Triển khai và Bảo trì Hệ thống

Thực hiện là một quá trình đảm bảo rằng hệ thống thông tin hoạt động. Nó liên quan đến -

Xây dựng một hệ thống mới từ đầu
Xây dựng hệ thống mới từ hệ thống hiện có.

Việc triển khai cho phép người dùng tiếp quản hoạt động của nó để sử dụng và đánh giá. Nó liên quan đến việc đào tạo người dùng để xử lý hệ thống và lập kế hoạch chuyển đổi suôn sẻ.

Đào tạo

Nhân viên trong hệ thống phải biết cụ thể vai trò của họ, cách họ có thể sử dụng hệ thống và những gì hệ thống sẽ làm hoặc không. Sự thành công hay thất bại của các hệ thống được thiết kế kỹ thuật và trang nhã có thể phụ thuộc vào cách chúng được vận hành và sử dụng.

Người vận hành hệ thống đào tạo

Người vận hành hệ thống phải được đào tạo bài bản để họ có thể xử lý tất cả các hoạt động có thể xảy ra, cả thường xuyên và đột xuất. Người vận hành phải được đào tạo về những trục trặc phổ biến có thể xảy ra, cách nhận biết chúng và các bước cần thực hiện khi chúng xảy ra.

Đào tạo liên quan đến việc tạo danh sách khắc phục sự cố để xác định các vấn đề có thể xảy ra và biện pháp khắc phục chúng, cũng như tên và số điện thoại của các cá nhân để liên hệ khi phát sinh các vấn đề đột xuất hoặc bất thường.

Đào tạo cũng liên quan đến việc làm quen với các quy trình chạy, bao gồm việc làm việc thông qua trình tự các hoạt động cần thiết để sử dụng một hệ thống mới.

Đào tạo người dùng

Đào tạo người dùng cuối là một phần quan trọng của quá trình phát triển hệ thống thông tin dựa trên máy tính, phải được cung cấp cho nhân viên để họ có thể tự giải quyết vấn đề của mình.
Đào tạo người dùng bao gồm cách vận hành thiết bị, khắc phục sự cố hệ thống, xác định xem vấn đề phát sinh có phải do thiết bị hoặc phần mềm gây ra hay không.
Hầu hết việc đào tạo người dùng liên quan đến hoạt động của chính hệ thống. Các khóa đào tạo phải được thiết kế để giúp người sử dụng có thể huy động nhanh chóng cho tổ chức.

Hướng dẫn đào tạo

Thiết lập các mục tiêu có thể đo lường được
Sử dụng các phương pháp đào tạo phù hợp
Lựa chọn địa điểm đào tạo phù hợp
Sử dụng các tài liệu đào tạo dễ hiểu

Phương pháp đào tạo

Đào tạo do người hướng dẫn

Nó liên quan đến cả giảng viên và thực tập sinh, những người phải gặp nhau cùng lúc, nhưng không nhất thiết phải ở cùng một nơi. Buổi đào tạo có thể là một đối một hoặc hợp tác. Nó có hai loại -

Virtual Classroom

Trong khóa đào tạo này, giảng viên phải gặp gỡ các học viên cùng một lúc, nhưng không bắt buộc phải ở cùng một nơi. Các công cụ chính được sử dụng ở đây là: hội nghị truyền hình, công cụ trò chuyện chuyển tiếp Internet dựa trên văn bản hoặc các gói thực tế ảo, v.v.

Normal Classroom

Các giảng viên phải gặp gỡ các học viên tại cùng một thời điểm và tại cùng một địa điểm. Các công cụ chính được sử dụng ở đây là bảng đen, máy chiếu trên cao, máy chiếu LCD, v.v.

Đào tạo theo nhịp độ bản thân

Nó liên quan đến cả giảng viên và thực tập sinh, những người không cần gặp nhau ở cùng một nơi hoặc cùng một lúc. Học viên tự học các kỹ năng bằng cách truy cập các khóa học một cách thuận tiện. Nó có hai loại -

Multimedia Training

Trong khóa đào tạo này, các khóa học được trình bày dưới dạng đa phương tiện và được lưu trữ trên đĩa CD-ROM. Nó giảm thiểu chi phí trong việc phát triển một khóa đào tạo nội bộ mà không cần hỗ trợ từ các lập trình viên bên ngoài.

Web-based Training

Trong khóa đào tạo này, các khóa học thường được trình bày dưới dạng siêu phương tiện và được phát triển để hỗ trợ internet và mạng nội bộ. Nó cung cấp đào tạo đúng lúc cho người dùng cuối và cho phép tổ chức điều chỉnh các yêu cầu đào tạo.

Chuyển đổi

Nó là một quá trình di chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Nó cung cấp cách tiếp cận dễ hiểu và có cấu trúc để cải thiện giao tiếp giữa ban quản lý và nhóm dự án.

Kế hoạch chuyển đổi

Nó bao gồm mô tả tất cả các hoạt động phải xảy ra trong quá trình triển khai hệ thống mới và đưa nó vào hoạt động. Nó dự đoán các vấn đề có thể xảy ra và giải pháp để đối phó với chúng.

Nó bao gồm các hoạt động sau:

Đặt tên cho tất cả các tệp cho chuyển đổi.
Xác định các yêu cầu dữ liệu để phát triển tệp mới trong quá trình chuyển đổi.
Liệt kê tất cả các tài liệu và thủ tục mới được yêu cầu.
Xác định các biện pháp kiểm soát sẽ được sử dụng trong mỗi hoạt động.
Xác định trách nhiệm của từng người đối với từng hoạt động.
Xác minh lịch trình chuyển đổi.

