Microsoft Flow - Hướng dẫn nhanh

Thế giới ngày nay đầy sự cộng tác. Thường xuyên hơn không, mọi người thấy mình làm việc cùng nhau bên cạnh các chính sách hoặc quy trình nhất định. Chất lượng công việc cần một bàn tay tốt cũng như một bàn tay chặt chẽ! Đây là lý do tại sao nhiều tổ chức và chính phủ có các bước khác nhau để hoàn thành một hoạt động hoặc hoạt động cụ thể.

Bối cảnh của quy trình làm việc

Nếu chúng ta nhìn vào định nghĩa của Wikipedia về quy trình làm việc -

A workflow bao gồm một mô hình hoạt động được sắp xếp và có thể lặp lại, được tổ chức có hệ thống các nguồn lực cho phép thành các quá trình biến đổi vật liệu, cung cấp dịch vụ hoặc xử lý thông tin.

Nói một cách đơn giản, quy trình làm việc là cách mọi người hoàn thành công việc, bao gồm các bước yêu cầu hoàn thành một cách tuần tự. Ngoại trừ bước đầu tiên, mỗi bước trong quy trình làm việc có một bước cụ thể trước và sau bước đó.

Đôi khi tốt nhất là bạn nên nhìn vào một ví dụ hơn là đắm chìm vào các khái niệm. Để xem qua bài viết này, bạn phải thực hiện một vài bước

Mở trình duyệt mặc định của bạn
Tìm kiếm Microsoft Flow
Nhấp vào bài viết này từ TutorialsPoint

Đây là cách bạn đã (biết hoặc vô tình) tạo ra một quy trình làm việc để tiếp cận bài viết. Hãy để chúng tôi lấy một ví dụ khác về việc xin nghỉ việc tại tổ chức của bạn.

Nhân viên gửi yêu cầu nghỉ việc.
Quản lý của nhân viên phê duyệt yêu cầu nghỉ phép và cập nhật cho bộ phận nhân sự.
Bộ phận nhân sự cập nhật dữ liệu nghỉ phép và thông báo cho bộ phận tài chính.
Sau khi có văn bản hướng dẫn của bộ phận nhân sự, bộ phận tài chính sẽ khấu trừ số dư để lại và thanh toán vào phiếu lương (nếu có).

Bằng cách này, quy trình làm việc là tất cả xung quanh chúng ta. Những tiến bộ nhanh chóng trong công nghệ đã làm cho việc xác định và tuân theo các quy trình công việc nhất định trở nên vô cùng quan trọng đối với hoạt động hiệu quả của chức năng hoặc bộ phận tương ứng.

Mặc dù người ta có thể tranh luận rằng quy trình công việc đã tồn tại từ thời cổ đại, phạm vi của hướng dẫn này bao gồm các quy trình công việc khác nhau mà chúng tôi sử dụng để hoàn thành các hoạt động hàng ngày bằng phần mềm. Nhiều khi bạn sẽ thấy mình phải tung hứng giữa các phần mềm khác nhau để hoàn thành một nhiệm vụ đơn giản là thanh toán hóa đơn và duy trì bảng chi phí cho nó.

Cần tự động hóa quy trình làm việc

Theo một nghiên cứu, quy trình làm việc kém hiệu quả có thể tiêu tốn tới 30% doanh thu của công ty bạn.

Nó có ý nghĩa khi tự động hóa một số quy trình.

Việc lập trình một quy trình để tự chạy giúp loại bỏ sự cần thiết của người điều hành, tiết kiệm thời gian, tiền bạc và sự thất vọng của công ty.

Chúng ta hãy xem xét một ví dụ về yêu cầu nghỉ việc trong phần trước. Chúng tôi đã nói rằng nhân viên sẽ xin nghỉ việc từ người quản lý. Anh ấy / cô ấy sẽ sử dụng phần mềm email trên máy tính của mình. Người quản lý sau khi được chấp thuận sẽ gửi bản cập nhật nghỉ việc cho bộ phận nhân sự. Sẽ có Phần mềm quản lý nhân sự (HRMS) để cập nhật dữ liệu nghỉ việc một cách nhanh chóng.

Bộ phận tài chính, khi nhận được cập nhật từ bộ phận nhân sự, sẽ cập nhật phần mềm kế toán của họ để dữ liệu tổng hợp sẽ được gửi đến phần mềm ngân hàng nếu có bất kỳ khoản khấu trừ nào trong phiếu lương hàng tháng.

Với quy trình làm việc đơn giản là Yêu cầu nghỉ việc, chúng ta có thể thấy hình ảnh ít nhất 3 phần mềm. Hãy tưởng tượng số lượng nhân viên là 1000 lượt thích. Sẽ cồng kềnh như thế nào để quản lý quy trình làm việc này hàng ngày? Trong những trường hợp như vậy, thật hợp lý khi tự động hóa một số quy trình công việc nhất định về bản chất sẽ lặp đi lặp lại nhiều lần!

Tại một tổ chức, hầu hết mọi bộ phận đều có thể hưởng lợi từ tự động hóa quy trình làm việc. Chúng ta hãy xem xét một vài ví dụ.

Tiếp thị

Một số tác vụ lặp đi lặp lại như gửi email, đăng tin nhắn trên mạng xã hội có thể được tự động hóa với tính năng tự động hóa quy trình làm việc. Toàn bộ lịch truyền thông xã hội của bạn có thể được lên lịch bằng một số phần mềm tự động hóa.

nguồn nhân lực

Thêm vào ví dụ được thảo luận ở trên, thay vì phải nhập thủ công thông tin của người mới thuê, địa chỉ, chi tiết thuế của nhân viên có thể được tự động cung cấp cho các đầu vào tương ứng bằng cách sử dụng quy trình tự động hóa nhân sự.

