Quản lý Thư viện Công cộng - Lập danh mục

Thư viện là một ngôi nhà chứa một lượng lớn các nguồn tri thức với nhiều phiên bản, hình thức và định dạng khác nhau. Để có thể quản lý được một kho tri thức lớn, người cán bộ quản lý thư viện phải dựa vào các mục lục và biên mục. Lập danh mục là xương sống của việc quản lý các nguồn tri thức trong

Hãy cho chúng tôi biết thêm về cấu trúc danh mục, các loại và hơn thế nữa.

Danh mục Thư viện là gì?

Danh mục thư viện là một sổ đăng ký hoặc một tập hợp các bản ghi của tất cả các nguồn tri thức được tìm thấy trong một thư viện hoặc một nhóm thư viện, được đặt tại các địa điểm khác nhau.

Danh mục có thể được so sánh với mục lục của một cuốn sách. Khi người ta có thể tìm thấy thông tin cần thiết bằng cách xem chỉ mục mà không cần phải đọc từng trang của cuốn sách, danh mục cung cấp thông tin nhanh chóng về nơi đặt cuốn sách hoặc đĩa nhạc cần thiết trong thư viện. WorldCat.org, danh mục công đoàn lớn nhất trên thế giới được quản lý tại Dublin ở Ohio. Tính đến tháng 1 năm 2016, danh mục có hơn 360.000.000 bản ghi và hơn 2 tỷ tài liệu thư viện.

Lập danh mục trong Thư viện Công cộng là gì?

Lập danh mục là quá trình tạo siêu dữ liệu đại diện cho các tài nguyên thông tin, chẳng hạn như sách, phim, bản ghi âm, bài báo, tài liệu và bản đồ. Điều này được thực hiện theo các quy tắc được xác định cho biên mục. Những mã này là -

Bộ luật AA hoặc Bộ luật chung (Vương quốc Anh và Hoa Kỳ cùng quy định)
Mã Hiệp hội Thư viện Hoa Kỳ (ALA)
Mã danh mục phân loại được xác định (bởi Tiến sĩ SR Ranganathan)
Mã bảo tàng Anh
Bộ luật Vatican (dành cho sách in)

Người biên mục có thể tạo siêu dữ liệu cho phần tử tri thức để mô tả nó. Siêu dữ liệu bao gồm Tên của người tạo hoặc tác giả, tên sách và chủ đề.

Mục đích của việc lập danh mục

Dưới đây là một số mục đích cơ bản của việc lập danh mục -

Để quản lý bộ sưu tập tác phẩm thư viện một cách hiệu quả
Để định vị và truy xuất các nguồn kiến thức cần thiết một cách dễ dàng
Để tiết kiệm công sức và thời gian của nhân viên và người dùng
Để hỗ trợ người dùng với các nguồn kiến thức thay thế

Các loại danh mục

Dưới đây là danh sách một số loại danh mục quan trọng -

Danh mục tác giả
Danh mục
Danh mục từ điển
Danh mục phân loại
Danh mục Union

Cấu trúc của một Danh mục Thư viện

Cấu trúc của một danh mục bao gồm mô tả ngắn về các lĩnh vực khác nhau. Một danh mục có thể chứa các trường sau đây như:

Author/Creator
Lĩnh vực chính: Tên chính xác của tác phẩm
Trường con: Tiêu đề song song, Mô tả ngắn gọn
Tuyên bố về trách nhiệm
Chủ đề công việc
Ngày xuất bản
Ấn bản / Nhiều bản sao của cùng một ấn bản
Vật chất: Dạng vật chất của công việc như giấy cứng, điện tử.
Mô tả: Số trang, số đĩa CD trong một bộ đồ.
Loại phương tiện: In / Điện tử / Âm thanh / Video / AV
Illustrations
Khu vực chuỗi
Khu vực ghi chú

Người biên mục có sự lựa chọn các mục nhập đối với từng nguồn tri thức tùy thuộc vào chính sách biên mục mà thư viện công cộng cụ thể đang tuân theo. Cấu trúc danh mục càng chi tiết thì càng cung cấp nhiều điểm truy cập để truy xuất nguồn tri thức cần thiết.

