Quản lý Bán hàng và Phân phối - Ngân sách

Ngân sách bán hàng là một kế hoạch tài chính, nó chỉ ra cách phân bổ các nguồn lực để đạt được doanh số dự báo. Mục đích chính của ngân sách bán hàng là lập kế hoạch sử dụng tối đa các nguồn lực và dự báo doanh số bán hàng.

Thông tin cần thiết để chuẩn bị ngân sách bán hàng đến từ nhiều nguồn. Một trong những nguồn tốt nhất là nhân viên bán hàng giao dịch với các sản phẩm hàng ngày. Công ty cũng có thể thu thập thông tin từ bộ phận sản xuất về ngày sản xuất hoặc hạn sử dụng.

Dự báo doanh số chính xác là rất quan trọng vì ngân sách của các bộ phận khác dựa trên ngân sách bán hàng. Ví dụ, sản lượng được sản xuất theo dự báo bán hàng, nhưng nếu dự báo bán hàng không chính xác, sản lượng sẽ ít hơn hoặc nhiều hơn mong muốn.

Mục tiêu của Lập ngân sách Bán hàng

Mục tiêu của lập ngân sách bán hàng là lập kế hoạch và kiểm soát chi tiêu các nguồn lực (tiền, vật chất, cơ sở vật chất và con người) cần thiết để đạt được mục tiêu bán hàng mong muốn. Nó nhằm mục đích tận dụng và tối đa hóa lợi nhuận.

Mục đích của ngân sách bán hàng là đạt được các mục tiêu của bộ phận bán hàng. Nó cũng hoạt động như một công cụ lập kế hoạch. Nó giúp một công ty thiết lập các tiêu chuẩn và cố gắng đạt được chúng. Nó cũng là một công cụ phối hợp giữa các bộ phận khác nhau trong một tổ chức như bán hàng, tài chính, sản xuất và quảng cáo.

Lập ngân sách bán hàng cũng là một công cụ hoặc kiểm soát, giúp so sánh với kết quả thực tế. Nếu thực tế bán được nhiều hơn ngân sách thì có thể nói đó là một điều kiện thuận lợi.

Phương pháp lập ngân sách bán hàng

Có nhiều phương pháp có thể được sử dụng để chuẩn bị ngân sách bán hàng.

Sau đây là một số phương pháp phổ biến để chuẩn bị ngân sách bán hàng -

Lập ngân sách Hợp túi tiền

Đây là phương pháp thường được các tổ chức kinh doanh hàng công nghiệp sử dụng. Ngoài ra, các công ty không coi trọng việc lập ngân sách hoặc các công ty có quy mô hoạt động nhỏ, hãy sử dụng phương pháp phán đoán này.

Quy tắc ngón tay cái

Chẳng hạn như một tỷ lệ phần trăm doanh số nhất định. Các công ty tham gia vào việc bán hàng loạt hàng hóa và các công ty chịu sự chi phối của chức năng tài chính là những người sử dụng chính phương pháp này.

Phương pháp cạnh tranh

Một số công ty, sản phẩm của họ phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt và nhiều thách thức trong việc bán hàng và cần chiến lược tiếp thị hiệu quả để duy trì lợi nhuận, hãy sử dụng phương pháp này. Sử dụng phương pháp này cần có kiến thức về cách đối thủ cạnh tranh của chúng ta đang làm việc liên quan đến phân bổ nguồn lực.

Các công ty sử dụng kết hợp các phương pháp trên. Tùy thuộc vào kinh nghiệm trong quá khứ, các phương pháp lập ngân sách được tinh chỉnh theo thời gian. Tình trạng bán hàng và tiếp thị giúp tổ chức tìm ra mức độ tinh vi cần thiết trong việc tiếp cận ngân sách bán hàng.

Chuẩn bị Ngân sách Bán hàng

Chuẩn bị ngân sách bán hàng là một trong những quy trình quan trọng nhất của bán hàng. Nói chung, các công ty chuẩn bị ngân sách bán hàng dựa trên nguyên tắc lập kế hoạch từ dưới lên. Việc chuẩn bị ngân sách cho doanh thu và bán hàng sẽ phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức bán hàng; mỗi người đứng đầu bộ phận được yêu cầu dự báo khối lượng bán hàng và chi phí của họ trong kỳ tới.

For Example, - trong một công ty ô tô hàng đầu, ngân sách sẽ được chuẩn bị cho khu vực khôn ngoan và tất cả Ngân sách từ mỗi quận sẽ được nộp cho văn phòng Khu vực. Việc phân chia tất cả ngân sách của Học khu được thực hiện ở cấp Khu vực hoặc Khu vực hoặc Bộ phận khôn ngoan. Ngân sách phân chia được chuẩn bị và các ngân sách khôn ngoan của Phân chia này sẽ thay đổi theo sản phẩm khôn ngoan hoặc theo thị trường. Vì vậy, các ngân sách khôn ngoan của Bộ phận cuối cùng cũng được đệ trình cho Người quản lý, Bộ phận bán hàng theo định hướng sản phẩm hoặc theo nhóm thị trường.

