Tổ chức tri thức

Thuật ngữ Tổ chức Tri thức (KO) bắt nguồn từ lĩnh vực Khoa học Thông tin Thư viện (LIS) vào khoảng năm 1900. KO là yếu tố quan trọng cho sự thành công của bất kỳ thư viện công cộng nào. Thuật ngữ này có những ý nghĩa khác nhau với các quan điểm từ các lĩnh vực khác nhau. Trong một quan điểm rộng hơn, KO ngụ ý phân loại thông tin về mặt xã hội, và xác định các khái niệm và mối quan hệ giữa chúng.

Trong miền LIS, KO có nghĩa liên quan đến việc xử lý và quản lý các nguồn tri thức một cách có hệ thống để chúng trở nên dễ dàng truy cập.

Tổ chức tri thức là gì?

Trong bối cảnh thư viện công cộng, KO liên quan đến việc mô tả tài liệu, lập chỉ mục và biên mục, phân loại và tổ chức các nguồn tri thức như cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ, bản đồ và các nguồn tri thức khác ở các định dạng khác nhau. Nó được tiến hành bởi các chuyên gia thông tin, nhà lưu trữ, chuyên gia chủ đề, cũng như các thuật toán máy tính.

Tổ chức tri thức - Các cách tiếp cận khác nhau

Có nhiều cách tiếp cận khác nhau để tổ chức tri thức. Chúng như sau:

Phương pháp tiếp cận truyền thống

Nó là hệ thống phân loại được sử dụng trong thư viện và cơ sở dữ liệu, bao gồm DDC, LCC và UDC (có từ khoảng năm 1876). Melvil Dewey, một doanh nhân đã cố gắng tìm ra một giải pháp chuẩn hóa để quản lý các bộ sưu tập thư viện một cách hiệu quả. Ông đã phát triển Phân loại thập phân Dewey (DDC) để hỗ trợ người quản trị thư viện nhiều hơn người dùng thư viện. Cách tiếp cận truyền thống của KO phụ thuộc vào -

Nguyên tắc kiểm soát từ vựng (tránh từ đồng nghĩa và từ đồng âm như các thuật ngữ lập chỉ mục bằng cách sử dụng từ vựng được chuẩn hóa)
Quy tắc của Cutter về tính cụ thể (quy tắc nói rằng nó luôn là những cách diễn đạt cụ thể nhất, phù hợp nhất nên được đề cập đến trong từ vựng. Bằng cách này, việc truy xuất các chủ đề dễ dự đoán nhất)
Nguyên tắc bảo đảm văn học của Hulme (Nếu hệ thống tuần hoàn hoặc ký hiệu Hóa học có thể được sử dụng để phân loại)
Nguyên tắc tổ chức từ cái chung đến cái riêng. (Sắp xếp từ môn học chung đến môn học cụ thể)

Phương pháp tiếp cận phân tích khía cạnh

Cách tiếp cận này đã được đề xuất bởi Tiến sĩ Ranganathan vào khoảng năm 1933. Cách tiếp cận này được phát triển thêm bởi Nhóm Nghiên cứu Phân loại của Anh. Các chủ đề hoặc tên sách nhất định được phân tích cho một số danh mục phổ biến được gọi là khía cạnh. Tiến sĩ Ranganathan đề xuất công thức Tính cách, Vật chất, Năng lượng, Không gian và Thời gian (PMEST) của mình -

Tính cách => Đặc trưng riêng của chủ thể
Vật chất => Tài liệu vật lý mà một chủ đề được cấu thành
Năng lượng => Bất kỳ hành động nào xảy ra liên quan đến chủ thể
Không gian => Vị trí địa lý của chủ thể
Thời gian => Khoảng thời gian gắn liền với một chủ đề

Ngày nay, kỹ thuật này được sử dụng để trao đổi siêu dữ liệu và phát triển các trang web bằng XML.

Truyền thống Truy xuất Thông tin (IR)

Cách tiếp cận này được thành lập vào giữa thế kỷ 20 vào khoảng năm 1950. Nó giả định một cách lạc quan rằng truy vấn của người dùng chứa tất cả thông tin cần thiết để tìm kiếm. Nó dựa trên trung bình thống kê và nó không xem xét các loại truy vấn khác nhau và các thuật toán có thể phục vụ những người dùng khác nhau với các sở thích khác nhau.

Phương pháp tiếp cận hướng đến người dùng

Cách tiếp cận này đã đạt được ảnh hưởng vào khoảng những năm 1970. Nó thân thiện hơn với người dùng.

