Phân tích & Thiết kế Hệ thống - Lập kế hoạch Hệ thống

Xác định Yêu cầu là gì?

Yêu cầu là một tính năng quan trọng của một hệ thống mới, có thể bao gồm xử lý hoặc thu thập dữ liệu, kiểm soát các hoạt động kinh doanh, sản xuất thông tin và hỗ trợ quản lý.

Xác định các yêu cầu bao gồm việc nghiên cứu hệ thống hiện có và thu thập thông tin chi tiết để tìm ra các yêu cầu là gì, cách thức hoạt động và nơi cần thực hiện các cải tiến.

Các hoạt động chính trong Yêu cầu Xác định

Dự đoán yêu cầu

Nó dự đoán các đặc điểm của hệ thống dựa trên kinh nghiệm trước đó bao gồm các vấn đề hoặc tính năng và yêu cầu nhất định đối với một hệ thống mới.
Nó có thể dẫn đến việc phân tích các khu vực mà nhà phân tích thiếu kinh nghiệm sẽ không chú ý đến. Nhưng nếu các con đường tắt được sử dụng và sự thiên vị được đưa ra khi tiến hành cuộc điều tra, thì Yêu cầu dự đoán có thể còn nửa vời.

Điều tra Yêu cầu

Nó đang nghiên cứu hệ thống hiện tại và ghi lại các tính năng của nó để phân tích thêm.
Đây là trọng tâm của phân tích hệ thống, nơi nhà phân tích lập tài liệu và mô tả các tính năng của hệ thống bằng cách sử dụng các kỹ thuật tìm hiểu thực tế, tạo mẫu và các công cụ máy tính hỗ trợ.

Thông số kỹ thuật yêu cầu

Nó bao gồm việc phân tích dữ liệu xác định đặc điểm kỹ thuật yêu cầu, mô tả các tính năng cho hệ thống mới và xác định những yêu cầu thông tin nào sẽ được cung cấp.
Nó bao gồm phân tích dữ liệu thực tế, xác định các yêu cầu thiết yếu và lựa chọn các chiến lược đáp ứng Yêu cầu.

Kỹ thuật thu thập thông tin

Mục đích chính của các kỹ thuật tìm hiểu thực tế là xác định các yêu cầu thông tin của một tổ chức được các nhà phân tích sử dụng để chuẩn bị một SRS chính xác được người dùng hiểu.

Tài liệu SRS lý tưởng nên -

hoàn chỉnh, rõ ràng và không có biệt ngữ.
nêu rõ các yêu cầu về hoạt động, chiến thuật và thông tin chiến lược.
giải quyết các tranh chấp có thể xảy ra giữa người dùng và nhà phân tích.
sử dụng các công cụ hỗ trợ đồ họa giúp đơn giản hóa việc hiểu và thiết kế.

Có nhiều kỹ thuật thu thập thông tin khác nhau -

Phỏng vấn

Nhà phân tích hệ thống thu thập thông tin từ các cá nhân hoặc nhóm bằng cách phỏng vấn. Nhà phân tích có thể là chính thức, theo luật pháp, chơi chính trị hoặc không chính thức; vì sự thành công của một cuộc phỏng vấn phụ thuộc vào kỹ năng của nhà phân tích với tư cách là người phỏng vấn.

Nó có thể được thực hiện theo hai cách -

Unstructured Interview - Chuyên viên phân tích hệ thống thực hiện phần hỏi đáp để thu nhận thông tin cơ bản của hệ thống.
Structured Interview - Nó có các câu hỏi tiêu chuẩn mà người dùng cần trả lời ở định dạng đóng (mục tiêu) hoặc mở (mô tả).

Advantages of Interviewing

Phương pháp này thường là nguồn tốt nhất để thu thập thông tin định tính.
Nó hữu ích cho họ, những người không giao tiếp hiệu quả bằng văn bản hoặc những người có thể không có thời gian để hoàn thành bảng câu hỏi.
Thông tin có thể dễ dàng được xác nhận và kiểm tra chéo ngay lập tức.
Nó có thể xử lý các chủ đề phức tạp.
Có thể dễ dàng phát hiện ra vấn đề then chốt bằng cách tìm kiếm ý kiến.
Nó thu hẹp khoảng cách trong các lĩnh vực hiểu lầm và giảm thiểu các vấn đề trong tương lai.

Bảng câu hỏi

Phương pháp này được người phân tích sử dụng để thu thập thông tin về các vấn đề khác nhau của hệ thống từ một số lượng lớn người.

