Excel - Guía rápida

Este capítulo le enseña cómo iniciar una aplicación de Excel 2010 en sencillos pasos. Suponiendo que tiene Microsoft Office 2010 instalado en su PC, inicie la aplicación de Excel siguiendo los pasos mencionados a continuación en su PC.

Step 1 - Haga clic en el Start botón.

Step 2 - Haga clic en All Programs opción del menú.

Step 3 - Buscar Microsoft Office en el submenú y haga clic en él.

Step 4 - Buscar Microsoft Excel 2010 en el submenú y haga clic en él.

Esto iniciará la aplicación Microsoft Excel 2010 y verá la siguiente ventana de Excel.

La siguiente ventana básica aparece cuando inicia la aplicación de Excel. Entendamos ahora las diversas partes importantes de esta ventana.

Ficha Archivo

La pestaña Archivo reemplaza el botón de Office de Excel 2007. Puede hacer clic en él para marcar Backstage view, adónde viene cuando necesita abrir o guardar archivos, crear nuevas hojas, imprimir una hoja y realizar otras operaciones relacionadas con los archivos.

Acceso rapido a la barra de herramientas

Encontrará esta barra de herramientas justo encima del File taby su propósito es proporcionar un lugar de descanso conveniente para los comandos de Excel más utilizados. Puede personalizar esta barra de herramientas según su comodidad.

Cinta

La cinta contiene comandos organizados en tres componentes:

• Tabs- Aparecen en la parte superior de la cinta y contienen grupos de comandos relacionados. Inicio, Insertar, Diseño de página son ejemplos de pestañas de cinta.

• Groups- Organizan comandos relacionados; cada nombre de grupo aparece debajo del grupo en la cinta. Por ejemplo, grupo de comandos relacionados con fuentes o grupo de comandos relacionados con la alineación, etc.

• Commands - Los comandos aparecen dentro de cada grupo como se mencionó anteriormente.

Barra de título

Esta se encuentra en el medio y en la parte superior de la ventana. La barra de título muestra el programa y los títulos de las hojas.

Ayuda

los Help Iconse puede utilizar para obtener ayuda relacionada con Excel en cualquier momento que desee. Esto proporciona un buen tutorial sobre varios temas relacionados con Excel.

Control de zoom

El control de zoom le permite acercar la imagen para ver más de cerca su texto. El control de zoom consta de un control deslizante que puede deslizar hacia la izquierda o hacia la derecha para acercar o alejar. Se puede hacer clic en los botones + para aumentar o disminuir el factor de zoom.

Ver botones

El grupo de tres botones ubicado a la izquierda del control Zoom, cerca de la parte inferior de la pantalla, le permite cambiar entre las distintas vistas de hoja de Excel.

• Normal Layout view - Esto muestra la página en vista normal.

• Page Layout view- Esto muestra las páginas exactamente como aparecerán cuando se impriman. Esto le da una apariencia de pantalla completa del documento.

• Page Break view - Esto muestra una vista previa de dónde se romperán las páginas cuando se impriman.

Área de hoja

El área donde ingresa datos. La barra vertical intermitente se llamainsertion point y representa la ubicación donde aparecerá el texto cuando escriba.

Barra de fila

Las filas se numeran a partir del 1 en adelante y siguen aumentando a medida que ingresa datos. El límite máximo es 1.048.576 filas.

Barra de columna

Las columnas están numeradas desde la A en adelante y siguen aumentando a medida que ingresa datos. Después de Z, comenzará la serie de AA, AB y así sucesivamente. El límite máximo es de 16 384 columnas.

Barra de estado

Esto muestra el estado actual de la celda activa en la hoja de trabajo. Una celda puede estar en cualquiera de los cuatro estados (a)Ready modo que indica que la hoja de trabajo está lista para aceptar la entrada del usuario (b) Edit modo indica que la celda está en modo de edición, si no está activado, puede activar el modo de edición haciendo doble clic en una celda (c) Una celda entra en Enter modo cuando un usuario escribe datos en una celda (d) Point El modo se activa cuando se ingresa una fórmula usando una referencia de celda al señalar con el mouse o las teclas de flecha del teclado.

Lanzador de cuadros de diálogo

Esto aparece como una flecha muy pequeña en la esquina inferior derecha de muchos grupos en la cinta. Al hacer clic en este botón, se abre un cuadro de diálogo o panel de tareas que ofrece más opciones sobre el grupo.

los Backstage viewse introdujo en Excel 2010 y actúa como el lugar central para administrar sus hojas. La vista entre bastidores ayuda a crear nuevas hojas, guardar y abrir hojas, imprimir y compartir hojas, etc.

Llegar a la vista Backstage es fácil. Simplemente haga clic en elFile tabubicado en la esquina superior izquierda de la cinta de Excel. Si ya no tiene ninguna hoja abierta, verá una ventana que enumera todas las hojas abiertas recientemente de la siguiente manera:

Si ya tiene una hoja abierta, se mostrará una ventana con los detalles sobre la hoja abierta como se muestra a continuación. La vista Backstage muestra tres columnas cuando selecciona la mayoría de las opciones disponibles en la primera columna.

La primera columna de la vista entre bastidores tendrá las siguientes opciones:

S.No.	Opción y descripción
1	Save Si se abre una hoja existente, se guardará como está; de lo contrario, se mostrará un cuadro de diálogo solicitando el nombre de la hoja.
2	Save As Aparecerá un cuadro de diálogo solicitando el nombre y el tipo de hoja. De forma predeterminada, se guardará en formato de hoja 2010 con extensión .xlsx.
3	Open Esta opción se utiliza para abrir una hoja de Excel existente.
4	Close Esta opción se utiliza para cerrar una hoja abierta.
5	Info Esta opción muestra la información sobre la hoja abierta.
6	Recent Esta opción enumera todas las hojas abiertas recientemente.
7	New Esta opción se usa para abrir una nueva hoja.
8	Print Esta opción se utiliza para imprimir una hoja abierta.
9	Save & Send Esta opción guarda una hoja abierta y muestra opciones para enviar la hoja mediante correo electrónico, etc.
10	Help Puede utilizar esta opción para obtener la ayuda necesaria sobre Excel 2010.
11	Options Utilice esta opción para configurar varias opciones relacionadas con Excel 2010.
12	Exit Utilice esta opción para cerrar la hoja y salir.

Información de la hoja

Cuando haces clic Info opción disponible en la primera columna, muestra la siguiente información en la segunda columna de la vista entre bastidores:

• Compatibility Mode- Si la hoja no es una hoja nativa de Excel 2007/2010, aparece un botón Convertir aquí, que le permite actualizar fácilmente su formato. De lo contrario, esta categoría no aparece.

• Permissions- Puede utilizar esta opción para proteger la hoja de Excel. Puede establecer una contraseña para que nadie pueda abrir su hoja, o puede bloquear la hoja para que nadie pueda editar su hoja.

• Prepare for Sharing - Esta sección destaca información importante que debe conocer acerca de su hoja antes de enviarla a otras personas, como un registro de las ediciones que realizó al desarrollar la hoja.

• Versions - Si la hoja se ha guardado varias veces, es posible que pueda acceder a versiones anteriores de la misma desde esta sección.