Phương pháp sinh trắc học

Nó được phát triển vào năm 1963. Nó chủ yếu dựa trên việc sử dụng các tài liệu tham khảo thư mục để tổ chức mạng lưới các bài báo, bài báo hoặc trang web. Cách tiếp cận này sử dụng khớp nối thư mục. Cách tiếp cận này có thể được sử dụng để cung cấp các điều khoản ứng viên cho thesauri và các điều khoản bổ sung.

Phương pháp tiếp cận phân tích miền

Cách tiếp cận này ra đời vào khoảng năm 1994. Cách tiếp cận này nhận ra một tình huống khó xử - Để chọn thuật ngữ, người ta cần phải hiểu trước về lĩnh vực này. Ngược lại, để hiểu lĩnh vực này, người ta cần biết thuật ngữ. Cách tiếp cận này cố gắng giải quyết tình huống khó xử này bằng cách sử dụng các phương pháp lặp lại.

Các loại tài liệu

Tài liệu là một suy nghĩ được viết, vẽ hoặc ghi lại trên giấy hoặc vật liệu khác. Có nhiều loại tài liệu -

Tài liệu thông thường

Những tài liệu này được ghi lại bằng cách viết, đánh máy, in, hoặc một số quá trình in gần, về cơ bản là bằng ngôn ngữ tự nhiên với nhiều chữ viết khác nhau trên lụa, vải, vỏ cây, lá, tường và giấy. Bản đồ cũng là tài liệu thông thường.

Volume - Một lĩnh vực của những suy nghĩ được thể hiện trải rộng trên nhiều giấy tờ hoặc tài liệu khác được gắn chặt hoặc kết hợp với nhau.
Macro Document - Tài liệu thể hiện tư tưởng vĩ mô trong một hoặc nhiều tập.
Host Document - Tài liệu vĩ mô nhìn từ góc độ tài liệu tạo thành một phần giống nhau.
Micro document - Tài liệu thể hiện tư tưởng vi mô, thường là một phần của tài liệu chủ.
Periodic Publications - Tài liệu với các thuộc tính về định kỳ, năm xuất bản và số tập.
Supplement - Nó có thể là một định kỳ, một cuốn sách, hoặc một phụ bản đặc biệt.
Books - Nó có thể là các loại composite đơn giản, composite, thông thường hoặc composite nhân tạo.
Restricted Document - Tài liệu dự định chỉ được phân phối cho các tổ chức và cá nhân được chọn.
House Document - Tài liệu do một tổ chức thương mại, công nghiệp hoặc tổ chức tương tự khác tạo ra và chỉ được sử dụng trong đó.
Private Document - Tài liệu chỉ dành cho lưu hành tư nhân.
Secret Document - Tài liệu dự định không được lưu hành ngoài một nhóm người dùng được chỉ định.
Copyright Document - Tài liệu tuân theo rào cản về bản quyền, không được sao chép lại nếu không có sự đồng ý của chủ sở hữu bản quyền.
Non-copyright Document - Tài liệu không bị cản trở bản quyền và có thể được sao chép mà không cần sự đồng ý của bất kỳ ai.

Tài liệu mới thông thường

Chúng bao gồm dữ liệu về khoa học tự nhiên, bằng sáng chế, tiêu chuẩn, thông số kỹ thuật, phản ứng hoặc công thức phân tử trong Hóa học, dữ liệu y tế và tin tức liên quan đến khoa học xã hội đều là dạng Tài liệu thông thường.

Standard - Nghiên cứu, Giáo dân, Sơ cấp, và Báo cáo là các tiêu chuẩn điển hình.
Patent - Chính phủ có thẩm quyền loại trừ các đối thủ cạnh tranh để yêu cầu, chế tạo hoặc bán một sáng chế.
Data - Thông số kỹ thuật và dữ kiện.

Tài liệu không theo quy ước

Chúng bao gồm các loại sau:

Tài liệu âm thanh
Tài liệu trực quan
Tài liệu Âm thanh-Hình ảnh

Lập danh mục tài liệu

Danh mục sách đầu tiên chắc hẳn đã ra đời khi việc nhớ vị trí và các chi tiết khác của tài liệu thư viện trở nên khó khăn chỉ từ một bộ sưu tập tài liệu đủ lớn chỉ bằng trí nhớ.

Lập danh mục là việc liệt kê và tổ chức có hệ thống các nguồn tri thức để chúng có thể được truy xuất một cách dễ dàng.

Quy tắc biên mục Anh-Mỹ (AACR)

AACR bao gồm mô tả và cung cấp các điểm truy cập cho tất cả các tài liệu thư viện thường được thu thập ngày nay. Hiệp hội Thư viện Hoa Kỳ từ Hoa Kỳ và Hiệp hội Thư viện Vương quốc Anh, cả hai đều đang làm việc để phát triển danh mục chính thức đồng ý vào năm 1904 để hợp tác trong việc thiết lập các quy tắc biên mục.