Có hai loại bảng câu hỏi -

Open-ended Questionnaires- Nó bao gồm các câu hỏi có thể được giải thích dễ dàng và chính xác. Họ có thể khám phá một vấn đề và dẫn đến một hướng giải đáp cụ thể.
Closed-ended Questionnaires - Nó bao gồm các câu hỏi được sử dụng khi nhà phân tích hệ thống liệt kê một cách hiệu quả tất cả các câu trả lời có thể có, loại trừ lẫn nhau.

Advantages of questionnaires

Nó rất hiệu quả trong việc khảo sát sở thích, thái độ, cảm xúc và niềm tin của những người dùng không nằm chung.
Sẽ rất hữu ích trong tình huống biết được tỷ lệ nào của một nhóm nhất định tán thành hoặc không tán thành một tính năng cụ thể của hệ thống được đề xuất.
Sẽ rất hữu ích khi xác định ý kiến tổng thể trước khi đưa ra bất kỳ hướng cụ thể nào cho dự án hệ thống.
Nó đáng tin cậy hơn và cung cấp tính bảo mật cao cho các câu trả lời trung thực.
Nó thích hợp để chọn thông tin thực tế và thu thập dữ liệu thống kê có thể được gửi qua email và gửi qua đường bưu điện.

Xem xét Hồ sơ, Thủ tục và Biểu mẫu

Việc xem xét các hồ sơ, thủ tục và biểu mẫu hiện có giúp tìm kiếm thông tin chi tiết về hệ thống trong đó mô tả các khả năng hiện tại của hệ thống, các hoạt động hoặc hoạt động của nó.

Advantages

Nó giúp người dùng có được một số kiến thức về tổ chức hoặc hoạt động của chính họ trước khi họ áp đặt lên người khác.
Nó giúp ghi lại các hoạt động hiện tại trong khoảng thời gian ngắn vì các hướng dẫn và biểu mẫu thủ tục mô tả định dạng và chức năng của hệ thống hiện tại.
Nó có thể cung cấp hiểu biết rõ ràng về các giao dịch được xử lý trong tổ chức, xác định đầu vào để xử lý và đánh giá hiệu suất.
Nó có thể giúp một nhà phân tích hiểu hệ thống về các hoạt động phải được hỗ trợ.
Nó mô tả vấn đề, các phần bị ảnh hưởng của nó và giải pháp được đề xuất.

Quan sát

Đây là một phương pháp thu thập thông tin bằng cách chú ý và quan sát những người, sự kiện và đồ vật. Nhà phân tích đến thăm tổ chức để quan sát hoạt động của hệ thống hiện tại và hiểu các yêu cầu của hệ thống.

Advantages

Nó là một phương pháp trực tiếp để thu thập thông tin.
Nó hữu ích trong tình huống mà tính xác thực của dữ liệu thu thập được nghi ngờ hoặc khi sự phức tạp của một số khía cạnh của hệ thống ngăn cản sự giải thích rõ ràng của người dùng cuối.
Nó tạo ra dữ liệu chính xác và đáng tin cậy hơn.
Nó tạo ra tất cả các khía cạnh của tài liệu không đầy đủ và lỗi thời.

Phát triển ứng dụng chung (JAD)

Đây là một kỹ thuật mới do IBM phát triển nhằm mang lại cho chủ sở hữu, người dùng, nhà phân tích, nhà thiết kế và nhà xây dựng xác định và thiết kế hệ thống bằng các hội thảo chuyên sâu và có tổ chức. Chuyên viên phân tích được đào tạo của JAD đóng vai trò là người điều hành hội thảo có một số kỹ năng chuyên môn.

Advantages of JAD

Nó tiết kiệm thời gian và chi phí bằng cách thay thế hàng tháng các cuộc phỏng vấn truyền thống và các cuộc họp tiếp theo.
Nó hữu ích trong văn hóa tổ chức hỗ trợ giải quyết vấn đề chung.
Thúc đẩy mối quan hệ chính thức giữa các cấp nhân viên.
Nó có thể dẫn đến sự phát triển của thiết kế một cách sáng tạo.
Nó cho phép phát triển nhanh chóng và cải thiện quyền sở hữu hệ thống thông tin.

Nghiên cứu thứ cấp hoặc đọc cơ bản

Phương pháp này được sử dụng rộng rãi để thu thập thông tin bằng cách truy cập thông tin thu thập được. Nó bao gồm mọi thông tin đã thu thập trước đây được nhà tiếp thị sử dụng từ bất kỳ nguồn nội bộ hoặc bên ngoài nào.

Advantages

Nó được truy cập cởi mở hơn với sự sẵn có của internet.
Nó cung cấp thông tin có giá trị với chi phí và thời gian thấp.
Nó hoạt động như tiền thân của nghiên cứu sơ cấp và sắp xếp trọng tâm của nghiên cứu sơ cấp.
Nó được sử dụng bởi nhà nghiên cứu để kết luận xem nghiên cứu có đáng giá hay không vì nó có sẵn với các quy trình được sử dụng và các vấn đề khi thu thập chúng.