Propiedades de la hoja

Cuando haces clic Infoopción disponible en la primera columna, muestra varias propiedades en la tercera columna de la vista entre bastidores. Estas propiedades incluyen tamaño de hoja, título, etiquetas, categorías, etc.

También puede editar varias propiedades. Simplemente intente hacer clic en el valor de la propiedad y si la propiedad es editable, se mostrará un cuadro de texto donde puede agregar su texto como título, etiquetas, comentarios, Autor.

Salir de la vista entre bastidores

Es sencillo salir de la vista Backstage. O haga clic en elFile tab o presione el botón Esc en el teclado para volver al modo de trabajo de Excel.

Ingresar valores en una hoja de Excel es un juego de niños y este capítulo muestra cómo ingresar valores en una hoja de Excel. Se muestra una nueva hoja de forma predeterminada cuando abre una hoja de Excel como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

El área de la hoja es el lugar donde escribe su texto. La barra vertical intermitente se denomina punto de inserción y representa la ubicación donde aparecerá el texto cuando escriba. Cuando hace clic en un cuadro, el cuadro se resalta. Cuando hace doble clic en el cuadro, aparece la barra vertical intermitente y puede comenzar a ingresar sus datos.

Por lo tanto, mantenga el cursor del mouse en el punto de inserción de texto y comience a escribir el texto que le gustaría escribir. Hemos escrito sólo dos palabras "Hola Excel" como se muestra a continuación. El texto aparece a la izquierda del punto de inserción mientras escribe.

Hay los siguientes tres puntos importantes, que le ayudarán mientras escribe:

• Presione Tab para ir a la siguiente columna.
• Presione Enter para ir a la siguiente fila.
• Presione Alt + Enter para ingresar una nueva línea en la misma columna.

Excel proporciona varias formas de moverse por una hoja con el mouse y el teclado.

En primer lugar, creemos un texto de muestra antes de continuar. Abra una nueva hoja de Excel y escriba los datos. Hemos mostrado una muestra de datos en la captura de pantalla.

Fecha de orden	Región	Reps	Articulo	Unidades	Costo unitario	Total
6/1/2010	Este	Jones	Lápiz	95	1,99	189.05
23/01/2010	Central	Kivell	Aglutinante	50	19,99	999,5
9/02/2010	Central	Jardine	Lápiz	36	4,99	179,64
26/02/2010	Central	Branquia	Bolígrafo	27	19,99	539,73
15/3/2010	Oeste	Sorvino	Lápiz	56	2,99	167,44
1/4/2010	Este	Jones	Aglutinante	60	4,99	299,4
18/4/2010	Central	Andrews	Lápiz	75	1,99	149.25
5/5/2010	Central	Jardine	Lápiz	90	4,99	449,1
22/5/2010	Oeste	Thompson	Lápiz	32	1,99	63,68
8/6/2010	Este	Jones	Aglutinante	60	8,99	539,4
25/6/2010	Central	Morgan	Lápiz	90	4,99	449,1
12/7/2010	Este	Howard	Aglutinante	29	1,99	57.71
29/7/2010	Este	Padre	Aglutinante	81	19,99	1.619,19
15/8/2010	Este	Jones	Lápiz	35	4,99	174,65

Moverse con el mouse

Puede mover fácilmente el punto de inserción haciendo clic en su texto en cualquier lugar de la pantalla. En algún momento, si la sábana es grande, entonces no puede ver un lugar al que desea moverse. En tales situaciones, tendría que usar las barras de desplazamiento, como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Puede desplazarse por la hoja girando la rueda del mouse, lo que equivale a hacer clic en los botones de flecha hacia arriba o flecha hacia abajo en la barra de desplazamiento.

Moverse con barras de desplazamiento

Como se muestra en la captura de pantalla anterior, hay dos barras de desplazamiento: una para moverse verticalmente dentro de la hoja y otra para moverse horizontalmente. Con la barra de desplazamiento vertical, puede:

• Muévase hacia arriba una línea haciendo clic en la flecha de desplazamiento que apunta hacia arriba.

• Muévase hacia abajo una línea haciendo clic en la flecha de desplazamiento que apunta hacia abajo.

• Mueva una página siguiente, usando el botón de página siguiente (nota al pie).

• Mover una página anterior, usando el botón de página anterior (nota al pie).

• Utilizar Browse Object para desplazarse por la hoja, pasando de un objeto elegido al siguiente.

Moverse con el teclado

Los siguientes comandos de teclado, que se utilizan para moverse por la hoja, también mueven el punto de inserción:

Pulsación de tecla	Dónde se mueve el punto de inserción
	Reenviar una caja
	Volver una caja
	Hasta una caja
	Abajo una caja
PageUp	A la pantalla anterior
PageDown	A la siguiente pantalla
Home	Al comienzo de la pantalla actual
End	Hasta el final de la pantalla actual

Puede mover caja por caja o hoja por hoja. Ahora haga clic en cualquier cuadro que contenga datos en la hoja. Debería mantener presionada la tecla Ctrl mientras presiona una tecla de flecha, lo que mueve el punto de inserción como se describe aquí -

Combinación de teclas	Dónde se mueve el punto de inserción
Ctrl +	Al último cuadro que contiene datos de la fila actual.
Ctrl +	Al primer cuadro que contiene datos de la fila actual.
Ctrl +	Al primer cuadro que contiene datos de la columna actual.
Ctrl +	Al último cuadro que contiene datos de la columna actual.
Ctrl + PageUp	A la hoja de la izquierda de la hoja actual.
Ctrl + PageDown	A la hoja a la derecha de la hoja actual.
Ctrl + Home	Al principio de la hoja.
Ctrl + End	Hasta el final de la hoja.

Moverse con el comando Ir a

prensa F5 para usar el comando Ir a, que mostrará un cuadro de diálogo donde encontrará varias opciones para llegar a un cuadro en particular.

Normalmente, usamos el número de fila y columna, por ejemplo K5 y finalmente presionamos Go To botón.

Guardar hoja nueva

Una vez que haya terminado de escribir su nueva hoja de Excel, es hora de guardar su hoja / libro de trabajo para evitar perder el trabajo que ha realizado en una hoja de Excel. Los siguientes son los pasos para guardar una hoja de Excel editada:

Step 1 - Haga clic en el File tab y seleccione Save As opción.

Step 2 - Seleccione una carpeta donde le gustaría guardar la hoja, ingrese el nombre del archivo, que desea darle a su hoja y seleccione Guardar como tipo, por defecto es .xlsx formato.

Step 3 - Finalmente, haga clic en Save y su hoja se guardará con el nombre ingresado en la carpeta seleccionada.

Guardar nuevos cambios

Puede haber una situación en la que abra una hoja existente y la edite parcial o completamente, o incluso le gustaría guardar los cambios entre la edición de la hoja. Si desea guardar esta hoja con el mismo nombre, puede usar cualquiera de las siguientes opciones simples:

• Solo presione Ctrl + S claves para guardar los cambios.

• Opcionalmente, puede hacer clic en el icono del disquete disponible en la esquina superior izquierda y justo encima del File tab. Esta opción también guardará los cambios.