Các loại danh mục thư viện

Bây giờ chúng ta hãy hiểu các kiểu biên mục thư viện khác nhau. Sau đây là các loại cơ bản -

Lập danh mục tập trung và hợp tác

Charles Coffin Jewett đề xuất ý tưởng về danh mục như vậy vào năm 1850. Ông đề nghị Viện Smithsonian bắt đầu tích lũy các phần đơn giản hóa của việc biên mục của nó. Ông cũng đề nghị các thư viện đóng góp khác bắt đầu biên soạn danh sách các nguồn tri thức và chuẩn bị các danh mục in. Ông đã đưa ra ý tưởng về danh mục chung của hai hoặc nhiều thư viện bằng cách hợp tác biên soạn, và sau này có thể xây dựng danh mục liên hợp của tất cả các thư viện trong cả nước.

Lập danh mục có chọn lọc

Trong kiểu biên mục này, các mục chọn lọc cho tất cả các nguồn tri thức được lập danh mục thay vì tất cả các mục. Ngoài ra, số lượng mục nhập được thêm vào được giảm bớt trong danh mục này. Ví dụ: không có mục nhập nào được tạo cho các hình minh họa ngoại trừ chỉ các nghệ sĩ nổi tiếng, các mục nhập chủ đề cho các ngôn ngữ khác hoặc ngôn ngữ ít nói sẽ bị giảm. Phương pháp này được sử dụng để giảm kích thước danh mục và thời gian chuẩn bị.

Biên mục chọn lọc đi kèm với tập hợp các khía cạnh tiêu cực của riêng nó; người đọc có thể không biết liệu có một số nguồn tri thức mà mình quan tâm trong thư viện hay không.

Lập danh mục đơn giản

Các thư viện phương Tây cũng chọn phương pháp biên mục này để giảm bớt nỗ lực trong việc tạo và duy trì danh mục cũng như giảm chi phí chuẩn bị. Trong kiểu biên mục này, toàn bộ bộ sưu tập kiến thức được lập danh mục với sự đơn giản hóa các mục về độ dài, mức độ liên quan và độ phức tạp. Ví dụ: tên tác giả được viết tắt, bất kỳ mục lặp lại nào trong phụ đề bị bỏ qua và loại hình minh họa bị bỏ qua. Ngoài ra, chi tiết như số trang bị bỏ qua mà người dùng hầu như không nhận thấy.

Các Dạng Vật lý của Danh mục Thư viện

Nó còn được gọi là hình thức bên ngoài của catalogue, được điều chỉnh theo sở thích của người dùng. Có hai dạng phổ biến nhất của danh mục:

Mẫu sách

Nó là hình thức giống như sách in. Đây là loại lâu đời nhất thường được sử dụng trong các thư viện Mỹ. Nó là tốn kém nếu sản xuất bằng tay. Nó không cho phép phản ánh những thay đổi trong bộ sưu tập thư viện một cách dễ dàng. Các thư viện sử dụng dạng sách cần lưu giữ nhiều bản danh mục để cung cấp cho nhiều người dùng hơn. Tuy nhiên, nhiều kỹ thuật tự động hóa hơn như in ấn rẻ tiền đã giúp hình thức này trở nên phổ biến hơn.

Mẫu thẻ

Đây là hình thức phổ biến nhất được tìm thấy trên toàn thế giới. Biểu mẫu này sử dụng thẻ tiêu chuẩn 7,5 x 12,5 cm để thực hiện mỗi mục nhập. Các thẻ này sau đó được nhập với thông tin Tác giả, Chủ đề, Tiêu đề và Số cuộc gọi. Các thẻ được giữ trong ngăn kéo nhỏ. Biểu mẫu này rất linh hoạt để thêm hoặc bớt bất kỳ mục nhập nào trong bộ sưu tập. Về mặt tiêu cực, các mục nhập được thực hiện thủ công và có chan

Sheaf Form

Nó giống như hình thức cuốn sách. Bài dự thi được đánh trên giấy rời, khổ 7x4 inch. Nhiều chiếc lá sau đó được đục lỗ, đóng thành sách tiện dụng. Mỗi danh mục chứa khoảng 500 và 600 tờ. Chúng được sắp xếp trên kệ theo bảng chữ cái. Khó điền cũng như rút một mục nhập hơn danh mục Thẻ. Nó cũng di động và nhỏ gọn hơn Danh mục thẻ. Nó không phù hợp cho mục đích hiển thị.