Hãy cân nhắc nếu bạn đang làm việc về nhà muộn do có cuộc họp và bạn biết trước rằng sử dụng lịch Microsoft Outlook của mình, nó sẽ hiệu quả như thế nào, nếu đồng nghiệp của bạn biết qua email rằng bạn sẽ đi sớm để chăm sóc của nó? Và điều này nữa, bạn không cần thực hiện bất kỳ hoạt động gửi email thủ công nào!

Các khả năng với Microsoft Flow

Một trong những phiên bản mới nhất của Microsoft Business Suite, Microsoft Flow là một công cụ đa năng có thể được sử dụng để tích hợp các ứng dụng và dịch vụ dựa trên đám mây khác nhau. Nói lời tạm biệt với những công việc kinh doanh lặp đi lặp lại và tốn thời gian - mà không yêu cầu phải là một kỹ thuật viên hoặc nhà phát triển!

Sử dụng quy trình của Microsoft, người ta có thể thực hiện các quy trình sử dụng một hoặc một số ứng dụng và tạo quy trình làm việc tự động. Đây là một dịch vụ trực tuyến cho phép bạn kết nối các ứng dụng và dịch vụ khác nhau. Có một số ứng dụng và dịch vụ của Microsoft cũng như một số dịch vụ không phải của Microsoft.

Nếu bạn có dữ liệu được chia sẻ giữa các ứng dụng, thay vì nhập hai lần, bạn có thể tự động hóa dữ liệu đó bằng Microsoft Flow.

Hãy xem xét một tình huống rất thực tế mà bạn là một thương hiệu / người nổi tiếng trên Facebook hoặc twitter. Hãy tưởng tượng rằng có một bài đăng tiêu cực đang lan truyền. Bạn có thể rất dễ dàng phản hồi những bài đăng tiêu cực này và quản lý nhận thức trên phương tiện truyền thông xã hội bằng cách sử dụng quy trình mẫu.

Nếu bạn là người dùng của hai dịch vụ khác nhau như Lịch Outlook và Lịch Gmail, bạn có thể sử dụng Microsoft Flow để thêm các sự kiện lịch Outlook vào lịch Gmail của mình.

Bằng những cách này, Microsoft Flow cải thiện hiệu quả và năng suất ở mức tối đa.

Chương này sẽ giúp bạn bắt đầu với Microsoft Flow bằng cách minh họa các bước cơ bản cần thiết để đăng nhập vào Microsoft Flow và sau đó sẽ cung cấp hướng dẫn về giao diện. Phần kết luận sẽ cung cấp một cái nhìn sâu sắc về các loại luồng.

Đăng nhập vào Microsoft Flow

Cho dù bạn có phải là người dùng Microsoft Business Suite (Office 365, v.v.) hay không, Microsoft Flow sẽ khả dụng cho bạn sau khi bạn có tài khoản Microsoft. Vì vậy, trước khi đi sâu vào các bước tiếp theo, hãy đảm bảo rằng bạn có tài khoản Microsoft hợp lệ.

Để bắt đầu với enter http://flow.microsoft.comtrong thanh địa chỉ trình duyệt của bạn. Bạn sẽ có thể nhìn thấy màn hình bên dưới.

Như được đánh dấu trong hình chữ nhật màu xanh lá cây trong hình trên, hãy nhấp vào Đăng nhập để tiếp tục. Màn hình bên dưới sẽ được hiển thị.

Trong vùng văn bản, hãy nhập địa chỉ email và mật khẩu Microsoft của bạn để đăng nhập vào Microsoft Flow.

Màn hình bên dưới sẽ được hiển thị chào mừng bạn đến với Microsoft Flow. Chọn quốc gia / khu vực của bạn và nhấp vào Bắt đầu .

Sau vài giây, giao diện Microsoft Flow sẽ được hiển thị như bên dưới.

Chúng ta hãy xem giao diện của Microsoft Flow.

Hướng dẫn trong giao diện

Khi bạn đăng nhập vào Microsoft Flow, giao diện được chia thành ba phần:

Bảng điều khiển trên cùng
Nội dung trang
Bảng điều hướng

Tham khảo ảnh chụp màn hình bên dưới để biết bố cục cụ thể.

Bảng điều khiển trên cùng

Bảng điều khiển trên cùng bao gồm các điều khiển để cung cấp thông báo liên quan đến bất kỳ luồng nào, sửa đổi cài đặt liên quan đến luồng hoặc kết nối bạn đã tạo, biểu mẫu để gửi phản hồi của bạn tới Microsoft Flow và cuối cùng là lối tắt đến các ứng dụng Microsoft khác.

Nội dung trang

Dựa trên tùy chọn bạn đã chọn từ bảng điều hướng bên trái, nội dung trang sẽ hiển thị các tính năng / nội dung có liên quan.

Ví dụ: bây giờ bạn đã đăng nhập và xem Trang chủ, phần nội dung trang sẽ hiển thị các ý tưởng để tạo luồng của riêng bạn, các luồng mẫu có sẵn và liên kết đến các ứng dụng Flow dành cho thiết bị di động trên các cửa hàng ứng dụng Android, iOS và Microsoft.

Bảng điều hướng

Trong khi chúng tôi sẽ tìm hiểu sâu về chúng một cách riêng biệt, bảng điều hướng hiện diện ở phía bên trái của màn hình để cho phép chuyển đổi từ màn hình cụ thể này sang màn hình khác. Ví dụ: nếu bạn muốn xem lại các luồng có sẵn trước khi tạo luồng của riêng mình - bạn có thể chuyển từ Luồng của tôi sang Mẫu.

Trong bảng điều hướng, bạn sẽ có thể thấy các tùy chọn bên dưới:

Home
Approvals*
Dòng chảy của tôi
Templates
Connectors
Data

Entities*
Connections
Kết nối tùy chỉnh *
Gateways*

Learn

*(available only for Microsoft work or school accounts)

What is the difference between Microsoft work (or school) accounts and Personal accounts?