• También puede utilizar un tercer método para guardar los cambios, que es el Save opción disponible justo encima del Save As opción como se muestra en la captura de pantalla anterior.

Si su hoja es nueva y nunca se guardó hasta ahora, entonces con cualquiera de las tres opciones, Word le mostrará un cuadro de diálogo que le permitirá seleccionar una carpeta e ingresar el nombre de la hoja como se explica en caso de guardar una nueva hoja.

Crear nueva hoja de trabajo

Siempre se abren tres nuevas hojas en blanco al iniciar Microsoft Excel. Los siguientes pasos le explican cómo crear una nueva hoja de trabajo si desea iniciar otra nueva hoja de trabajo mientras trabaja en una hoja de trabajo, o si cerró una hoja de trabajo ya abierta y desea comenzar una nueva hoja de trabajo.

Step 1 - Haga clic derecho en el Sheet Name y seleccione Insert opción.

Step 2 - Ahora verá el cuadro de diálogo Insertar con seleccionar Worksheetopción seleccionada en la pestaña general. Haga clic en elOk botón.

Ahora debería tener su hoja en blanco como se muestra a continuación lista para comenzar a escribir su texto.

Puede utilizar un atajo para crear una hoja en blanco en cualquier momento. Intente usar elShift+F11 claves y verá que se abre una nueva hoja en blanco similar a la hoja anterior.

Copiar hoja de trabajo

En primer lugar, creemos un texto de muestra antes de continuar. Abra una nueva hoja de Excel y escriba los datos. Hemos mostrado una muestra de datos en la captura de pantalla.

Fecha de orden	Región	Reps	Articulo	Unidades	Costo unitario	Total
6/1/2010	Este	Jones	Lápiz	95	1,99	189.05
23/01/2010	Central	Kivell	Aglutinante	50	19,99	999,5
9/02/2010	Central	Jardine	Lápiz	36	4,99	179,64
26/02/2010	Central	Branquia	Bolígrafo	27	19,99	539,73
15/3/2010	Oeste	Sorvino	Lápiz	56	2,99	167,44
1/4/2010	Este	Jones	Aglutinante	60	4,99	299,4
18/4/2010	Central	Andrews	Lápiz	75	1,99	149.25
5/5/2010	Central	Jardine	Lápiz	90	4,99	449,1
22/5/2010	Oeste	Thompson	Lápiz	32	1,99	63,68
8/6/2010	Este	Jones	Aglutinante	60	8,99	539,4
25/6/2010	Central	Morgan	Lápiz	90	4,99	449,1
12/7/2010	Este	Howard	Aglutinante	29	1,99	57.71
29/7/2010	Este	Padre	Aglutinante	81	19,99	1.619,19
15/8/2010	Este	Jones	Lápiz	35	4,99	174,65

Estos son los pasos para copiar una hoja de trabajo completa.

Step 1 - Haga clic derecho en el Sheet Name y seleccione el Move or Copy opción.

Step 2 - Ahora verá el cuadro de diálogo Mover o Copiar con seleccionar Worksheetopción seleccionada en la pestaña general. Haga clic en elOk botón.

Seleccione Create a Copy Casilla de verificación para crear una copia de la hoja actual y la opción de hoja Antes como (move to end) para que se cree una nueva hoja al final.

presione el Ok Botón.

Ahora debería tener su hoja copiada como se muestra a continuación.

Puede cambiar el nombre de la hoja haciendo doble clic en ella. Al hacer doble clic, el nombre de la hoja se vuelve editable. Ingrese cualquier nombre, diga Hoja5 y presione la tecla Tab o Enter.

Ocultar hoja de trabajo

Este es el paso para ocultar una hoja de trabajo.

Step - Haga clic derecho en el Sheet Name y seleccione el Hideopción. La hoja se ocultará.

Mostrar hoja de trabajo

Estos son los pasos para mostrar una hoja de trabajo.

Step 1 - Haga clic derecho en cualquier Sheet Name y seleccione el Unhide... opción.

Step 2 - Seleccionar Sheet Name para mostrar en Unhide diálogo para mostrar la hoja.

presione el Ok Botón.

Ahora tendrás tu hoja oculta de vuelta.

Eliminar hoja de trabajo

Este es el paso para eliminar una hoja de trabajo.

Step - Haga clic derecho en el Sheet Name y seleccione el Delete opción.

La hoja se eliminará si está vacía; de lo contrario, verá un mensaje de confirmación.

presione el Delete Botón.

Ahora se eliminará su hoja de trabajo.

Cerrar libro de trabajo

Estos son los pasos para cerrar un libro.

Step 1 - Haga clic en el Close Button Como se muestra abajo.

Verá un mensaje de confirmación para guardar el libro.

Step 2 - Presione el SaveBotón para guardar el libro de trabajo como lo hicimos en MS Excel - Capítulo Guardar libro de trabajo .

Ahora su hoja de trabajo se cerrará.

Veamos cómo abrir el libro de trabajo desde Excel en los pasos mencionados a continuación.

Step 1 - Haga clic en el File Menu Como se muestra abajo. Puedes ver elOpen option en File Menu.

Hay dos columnas más Libros recientes y Lugares recientes, donde puede ver los libros abiertos recientemente y los lugares recientes desde donde se abren los libros.

Step 2 - Hacer clic en el Open Optionabrirá el cuadro de diálogo de exploración como se muestra a continuación. Examine el directorio y busque el archivo que necesita abrir.

Step 3 - Una vez que seleccione el libro de trabajo, su libro de trabajo se abrirá como se muestra a continuación -

MS Excel proporciona ayuda contextual al pasar el mouse. Para ver la ayuda sensible al contexto para una opción de menú en particular, pase el mouse sobre la opción durante algún tiempo. Luego puede ver la Ayuda sensible al contexto como se muestra a continuación.

Obtener más ayuda

Para obtener más ayuda con MS Excel de Microsoft, puede presionar F1 o por File → Help → Support → Microsoft Office Help.

En MS Excel, existen 1048576*16384células. La celda de MS Excel puede tenerText, Numeric value or formulas. Una celda de MS Excel puede tener un máximo de 32000 caracteres.

Insertar datos

por inserting data en MS Excel, simplemente active el texto o número del tipo de celda y presione enter o las teclas de navegación.

Insertar fórmula

Para insertar la fórmula en MS Excel, vaya a la barra de fórmulas, ingrese la fórmula y luego presione enter o la tecla de navegación. Vea la captura de pantalla a continuación para comprenderlo.

Modificar el contenido de la celda

Para modificar el contenido de la celda, simplemente active la celda, ingrese un nuevo valor y luego presione enter o la tecla de navegación para ver los cambios. Vea la captura de pantalla a continuación para comprenderlo.

MS Excelproporciona varias formas de seleccionar datos en la hoja. Veamos esos caminos.

Seleccionar con el mouse

Arrastre el mouse sobre los datos que desea seleccionar. Seleccionará esas celdas como se muestra a continuación.

Seleccionar con especial

Si desea seleccionar una región específica, seleccione cualquier celda de esa región. PrensadoF5 mostrará el siguiente cuadro de diálogo.

