Quản lý Thư viện Công cộng - Tài chính
Tài chính là xương sống của bất kỳ thư viện công cộng nào. Người quản lý thư viện cần kiểm soát các hoạt động cũng như giám sát và quản lý tài chính của cơ sở. Hoạt động tài chính của thư viện công cộng liên quan đến công việc quản lý quỹ, lập ngân sách và kiểm soát chi phí. Nó cũng liên quan đến sự tăng trưởng của tài sản.
Nguồn quỹ cho Thư viện Công cộng
Thư viện công cộng có thể nhận kinh phí từ các nguồn sau:
Quỹ quốc gia được phân phối cho các tiểu bang hoặc tỉnh.
Tổng công ty thành phố cấp quỹ thành phố cho thư viện công cộng, quỹ này được tạo ra từ bãi đậu xe ô tô, thuế và các công cụ tạo doanh thu khác. Các thủ thư cần phải xin các quỹ này.
Các khoản đóng góp tư nhân, được cung cấp bởi các dịch vụ từ thiện và các cá nhân quan tâm.
Đôi khi, quỹ được huy động nội bộ bằng cách tiến hành đấu giá để bán các nguồn tri thức.
Chức năng của Ban Tài chính Thư viện Công cộng
Sau đây là các chức năng do bộ phận tài chính của thư viện công cộng đảm nhiệm:
Báo cáo tài chính cho giám đốc, quản lý và nhân viên.
Chuẩn bị và phân bổ ngân sách
Quản lý kiểm toán hàng năm
Quản lý tất cả các khoản thu
Chuẩn bị thuế và các hồ sơ chính phủ khác
Báo cáo với nhà tài trợ và cơ quan cấp
Chu kỳ Tài chính của Thư viện Công cộng
Chu trình tài chính của Thư viện Công cộng bao gồm các bước chung sau:
Planning- Nhóm quản lý cố gắng tìm ra những việc cần làm trong thư viện, đó là những dự án chưa hoàn thành và những dự án mới. Sau đó, nó đề xuất những phát hiện cho các giám đốc. Đánh giá chi phí sắp tới cho các dự án đó. Giám đốc và xem xét nó và đặt mục tiêu cho một khoảng thời gian cụ thể chẳng hạn như một năm.
Budgeting- Xem xét tất cả các khoản thu nhập và tất cả các chi phí, và các chi phí cần thiết cho các hoạt động đang diễn ra. Xem xét và phân tích thu nhập và chi phí của năm trước theo số. Ước tính thu nhập và chi phí cho năm tài chính / tài chính mới.
Income Sources - Phân bổ từ chính phủ, đóng góp của vòng kết nối bạn bè, trợ cấp, quyên góp, bán sách gây quỹ, tiền phạt và phí.
Expenses - Nhiên liệu, tài liệu thư viện, lương nhân viên.
Operating - Thực hiện kế hoạch đã định.
Reporting- Sản xuất các báo cáo hàng tháng và hàng năm để theo dõi tiến độ của các hoạt động tài chính. Nó ghi lại số dư đầu kỳ, giao dịch và số dư cuối kỳ cho mỗi quỹ. Bảng cân đối kế toán đưa ra bức tranh tài chính tổng thể của thư viện.
Huy động nguồn lực trong thư viện công cộng
Có nhiều cách khác nhau mà người quản lý thư viện công cộng có thể huy động các nguồn lực của thư viện. Để biết các nguồn lực được huy động như thế nào, trước tiên cần biết:
Huy động nguồn lực là gì?
Nó là một thuật ngữ chung được sử dụng cho quá trình tạo thu nhập từ các nguồn tài nguyên khác nhau cũng như sự sẵn sàng của thư viện để cung cấp các nguồn tri thức một cách hiệu quả và tiết kiệm cho người sử dụng.
Các cách gây quỹ
Các nhà quản lý thư viện cần vạch ra một chiến lược huy động nguồn lực hiệu quả và thực hiện nó một cách hiệu quả để gây quỹ cho thư viện. Sau đây là một số cách huy động nguồn lực -
Liên hệ với cơ quan tài trợ để được hỗ trợ tài chính.
Thực hiện các chương trình, sự kiện gây quỹ, mời khách đến tham dự và yêu cầu đóng góp cho thư viện.
Giữ các thùng quyên góp ở những nơi đang diễn ra như ngân hàng, tụ điểm xã hội và các khu vực công cộng khác để yêu cầu quyên góp. Thực hành này tạo ra số tiền nhỏ hơn, nhưng nó rất đáng giá.
Thiết lập các điểm thu nhận các khoản quyên góp bằng hiện vật như bàn ghế, xe cộ, văn phòng phẩm và dụng cụ.
Yêu cầu hỗ trợ tình nguyện cho thư viện từ các trường cao đẳng và trường học.
Gây quỹ từ việc bán một ấn phẩm và cung cấp các kế hoạch mua.
Phân tích Hiệu quả Chi phí của Thư viện Công cộng
Trong điều kiện kinh phí có hạn, thư viện công cộng phải sử dụng ngân sách một cách khôn ngoan. Phân tích Hiệu quả Chi phí (CEA) là một phân tích so sánh giữa chi phí và hiệu quả của các dịch vụ do thư viện công cộng cung cấp. Công cụ này cũng hỗ trợ ban quản lý đưa ra quyết định phân bổ ngân sách và xác định tất cả các dịch vụ cần cung cấp. Nó được tạo ra theo tỷ lệ.
Cost Effective Analysis = (Costs new – Costs old) / (Effect new – Effect old)
Phân tích Lợi ích Chi phí của Thư viện Công cộng
Phân tích Chi phí Lợi ích (CBA) được thực hiện để xác định mức độ kém hoặc mức độ xuất sắc của việc thực hiện bất kỳ kế hoạch nào. Nó đo lường tất cả các kết quả tích cực và tiêu cực của một chương trình bằng tiền tệ.
CBA hữu ích khi ra quyết định đầu tư và so sánh hai hoặc nhiều lựa chọn thay thế.
Một giải pháp thay thế chỉ được chọn bởi những người quản lý thư viện khi Lợi ích> Chi phí.
Total Cost – Total Benefit = Net Benefit
Ở đâu,
nếu Lợi ích ròng là + ve, thì Lợi ích Chi phí là + ve.
nếu Lợi ích ròng là –ve, thì Lợi ích chi phí là -ve.
Thư viện Công cộng Báo cáo hàng năm
Báo cáo hàng năm của thư viện công cộng thường bao gồm các thông tin sau:
Tuyên bố sứ mệnh của thư viện
Thư từ chủ tịch từ hội đồng quản trị / ủy viên
Thư từ Giám đốc điều hành của thư viện
Một vài lời chứng thực của các khách hàng quen
Một vài lời chứng thực của những người đăng ký
Dòng thời gian bằng hình ảnh mô tả các mốc đã đạt được được gắn thẻ với mô tả ngắn về thành tích
Các con số và biểu đồ mô tả doanh thu được tạo ra và quỹ được sử dụng trong một năm tài chính
Báo cáo hoạt động và tình hình tài chính hợp nhất
Danh sách các nhà tài trợ, giám đốc và chi nhánh thư viện