Khi nói đến các tổ chức doanh nghiệp, việc đăng ký gói dịch vụ sẽ hợp lý hơn là tạo tài khoản cá nhân.

Tại Microsoft, có hai loại tài khoản -

Cá nhân - mà bạn có thể đã tạo để bạn có thể bắt đầu với Microsoft Flow
Cơ quan hoặc trường học - được cung cấp cho các tổ chức hoặc trường học có từ 20 cá nhân trở lên. Các tài khoản này đi kèm với rất nhiều dịch vụ chuyên sâu về dữ liệu khác như Microsoft PowerApps, PowerBI, v.v.

Trang Chủ

Trong phần sau, chúng ta sẽ thảo luận về các tính năng của Home menu.

Thanh tìm kiếm

Trong phần Trang chủ, bạn sẽ tìm thấy các tính năng sẵn sàng giúp bạn bắt đầu với Microsoft Flow. Ví dụ: có một phần tìm kiếm nơi bạn có thể tìm thấy mẫu hoặc trình kết nối cần thiết để bắt đầu quy trình của mình.

Hãy thử nhập văn bản sau vào thanh tìm kiếm và nhấp vào nút kính lúp màu xanh lam.

Một lưu ý

Điều này sẽ hiển thị bên dưới kết quả tìm kiếm -

Rõ ràng là, kết quả tìm kiếm đã cung cấp cho bạn tất cả các luồng “mẫu” có sẵn để bạn sử dụng.

Quay lại phần Trang chủ, bằng cách sử dụng bảng điều hướng ở bên trái.

Khi cuộn xuống, bạn sẽ tìm thấy các dịch vụ phổ biến mà bạn có thể sử dụng trong quy trình của mình.

Luồng của tôi

Phần này có sẵn để theo dõi tất cả các luồng đã tạo, hoàn thành và bản nháp của bạn. Giả sử bạn bắt đầu làm việc trên một quy trình cụ thể và bạn muốn hoàn thành nó ở giai đoạn sau, bạn có thể sử dụng phần này.

Ngoài ra, nếu bạn muốn xem các ví dụ từ các luồng bạn đã tạo trước đó, phần này sẽ rất hữu ích.

Phần Dòng chảy của tôi được chia thành ba màn hình.

Luồng của tôi
Luồng nhóm *
Luồng quy trình kinh doanh *

* (chỉ khả dụng cho tài khoản cơ quan hoặc trường học của Microsoft)

Như đã đánh dấu, bạn có thể duyệt qua tất cả các tab và đạt được luồng mong muốn / yêu cầu để sửa đổi hoặc sử dụng lại.

Màn hình hiển thị ở trên đề cập rằng Bạn không có bất kỳ luồng nào. Điều này là do không có luồng nào được tạo với tài khoản của chúng tôi.

Khi chúng tôi tiến hành và tạo luồng trong suốt hướng dẫn này, phần này sẽ là phần chúng tôi thường xuyên truy cập.

Mẫu

Phần mẫu là một nơi cho tất cả các loại luồng. Nếu bạn đang tìm kiếm một nguồn cảm hứng hoặc một quy trình sẵn sàng để bắt đầu, bạn có thể bắt đầu với phần Mẫu.

Màn hình trên cho ta một cái nhìn thoáng qua về phần Mẫu. Chúng tôi cũng có thể xem một số mẫu có sẵn trên màn hình chính, nếu bạn muốn khám phá thêm, bạn có thể đến phần Mẫu và bắt đầu!

Như đã đánh dấu, màn hình có hai điều khiển -

Tính năng tìm kiếm mẫu
Các mẫu được sắp xếp theo cấu trúc theo thẻ

Tính năng tìm kiếm mẫu

Chức năng tìm kiếm hoạt động giống như bất kỳ tính năng tìm kiếm nào khác, ngoài ra, bạn có thể sắp xếp các kết quả tìm kiếm theo

Popularity
Name
Thời gian xuất bản

Các mẫu trong cấu trúc theo thẻ

Các tab được tổ chức theo ứng dụng của dòng chảy. Các luồng có sẵn để đặt lời nhắc hoặc nhận thông báo trên màn hình của bạn bất cứ khi nào bạn nhận được email. Nếu bạn muốn thực hiện các luồng liên quan đến Email, bạn có thể trực tiếp chuyển đến tab Email và xem các luồng có sẵn.

Ví dụ: nếu bạn chọn Di động, bạn sẽ thấy kết quả bên dưới.

Kết nối

Các trình kết nối không là gì ngoài các dịch vụ mà bạn có thể sử dụng với Microsoft Flow. Có khoảng 220 dịch vụ (và đang tiếp tục tăng), có thể được xem trong phần này.

Các trình kết nối tạo thành cốt lõi của Microsoft Flow.

Như được trình bày ở trên một số đầu nối phổ biến bao gồm:

SharePoint
Văn phòng 365
Outlook.com
Twitter

Nếu cuộn xuống, bạn có thể thấy tất cả các trình kết nối với Microsoft Flow. Chủ yếu, có các loại trình kết nối dưới đây trong Microsoft Flow như được hiển thị bên dưới:

Đầu nối tiêu chuẩn
Kết nối cao cấp
Kết nối tùy chỉnh

Đầu nối tiêu chuẩn

Bạn có thể xem Trình kết nối tiêu chuẩn như là các dịch vụ có sẵn để sử dụng ngay khi mở hộp. Danh sách sẽ bao gồm các dịch vụ ngay từ Microsoft Excel (một phần mềm bảng tính) đến Todoist (một ứng dụng quản lý tác vụ).

Tóm lại, trình kết nối Tiêu chuẩn đi kèm với khả năng trích xuất dữ liệu từ các dịch vụ tương ứng được xác định trước.

