Thiết kế đầu vào / đầu ra & biểu mẫu

Thiết kế đầu vào

Trong hệ thống thông tin, đầu vào là dữ liệu thô được xử lý để tạo ra đầu ra. Trong quá trình thiết kế đầu vào, các nhà phát triển phải xem xét các thiết bị đầu vào như PC, MICR, OMR, v.v.

Do đó, chất lượng đầu vào của hệ thống quyết định chất lượng đầu ra của hệ thống. Các biểu mẫu và màn hình đầu vào được thiết kế mới có các thuộc tính sau:

Nó phải phục vụ một cách hiệu quả cho các mục đích cụ thể như lưu trữ, ghi lại và truy xuất thông tin.
Nó đảm bảo hoàn thành đúng với độ chính xác.
Nó phải dễ dàng để điền và đơn giản.
Nó phải tập trung vào sự chú ý của người dùng, nhất quán và đơn giản.
Tất cả các mục tiêu này đạt được bằng cách sử dụng kiến thức về các nguyên tắc thiết kế cơ bản liên quan đến -
- Các đầu vào cần thiết cho hệ thống là gì?
- Cách người dùng cuối phản ứng với các yếu tố khác nhau của biểu mẫu và màn hình.

Mục tiêu cho thiết kế đầu vào

Mục tiêu của thiết kế đầu vào là -

Để thiết kế các thủ tục nhập và nhập dữ liệu
Để giảm âm lượng đầu vào
Để thiết kế tài liệu nguồn để thu thập dữ liệu hoặc đưa ra các phương pháp thu thập dữ liệu khác
Để thiết kế bản ghi dữ liệu đầu vào, màn hình nhập dữ liệu, màn hình giao diện người dùng, v.v.
Sử dụng kiểm tra xác nhận và phát triển các kiểm soát đầu vào hiệu quả.

Phương thức nhập dữ liệu

Điều quan trọng là phải thiết kế các phương thức nhập liệu phù hợp để tránh xảy ra sai sót trong khi nhập dữ liệu. Các phương pháp này phụ thuộc vào việc dữ liệu được khách hàng nhập vào biểu mẫu theo cách thủ công và sau đó được nhập bởi các nhà khai thác nhập dữ liệu hoặc dữ liệu được nhập trực tiếp bởi người dùng trên PC.

Một hệ thống phải ngăn người dùng mắc lỗi bằng cách -

Thiết kế biểu mẫu rõ ràng bằng cách để lại đủ không gian để viết dễ đọc.
Hướng dẫn rõ ràng để điền vào biểu mẫu.
Thiết kế hình thức rõ ràng.
Giảm các nét chính.
Phản hồi lỗi ngay lập tức.

Một số phương pháp nhập dữ liệu phổ biến là:

Phương thức nhập hàng loạt (Phương thức nhập dữ liệu ngoại tuyến)
Phương thức nhập dữ liệu trực tuyến
Các biểu mẫu có thể đọc được trên máy tính
Đầu vào dữ liệu tương tác

Kiểm soát tính toàn vẹn đầu vào

Kiểm soát tính toàn vẹn đầu vào bao gồm một số phương pháp để loại bỏ các lỗi đầu vào phổ biến của người dùng cuối. Chúng cũng bao gồm kiểm tra giá trị của các trường riêng lẻ; cả về định dạng và tính đầy đủ của tất cả các đầu vào.

Các đường kiểm tra để nhập dữ liệu và các hoạt động khác của hệ thống được tạo bằng cách sử dụng nhật ký giao dịch, ghi lại tất cả các thay đổi được đưa vào cơ sở dữ liệu để cung cấp bảo mật và phương tiện khôi phục trong trường hợp có bất kỳ lỗi nào.

Thiết kế đầu ra

Thiết kế đầu ra là nhiệm vụ quan trọng nhất của bất kỳ hệ thống nào. Trong quá trình thiết kế đầu ra, các nhà phát triển xác định loại đầu ra cần thiết và xem xét các điều khiển đầu ra cần thiết và bố cục báo cáo nguyên mẫu.

Mục tiêu của thiết kế đầu ra

Mục tiêu của thiết kế đầu vào là -

Để phát triển thiết kế đầu ra phục vụ mục đích đã định và loại bỏ việc sản xuất đầu ra không mong muốn.
Để phát triển thiết kế đầu ra đáp ứng các yêu cầu của người dùng cuối.
Để cung cấp số lượng đầu ra thích hợp.
Để tạo đầu ra ở định dạng thích hợp và hướng nó đến đúng người.
Để cung cấp đầu ra đúng hạn để đưa ra quyết định tốt.

Bây giờ chúng ta hãy xem xét các loại đầu ra khác nhau -

Đầu ra bên ngoài

Các nhà sản xuất tạo và thiết kế đầu ra bên ngoài cho máy in. Đầu ra bên ngoài cho phép hệ thống để lại các hành động kích hoạt cho người nhận của họ hoặc xác nhận hành động với người nhận của họ.

