Quản lý Bán hàng & Phân phối - Lãnh thổ

Lãnh thổ bán hàng bao gồm một nhóm người tiêu dùng hoặc một khu vực địa lý được chỉ định cho một nhân viên bán hàng cụ thể. Khu vực được phân bổ cho nhân viên bán hàng chứa những người tiêu dùng hiện tại và tiềm năng của tổ chức.

Sau khi phân bổ lãnh thổ bán hàng, người quản lý bán hàng có thể ở trong tình thế cạnh tranh giữa nỗ lực bán hàng và cơ hội bán hàng. Sẽ rất khó khăn cho người quản lý bán hàng để giám sát tổng thị trường vì nó quá lớn và không thể quản lý bởi một người. Do đó nó được phân chia theo lãnh thổ để quản lý hiệu quả và hiệu quả và kiểm soát lực lượng bán hàng.

Nhân viên bán hàng không chỉ chú ý đến khu vực mà còn cả triển vọng của người tiêu dùng. Do đó, lãnh thổ bán hàng có thể được gọi là nhóm khách hàng và khách hàng tiềm năng, được chỉ định cho một nhân viên bán hàng riêng lẻ.

Lãnh thổ bán hàng dành cho các công ty lớn có thị phần lớn. Các công ty quy mô vừa và nhỏ không sử dụng các lãnh thổ xác định về mặt địa lý. Thị phần không quá cao để chia thành các vùng lãnh thổ.

Lý do thành lập lãnh thổ

Động cơ chính của việc thiết lập lãnh thổ bán hàng là đơn giản hóa việc lập kế hoạch và kiểm soát chức năng bán hàng.

Sau đây là một số lý do để thiết lập lãnh thổ bán hàng -

Để có được sự bao quát toàn diện về thị trường

Theo sự phân chia lãnh thổ bán hàng, các hoạt động được giao cho nhân viên bán hàng. Điều này giúp cho việc bao phủ thị trường, thay vì nhân viên bán hàng bán sản phẩm theo tham vọng của mình. Nó giúp người quản lý bán hàng theo dõi và cập nhật phù hợp từ các nhà quản lý bán hàng khác nhau.

Để thiết lập công việc và trách nhiệm của nhân viên bán hàng

Việc thiết lập công việc và trách nhiệm cho nhân viên bán hàng là rất quan trọng. Lãnh thổ bán hàng giúp làm như vậy bởi vì nhiệm vụ được giao cho nhân viên bán hàng và anh ta chịu trách nhiệm và có trách nhiệm trả lời tương tự.

Khi nhiệm vụ được giao, các cuộc kiểm tra thường xuyên được thực hiện để giám sát các cuộc gọi; nó giúp xác định công việc của từng nhân viên bán hàng. Nếu người quản lý bán hàng nhận thấy khối lượng công việc cho một người cụ thể là nhiều hơn, công việc được chia và phân công lại như nhau. Điều này tạo ra động lực và hứng thú làm việc.

Để đánh giá hiệu suất bán hàng

Trong một tổ chức, lãnh thổ bán hàng được so sánh từ những năm trước với hiện tại để tìm ra sự khác biệt, tức là sự tăng hoặc giảm của khối lượng bán hàng. Nó giúp làm việc trên sự khác biệt tương ứng. Điều này được thực hiện với sự trợ giúp của lãnh thổ bán hàng vì các hoạt động được chỉ định một cách thích hợp và việc thu thập dữ liệu và đánh giá trở nên dễ dàng.

Việc so sánh để đánh giá hoạt động bán hàng được thực hiện trên cơ sở sau:

Cá nhân đến Quận
Quận đến Khu vực
Khu vực cho toàn bộ lực lượng bán hàng

Bằng cách so sánh này, chúng ta có thể đánh giá và xác định lực lượng bán hàng đang đóng góp vào đâu để có được khối lượng bán hàng cao.

Để cải thiện quan hệ khách hàng

Như chúng ta biết, nhân viên bán hàng phải dành phần lớn thời gian trên đường để bán sản phẩm nhưng nếu lãnh thổ bán hàng được thiết kế phù hợp, nhân viên bán hàng có thể dành nhiều thời gian hơn cho khách hàng (hiện tại và tiềm năng). Điều này giúp xây dựng mối quan hệ và hiểu nhu cầu tốt hơn.

Doanh thu của một công ty có thể tăng lên khi khách hàng thường xuyên nhận được các cuộc gọi và nhân viên bán hàng phải đến thăm khách hàng trên cơ sở các cuộc gọi. Nhân viên bán hàng và khách hàng có thời gian để hiểu nhau và giải quyết các vấn đề của họ về cung và cầu. Điều này cũng góp phần nâng cao giá trị thương hiệu của công ty.

