ đã làm cho việc xác định và tuân theo các quy trình công việc nhất định trở nên vô cùng quan trọng đối với hoạt động hiệu quả của chức năng hoặc bộ phận tương ứng.
Mặc dù người ta có thể tranh luận rằng quy trình công việc đã tồn tại từ thời cổ đại, phạm vi của hướng dẫn này bao gồm các quy trình công việc khác nhau mà chúng tôi sử dụng để hoàn thành các hoạt động hàng ngày bằng phần mềm. Nhiều khi bạn sẽ thấy mình phải tung hứng giữa các phần mềm khác nhau để hoàn thành một nhiệm vụ đơn giản là thanh toán hóa đơn và duy trì bảng chi phí cho nó.
Cần tự động hóa quy trình làm việc
Theo một nghiên cứu, quy trình làm việc kém hiệu quả có thể tiêu tốn tới 30% doanh thu của công ty bạn.
Nó có ý nghĩa khi tự động hóa một số quy trình.
Việc lập trình một quy trình để tự chạy giúp loại bỏ sự cần thiết của người điều hành, tiết kiệm thời gian, tiền bạc và sự thất vọng của công ty.
Chúng ta hãy xem xét một ví dụ về yêu cầu nghỉ việc trong phần trước. Chúng tôi đã nói rằng nhân viên sẽ xin nghỉ việc từ người quản lý. Anh ấy / cô ấy sẽ sử dụng phần mềm email trên máy tính của mình. Người quản lý sau khi được chấp thuận sẽ gửi bản cập nhật nghỉ việc cho bộ phận nhân sự. Sẽ có Phần mềm quản lý nhân sự (HRMS) để cập nhật dữ liệu nghỉ việc một cách nhanh chóng.
Bộ phận tài chính, sau khi nhận được cập nhật từ bộ phận nhân sự, sẽ cập nhật phần mềm kế toán của họ để dữ liệu tổng hợp sẽ được gửi đến phần mềm ngân hàng nếu có bất kỳ khoản khấu trừ nào trong phiếu lương hàng tháng.
Với quy trình làm việc đơn giản là Yêu cầu nghỉ việc, chúng ta có thể thấy hình ảnh ít nhất 3 phần mềm. Hãy tưởng tượng số lượng nhân viên là 1000 lượt thích. Sẽ cồng kềnh như thế nào để quản lý quy trình làm việc này hàng ngày? Trong những trường hợp như vậy, thật hợp lý khi tự động hóa một số quy trình công việc nhất định về bản chất sẽ lặp đi lặp lại nhiều lần!
Tại một tổ chức, hầu hết mọi bộ phận đều có thể hưởng lợi từ tự động hóa quy trình làm việc. Chúng ta hãy xem xét một vài ví dụ.
Tiếp thị
Một số tác vụ lặp đi lặp lại như gửi email, đăng tin nhắn trên mạng xã hội có thể được tự động hóa với tính năng tự động hóa quy trình làm việc. Toàn bộ lịch truyền thông xã hội của bạn có thể được lên lịch bằng một số phần mềm tự động hóa.
nguồn nhân lực
Thêm vào ví dụ được thảo luận ở trên, thay vì phải nhập thủ công thông tin của người mới thuê, địa chỉ, chi tiết thuế của nhân viên có thể được tự động cung cấp cho các đầu vào tương ứng bằng cách sử dụng quy trình tự động hóa nhân sự.
Hãy cân nhắc nếu bạn đang làm việc về nhà muộn do có cuộc họp và bạn biết trước rằng sử dụng lịch Microsoft Outlook của mình, nó sẽ hiệu quả như thế nào, nếu đồng nghiệp của bạn biết qua email rằng bạn sẽ đi sớm để chăm sóc của nó? Và điều này nữa, bạn không cần thực hiện bất kỳ hoạt động gửi email thủ công nào!
Các khả năng với Microsoft Flow
Một trong những phiên bản mới nhất của Microsoft Business Suite, Microsoft Flow là một công cụ đa năng có thể được sử dụng để tích hợp các ứng dụng và dịch vụ dựa trên đám mây khác nhau. Nói lời tạm biệt với những công việc kinh doanh lặp đi lặp lại và tốn thời gian - mà không yêu cầu phải là một kỹ thuật viên hoặc nhà phát triển!
Sử dụng quy trình của Microsoft, người ta có thể thực hiện các quy trình sử dụng một hoặc một số ứng dụng và tạo quy trình làm việc tự động. Đây là một dịch vụ trực tuyến cho phép bạn kết nối các ứng dụng và dịch vụ khác nhau. Có một số ứng dụng và dịch vụ của Microsoft cũng như một số dịch vụ không phải của Microsoft.
Nếu bạn có dữ liệu được chia sẻ giữa các ứng dụng, thay vì nhập hai lần, bạn có thể tự động hóa dữ liệu đó bằng Microsoft Flow.
Hãy xem xét một tình huống rất thực tế mà bạn là một thương hiệu / người nổi tiếng trên Facebook hoặc twitter. Hãy tưởng tượng rằng có một bài đăng tiêu cực đang lan truyền. Bạn có thể rất dễ dàng phản hồi những bài đăng tiêu cực này và quản lý nhận thức trên mạng xã hội bằng cách sử dụng một quy trình mẫu.
Nếu bạn là người dùng của hai dịch vụ khác nhau như Lịch Outlook và Lịch Gmail, bạn có thể sử dụng Microsoft Flow để thêm các sự kiện lịch Outlook vào lịch Gmail của mình.
Bằng những cách này, Microsoft Flow cải thiện hiệu quả và năng suất ở mức tối đa.