Cơ cấu tổ chức
Trong thư viện công cộng, số lượng các phòng ban có thể thay đổi tùy theo quy mô, ngân sách, không gian và sức mạnh của nó về số lượng thành viên.
Quản lý và điều hành thư viện là công việc gồm nhiều mặt tổ chức, bảo quản, thu thập, luân chuyển và duy trì nguồn tri thức dạng in hoặc dạng số. Nó liên quan đến việc quản lý và tuyển dụng nhân viên, đào tạo và phát triển nhân viên, quản lý quỹ và hoạt động chung của thư viện.
Hãy xem biểu đồ phân cấp sau đây. Nó cho thấy cơ cấu tổ chức cơ bản nhất của thư viện công cộng -
Cơ quan Thư viện
Cơ quan quản lý thư viện có thể là một cá nhân hoặc một nhóm cá nhân quản lý tất cả các hoạt động của thư viện như một thiết chế như chỉ đạo, kiểm soát, động viên, quyết định và điều phối.
Ủy ban Thư viện
Thư viện công cộng có một ủy ban cố vấn hướng dẫn hoạt động của thư viện, lập kế hoạch và giám sát tiến độ chung của thư viện và chịu trách nhiệm gây quỹ.
Các loại ủy ban thư viện
Dưới đây là các loại ủy ban thư viện phổ biến -
Ad hoc Committee- Đây là một ủy ban đặc biệt gồm những người tham gia có tầm nhìn xa và trí tuệ để thực hiện các công việc đặc biệt liên quan đến tăng trưởng, giám sát và quản lý thư viện. Những người trong ủy ban đưa ra quyết định nhanh chóng và thông minh mặc dù ít độc lập hơn.
Elected Committee- Là một cơ quan gồm những người do một ủy ban lớn hơn bầu ra, ủy quyền cho việc ra quyết định và hoạt động. Ban bầu cần báo cáo với ban phụ huynh lớn hơn.
Self-sustaining Committee- Đó là cơ thể của những người đã tạo ra thư viện. Nó có thẩm quyền duy nhất để kiểm soát ngân quỹ và quản lý thư viện.
Executive Committee- Là ủy ban mà cơ quan thư viện ủy quyền hoàn thành các quyền quyết định trong một số vấn đề quan trọng. Ủy ban này là một trong những ủy ban có toàn quyền trong những vấn đề đó và nó không cần phải báo cáo với cơ quan thư viện của mình.
Reporting Committee- Nó quyết định một số chính sách trong phạm vi nhất định. Nó cần phải báo cáo với cơ quan có thẩm quyền và được chấp thuận.
Recommending Committee- Nó không có quyền lực thực sự để ra quyết định hoặc hoạt động. Nó có thể đề xuất các đề xuất về chính quyền thư viện, được cơ quan thư viện phê duyệt.
Vai trò của các Ban Thư viện Công cộng
Vai trò của các bộ phận thư viện công cộng khác nhau như sau:
Public Library Director - Thiết lập chiến lược, chính sách và mục tiêu.
PL Administration - Xử lý các hoạt động tổng thể của thư viện, thực thi các chính sách do giám đốc đề ra và lập kế hoạch.
Maintenance - Đảm bảo vận hành trơn tru các cơ sở bằng cách dọn phòng và bảo trì mặt đất, các thiết bị điện và hệ thống ống nước.
Public Relations - Tham gia vào các chương trình khuyến mãi, thông báo cho công chúng về các sự kiện sắp diễn ra, quản lý khủng hoảng.
Archives and Collection Services - Thu thập, lập danh mục, quản lý và bảo quản các hồ sơ quan trọng, đặt số sê-ri hoặc mã vạch, xử lý các nguồn tri thức hiếm hoặc dễ vỡ một cách cẩn thận.
Circulation Services - Quản lý việc phát hành và nhận tài liệu trả lại, theo dõi tiền phạt và lệ phí của người dùng do trả lại muộn hoặc mất tài liệu.
IT Services - Quản lý mạng thư viện, máy tính, thiết bị nghe nhìn, cập nhật phần mềm.
Chăm sóc & Bảo quản Tài nguyên Thư viện
Người sử dụng tài nguyên thư viện cũng như nhân viên cần nhận thức được cách xử lý tài liệu thư viện và họ phải tuân thủ các hướng dẫn một cách cẩn thận. Việc quan tâm và phòng ngừa sẽ kéo dài nguồn tri thức quý giá được lưu giữ trong thư viện, có thể ở dạng bản in hoặc dạng kỹ thuật số.
Để chăm sóc và bảo quản tài liệu thư viện, các quy tắc đã cho được tuân theo:
Stitching in time - Sửa chữa những hư hỏng nhỏ tuy nhỏ.
Encouraging proper handling - Đào tạo nhân viên về loại vật liệu, độ bền của vật liệu, và sự chăm sóc cần thiết đối với các nguồn tri thức.
Communicating clearly - Cần có sự tuyên truyền rõ ràng giữa các nhân viên về trách nhiệm chăm sóc và bảo quản.
Readiness- Đánh giá rủi ro và trang bị thư viện để xử lý các thảm họa như hỏa hoạn. Cấm hút thuốc và uống rượu trong các khu vực lưu trữ và truy cập các nguồn tri thức.