Nghiên cứu khả thi

Nghiên cứu khả thi có thể được coi là cuộc điều tra sơ bộ giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định về việc nghiên cứu hệ thống có khả thi để phát triển hay không.

Nó xác định khả năng cải thiện một hệ thống hiện có, phát triển một hệ thống mới và đưa ra các ước tính đã được tinh chỉnh để phát triển thêm hệ thống.
Nó được sử dụng để lấy phác thảo của vấn đề và quyết định xem có tồn tại giải pháp khả thi hoặc thích hợp hay không.
Mục tiêu chính của nghiên cứu khả thi là thu được phạm vi vấn đề thay vì giải quyết vấn đề.
Đầu ra của một nghiên cứu khả thi là một đề xuất hệ thống chính thức đóng vai trò như một văn bản quyết định bao gồm bản chất và phạm vi hoàn chỉnh của hệ thống được đề xuất.

Các bước liên quan đến phân tích tính khả thi

Các bước sau phải được thực hiện trong khi thực hiện phân tích tính khả thi:

Lập nhóm dự án và chỉ định trưởng nhóm dự án.
Xây dựng lưu đồ hệ thống.
Xác định những khiếm khuyết của hệ thống hiện tại và đặt mục tiêu.
Liệt kê các giải pháp thay thế hoặc hệ thống ứng viên tiềm năng để đáp ứng các mục tiêu.
Xác định tính khả thi của từng phương án như tính khả thi về kỹ thuật, tính khả thi về vận hành, v.v.
Cân nhắc hiệu suất và hiệu quả chi phí của từng hệ thống ứng viên.
Xếp hạng các lựa chọn thay thế khác và chọn hệ thống ứng viên tốt nhất.
Chuẩn bị một đề xuất hệ thống về chỉ thị cuối cùng của dự án để quản lý phê duyệt.

Các loại khả thi

Nền kinh tế khả thi

Đó là đánh giá hiệu quả của hệ thống ứng viên bằng cách sử dụng phương pháp phân tích chi phí / lợi ích.
Nó thể hiện lợi ích ròng từ hệ thống ứng viên về lợi ích và chi phí cho tổ chức.
Mục đích chính của Phân tích khả thi kinh tế (EFS) là ước tính các yêu cầu kinh tế của hệ thống ứng viên trước khi các quỹ đầu tư cam kết đề xuất.
Nó thích giải pháp thay thế sẽ tối đa hóa giá trị ròng của tổ chức bằng cách thu hồi vốn sớm nhất và cao nhất cùng với mức rủi ro thấp nhất liên quan đến việc phát triển hệ thống ứng viên.

Tính khả thi về kỹ thuật

Nó nghiên cứu tính khả thi về mặt kỹ thuật của từng phương án triển khai.
Nó phân tích và xác định xem giải pháp có thể được hỗ trợ bởi công nghệ hiện có hay không.
Nhà phân tích xác định xem liệu các nguồn lực kỹ thuật hiện tại có được nâng cấp hay bổ sung để đáp ứng các yêu cầu mới hay không.
Nó đảm bảo rằng hệ thống ứng viên cung cấp các phản hồi thích hợp ở mức độ nó có thể hỗ trợ việc nâng cao kỹ thuật.

Khả thi hoạt động

Nó xác định liệu hệ thống có hoạt động hiệu quả hay không khi nó được phát triển và triển khai.
Nó đảm bảo rằng ban quản lý phải hỗ trợ hệ thống được đề xuất và hệ thống hoạt động khả thi trong môi trường tổ chức hiện tại.
Nó phân tích liệu người dùng sẽ bị ảnh hưởng và họ chấp nhận các phương pháp kinh doanh đã sửa đổi hoặc mới có ảnh hưởng đến các lợi ích hệ thống có thể có.
Nó cũng đảm bảo rằng tài nguyên máy tính và kiến trúc mạng của hệ thống ứng viên có thể hoạt động được.

Tính khả thi về hành vi

Nó đánh giá và ước tính thái độ hoặc hành vi của người dùng đối với sự phát triển của hệ thống mới.
Nó giúp xác định xem hệ thống có yêu cầu nỗ lực đặc biệt để giáo dục, đào tạo lại, thuyên chuyển và thay đổi tình trạng công việc của nhân viên về những cách thức tiến hành kinh doanh mới hay không.

Lập lịch trình khả thi

Nó đảm bảo rằng dự án phải được hoàn thành trong thời hạn hoặc tiến độ nhất định.
Nó cũng xác minh và xác nhận xem thời hạn của dự án có hợp lý hay không.