Kết nối cao cấp

Các trình kết nối cao cấp thường là công cụ trả phí / công cụ kinh doanh, có thể đủ hoặc có thể không đủ cho mục đích sử dụng cá nhân. Các trình kết nối này yêu cầu tài khoản cơ quan hoặc trường học. Một ví dụ có thể là Eventbrite, nơi bạn có thể đăng các sự kiện trong khu vực của mình và mời mọi người tham gia.

Nếu bạn muốn trích xuất dữ liệu từ sự kiện Eventbrite, thì sự kiện này cần có kết nối với tài khoản cấp tổ chức.

Kết nối tùy chỉnh

Các trình kết nối tùy chỉnh tồn tại để cung cấp sự linh hoạt và sức mạnh nhất cho người dùng Microsoft Flow. Hãy xem xét rằng có các Giao diện lập trình ứng dụng (API) có sẵn từ một dịch vụ hoặc ứng dụng cụ thể mà bạn muốn sử dụng. Trình kết nối tùy chỉnh sẽ cung cấp kết nối đến các API này từ Microsoft Flow.

Đối với phạm vi của hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ xem xét Trình kết nối tiêu chuẩn.

Kết nối dữ liệu

Nếu bạn đang tạo các trình kết nối liên quan đến việc tìm nạp / cập nhật các bản ghi từ một ứng dụng / dịch vụ sử dụng nhiều dữ liệu, thì các kết nối được thực hiện với các ứng dụng / dịch vụ này sẽ được hiển thị trong phần này.

Các kết nối sẽ được sử dụng nếu bạn đang sử dụng chủ yếu Powerapps.com trong các ứng dụng của mình. Một ví dụ điển hình sẽ là cập nhật bảng SQL từ ứng dụng. Trong trường hợp này, kết nối sẽ được cập nhật / hiển thị trong phần.

Học hỏi

Khi bạn nhấp vào Tìm hiểu, bạn sẽ được chuyển hướng đến tài liệu chính thức của Microsoft về Microsoft Flow.

Các loại dòng chảy

Có nhiều loại luồng khác nhau, chúng có thể là thủ công hoặc tự động -

Automated
Instant
Scheduled

Quy trình tự động

Luồng này phụ thuộc vào một kích hoạt hoặc hành động khác. Vì vậy, khi sự kiện cụ thể đó xảy ra, luồng này bắt đầu. Nó có thể là một sự thay đổi ngày hoặc nhận một email.

Dòng chảy tức thì

Microsoft Flow cung cấp một nút hoặc đầu vào từ Microsoft PowerApps để kích hoạt một luồng cụ thể. Chúng được phân loại là Dòng tức thì.

Dòng theo lịch trình

Theo thời gian và ngày bạn đã đặt, quy trình này được kích hoạt. Đây cũng có thể là một dòng lặp lại.

Chương này sẽ đưa bạn qua các yếu tố cơ bản của luồng và do đó giúp bạn thoải mái với việc tạo luồng.

Trước khi chúng ta bắt đầu vào các phần tử trên Flow, hãy đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập và xem phần Dòng chảy của tôi.

Nhấp vào nút Mới ở trên cùng, bạn sẽ thấy các tùy chọn bên dưới.

Nhấp vào Instant - từ chỗ trống, bên dưới màn hình / trình hướng dẫn sẽ được hiển thị nơi bạn sẽ thấy các Trình kích hoạt khác nhau.

Kích hoạt

Trong Microsoft Flow, một Trigger hoạt động như một điểm bắt đầu để xây dựng luồng. Đây là bước mà bạn chỉ định hành động sẽ bắt đầu luồng. Nó có thể là chọn một tệp từ danh sách SharePoint hoặc đơn giản như cách bấm vào một nút trong Web và thiết bị di động.

Với mục đích của hướng dẫn này, chúng ta hãy đặt tên Dòng chảy của mình là Dòng chảy đầu tiên của tôi . Chọn Kích hoạt luồng theo cách thủ công từ các lựa chọn kích hoạt luồng này.

Nhấn Create để chuyển sang bước tiếp theo. Bạn sẽ có thể nhìn thấy màn hình bên dưới.

Như đã đánh dấu ở trên, bây giờ chúng ta sẽ thêm một bước. Bước này sẽ là Hành động do Trigger mà chúng ta đã tạo ở trên. Khi nhấp vào nút Bước mới, bạn sẽ có thể thấy phần bên dưới.

Người ta có thể dễ dàng chọn một hành động từ danh sách trên. Trong các chương tiếp tục, chúng ta sẽ đi vào chi tiết thực tế của một Hành động.

Như bạn có thể thấy, có nhiều loại Hành động khác nhau -

Built-in
Standard
Premium
Custom

Theo yêu cầu, bạn có thể chọn một từ các hành động ở trên. Bạn có thể dành chút thời gian để hiểu từng tab và các tùy chọn tương ứng.

Các bước

Một tập hợp các hành động tạo nên các Bước.

Ví dụ: khi được chọn Gửi Email trong Gmail từ Hành động, người ta có thể thấy hành động của Gmail như được hiển thị bên dưới.

Nếu bạn tiếp tục thêm nhiều hành động trong hành động cụ thể này, thì bạn sẽ tạo các Bước cho quy trình của mình.

Hãy để chúng tôi thêm địa chỉ Gmail của mình và thiết lập kết nối. Sau khi bạn đã đăng ký tài khoản Gmail của mình và cung cấp các quyền cần thiết, bạn sẽ thấy màn hình bên dưới.

Trong phần được đánh dấu ở trên, chúng tôi sẽ thêm một số chi tiết. Tôi sẽ gửi một email cho chính mình với chủ đề và nội dung Email bên dưới.

Subject − Email thử nghiệm

Body − Email này đang sử dụng Microsoft Flow.

Bây giờ chúng ta hãy bỏ qua phần đính kèm.

Nhấp vào nút Lưu để nắm bắt tiến trình của bạn cho đến bây giờ.