Dạng vi phim đầu ra máy tính (COM)

Trong mẫu danh mục này, các tài liệu lưu trữ được tạo trên vi phim, được ghi lại với chất lượng cao hơn so với phiên bản in của nó. Chúng hiệu quả nhất khi nói đến khả năng lưu trữ và xử lý. Chúng không thể được sửa đổi cho đến khi các vi phim mới được sản xuất. Chúng dễ dàng được gửi đến các thư viện hoặc trung tâm thông tin khác.

Danh mục trực tuyến

Đây là dạng danh mục gần đây nhất mà các bản ghi thư mục được lưu trữ trong bộ nhớ máy tính. Chúng được in trên màn hình hoặc màn hình theo yêu cầu của người dùng. Đây là cách linh hoạt nhất để thêm, xóa và sửa đổi các mục nhập bất kỳ lúc nào. Kết quả ngay lập tức có sẵn cho người dùng. So với ba biểu mẫu danh mục khác, biểu mẫu này rất tốn kém để tạo.

Người dùng có thể truy cập và lấy thông tin dễ dàng từ một địa điểm từ xa đến thư viện. Danh mục Truy cập Công cộng Trực tuyến (OPAC) là một cơ sở dữ liệu trực tuyến mà một thư viện hoặc một nhóm thư viện quản lý.

CCF và MARC là gì?

Common Communication Format (CCF)là một định dạng dành cho việc lập chỉ mục và trao đổi các bản ghi thư mục. CCF tuân thủ ISO 2709, chỉ định một định dạng tiêu chuẩn có thể chứa bất kỳ thông tin thư mục nào. Mỗi bản ghi CCF bao gồm bốn phần, chẳng hạn như -

Ghi nhãn (24 ký tự)
Thư mục (Độ dài thay đổi)
Trường dữ liệu (Độ dài biến đổi)
Dấu phân tách bản ghi (1 ký tự)

Machine Readable Cataloging (MARC)là các tiêu chuẩn hoặc một tập hợp các định dạng kỹ thuật số để mô tả các mục được các thư viện lập danh mục. Một bản ghi MARC bao gồm ba phần tử:

Thủ lĩnh (24 ký tự)
Thư mục (Độ dài thay đổi)
Trường biến (Độ dài có thể thay đổi)

Có thể ánh xạ CCF sang MARC.

Danh sách Tiêu đề Chủ đề và Từ đồng nghĩa

Tiêu đề chủ đề là các thuật ngữ hoặc cụm từ (còn gọi là Từ vựng được Kiểm soát), được sử dụng để phân loại các nguồn kiến thức. Chúng xác định và tập hợp thông tin theo một số điểm chung. Đơn giản, chúng là một số từ tiêu chuẩn được gán cho các chủ đề khác nhau. Họ được gán cho một phần tài nguyên kiến thức dựa trên khái niệm hoặc ý tưởng mà nó chứa đựng hơn là chỉ một từ xuất hiện trong đó.

Sử dụng tiêu đề chủ đề phù hợp nhất hoặc phù hợp nhất giúp tiết kiệm thời gian để truy xuất một phần tài nguyên kiến thức dự định. Hầu hết các thư viện sử dụng Tiêu đề Chủ đề của Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ (LCSH).

Từ đồng nghĩa

Nó là một tập hợp các từ có từ đồng nghĩa và các khái niệm liên quan. Nó giúp người biên mục thể hiện bản ghi chi tiết hơn, từ đó cải thiện việc tìm kiếm nguồn tri thức chính xác từ bộ sưu tập rộng lớn của thư viện.