Haga clic en Special buttonpara ver el cuadro de diálogo a continuación. Seleccionecurrent regiondesde los botones de radio. Haga clic enok para ver la región actual seleccionada.

Como puede ver en la siguiente pantalla, los datos se seleccionan para la región actual.

MS Excelproporciona varias formas de eliminar datos en la hoja. Veamos esos caminos.

Eliminar con el mouse

Seleccione los datos que desea eliminar. Right Clicken la hoja. Selecciona eldelete option, para borrar los datos.

Eliminar con tecla Eliminar

Seleccione los datos que desea eliminar. Presione en elDelete Button desde el teclado, eliminará los datos.

Eliminación selectiva de filas

Seleccione las filas que desea eliminar con Mouse click + Control Key.Luego haga clic derecho para mostrar las distintas opciones. Selecciona elDelete option para eliminar las filas seleccionadas.

Veamos como podemos Move Data con MS Excel.

Step 1 - Seleccione los datos que desea mover. Right Click y seleccione el cut option.

Step 2 - Select the first celldonde desea mover los datos. Haga clic derecho sobre él ypaste the data. Puede ver que los datos se mueven ahora.

Conceptos básicos de filas y columnas

MS Excel está en formato tabular que consta de filas y columnas.

• Row corre horizontalmente mientras Column corre verticalmente.

• Cada fila se identifica por el número de fila, que se ejecuta verticalmente en el lado izquierdo de la hoja.

• Cada columna se identifica mediante el encabezado de columna, que se ejecuta horizontalmente en la parte superior de la hoja.

por MS Excel 2010, los números de fila van desde 1 to 1048576; en total 1048576 filas, y las columnas van desde A to XFD; en total 16384 columnas.

Navegación con filas y columnas

Veamos cómo pasar a la última fila o la última columna.

• Puede ir a la última fila haciendo clic en Control + Down Navigation arrow.

• Puede ir a la última columna haciendo clic en Control + Right Navigation arrow.

Introducción celular

La intersección de filas y columnas se llama cell.

La celda se identifica con Combination of column header and row number.

Por ejemplo, A1, A2.

MS Excel proporciona copy pasteopción de diferentes maneras. El método más simple de copiar y pegar es el siguiente.

Copiar pegar

• Para copiar y pegar, simplemente seleccione las celdas que desea copiar. Escogercopy option después de hacer clic derecho o presionar Control + C.

• Seleccione la celda donde necesita pegar este contenido copiado. Haga clic derecho y seleccione la opción de pegar o presioneControl + V.

En este caso, MS Excel copiará todo, como valores, fórmulas, formatos, comentarios y validación. MS Excel sobrescribirá el contenido con pegar. Si desea deshacer esto, presioneControl + Z desde el teclado.

Copiar Pegar usando el Portapapeles de Office

Cuando copia datos en MS Excel, coloca el contenido copiado en el Portapapeles de Windows y Office. Puede ver el contenido del portapapelesHome → Clipboard. Ver el contenido del portapapeles. Seleccione la celda donde necesita pegar. Haga clic en pegar para pegar el contenido.

Copiar Pegar de forma especial

Es posible que no desee copiar todo en algunos casos. Por ejemplo, desea copiar solo valores o desea copiar solo el formato de las celdas. Seleccione la opción de pegar especial como se muestra a continuación.

A continuación se muestran las distintas opciones disponibles en pasta especial.

• All - Pega el contenido, los formatos y la validación de datos de la celda desde el Portapapeles de Windows.

• Formulas - Pega fórmulas, pero no formatea.

• Values - Pega solo valores, no fórmulas.

• Formats - Pega solo el formato del rango de origen.

• Comments - Pega los comentarios con las respectivas celdas.

• Validation - Pega la validación aplicada en las celdas.

• All using source theme - Pega fórmulas y todo el formato.

• All except borders - Pega todo excepto los bordes que aparecen en el rango de la fuente.

• Column Width - Pega fórmulas y también duplica el ancho de columna de las celdas copiadas.

• Formulas & Number Formats - Solo pega fórmulas y formato de números.

• Values & Number Formats - Pega los resultados de las fórmulas, más el número.

• Merge Conditional Formatting- Este icono se muestra solo cuando las celdas copiadas contienen formato condicional. Cuando se hace clic, fusiona el formato condicional copiado con cualquier formato condicional en el rango de destino.

• Transpose- Cambia la orientación del rango copiado. Las filas se convierten en columnas y las columnas en filas. Todas las fórmulas del rango copiado se ajustan para que funcionen correctamente cuando se transponen.

MS Excel proporciona Find & Replace opción para buscar texto dentro de la hoja.

Buscar y reemplazar diálogo

Veamos cómo acceder al diálogo Buscar y reemplazar.

Para acceder a Buscar y reemplazar, elija Home → Find & Select → Find o presione Control + F Key. Vea la imagen a continuación.

Puedes ver el Find and Replace dialogue como a continuación.

Puede reemplazar el texto encontrado con el nuevo texto en el Replace tab.

Explorando opciones

Ahora, veamos las diversas opciones disponibles en el diálogo Buscar.

• Within - Especificar la búsqueda debe estar en Hoja o libro de trabajo.

• Search By - Especificar el método de búsqueda interna por filas o por columnas.

• Look In - Si también desea buscar texto en la fórmula, seleccione esta opción.

• Match Case - Si desea hacer coincidir las letras en mayúsculas o minúsculas, marque esta opción.

• Match Entire Cell Content - Si desea la coincidencia exacta de la palabra con la celda, marque esta opción.

MS Excel proporciona una función del programa de procesamiento de textos llamada Spelling check. Podemos deshacernos de los errores ortográficos con la ayuda de la función de revisión ortográfica.

Base del corrector ortográfico

Veamos cómo acceder al corrector ortográfico.

• Para acceder al corrector ortográfico, elija Review ➪ Spelling o presione F7.

• Para revisar la ortografía en un rango en particular, select the range antes de activar el corrector ortográfico.

• Si el corrector ortográfico encuentra palabras que no reconoce como correctas, muestra la Spelling dialogue con opciones sugeridas.

Explorando opciones

Veamos las distintas opciones disponibles en spell check diálogo.

• Ignore Once - Ignora la palabra y continúa la revisión ortográfica.

• Ignore All - Ignora la palabra y todas las apariciones posteriores de la misma.

• Add to Dictionary - Agrega la palabra al diccionario.

• Change - Cambia la palabra a la palabra seleccionada en la lista de Sugerencias.

• Change All - Cambia la palabra a la palabra seleccionada en la lista de Sugerencias y cambia todas las apariciones posteriores sin preguntar.

• AutoCorrect - Agrega la palabra mal escrita y su ortografía correcta (que selecciona de la lista) a la lista de Autocorrección.

Control deslizante de zoom

De forma predeterminada, todo en la pantalla se muestra al 100% en MS Excel. Puede cambiar el porcentaje de zoom del 10% (pequeño) al 400% (enorme). El zoom no cambia el tamaño de la fuente, por lo que no tiene ningún efecto en la salida impresa.

Puede ver el control deslizante de zoom en la parte inferior derecha del libro de trabajo como se muestra a continuación.