Để giảm chi phí bán hàng

Sau khi khu vực địa lý được quyết định, công ty sẽ có được một bức tranh phù hợp về các khu vực có thể được giao cho các nhân viên bán hàng. Anh / cô ấy cần bao quát khu vực đó để không có sự trùng lặp công việc bằng cách cử hai nhân viên bán hàng trong cùng một khu vực.

Chi phí bán hàng của công ty giảm dẫn đến tăng lợi nhuận. Nhân viên bán hàng cũng có một lợi thế là đi ít và đi qua đêm.

Để cải thiện kiểm soát lực lượng bán hàng

Hiệu suất của một nhân viên bán hàng có thể được đo lường dựa trên các cuộc gọi cho khách hàng, các tuyến đường đã thực hiện và lịch trình. Trong trường hợp này, nhân viên bán hàng không thể phủ nhận nếu kết quả không khả quan.

Nhân viên bán hàng phải làm việc theo những tuyến đường, lịch trình giống nhau và mọi thứ đều được xác định trước. Điều này dẫn đến việc kiểm soát tốt hơn lực lượng bán hàng.

Phối hợp việc bán hàng với các chức năng tiếp thị khác

Nếu lãnh thổ bán hàng được thiết kế phù hợp, nó sẽ giúp ban quản lý thực hiện các chức năng tiếp thị khác. Thật dễ dàng để thực hiện một phân tích trên lãnh thổ cơ sở so với toàn bộ thị trường.

Nghiên cứu được thực hiện bởi ban quản lý về tiếp thị trên cơ sở lãnh thổ có thể được sử dụng để thiết lập hạn ngạch bán hàng, chi phí và ngân sách. Kết quả có thể khả quan nếu nhân viên bán hàng giúp quảng cáo, phân phối và khuyến mại khi công việc được giao trên cơ sở lãnh thổ thay vì toàn bộ thị trường.

Quy trình thiết kế

Tại thời điểm thiết kế lãnh thổ, người quản lý phải ghi nhớ kích thước của lãnh thổ sẽ được giao cho nhân viên bán hàng. Nó không được quá nhỏ hoặc quá lớn. Nếu lãnh thổ quá nhỏ về mặt địa lý, nhân viên bán hàng sẽ liên tục gọi cho cùng một khách hàng. Ngược lại, ở một khu vực địa lý quá rộng, nhân viên bán hàng sẽ không thể tiếp cận được những khách hàng phân tán vì phần lớn thời gian của anh ta sẽ được tận dụng cho việc đi lại. Do đó, lãnh thổ không được quá lớn hoặc quá nhỏ; nó phải sao cho tất cả các khách hàng tiềm năng có thể được tiếp cận theo yêu cầu.

Quy trình thiết kế lãnh thổ bán hàng là giống nhau đối với tất cả các công ty, cho dù thiết lập lãnh thổ lần đầu tiên hay sửa đổi lãnh thổ hiện có.

Chọn điểm kiểm soát

Như tên cho thấy, ban quản lý phải chọn một điểm kiểm soát địa lý. Các điểm kiểm soát có thể được phân loại trên cơ sở quận, huyện, mã pin, khu vực, tiểu bang và thành phố.

Tại thời điểm lựa chọn thiết bị điều khiển, ban quản lý nên hướng tới việc chọn thiết bị điều khiển càng nhỏ càng tốt.

Sau đây là những lý do đằng sau việc lựa chọn các đơn vị điều khiển nhỏ.

Lý do 1

Nếu đơn vị kiểm soát quá lớn, các khu vực có tiềm năng bán hàng thấp sẽ bị che khuất bởi các khu vực có tiềm năng bán hàng cao. Các khu vực có doanh thu cao sẽ được che giấu nếu các khu vực có tiềm năng bán hàng thấp sẽ được đưa vào.

Lý do 2

Trong trường hợp có bất kỳ thay đổi nào cần thiết trong tương lai, chúng có thể được thực hiện suôn sẻ. Example - Một công ty muốn giao một số lãnh thổ cho ông A. Phần lãnh thổ này trước đó đã được giao cho ông B. Điều đó có thể được thực hiện dễ dàng, vì đơn vị nhỏ.

Nếu tiềm năng bán hàng cho công ty nằm ở các khu vực đô thị, thành phố có thể được sử dụng như một điểm kiểm soát. Nhưng cũng có một số nhược điểm là các khu vực giáp ranh với các thành phố cũng có doanh số bán hàng nhưng họ phải trả thêm chi phí cho nhân viên bán hàng.

Điểm kiểm soát cũng có thể được thiết lập theo các khu vực giao dịch. Việc thiết lập điểm kiểm soát theo khu vực giao dịch là một quyết định hợp lý. Nó dựa trên dòng chảy của hàng hóa và dịch vụ hơn là ranh giới kinh tế.Example - Người bán buôn, người bán lẻ sử dụng khu vực buôn bán làm đầu mối kiểm soát.