Kiểm tra luồng

Nếu bạn quan sát giao diện sau khi bạn đã thêm trình kích hoạt (và chưa đăng nhập vào Gmail), bạn sẽ có thể thấy ba nút ở phần trên cùng bên phải của màn hình.

Công cụ kiểm tra lưu lượng sẽ được kích hoạt vào những thời điểm thích hợp. Điều này rất hữu ích khi kiểm tra xem luồng của bạn có chính xác hay không. Nếu bạn nhấp vào Trình kiểm tra luồng ở trạng thái trên, bạn sẽ có thể nhìn thấy màn hình bên dưới -

Nếu bạn nhìn vào hướng dẫn được chỉ ra bởi điểm 1, nó cho biết "Có định nghĩa trống cho hành động quy trình làm việc."
Mặc dù những tuyên bố này được Người dùng thành thạo của Microsoft Flow hiểu rõ nhất, một số thông báo cũng có thể được hiểu bởi người dùng bình thường / người mới bắt đầu.
Nhất thiết, Bộ kiểm tra luồng thông báo những gì còn thiếu trong luồng của bạn đã tạo.
Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi đã không Đăng nhập vào tài khoản Gmail, vì vậy điều đó đang được coi là Lỗi.
Ở phía bên phải của màn hình, bạn có thể thấy lỗi Send_email trong phần Errors.
Bằng cách này, chúng tôi có thể kiểm tra các lỗi trong luồng của mình và do đó kiểm tra Luồng của chúng tôi ngay cả trước khi chạy nó.

Nút kiểm tra

Nhấp vào nút kiểm tra để xem Luồng thực thi như thế nào.
Khi bạn nhấp vào nút Kiểm tra, một di chuột sẽ xuất hiện từ phía bên phải của màn hình.

Điều này sẽ cung cấp cho bạn hai tùy chọn để thực hiện hành động kích hoạt.

Chọn nút “Tôi sẽ thực hiện hành động kích hoạt” và Nhấp vào Kiểm tra.

Bạn sẽ thấy màn hình trên nói về trạng thái của các ứng dụng đang được sử dụng. Chúng tôi hiện đang sử dụng Gmail, vì vậy nó đang hiển thị trạng thái đăng nhập dưới dạng dấu kiểm màu xanh lục.
Nhấp vào Tiếp tục .
Trên màn hình tiếp theo, nhấp vào Chạy dòng . Màn hình thành công sẽ hiển thị như bên dưới.

Đây là cách người ta có thể tạo ra một dòng chảy đơn giản từ đầu. Trong Chương 6, chúng ta sẽ xem xét chi tiết về trang chạy của Flow.

Trong chương này, chúng ta sẽ xem xét một số dòng mẫu dễ sử dụng. Các luồng mẫu loại bỏ sự rắc rối của việc đưa vào logic phức tạp và tự nó đi kèm với một logic luồng.

Tạo trang OneNote cho một sự kiện trong tương lai.

Từ màn hình chính của Luồng, tìm thanh tìm kiếm và nhập OneNote, bấm Tìm kiếm.

Trong kết quả tìm kiếm được hiển thị, hãy chọn Tạo trang OneNote cho sự kiện sắp tới .

Màn hình tiếp theo sẽ hiển thị các ứng dụng hoặc dịch vụ sẽ được sử dụng bởi luồng mẫu này -

Nếu bạn cuộn xuống một chút, bạn sẽ thấy các quyền được yêu cầu bởi từng ứng dụng / dịch vụ.

Tiếp tục bằng cách cung cấp thông tin đăng nhập cần thiết và nhấp vào Tiếp tục. Nếu bạn có tài khoản và thông tin đăng nhập hợp lệ, hộp được đánh dấu (màu xanh lá cây) ở trên sẽ chuyển thành hộp bên dưới.

Vì vậy, theo màn hình trên, khi bạn có bất kỳ sự kiện mới nào trong Id lịch “Lịch”, sổ ghi chép OneNote được đề cập trong ảnh chụp màn hình ở trên sẽ được truy cập. Phần Notebook Daily Notes sẽ được tạo với một ghi chú mới để giữ các ghi chú từ sự kiện đó.

Khi bạn nhấp vào Tạo luồng, bản tóm tắt bên dưới sẽ được hiển thị.

Ngoài ra, đây là một mẫu trang OneNote mới (trống) như được tạo bởi luồng này.

Lưu tệp đính kèm email vào OneDrive
Quay lại màn hình chính để sử dụng thanh Tìm kiếm.
Trong thanh tìm kiếm, nhập “OneDrive”.

Kết quả sau đây sẽ hiển thị:

Như được đánh dấu, hãy chọn mẫu - Lưu tệp đính kèm email Outlook.com vào phần OneDrive của bạn .
Màn hình tiếp theo sẽ hiển thị các ứng dụng hoặc dịch vụ đang được sử dụng và các quyền tương ứng mà chúng yêu cầu.

Màn hình bên dưới hiển thị chi tiết tài khoản cho từng ứng dụng / dịch vụ ở trên.

Hãy đảm bảo rằng bạn nhập thông tin đăng nhập của mình và đối với cả hai thông tin đó, dấu kiểm màu xanh lá cây được hiển thị như được đánh dấu ở trên.
Nhấp vào Tạo luồng

Tóm tắt luồng sẽ được hiển thị như bên dưới:

Như đã đánh dấu ở trên, hãy nhấp vào nút làm mới trong phần Chạy. Nếu bạn có bất kỳ tệp đính kèm nào được gửi đến địa chỉ email outlook.com của mình, thì tệp đó sẽ được gửi trực tiếp đến OneDrive.

Tôi đã gửi một email đến tài khoản Outlook.com của mình với một tệp đính kèm và nó được hiển thị trong tài khoản OneDrive của tôi như bên dưới.