Ấn bản đầu tiên của AACR được xuất bản bằng văn bản Bắc Mỹ và văn bản Anh vào năm 1967. Cả hai văn bản của AACR đều có ba phần: Phần I của Mục nhập và Tiêu đề, Phần II của Mô tả, và Phần III về các quy tắc dành cho tài liệu không phải sách.

Hội đồng biên mục hợp tác (CCC)

CCC là một cơ quan đại diện chịu trách nhiệm từ Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ và các thư viện công cộng khác. Nó tham gia vào các chương trình biên mục. Nó chịu trách nhiệm cho

Xác định mục tiêu và lập kế hoạch thời gian để đạt được mục tiêu tương tự
Thực hiện các yêu cầu đã xác định
Xác định các vấn đề thời sự
Kiểm tra các vấn đề liên quan đến biên mục
Đưa ra đề xuất và kiến nghị cho Thư viện Quốc hội, cơ quan nghiên cứu lâu đời nhất và thư viện quốc gia phục vụ chính thức cho Quốc hội Hoa Kỳ.

Danh sách tiêu đề chủ đề của Sears

Danh sách Sears của Tiêu đề Chủ đề là một cơ sở dữ liệu chứa danh sách các tiêu đề với các mẫu và ví dụ hướng dẫn người lập danh mục tạo thêm các tiêu đề khác khi được yêu cầu. Kể từ lần xuất bản đầu tiên vào năm 1923, danh sách Sears đã phục vụ các thư viện vừa và nhỏ. Mục tiêu của việc xây dựng cơ sở dữ liệu này là làm cho các bộ sưu tập thư viện dễ dàng có sẵn cho người sử dụng.

Dần dần các phiên bản mới liên tục ra đời và ấn bản ^thứ 21 mới nhất của Danh sách Sears ngày nay chứa hơn 250 đề mục chủ đề có sẵn trong cả hai; in và định dạng trực tuyến. Danh sách Sears trực tuyến có thể được duyệt và tìm kiếm một tiêu đề cụ thể.

Tổ chức chủ thể

Chuyên gia Khoa học Thư viện Ấn Độ, Tiến sĩ Ranganathan đã định nghĩa chủ đề là một thuật ngữ giả định. Chủ đề rất quan trọng trong lĩnh vực thư viện khi nói đến việc tổ chức, quản lý và duy trì nguồn tri thức trong thư viện. Thuật ngữ chủ đề cũng như ý nghĩa của nó rất quan trọng đối với việc truy xuất thông tin nhanh chóng.

Chủ đề phù hợp nhất sẽ giúp người biên mục và nhân viên thư viện hiểu và xác định thành phần tri thức một cách hiệu quả.

Tổ chức thư mục hoặc Kiểm soát thư mục

Bibliography là danh sách các nguồn tài liệu được một tác giả giới thiệu có hệ thống và tỉ mỉ. Nó cũng bao gồm các tài liệu tham khảo về nhạc, video và âm thanh, hoặc bách khoa toàn thư và từ điển, ngoài các phần tác phẩm viết khác.

Tổ chức hoặc kiểm soát thư mục liên quan đến tất cả các hoạt động cần thiết để tổ chức thông tin được ghi lại theo các tiêu chuẩn đã thiết lập để có thể truy xuất dễ dàng. Có ba loại kiểm soát Thư mục -

Enumerative (liệt kê các tài liệu tham khảo theo sự sắp xếp nhất định)
Analytical (liệt kê các tài liệu tham khảo theo lịch sử, tính chất vật lý của cuốn sách và văn bản)
Annotated (Liệt kê tài liệu tham khảo theo chủ đề và chú thích của tác giả).

Tổ chức số sách

Số sách (còn gọi là số thứ tự) kết hợp với số tập hợp và số lớp để tạo thành số gọi. Số sách cung cấp một cách sắp xếp và sắp xếp thứ tự các sách của cùng một chủ đề có cùng số lớp.

Số sách là bước cuối cùng trong phân loại. Bước này chỉ định một vị trí duy nhất cho một cuốn sách trong bộ sưu tập. Số hiệu sách là một phần quan trọng của việc phân loại và biên mục trong thư viện. Trong khi chọn số sách, người ta quyết định sắp xếp sách theo thứ tự bảng chữ cái theo tên tác giả hay theo thứ tự thời gian theo năm xuất bản.

Nói chung là,

Book Number = Số tác giả + Tên sách (hoặc tác phẩm) + Dấu ấn bản + Ngày xuất bản + Số tập + Số bản sao
Call Number = Số lớp + Số sách với số Bộ sưu tập ở đầu hoặc cuối