Khu vực giao dịch có thể được coi là khu vực địa lý bao gồm một thành phố và các khu vực lân cận; khu vực này hoạt động như một trung tâm bán buôn hoặc bán lẻ chính của khu vực. Nói chung, khách hàng từ một khu vực kinh doanh không đi ra ngoài ranh giới để mua hàng.

Ngay cả một khách hàng bên ngoài sẽ không vào khu vực giao dịch để mua một sản phẩm. Ưu điểm chính của khu vực buôn bán là nhân viên bán hàng nắm được thói quen mua hàng của khách hàng và hình thức buôn bán. Nó cũng giúp quản lý trong việc lập kế hoạch và kiểm soát.

Điểm kiểm soát có thể được quyết định trên cơ sở các trạng thái. Một nhà nước có thể là một đơn vị kiểm soát có năng lực khi tổ chức có lực lượng bán hàng nhỏ đang bao phủ thị trường một cách có chọn lọc.Example- Một công ty bán sản phẩm của mình trong nước ở tất cả các tiểu bang; trong trường hợp này, ranh giới lãnh thổ có thể dựa trên các tiểu bang.

Việc thu thập dữ liệu và đánh giá sẽ ít tốn kém hơn và thuận tiện hơn.

Phân tích tài khoản

Bước tiếp theo sau khi lựa chọn đơn vị kiểm soát địa lý là lập kế hoạch đánh giá từng đơn vị địa lý. Lý do thực hiện kiểm toán này là để phân tích triển vọng khách hàng và tìm ra doanh số bán hàng cho từng tài khoản.

Các tài khoản có thể được nhận dạng bằng tên; Trong thời gian gần đây, có nhiều nguồn để lấy dữ liệu ra, ví dụ, các trang màu vàng. Chúng tôi cũng có thể thu thập dữ liệu thông qua doanh số bán hàng trước đây của công ty. Sau khi thu thập dữ liệu, bước tiếp theo là ước tính doanh số cho từng đơn vị địa lý. Giám đốc bán hàng ước tính doanh số bán hàng mà công ty dự kiến sẽ đạt được trong những năm tiếp theo.

Có rất nhiều yếu tố để đóng góp như sự cạnh tranh, lợi thế của công ty trong khu vực địa lý đó,… Hiện nay có rất nhiều phần mềm để tính toán và đưa ra kết quả cuối cùng. Điều này có thể được thực hiện nhanh hơn nhiều so với khi nó được thực hiện bởi người quản lý bán hàng theo cách thủ công.

Sau khi ước tính tiềm năng bán hàng đã được thực hiện, hệ thống chia thành ba loại, được thực hiện thông qua phân tích ABC. Đây là một trong những phân tích phổ biến nhất được các công ty sử dụng. Trường hợp tiềm năng bán hàng lớn hơn mong đợi, nó được phân loại là "Loại A". Tiềm năng trung bình được phân loại là “Loại B” và tiềm năng bán hàng dưới mức trung bình được phân loại là “Loại C”.

Phát triển Phân tích Khối lượng Công việc của Nhân viên Bán hàng

Phân tích khối lượng công việc của nhân viên bán hàng được thực hiện trên cơ sở thời gian và nỗ lực của nhân viên bán hàng để bao phủ một đơn vị địa lý.

Sau đây là một số điểm cần thiết để ước tính khối lượng công việc -

Tần suất cuộc gọi
Thời lượng cuộc gọi
Thời gian du lịch

Khối lượng công việc ước tính được tính toán bằng cách xem xét các yếu tố này.

Yếu tố quan trọng nhất là thời lượng của các cuộc gọi. Những điều này phụ thuộc vào khách hàng và các vấn đề. Nếu vấn đề nghiêm trọng, có thể mất thời gian để giải quyết và xử lý câu hỏi từ khách hàng.

Một yếu tố quan trọng khác là thời gian di chuyển; Điều này khác nhau giữa các khu vực phụ thuộc vào các yếu tố vận chuyển, tình trạng đường xá, điều kiện thời tiết, v.v ... Người quản lý bán hàng cố gắng và lập kế hoạch phù hợp để giảm thời gian đi lại của nhân viên bán hàng và tận dụng thời gian để gọi thêm số lượng tài khoản / khách hàng.

Kết hợp các Đơn vị Kiểm soát Địa lý vào Lãnh thổ Bán hàng

Trong ba bước đầu tiên, người quản lý bán hàng làm việc trên các đơn vị kiểm soát địa lý; bây giờ anh ta phải kết hợp các đơn vị kiểm soát thành lãnh thổ.