Acercarse

Puede acercar el libro de trabajo moviendo el control deslizante hacia la derecha. Cambiará la única vista del libro de trabajo. Puede tener un zoom máximo de 400%. Vea la captura de pantalla a continuación.

Disminuir el zoom

Puede alejar el libro de trabajo moviendo el control deslizante hacia la izquierda. Cambiará la única vista del libro de trabajo. Puede tener un zoom máximo del 10%. Vea la captura de pantalla a continuación.

Si desea insertar algunos símbolos o caracteres especiales que no se encuentran en el teclado en ese caso, debe usar el Symbols option.

Usando símbolos

Ir Insert » Symbols » Symbolpara ver los símbolos disponibles. Puede ver muchos símbolos disponibles allí, como Pi, alpha, beta, etc.

Seleccione el símbolo que desea agregar y haga clic en insertar para usar el símbolo.

Usar caracteres especiales

Ir Insert » Symbols » Special Characterspara ver los caracteres especiales disponibles. Puede ver muchos caracteres especiales disponibles allí, como Copyright, Registrado, etc.

Seleccione el carácter especial que desea agregar y haga clic en insertar, para usar el carácter especial.

Agregar comentario a la celda

Agregar comentarios a la celda ayuda a comprender el propósito de la celda, qué entrada debe tener, etc. Ayuda en la documentación adecuada.

Para agregar un comentario a una celda, seleccione la celda y realice cualquiera de las acciones que se mencionan a continuación.

• Elija Revisar »Comentarios» Nuevo comentario.
• Haga clic con el botón derecho en la celda y elija Insertar comentario de las opciones disponibles.
• Presione Mayús + F2.

Inicialmente, un comentario consiste en el nombre de usuario de la computadora. Tienes que modificarlo con texto para el comentario de la celda.

Modificar comentario

Puede modificar el comentario que ha introducido antes como se menciona a continuación.

• Seleccione la celda en la que aparece el comentario.
• Haga clic con el botón derecho en la celda y elija Editar comentario de las opciones disponibles.
• Modifica el comentario.

Dar formato al comentario

Hay varias opciones de formato disponibles para comentarios. Para formatear un comentario,Right click on cell » Edit comment » Select comment » Right click on it » Format comment. Con el formato del comentario, puede cambiar el color, la fuente, el tamaño, etc. del comentario.

Cajas de texto

Los cuadros de texto son objetos gráficos especiales que combinan el texto con un objeto gráfico rectangular. Los cuadros de texto y los comentarios de las celdas son similares al mostrar el texto en un cuadro rectangular. Pero los cuadros de texto siempre están visibles, mientras que los comentarios de celda se vuelven visibles después de seleccionar la celda.

Agregar cuadros de texto

Para agregar un cuadro de texto, realice las siguientes acciones.

• Elija Insertar »Cuadro de texto» elija cuadro de texto o dibuje.

Inicialmente, el comentario consta del nombre de usuario de la computadora. Tienes que modificarlo con texto para el comentario de la celda.

Cuadro de texto de formato

Después de haber agregado el cuadro de texto, puede formatearlo cambiando la fuente, el tamaño de fuente, el estilo de fuente y la alineación, etc. Veamos algunas de las opciones importantes para dar formato a un cuadro de texto.

• Fill- Especifica el relleno del cuadro de texto como Sin relleno, relleno sólido. También especifica la transparencia del relleno del cuadro de texto.

• Line Colour - Especifica el color de la línea y la transparencia de la línea.

• Line Style - Especifica el estilo y el ancho de la línea.

• Size - Especifica el tamaño del cuadro de texto.

• Properties - Especifica algunas propiedades del cuadro de texto.

• Text Box - Especifica el diseño del cuadro de texto, la opción de ajuste automático y los márgenes internos.

Deshacer cambios

Puede revertir casi todas las acciones en Excel utilizando el comando Deshacer. Podemos deshacer los cambios de dos formas siguientes.

• Desde la barra de herramientas de acceso rápido »Haga clic en Deshacer.
• Presione Control + Z.

Puede revertir los efectos de las últimas 100 acciones que realizó ejecutando Deshacer más de una vez. Si hace clic en la flecha del lado derecho del botón Deshacer, verá una lista de las acciones que puede revertir. Haga clic en un elemento de esa lista para deshacer esa acción y todas las acciones posteriores que realizó.

Rehacer cambios

Puede revertir nuevamente la acción realizada con deshacer en Excel usando el comando Rehacer. Podemos rehacer cambios de dos formas siguientes.

• Desde la barra de herramientas de acceso rápido »Haga clic en Rehacer.
• Presione Control + Y.

Formateo de celda

La celda de MS Excel puede contener diferentes tipos de datos como números, moneda, fechas, etc. Puede configurar el tipo de celda de varias formas como se muestra a continuación:

• Haga clic derecho en la celda »Dar formato a celdas» Número.
• Haga clic en la cinta de la cinta.

Varios formatos de celda

A continuación se muestran los distintos formatos de celda.

• General - Este es el formato de celda predeterminado de Cell.

• Number - Esto muestra la celda como un número con separador.

• Currency - Esto muestra la celda como moneda, es decir, con el signo de moneda.

• Accounting - Similar a la moneda, utilizado con fines contables.

• Date- Varios formatos de fecha están disponibles bajo este como 17-09-2013, 17 ^th -Sep-2013, etc.

• Time - Varios formatos de hora están disponibles bajo esto, como 13.30, 13.30, etc.

• Percentage - Esto muestra la celda como porcentaje con posiciones decimales como 50,00%.

• Fraction - Esto muestra la celda como fracción como 1/4, 1/2, etc.

• Scientific - Esto muestra la celda como exponencial como 5.6E + 01.

• Text - Esto muestra la celda como texto normal.

• Special - Formatos especiales de celular como código postal, número de teléfono.

• Custom - Puede utilizar un formato personalizado utilizando este.

Puede asignar cualquiera de las fuentes instaladas para su impresora a celdas en una hoja de trabajo.

Configuración de fuente desde casa

Puede establecer la fuente del texto seleccionado desde Home » Font group » select the font.

Configuración de fuente desde formato de diálogo de celda

• Haga clic con el botón derecho en la celda »Dar formato a celdas» Ficha Fuente
• Presione Control + 1 o Mayús + Control + F

Puede cambiar la decoración del texto de la celda para cambiar su apariencia.

Decoración de texto

Hay varias opciones disponibles en la pestaña Inicio de la cinta, como se menciona a continuación.

• Bold - Pone el texto en negrita eligiendo Home » Font Group » Click B o presione Control + B.

• Italic - Pone el texto en cursiva eligiendo Home » Font Group » Click I o presione Control + I.

• Underline - Hace que el texto esté subrayado eligiendo Home » Font Group » Click U o presione Control + U.

• Double Underline - Hace que el texto se resalte como doble subrayado al elegir Home » Font Group » Click arrow near U » Select Double Underline.

Más opciones de decoración de texto

Hay más opciones disponibles para la decoración de texto en Celdas de formato »Ficha Fuente» Celdas de efectos como se menciona a continuación.

• Strike-through - Golpea el texto en el centro verticalmente.

• Super Script - Hace que el contenido aparezca como un superguión.