Một số đầu ra bên ngoài được thiết kế dưới dạng đầu ra quay vòng, được thực hiện dưới dạng biểu mẫu và nhập lại hệ thống dưới dạng đầu vào.

Đầu ra nội bộ

Các đầu ra nội bộ hiện diện bên trong hệ thống và được sử dụng bởi người dùng cuối và người quản lý. Họ hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc ra quyết định và báo cáo.

Có ba loại báo cáo do thông tin quản lý tạo ra -

Detailed Reports - Chúng chứa thông tin hiện tại mà hầu như không có sự lọc hoặc hạn chế nào được tạo ra để hỗ trợ việc lập kế hoạch và kiểm soát quản lý.
Summary Reports - Chúng chứa các xu hướng và các vấn đề tiềm ẩn được phân loại và tóm tắt được tạo ra cho các nhà quản lý không muốn biết chi tiết.
Exception Reports - Chúng chứa các ngoại lệ, dữ liệu được lọc theo một số điều kiện hoặc tiêu chuẩn trước khi trình bày cho người quản lý, dưới dạng thông tin.

Kiểm soát toàn vẹn đầu ra

Kiểm soát toàn vẹn đầu ra bao gồm mã định tuyến để xác định hệ thống nhận và các thông báo xác minh để xác nhận việc nhận thành công các thông báo được xử lý bởi giao thức mạng.

Báo cáo dạng in hoặc màn hình phải bao gồm ngày / giờ để in báo cáo và dữ liệu. Báo cáo nhiều trang chứa tiêu đề hoặc mô tả báo cáo và phân trang. Các biểu mẫu in sẵn thường bao gồm số phiên bản và ngày có hiệu lực.

Thiết kế biểu mẫu

Cả hai biểu mẫu và báo cáo đều là sản phẩm của thiết kế đầu vào và đầu ra và là tài liệu kinh doanh bao gồm các dữ liệu cụ thể. Sự khác biệt chính là các biểu mẫu cung cấp các trường để nhập dữ liệu nhưng các báo cáo hoàn toàn được sử dụng để đọc. Ví dụ, đơn đặt hàng, đơn xin việc làm và tín dụng, v.v.

Trong quá trình thiết kế biểu mẫu, các nhà thiết kế nên biết -
- ai sẽ sử dụng chúng
- chúng sẽ được giao ở đâu
- mục đích của biểu mẫu hoặc báo cáo
Trong quá trình thiết kế biểu mẫu, các công cụ thiết kế tự động nâng cao khả năng của nhà phát triển trong việc tạo mẫu và báo cáo và trình bày chúng cho người dùng cuối đánh giá.

Mục tiêu của Thiết kế Biểu mẫu Tốt

Một thiết kế biểu mẫu tốt là cần thiết để đảm bảo những điều sau:

Để giữ cho màn hình đơn giản bằng cách đưa ra trình tự, thông tin thích hợp và chú thích rõ ràng.
Để đáp ứng mục đích đã định bằng cách sử dụng các hình thức thích hợp.
Để đảm bảo hoàn thành biểu mẫu với độ chính xác.
Để giữ cho các biểu mẫu hấp dẫn bằng cách sử dụng các biểu tượng, video đảo ngược hoặc con trỏ nhấp nháy, v.v.
Để thuận tiện cho việc điều hướng.

Các loại biểu mẫu

Flat Forms

Đây là một dạng sao chép đơn được chuẩn bị thủ công hoặc bằng máy và được in ra giấy. Đối với các bản sao bổ sung của bản gốc, giấy than được chèn vào giữa các bản sao.
Đây là hình thức đơn giản và rẻ tiền để thiết kế, in ấn và tái sản xuất, sử dụng ít khối lượng hơn.

Unit Set/Snap out Forms

Đây là những loại giấy có các cacbon dùng một lần được xen kẽ vào các bộ đơn vị để viết tay hoặc sử dụng máy.
Cácbon có thể có màu xanh lam hoặc đen, cường độ trung bình cấp tiêu chuẩn. Nói chung, cácbon xanh là tốt nhất cho dạng viết tay trong khi cácbon đen là tốt nhất cho việc sử dụng máy.

Continuous strip/Fanfold Forms

Đây là nhiều dạng đơn vị được nối thành một dải liên tục với các lỗ giữa mỗi cặp dạng.
Đây là một phương pháp ít tốn kém hơn để sử dụng khối lượng lớn.

No Carbon Required (NCR) Paper

Họ sử dụng các loại giấy không carbon có hai lớp phủ hóa học (viên nang), một lớp phủ trên mặt và lớp kia ở mặt sau của tờ giấy.
Khi có áp lực, hai viên nang tương tác và tạo ra hình ảnh.