Nhập tweet bằng Microsoft Flow.
Khi sử dụng Twitter, đôi khi bạn nên lưu tất cả các tweet vào một tệp cục bộ để phân tích tình cảm, v.v.
Bây giờ, đối với ví dụ này, chúng ta sẽ lưu các tweet vào Google Trang tính.
Vì vậy, bạn sẽ cần một tài khoản tại Twitter cũng như Google.
Trong thanh tìm kiếm trên màn hình chính, hãy nhập Twitter. Cuộn xuống để chọn mẫu như được tô sáng bên dưới.

Như mọi khi, màn hình tiếp theo sẽ hiển thị các ứng dụng hoặc dịch vụ theo yêu cầu của quy trình này và các quyền tương ứng.

Khi nói đến quyền, hãy đảm bảo bạn thêm cả hai tài khoản và xem dấu kiểm màu xanh lá cây như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

Nhấp vào Tiếp tục.
Bây giờ đến phần lọc. Nếu bạn muốn sao chép một thẻ băm cụ thể, hãy chỉ định thẻ đó trên màn hình này.
Ngoài ra, nó sẽ được yêu cầu chỉ định một tệp và trang tính để lưu các tweet của bạn.

Đối với mục đích của ví dụ này, tôi đang nhập #microsoftflow làm văn bản Tìm kiếm.

Tôi đã tạo một trang tính bằng tài khoản Google Trang tính của mình, tài khoản này có một trang tính mặc định, mà tôi sẽ chỉ định trong các phần được cung cấp ở trên.

Important to Note −Khi bạn cung cấp tên tệp và trang tính, cửa sổ bật lên bên dưới sẽ hiển thị. Hãy chú ý cẩn thận đến các hướng dẫn. Bạn cần thêm cột.

Làm theo các bước và nhấp vào Lưu nút. Bước tiếp theo sẽ là cung cấp các hàng trong Google Trang tính.

Nhấp vào để lưu.
Nhấp vào nút Quay lại để quay lại màn hình tóm tắt cho luồng này.

Bất cứ khi nào một tweet mới được đăng với các tiêu chí trên, các tweet sẽ được chuyển đến Google Sheet mà bạn đã chỉ định.

Chương này sẽ hướng dẫn bạn qua ứng dụng di động của Microsoft Flow. Mặc dù có nhiều cách để tạo luồng từ ứng dụng dành cho thiết bị di động, nhưng chúng tôi sẽ lấy ví dụ về việc nhận thông báo đẩy khi nhận được email.

Tải xuống Ứng dụng Microsoft Flow Mobile

Với mục đích của hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng ứng dụng Microsoft Flow dành cho iOS. Tải xuống ứng dụng Microsoft Flow từ App Store. Ứng dụng này cũng có sẵn cho Android, bạn có thể tìm thấy nó trên Cửa hàng Google Play.

Với ứng dụng dành cho thiết bị di động, toàn bộ sức mạnh của Microsoft Flow luôn sẵn sàng trong tầm tay bạn. Nếu bạn muốn cập nhật trang tính excel chỉ bằng một lần nhấn nút, bạn có thể thực hiện việc này bằng ứng dụng này.

Sau khi tải xuống, hãy khởi chạy ứng dụng. Sau màn hình hiển thị như hình dưới đây, bạn sẽ cần phải định cấu hình quyền ứng dụng.

Đối với hướng dẫn của chúng tôi, chúng tôi có quyền thông báo là quyền quan trọng nhất. Nhấn cho phép.

Như hình dưới đây, Microsoft Flow sẽ khởi chạy với màn hình chính này. Bạn có thể vuốt sang phải để biết thêm về ứng dụng di động.

Trên màn hình tiếp theo, bạn sẽ thấy các tài khoản hiện có trong điện thoại của mình. Bạn có thể tiếp tục và đăng nhập bằng một tài khoản khác hoặc sử dụng tài khoản hiện có.

Để xác nhận, bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu trước khi đăng nhập. Khi bạn đã cung cấp mật khẩu của mình, màn hình bên dưới sẽ giúp bạn bắt đầu với Microsoft Flow. Nhấn vàocontinue.

Một chỉ báo tải sẽ bật lên như hình dưới đây -

Sau đó, bạn sẽ thấy các luồng mà chúng tôi đã tạo trước đó.

Bây giờ chúng ta hãy xem giao diện thực sự nhanh chóng.

Màn hình hoạt động

Điều này cho thấy hoạt động gần đây của bạn, bạn có thể đã tạo / sửa đổi một số luồng. Nó cũng sẽ hiển thị mô tả về số lần dòng đã được chạy và cho bạn cơ hội chỉnh sửa nó.

Duyệt màn hình

Màn hình này sẽ có tất cả các luồng mà bạn có thể tạo. Điều này sẽ tương tự như màn hình chính trong bố cục web, nhưng cùng với đó - bạn cũng sẽ có tùy chọn để tạo luồng di động.

Luồng di động sẽ thực thi trong thiết bị di động của bạn. Ngoài ra, nếu bạn đang sử dụng các nút trong luồng của mình trên web, thì bạn cũng sẽ có cơ hội kích hoạt chúng từ thiết bị di động.

Màn hình các nút

Dưới các nút, các luồng có nút làm hành động kích hoạt, sẽ được hiển thị. Bạn đã có thể thấy “Dòng chảy đầu tiên của tôi” như đã tạo trong chương trước.

Chảy

Phần này tương tự như Dòng chảy của tôi trong bố cục web. Đây là địa điểm duy nhất cho tất cả các luồng đã tạo của bạn cho đến nay. Bạn có thể thấy tất cả các luồng mà chúng tôi đã tạo từ các chương trước xuất hiện ở đây.

Tài khoản

Màn hình này được sử dụng cho mục đích quản lý tài khoản. Bạn có thể đăng xuất khỏi tài khoản hiện tại hoặc chọn xem lại chính sách bảo mật từ màn hình này.