• Sub Script - Hace que el contenido aparezca como un subguión.

Puede rotar la celda en cualquier grado para cambiar la orientación de la celda.

Celda giratoria desde la pestaña Inicio

Clickea en el orientation en el Home tab. Elija las opciones disponibles como Ángulo en sentido antihorario, Ángulo en sentido horario, etc.

Celda giratoria desde celda de formato

Haga clic derecho en la celda. Elija Dar formato a celdas »Alineación» Establecer el grado de rotación.

Puede cambiar el color de fondo de la celda o el color del texto.

Cambiar el color de fondo

Por defecto, el color de fondo de la celda es blanco en MS Excel. Puede cambiarlo según su necesidad desdeHome tab » Font group » Background color.

Cambiar el color de primer plano

De forma predeterminada, el color de primer plano o del texto es negro en MS Excel. Puede cambiarlo según su necesidad desdeHome tab » Font group » Foreground color.

También puede cambiar el color de primer plano seleccionando la celda Right click » Format cells » Font Tab » Color.

Si no le gusta la alineación predeterminada de la celda, puede realizar cambios en la alineación de la celda. A continuación se muestran las diversas formas de hacerlo.

Cambiar alineación desde la pestaña Inicio

Puede cambiar la alineación horizontal y vertical de la celda. De forma predeterminada, Excel alinea los números a la derecha y el texto a la izquierda. Haga clic en la opción disponible en el grupo Alineación en la pestaña Inicio para cambiar la alineación.

Cambiar la alineación de las celdas de formato

Haga clic derecho en la celda y elija formato de celda. En el diálogo de formato de celdas, elijaAlignment Tab. Seleccione las opciones disponibles de las opciones Alineación vertical y Alineación horizontal.

Explorando las opciones de alineación

1. Horizontal Alignment - Puede establecer la alineación horizontal a izquierda, centro, derecha, etc.

• Left - Alinea el contenido de la celda al lado izquierdo de la celda.

• Center - Centra el contenido de la celda en la celda.

• Right - Alinea el contenido de la celda al lado derecho de la celda.

• Fill - Repite el contenido de la celda hasta que se llena el ancho de la celda.

• Justify- Justifica el texto a la izquierda y derecha de la celda. Esta opción es aplicable solo si la celda tiene el formato de texto ajustado y usa más de una línea.

2. Vertical Alignment - Puede establecer la alineación vertical en la parte superior, media, inferior, etc.

• Top Alinea el contenido de la celda con la parte superior de la celda.

• Center Centra el contenido de la celda verticalmente en la celda.

• Bottom Alinea el contenido de la celda con la parte inferior de la celda.

• JustifyJustifica el texto verticalmente en la celda; esta opción es aplicable solo si la celda tiene el formato de texto ajustado y usa más de una línea.

Combinar células

MS Excel le permite combinar dos o más celdas. Cuando fusiona celdas, no combina el contenido de las celdas. Más bien, combina un grupo de celdas en una sola celda que ocupa el mismo espacio.

Puede fusionar celdas de varias formas, como se menciona a continuación.

• Escoger Merge & Center controlen la cinta, que es más simple. Para fusionar celdas, seleccione las celdas que desea fusionar y luego haga clic en el botón Fusionar y centrar.

• Escoger Alignment tab del cuadro de diálogo Formato de celdas para fusionar las celdas.

Opciones adicionales

los Home » Alignment group » Merge & Center control contiene una lista desplegable con estas opciones adicionales:

• Merge Across - Cuando se selecciona un rango de varias filas, este comando crea varias celdas combinadas, una para cada fila.

• Merge Cells - Fusiona las celdas seleccionadas sin aplicar el atributo Centro.

• Unmerge Cells - Elimina las celdas seleccionadas.

Ajustar texto y encoger para ajustar

Si el texto es demasiado ancho para ajustarse al ancho de la columna pero no desea que el texto se extienda a las celdas adyacentes, puede usar la opción Ajustar texto o la opción Reducir para ajustar para acomodar ese texto.

Aplicar bordes

MS Excel le permite aplicar bordes a las celdas. Para aplicar el borde, seleccione el rango de celdasRight Click » Format cells » Border Tab » Select the Border Style.

A continuación, puede aplicar el borde mediante la pestaña Inicio »Grupo de fuentes» Aplicar bordes.

Aplicar sombreado

Puede agregar sombreado a la celda desde el Home tab » Font Group » Select the Color.

Formatear celdas

En MS Excel, puede aplicar formato a la celda o rango de celdas mediante Right Click » Format cells » Select the tab. Hay varias pestañas disponibles como se muestra a continuación

Alternativa a la colocación de fondo

• Number- Puede establecer el formato de la celda según el contenido de la celda. Encuentre un tutorial sobre esto en MS Excel - Configuración del tipo de celda .

• Alignment- Puede establecer la alineación del texto en esta pestaña. Encuentre un tutorial sobre esto en MS Excel - Text Alignments .

• Font- Puede configurar la fuente del texto en esta pestaña.Encuentre un tutorial sobre esto en MS Excel - Configuración de fuentes .

• Border- Puede establecer el borde de la celda con esta pestaña.Encuentre un tutorial sobre esto en MS Excel - Borders and Shades .

• Fill- Puede establecer el relleno de la celda con esta pestaña. Encuentre un tutorial sobre esto en MS Excel - Borders and Shades .

• Protection - Puede configurar la opción de protección de la celda con esta pestaña.

Opciones de hoja

MS Excel proporciona varias opciones de hoja para fines de impresión, ya que generalmente las líneas de cuadrícula de celda no se imprimen. Si desea que su impresión incluya las líneas de cuadrícula, elijaPage Layout » Sheet Options group » Gridlines » Check Print.

Opciones en el diálogo Opciones de hoja

• Print Area - Puede configurar el área de impresión con esta opción.

• Print Titles - Puede configurar los títulos para que aparezcan en la parte superior de las filas y a la izquierda en las columnas.

• Print -

  • Gridlines - Líneas de cuadrícula que aparecerán al imprimir la hoja de trabajo.

  • Black & White - Seleccione esta casilla de verificación para que su impresora a color imprima el gráfico en blanco y negro.

  • Draft quality - Seleccione esta casilla de verificación para imprimir el gráfico utilizando la configuración de calidad de borrador de su impresora.

  • Rows & Column Heading - Seleccione esta casilla de verificación para imprimir filas y encabezados de columna.

• Page Order -

  • Down, then Over - Imprime las páginas inferiores primero y luego las páginas correctas.

  • Over, then Down - Imprime las páginas de la derecha primero y luego viene a imprimir las páginas de abajo.

Márgenes

Los márgenes son las áreas no impresas a lo largo de los lados, la parte superior e inferior de una página impresa. Todas las páginas impresas en MS Excel tienen los mismos márgenes. No puede especificar diferentes márgenes para diferentes páginas.

Puede establecer los márgenes de varias formas, como se explica a continuación.

• Elija Diseño de página »Configuración de página» Márgenes en la lista desplegable, puede seleccionar Normal, Ancho, Estrecho o la configuración personalizada.

• Estas opciones también están disponibles cuando elige File » Print.