Phương pháp chuyển đổi

Bốn phương pháp chuyển đổi là:

Chuyển đổi song song
Chuyển đổi cắt bỏ trực tiếp
Phương pháp thí điểm
Phương pháp pha trong

phương pháp	Sự miêu tả	Ưu điểm	Nhược điểm
Chuyển đổi song song	Hệ thống cũ và mới được sử dụng đồng thời.	Cung cấp dự phòng khi hệ thống mới bị lỗi. Cung cấp khả năng bảo mật tốt nhất và cuối cùng là thử nghiệm hệ thống mới.	Gây ra chi phí vượt mức. Hệ thống mới có thể không đi đúng hướng.
Chuyển đổi cắt bỏ trực tiếp	Hệ thống mới được triển khai và hệ thống cũ được thay thế hoàn toàn.	Buộc người dùng làm cho hệ thống mới hoạt động Lợi ích ngay lập tức từ các phương pháp và kiểm soát mới.	Không có vấn đề gì xảy ra với hệ thống mới Yêu cầu lập kế hoạch cẩn thận nhất
Phương pháp thí điểm	Hỗ trợ phương pháp tiếp cận theo từng giai đoạn triển khai dần dần hệ thống trên tất cả người dùng	Cho phép đào tạo và cài đặt mà không cần sử dụng tài nguyên không cần thiết. Tránh các khoản dự phòng lớn từ quản lý rủi ro.	Giai đoạn dài hạn gây ra vấn đề về việc chuyển đổi có diễn ra tốt hay không.
Phương pháp pha trong	Phiên bản làm việc của hệ thống được triển khai trong một bộ phận của tổ chức dựa trên phản hồi, nó được cài đặt trong toàn bộ tổ chức một mình hoặc từng giai đoạn.	Cung cấp kinh nghiệm và kiểm tra dòng trước khi triển khai Khi hệ thống mới được ưa thích liên quan đến công nghệ mới hoặc những thay đổi mạnh mẽ về hiệu suất.	Tạo ấn tượng rằng hệ thống cũ có lỗi và nó không đáng tin cậy.

Chuyển đổi tệp

Nó là một quá trình chuyển đổi một định dạng tệp thành một định dạng khác. Ví dụ: tệp ở định dạng WordPerfect có thể được chuyển đổi thành Microsoft Word.

Để chuyển đổi thành công, cần có kế hoạch chuyển đổi, bao gồm:

Kiến thức về hệ thống mục tiêu và hiểu biết về hệ thống hiện tại
Teamwork
Phương pháp tự động, thử nghiệm và hoạt động song song
Hỗ trợ liên tục để khắc phục sự cố
Cập nhật hệ thống / tài liệu người dùng, v.v.

Nhiều ứng dụng phổ biến hỗ trợ mở và lưu sang các định dạng tệp khác cùng loại. Ví dụ, Microsoft Word có thể mở và lưu tệp ở nhiều định dạng xử lý văn bản khác.

Đánh giá sau khi thực hiện (PIER)

PIER là một công cụ hoặc cách tiếp cận tiêu chuẩn để đánh giá kết quả của dự án và xác định xem liệu dự án có tạo ra những lợi ích mong đợi cho các quá trình, sản phẩm hoặc dịch vụ hay không. Nó cho phép người dùng xác minh rằng dự án hoặc hệ thống đã đạt được kết quả mong muốn trong khoảng thời gian xác định và chi phí đã định.

PIER đảm bảo rằng dự án đã đạt được các mục tiêu của nó bằng cách đánh giá các quá trình phát triển và quản lý của dự án.

Mục tiêu của PIER

Các mục tiêu của việc có PIER như sau:

Để xác định sự thành công của một dự án dựa trên chi phí, lợi ích và thời gian dự kiến.
Để xác định các cơ hội để thêm giá trị bổ sung cho dự án.
Để xác định điểm mạnh và điểm yếu của dự án để tham khảo trong tương lai và hành động thích hợp.
Để đưa ra các khuyến nghị về tương lai của dự án bằng cách tinh chỉnh các kỹ thuật ước tính chi phí.

Các nhân viên sau đây nên được bao gồm trong quá trình đánh giá:

Nhóm dự án và Quản lý
Nhân viên người dùng
Nhân viên quản lý chiến lược
Người sử dụng bên ngoài

Bảo trì / Nâng cao Hệ thống

Bảo trì có nghĩa là khôi phục một cái gì đó về điều kiện ban đầu của nó. Cải tiến có nghĩa là thêm, sửa đổi mã để hỗ trợ những thay đổi trong đặc tả người dùng. Bảo trì hệ thống làm cho hệ thống phù hợp với các yêu cầu ban đầu của nó và nâng cao bổ sung vào khả năng của hệ thống bằng cách kết hợp các yêu cầu mới.

Do đó, bảo trì thay đổi hệ thống hiện có, cải tiến bổ sung các tính năng cho hệ thống hiện có và phát triển thay thế hệ thống hiện có. Đây là một phần quan trọng của quá trình phát triển hệ thống bao gồm các hoạt động sửa lỗi trong thiết kế và triển khai hệ thống, cập nhật tài liệu và kiểm tra dữ liệu.

Các loại bảo trì

Bảo trì hệ thống có thể được phân thành ba loại:

Corrective Maintenance - Cho phép người dùng thực hiện sửa chữa và khắc phục các sự cố còn sót lại.
Adaptive Maintenance - Cho phép người dùng thay thế các chức năng của chương trình.
Perfective Maintenance - Cho phép người dùng sửa đổi hoặc nâng cao các chương trình theo yêu cầu của người dùng và nhu cầu thay đổi.