Tạo luồng từ thiết bị di động

Để xem một ví dụ trong thực tế, chúng ta hãy tạo một quy trình kích hoạt lời nhắc sau mỗi 10 phút. Chúng tôi Để xem một ví dụ thực tế, hãy tạo một quy trình kích hoạt lời nhắc sau mỗi 10 phút. Chúng tôi sẽ sử dụng mẫu hiện có để tạo luồng này.

Cuộn xuống từ màn hình Duyệt để xem Luồng di động. Từ quy trình trên thiết bị di động, hãy chọn phương thức đầu tiên với Gửi lời nhắc cho bản thân 10 phút một lần.

Mô tả dưới đây sẽ bật lên trên màn hình -

Nhấn vào Sử dụng mẫu này. Ứng dụng sẽ mất một khoảng thời gian để hiển thị màn hình bên dưới -

Như bạn có thể thấy, có ba thành phần của luồng này như sau:

Kích hoạt quy trình theo cách thủ công
Delay
Gửi thông báo đẩy

Bạn có thể nhấn vào từng bước để biết / định cấu hình quy trình bạn muốn.

Nhấp vào Tạo ở trên cùng bên phải của màn hình.

Quá trình này sẽ mất vài giây và hiển thị thông báo thành công bên dưới.

Vào phần Luồng để xem luồng mới tạo này.

Quay lại màn hình Buttons, bạn sẽ thấy một nút mới được tạo bởi luồng này.

Nhấn vào biểu tượng mới Gửi cho bản thân lời nhắc sau 10 phút. Luồng sẽ bắt đầu và bạn sẽ có thể thấy tiến trình trong phần Luồng trong Lịch sử chạy của quy trình này.

Sau khi quy trình chạy, chúng ta sẽ có thể thấy thông báo như hình dưới đây -

Nhận thông báo đẩy khi bạn nhận được email.

Để nhận được thông báo đẩy, chúng tôi sẽ sử dụng một mẫu hiện có, sử dụng tài khoản Gmail của bạn. Luồng hoạt động như vậy, khi bạn nhận được email, bạn sẽ nhận được thông báo đẩy từ Microsoft Flow.

Chuyển đến màn hình duyệt.

Trong Tìm kiếm Mẫu, nhập Gmail. Lựa chọnGet push notifications for new messages sent to my Gmail.

Mô tả luồng này sẽ hiển thị như hình dưới đây -

Nhấn vào Use this templatecái nút. Bạn sẽ thấy các bước cấp cao hơn trong quy trình.

Nhấn vào nút Tạo ở góc trên cùng bên phải của màn hình. Bạn sẽ thấy màn hình tải như sau:

Một thông báo thành công sẽ được hiển thị như bên dưới.

Nhấn vào nút Xong ở góc trên cùng bên phải của màn hình. Điều hướng đến phần Luồng từ thanh phím tắt dưới cùng và xác nhận sự hiện diện của luồng mới.

Bạn có thể tự hỏi tại sao Luồng không yêu cầu bạn cung cấp bất kỳ loại thông tin xác thực nào. Đây là vẻ đẹp của việc có tất cả các tài khoản ở một nơi.

Trong các chương trước, chúng tôi đã sử dụng tài khoản Gmail để định cấu hình trong quy trình nhất định. Chính tài khoản đó cũng đang được sử dụng cho luồng này. Ngoài ra, ứng dụng dành cho thiết bị di động của bạn nhận cấu hình tài khoản từ cài đặt dành cho thiết bị di động. Vì vậy, bước bổ sung này được bỏ qua.

Nếu bạn chưa định cấu hình tài khoản, một thông báo thích hợp sẽ được hiển thị.

Bây giờ, hãy tạo một email thử nghiệm giả và xem thông báo đến như bên dưới.

Khi bạn đã tạo một luồng cụ thể và nếu bạn muốn sửa đổi các tùy chọn của nó, Microsoft Flow sẽ cung cấp một số tính linh hoạt nhất định. Chương này sẽ đưa bạn qua một số tùy chọn này. Cùng với đó, chúng ta sẽ xem xét các cơ chế để xem xét lịch sử luồng và các phân tích tương ứng.

Tùy chọn luồng

Giả sử bạn đã tạo một luồng, như đã đề cập trong các chương trước, luồng sẽ có sẵn trong Luồng của tôi trong giao diện web. Bạn có thể truy cập các tùy chọn Luồng tương ứng với từng luồng mà bạn đã tạo.

Di chuột đến bất kỳ luồng nào và nhấp vào ba dấu chấm khi chúng xuất hiện. Ví dụ: khi được trỏ trên luồng lời nhắc, tôi có thể thấy ba dấu chấm như bên dưới.

Nhấp vào ba dấu chấm và bạn sẽ có thể thấy các tùy chọn bên dưới.

Chúng ta sẽ đi qua từng cái một.

Chạy

Nếu luồng hiện không chạy, bạn sẽ Chạy nó bằng tùy chọn này.
Một phím tắt cho tùy chọn này có sẵn ở dạng nút Phát khi bạn di chuột qua bất kỳ luồng nào.

Biên tập

Khi bạn nhấp vào Chỉnh sửa, luồng tương ứng có sẵn để bạn định cấu hình.
Điều này hiển thị các bước hiện đang có trong quy trình và tùy chọn Thêm / Xóa / Chỉnh sửa bất kỳ bước nào.

Chia sẻ

Tùy chọn này yêu cầu bạn có tài khoản Cơ quan / Trường học.
Sử dụng tùy chọn này, bạn sẽ có thể chia sẻ quy trình mà bạn đã tạo trong tổ chức.

Lưu thành

Chức năng này hoạt động theo bất kỳ chức năng Lưu dưới dạng nào khác, chức năng này tạo ra một bản sao của luồng bạn đã đánh dấu.

Gửi một bản sao

Tùy chọn này yêu cầu bạn có tài khoản Cơ quan / Trường học.
Sử dụng tùy chọn này, bạn sẽ có thể Gửi bản sao của quy trình cho bất kỳ người nào khác trong tổ chức của bạn.