Si ninguna de estas configuraciones funciona, elija Márgenes personalizados para mostrar la pestaña Márgenes del cuadro de diálogo Configurar página, como se muestra a continuación.

Centrar en la página

De forma predeterminada, Excel alinea la página impresa en los márgenes superior e izquierdo. Si desea que la salida se centre vertical u horizontalmente, seleccione la casilla de verificación correspondiente en la sección Centrar en la página de la pestaña Márgenes como se muestra en la captura de pantalla anterior.

Orientación de la página

La orientación de la página se refiere a cómo se imprime la salida en la página. Si cambia la orientación, los saltos de página en pantalla se ajustan automáticamente para adaptarse a la nueva orientación del papel.

Tipos de orientación de página

• Portrait - Vertical para imprimir páginas altas (predeterminado).

• Landscape- Horizontal para imprimir páginas anchas. La orientación horizontal es útil cuando tiene una amplia gama que no cabe en una página orientada verticalmente.

Cambiar la orientación de la página

• Elija Diseño de página »Configuración de página» Orientación »Vertical u Horizontal.

• Elija Archivo »Imprimir.

Encabezado y pié de página

Un encabezado es la información que aparece en la parte superior de cada página impresa y un pie de página es la información que aparece en la parte inferior de cada página impresa. De forma predeterminada, los libros nuevos no tienen encabezados ni pies de página.

Agregar encabezado y pie de página

• Elija el cuadro de diálogo Configurar página »pestaña Encabezado o Pie de página.

Puede elegir el encabezado y pie de página predefinidos o crear los personalizados.

• &[Page] - Muestra el número de página.

• &[Pages] - Muestra el número total de páginas que se imprimirán.

• &[Date] - Muestra la fecha actual.

• &[Time] - Muestra la hora actual.

• &[Path]&[File] - Muestra la ruta completa y el nombre de archivo del libro.

• &[File] - Muestra el nombre del libro de trabajo.

• &[Tab] - Muestra el nombre de la hoja.

Otras opciones de encabezado y pie de página

Cuando se selecciona un encabezado o pie de página en la vista Diseño de página, Header & Footer » Design » Options grupo contiene controles que le permiten especificar otras opciones -

• Different First Page - Marque esta opción para especificar un encabezado o pie de página diferente para la primera página impresa.

• Different Odd & Even Pages - Marque esta opción para especificar un encabezado o pie de página diferente para las páginas pares e impares.

• Scale with Document- Si está marcado, se ajustará el tamaño de fuente en el encabezado y pie de página. En consecuencia, si el documento se escala cuando se imprime. Esta opción está activada de forma predeterminada.

• Align with Page Margins- Si está marcado, el encabezado y pie de página izquierdos se alinearán con el margen izquierdo, y el encabezado y pie de página derechos se alinearán con el margen derecho. Esta opción está activada de forma predeterminada.

Saltos de página

Si no desea que una fila se imprima en una página por sí sola o no desea que una fila de encabezado de tabla sea la última línea de una página. MS Excel le brinda un control preciso sobrepage breaks.

MS Excel maneja los saltos de página automáticamente, pero a veces es posible que desee forzar un salto de página either a vertical or a horizontal one. para que el informe se imprima de la forma que desee.

Por ejemplo, si su hoja de trabajo consta de varias secciones distintas, es posible que desee imprimir cada sección en una hoja de papel separada.

Insertar saltos de página

Insert Horizontal Page Break- Por ejemplo, si desea que la fila 14 sea la primera fila de una nueva página, seleccione la celda A14. Entonces escogePage Layout » Page Setup Group » Breaks» Insert Page Break.

Insert vertical Page break - En este caso, asegúrese de colocar el puntero en la fila 1. Elija Page Layout » Page Setup » Breaks » Insert Page Break para crear el salto de página.

Eliminar saltos de página

• Remove a page break you’ve added - Mueva el puntero de celda a la primera fila debajo del salto de página manual y luego seleccione Diseño de página »Configurar página» Saltos »Eliminar salto de página.

• Remove all manual page breaks - Elija Diseño de página »Configuración de página» Saltos »Restablecer todos los saltos de página.

Imagen de fondo

Desafortunadamente, no puede tener una imagen de fondo en sus impresiones. Puede que hayas notado laPage Layout » Page Setup » Background command.Este botón muestra un cuadro de diálogo que le permite seleccionar una imagen para mostrar como fondo. Colocar este control entre los otros comandos relacionados con la impresión es muy engañoso. Las imágenes de fondo colocadas en una hoja de trabajo nunca se imprimen.

Alternativa a la colocación de fondo

• Puede insertar una forma, WordArt o una imagen en su hoja de trabajo y luego ajustar su transparencia. Luego copie la imagen en todas las páginas impresas.

• Puede insertar un objeto en el encabezado o pie de página de una página.

Paneles de congelación

Si configura una hoja de trabajo con encabezados de fila o columna, estos encabezados no serán visibles cuando se desplaza hacia abajo o hacia la derecha. MS Excel proporciona una solución práctica a este problema con los paneles de congelación. Los paneles de congelación mantienen los encabezados visibles mientras se desplaza por la hoja de trabajo.

Usando Freeze Panes

Siga los pasos que se mencionan a continuación para congelar los paneles.

• Seleccione la primera fila o la primera columna o la fila de abajo, que desea congelar, o la columna a la derecha del área, que desea congelar.

• Escoger View Tab » Freeze Panes.

• Seleccione la opción adecuada -

  • Freeze Panes - Para congelar zona de células.

  • Freeze Top Row - Para congelar la primera fila de la hoja de trabajo.

  • Freeze First Column - Para congelar la primera columna de la hoja de trabajo.

• Si ha seleccionado Congelar fila superior, puede ver que la primera fila aparece en la parte superior, después de desplazarse también. Vea la captura de pantalla a continuación.

Descongelar paneles

Para descongelar Panes, elija View Tab » Unfreeze Panes.

Formato condicional

La función de formato condicional de MS Excel 2010 le permite formatear un rango de valores para que los valores fuera de ciertos límites se formatee automáticamente.

Escoger Home Tab » Style group » Conditional Formatting dropdown.

Varias opciones de formato condicional

• Highlight Cells Rules - Abre un menú de continuación con varias opciones para definir las reglas de formato que resaltan las celdas en la selección de celda que contienen ciertos valores, texto o fechas, o que tienen valores mayores o menores que un valor en particular, o que caen dentro de un determinado rangos de valores.

Suponga que desea buscar una celda con Cantidad 0 y marcarla como roja. Elija Rango de celda »Ficha Inicio» Desplegable de formato condicional »Resaltar reglas de celda» Igual a.

Después de hacer clic en Aceptar, las celdas con valor cero se marcan en rojo.

• Top/Bottom Rules - Abre un menú de continuación con varias opciones para definir las reglas de formato que resaltan los valores superiores e inferiores, los porcentajes y los valores promedio por encima y por debajo de la selección de celda.

Suponga que desea resaltar las filas del 10% superior. Puede hacerlo con estas reglas Superior / Inferior.