Ban đầu người quản lý bán hàng sử dụng để phát triển thủ công danh sách lãnh thổ bằng cách kết hợp các đơn vị kiểm soát. Đó là một thủ tục tốn thời gian và kết quả cũng không chính xác, vì nó được thực hiện thủ công. Giờ đây, máy tính xử lý hoạt động này và hoàn thành nó trong một khoảng thời gian ngắn hơn nhiều với kết quả chính xác. Lỗi hoạt động được giảm ở đây.

Tất cả các nhân viên bán hàng không thể được coi là bình đẳng và cạnh tranh; nó phụ thuộc vào cơ sở kinh nghiệm và kỹ năng. Nhân viên bán hàng được chỉ định lãnh thổ bởi người quản lý bán hàng tùy thuộc vào cơ sở bán hàng. Các khu vực địa lý có doanh số cao được giao cho nhân viên kinh doanh có kinh nghiệm, có thể đảm đương được khối lượng công việc. Những người bán hàng mới hoặc kém hiệu quả được chỉ định những khu vực có ít tiềm năng bán hàng hơn.

Hình dạng lãnh thổ

Người quản lý bán hàng phải quyết định hình dạng của lãnh thổ. Hình dạng lãnh thổ ảnh hưởng đến chi phí bán hàng và cũng giúp bảo hiểm bán hàng. Có bốn loại hình dạng, được sử dụng rộng rãi.

Cái nêm
Hình tròn
Hopscotch
Cỏ ba lá

Hãy để chúng tôi thảo luận từng loại một.

Cái nêm

Hình dạng này phù hợp với các vùng lãnh thổ bao gồm cả khu vực thành thị và ngoài đô thị. Bán kính bắt đầu từ trung tâm đô thị đông dân nhất. Nêm có thể được chia thành nhiều kích cỡ và thời gian di chuyển có thể được duy trì bằng cách cân bằng giữa các cuộc gọi của khu vực đô thị và ngoài đô thị.

Hình tròn

Khi khách hàng được phân bổ đồng đều trong một khu vực, người quản lý bán hàng sẽ chọn hình dạng vòng tròn. Nhân viên bán hàng bắt đầu từ văn phòng, di chuyển theo một vòng tròn dừng lại cho đến khi anh ta đến văn phòng một lần nữa. Điều này giúp nhân viên bán hàng đến gần khách hàng hơn so với cái nêm.

Nhảy lò cò

Trong hình dạng này, nhân viên bán hàng bắt đầu từ điểm cuối cùng từ văn phòng và tiếp cận khách hàng trong khi trở lại văn phòng. Trong khi đi, nhân viên bán hàng không dừng lại ở bất cứ đâu và chú ý đến các cuộc gọi theo một hướng trong khi trở lại văn phòng.

The Cloverleaf

Khi các tài khoản hoặc khách hàng được đặt ngẫu nhiên trong một khu vực địa lý, hình dạng lá cỏ ba lá được sử dụng. Loại hình dạng này thường thấy ở các chợ công nghiệp hơn là chợ tiêu dùng.

Chỉ định nhân viên bán hàng cho các vùng lãnh thổ

Khi lãnh thổ bán hàng đã được thiết kế, bước cuối cùng là chỉ định nhân viên bán hàng cho các lãnh thổ. Tất cả các nhân viên bán hàng đều không bình đẳng về khả năng, sáng kiến, v.v.; khối lượng công việc của một nhân viên bán hàng có thể quá tải cho một nhân viên bán hàng khác và có thể gây ra sự thất vọng.

Người quản lý bán hàng phải xếp hạng các nhân viên bán hàng cho phù hợp trước khi phân công lãnh thổ. Việc xếp hạng cần được thực hiện dựa trên khả năng, kiến thức, giao tiếp, v.v. Các điểm khác mà giám đốc bán hàng nên xem xét là đặc điểm văn hóa của nhân viên bán hàng và cách họ phù hợp với lãnh thổ.

Example - Nếu một nhân viên bán hàng sinh ra và lớn lên ở khu vực nông thôn, anh ta sẽ có thể bán hàng hiệu quả hơn ở khu vực cụ thể đó so với khu vực thành thị.

Bây giờ chúng ta có thể kết luận rằng mục tiêu của người quản lý bán hàng là chỉ định khu vực địa lý cho nhân viên bán hàng, người sẽ tối đa hóa doanh số bán hàng theo lãnh thổ và nơi khách hàng cảm thấy thoải mái với nhân viên bán hàng.

Thiết lập lãnh thổ bán hàng giúp lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động bán hàng. Lãnh thổ bán hàng được thiết kế tốt sẽ giúp tăng khối lượng bán hàng và mức độ bao phủ thị trường và cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng. Khi lãnh thổ bán hàng được phân bổ cho nhân viên bán hàng, anh ta có trách nhiệm làm cho mọi việc diễn ra.