Ngân sách khôn ngoan của bộ phận trên tất cả các bộ phận sẽ được nộp cho bộ phận bán hàng Trung tâm và họ sẽ quét và hoàn thiện Ngân sách bán hàng của công ty. Bây giờ ngân sách tiếp thị được kết hợp với ngân sách của bộ phận bán hàng và nhân viên tiếp thị, sẽ cho một bức tranh rõ ràng về tổng chi phí bán hàng, các chi phí liên quan đến tiếp thị khác và doanh thu bán hàng gần đúng tạo ra cho công ty. Một số khoản mục phổ biến trong mỗi ngân sách bán hàng bao gồm Lương nhân viên, Chi phí hành chính, Chi phí tiếp thị và nhiều khoản khác.

Chi phí bán hàng trực tiếp bao gồm chi phí ăn ở cho nhân viên bán hàng, ăn uống và đi lại, và cùng với những khoản này -

Hoa hồng hoặc doanh số bán hàng dựa trên khuyến khích
Các phúc lợi cho nhân viên như bảo hiểm y tế, tiền thưởng và đóng góp hưu trí
Chi phí văn phòng như phí internet, gửi thư, điện thoại, đồ dùng văn phòng
Chi phí linh tinh

Các tài liệu quảng cáo và khuyến mại như -

Bán hỗ trợ
Giải thưởng cuộc thi
Danh mục mẫu sản phẩm
Bảng giá
Các vật liệu khác

Xem xét ngân sách bán hàng trong quá khứ giúp lập kế hoạch tốt hơn cho ngân sách bán hàng trong tương lai bằng cách thông báo về ưu và nhược điểm của ngân sách quá khứ. Điều này dẫn đến ngân sách tốt hơn cho tương lai và có thể giảm thiểu sự khác biệt giữa thực tế và ngân sách.

Truyền đạt các mục tiêu tổng thể

Điều quan trọng là lãnh đạo cao nhất phải trình bày các mục tiêu và mục tiêu của họ với bộ phận tiếp thị và tranh luận một cách hiệu quả để được chia sẻ vốn một cách công bằng. Giám đốc điều hành bán hàng của công ty nên lấy ý kiến đóng góp từ tất cả các giám sát viên và người quản lý trong việc chuẩn bị ngân sách bán hàng và khuyến khích họ đưa ra các ý tưởng khác nhau để sau khi chuẩn bị Ngân sách, họ có thể chịu trách nhiệm và thể hiện sự tham gia vào việc đạt được các mục tiêu và thực hiện chúng.

Trong khi chuẩn bị ngân sách bán hàng, chúng ta cần lập kế hoạch sơ bộ để có thể phân bổ các nguồn lực và những nỗ lực cần thiết để bán sản phẩm, tăng cơ sở và lãnh thổ khách hàng. Bất kỳ sửa đổi nào trong Ngân sách đều có thể được xác định trong ngân sách bán hàng ban đầu để người quản lý bán hàng có thể cung cấp ngân sách thực tế với hiệu quả tối đa. Các sai lệch cũng cần được xác định trong từng giai đoạn phát triển của ngân sách bán hàng.

Khi ngân sách được chuẩn bị bằng cách lấy đầu vào từ tất cả các cấp của hệ thống phân cấp, toàn bộ nhóm sẽ hợp tác để đạt được nó. Trong trường hợp thất bại, người quản lý bán hàng nên có các điểm kiểm soát để có được ngân sách đúng hướng. Anh ta cũng có thể đưa một số yếu tố thúc đẩy như khen thưởng, khen thưởng công khai và ghi nhận vào ngân sách, điều này sẽ thúc đẩy nhân viên có thái độ tích cực, dẫn đến việc đạt được các mục tiêu ngân sách.

Bán Ngân sách Bán hàng cho Quản lý Cao nhất

Cần có sự đồng nhất giữa các Ngân sách do các bộ phận khác nhau cung cấp. Lãnh đạo cao nhất của Bộ phận Bán hàng và Tiếp thị nên đề xuất Ngân sách dự đoán những thách thức trong tương lai và có tính cạnh tranh, cùng với đề xuất do Trưởng các bộ phận khác đệ trình

Mỗi và mọi bộ phận thường yêu cầu thêm tiền và do đó có thể có sự sai lệch so với ngân sách bán hàng. Những sai lệch này nên được giải quyết bởi các giám đốc bán hàng và họ phải biện minh cho từng sai lệch trong ngân sách của mình, vì những sai lệch này sẽ ảnh hưởng đến tỷ lệ lợi nhuận. Nói cách khác, cần có phạm vi cho những sai lệch cũng như ngân sách bán hàng.