Xuất khẩu

Sử dụng tùy chọn này, bạn có thể xuất luồng của mình ở một trong các định dạng dưới đây
Gói (.zip)
Mẫu ứng dụng logic (.json)

Lịch sử chạy

Bạn có thể xem lịch sử của tất cả các lần chạy liên quan đến luồng này.
Điều này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn được phân loại của tất cả các lần chạy cho đến nay.

phân tích

Tùy chọn này yêu cầu bạn có tài khoản Cơ quan / Trường học.
Bạn có thể kết nối quy trình của mình với các công cụ khác như Microsoft PowerBI để có được các phân tích tốt hơn liên quan đến quy trình đã chọn.

Tắt

Tùy chọn này sẽ tắt luồng (nếu đang chạy).

Mẹo sửa chữa Tắt

Thỉnh thoảng, Microsoft Flow chủ động gửi các mẹo liên quan đến việc cải thiện Luồng của bạn.
Bạn có thể tắt những mẹo đó bằng cách nhấp vào tùy chọn này.

Xóa bỏ

Thao tác này sẽ xóa luồng khỏi phần Luồng của tôi, bạn sẽ không thể khôi phục các luồng đã xóa.

Chi tiết

Khi nhấp vào tùy chọn này, tất cả các chi tiết liên quan về quy trình này sẽ được hiển thị.
Nó hiển thị chi tiết như sau:

Status
Lịch sử chạy
Kết nối đang được sử dụng
Owners
Ngày tạo và sửa đổi

Đó là tất cả từ phần Tùy chọn luồng, chúng ta sẽ xem xét Lịch sử luồng trong phần tiếp theo.

Lịch sử dòng chảy

Khi bạn đã tạo một luồng cụ thể, bạn nên biết về việc sử dụng luồng và các chi tiết liên quan đến lần chạy cuối cùng của nó. Những chi tiết này đặc biệt hữu ích nếu quy trình được Lập lịch hoặc Tự động hóa .

Để truy cập Lịch sử luồng, hãy nhấp vào Tùy chọn luồng và chọn Lịch sử chạy.

Ví dụ: chúng ta đã tạo một luồng trong phần trước, được gọi là Luồng đầu tiên của tôi. Hãy để chúng tôi xem xét Lịch sử Chạy của nó.

Như được hiển thị ở trên, các chi tiết như Thời gian bắt đầu, Thời lượng và Trạng thái được hiển thị trong Lịch sử chạy.

Phân tích luồng

Tính năng này chỉ khả dụng cho tài khoản Cơ quan hoặc Trường học.

Sử dụng tùy chọn này, bạn có thể biết số lần quy trình của bạn đã được chạy trong suốt tháng trước hoặc lâu hơn. Nó cũng nói về việc quy trình đã thành công bao nhiêu lần và quy trình thất bại bao nhiêu lần. Cuối cùng, nó vẽ một đồ thị xu hướng trong suốt thời gian qua.

Mặc dù chúng tôi đã cố gắng tham gia vào nhiều lĩnh vực khác nhau của Microsoft Flow và cũng coi là ứng dụng dành cho thiết bị di động, nhưng đây mới chỉ là bước khởi đầu!

Các bước tiếp theo bao gồm: Luồng nút và Luồng theo lịch trình.

Sử dụng Microsoft Flow, nhiều người dùng thành thạo đã bắt đầu tự động hóa công việc của họ. Điều này có thể bao gồm việc kích hoạt một email / nội dung cụ thể từ luồng nút được định cấu hình trên Ứng dụng dành cho thiết bị di động hoặc thậm chí lên lịch luồng để gửi email định kỳ với dữ liệu cập nhật.

Bạn cũng có thể thử các luồng này bằng cách đặt trình kích hoạt theo lịch trình như chúng ta đã thấy trong Chương 3.

Ví dụ: hãy để chúng tôi gửi email Hello World vào thứ Hai hàng tuần. Để làm như vậy, hãy nhấp vào Tạo từ bảng điều khiển bên trái và chọn Luồng đã lên lịch.

Như hình dưới đây, hãy định cấu hình Luồng đã lên lịch như bên dưới.

Dưới ngày bắt đầu, bạn có thể định cấu hình ngày theo ý muốn. Nhấp chuộtCreate khi bạn đã định cấu hình luồng.

Kết quả là, một luồng với Lặp lại là bước đầu tiên sẽ được tạo.

Nhấp vào Bước mới và nhập Gmail dưới thanh tìm kiếm trình kết nối và trình kích hoạt. Nó sẽ trông như sau:

Chọn Gửi email làm hành động. Kết quả là màn hình dưới đây sẽ được hiển thị. Nhập thông tin chi tiết tương ứng của bạn để nhận email với chủ đề Hello World và nội dung cơ thể như hình dưới đây.

Nhấp vào Lưu để hoàn thành quy trình đã lên lịch của bạn.

Kết quả là, mỗi thứ Hai, bạn sẽ nhận được một email đến địa chỉ email được chỉ định tương ứng.

Tóm lược

Với các công nghệ tiên tiến đang tiếp quản cuộc sống hàng ngày của chúng ta, việc tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại của bạn là điều hữu ích hơn cả. Đặc biệt với các công cụ như Microsoft Flow, bạn có thể linh hoạt kết nối nhiều ứng dụng để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định mà không cần bạn chú ý.

Hướng dẫn này cung cấp một cái nhìn sơ lược về các khả năng với Microsoft Flow, được cung cấp được sử dụng một cách có kế hoạch, Microsoft Flow bị ràng buộc cắt giảm một nửa thời gian cho một số tác vụ định kỳ. Nếu bạn có một nhiệm vụ trong toàn tổ chức, liên quan đến sự chấp thuận từ các thành viên khác nhau trong nhóm, thì tài khoản Premium dành cho Microsoft Flow có thể được sử dụng hiệu quả!

Happy Automating!