• Data Bars - Abre una paleta con diferentes barras de datos de color que puede aplicar a la selección de celda para indicar sus valores relativos entre sí haciendo clic en la miniatura de la barra de datos.

Con estos datos de formato condicional, aparecerán barras en cada celda.

• Color Scales - Abre una paleta con diferentes escalas de tres y dos colores que puede aplicar a la selección de celdas para indicar sus valores relativos entre sí haciendo clic en la miniatura de la escala de colores.

Vea la captura de pantalla a continuación con escalas de color, formato condicional aplicado.

• Icon Sets - Abre una paleta con diferentes conjuntos de iconos que puede aplicar a la selección de celda para indicar sus valores relativos entre sí haciendo clic en el conjunto de iconos.

Vea la siguiente captura de pantalla con el formato condicional de Conjuntos de iconos aplicado.

• New Rule - Abre el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, donde define una regla de formato condicional personalizada para aplicar a la selección de celda.

• Clear Rules - Abre un menú de continuación, donde puede eliminar las reglas de formato condicional para la selección de celdas haciendo clic en la opción Celdas seleccionadas, para la hoja de trabajo completa haciendo clic en la opción Hoja completa, o solo para la tabla de datos actual haciendo clic en la opción Esta tabla .

• Manage Rules - Abre el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional, donde puede editar y eliminar reglas particulares, así como ajustar su precedencia de reglas moviéndolas hacia arriba o hacia abajo en el cuadro de lista Reglas.

Fórmulas en MS Excel

Las fórmulas son la hoja de trabajo Pan y mantequilla. Sin fórmula, la hoja de trabajo será una simple representación tabular de datos. Una fórmula consta de un código especial que se ingresa en una celda. Realiza algunos cálculos y devuelve un resultado, que se muestra en la celda.

Las fórmulas utilizan una variedad de operadores y funciones de hoja de trabajo para trabajar con valores y texto. Los valores y el texto utilizados en las fórmulas se pueden ubicar en otras celdas, lo que facilita el cambio de datos y da a las hojas de trabajo su naturaleza dinámica. Por ejemplo, puede cambiar rápidamente los datos en una hoja de trabajo y las fórmulas funcionan.

Elementos de fórmulas

Una fórmula puede constar de cualquiera de estos elementos:

• Mathematical operators, such as +(for addition) and *(for multiplication)

  Example −

  • = A1 + A2 Suma los valores de las celdas A1 y A2.

• Values or text

  Example −

  • = 200 * 0.5 Multiplica 200 por 0.15. Esta fórmula usa solo valores y siempre devuelve el mismo resultado que 100.

• Cell references (including named cells and ranges)

  Example -

  • = A1 = C12 Compara la celda A1 con la celda C12. Si las celdas son idénticas, la fórmula devuelve VERDADERO; de lo contrario, devuelve FALSE.

• Worksheet functions (such as SUMor AVERAGE)

  Example -

  • = SUMA (A1: A12) Agrega los valores en el rango A1: A12.

Creando Fórmula

Para crear una fórmula, debe escribir en la barra de fórmulas. La fórmula comienza con el signo '='. Al crear fórmulas manualmente, puede escribir las direcciones de las celdas o señalarlas en la hoja de trabajo. Utilizando elPointing methodproporcionar las direcciones de celda para fórmulas es a menudo un método más fácil y poderoso de construcción de fórmulas. Cuando usa funciones integradas, hace clic en la celda o arrastra a través del rango de celdas que desea usar al definir los argumentos de la función en el cuadro de diálogo Argumentos de función. Vea la captura de pantalla a continuación.

Tan pronto como complete una entrada de fórmula, Excel calcula el resultado, que luego se muestra dentro de la celda dentro de la hoja de trabajo (el contenido de la fórmula, sin embargo, sigue siendo visible en la barra de fórmulas cada vez que la celda está activa). Si comete un error en la fórmula que impide que Excel pueda calcular la fórmula, Excel muestra un cuadro de diálogo de Alerta que sugiere cómo solucionar el problema.

Copiar fórmulas en MS Excel

Copiar fórmulas es una de las tareas más comunes que realiza en una hoja de cálculo típica que se basa principalmente en fórmulas. Cuando una fórmula usa referencias de celda en lugar de valores constantes, Excel realiza la tarea de copiar una fórmula original en cada lugar que requiera una fórmula similar.

Direcciones de celda relativas

MS Excel lo hace ajustando automáticamente las referencias de celda en la fórmula original para adaptarse a la posición de las copias que realiza. Lo hace a través de un sistema conocido comorelative cell addresses, donde las referencias de columna en la dirección de celda en la fórmula cambian para adaptarse a su nueva posición de columna y las referencias de fila cambian para adaptarse a su nueva posición de fila.

Veamos esto con la ayuda del ejemplo. Supongamos que queremos la suma de todas las filas en la última, a continuación, vamos a escribir una fórmula para la primera columna es decir B. Queremos suma de las filas de 3 a 8 en el 9 ^º fila.

Después de escribir la fórmula en la 9 ^ª fila, podemos arrastrar al resto de columnas y la fórmula se copia. Después de arrastrar, podemos ver la fórmula en las columnas restantes como se muestra a continuación.

• column C : = SUMA (C3: C8)

• column D : = SUMA (D3: D8)

• column E : = SUMA (E3: E8)

• column F : = SUMA (F3: F8)

• column G : = SUMA (G3: G8)

Referencias de celda en fórmulas

La mayoría de las fórmulas que crea incluyen referencias a celdas o rangos. Estas referencias permiten que sus fórmulas trabajen dinámicamente con los datos contenidos en esas celdas o rangos. Por ejemplo, si su fórmula se refiere a la celda C2 y cambia el valor contenido en C2, el resultado de la fórmula refleja el nuevo valor automáticamente. Si no usó referencias en sus fórmulas, necesitaría editar las propias fórmulas para cambiar los valores usados ​​en las fórmulas.

Cuando usa una referencia de celda (o rango) en una fórmula, puede usar tres tipos de referencias: referencias relativas, absolutas y mixtas.

Referencias de celda relativa

Las referencias de fila y columna pueden cambiar cuando copia la fórmula en otra celda porque las referencias son en realidad compensaciones de la fila y columna actuales. De forma predeterminada, Excel crea referencias de celda relativas en fórmulas.

Referencias de celda absoluta

Las referencias de fila y columna no cambian cuando copia la fórmula porque la referencia es a una dirección de celda real. Una referencia absoluta usa dos signos de dólar en su dirección: uno para la letra de la columna y otro para el número de fila (por ejemplo, $ A $ 5).

Referencias de celdas mixtas

Tanto la referencia de fila como de columna es relativa y la otra es absoluta. Solo una de las partes de la dirección es absoluta (por ejemplo, $ A5 o A $ 5).

Funciones en fórmula

Muchas fórmulas que crea utilizan funciones de hoja de trabajo disponibles. Estas funciones le permiten mejorar en gran medida el poder de sus fórmulas y realizar cálculos que son difíciles si usa solo los operadores. Por ejemplo, puede utilizar la función LOG o SIN para calcular el logaritmo o la relación Sin. No puede hacer este cálculo complicado utilizando solo los operadores matemáticos.

Usar funciones

Cuando escribe = signo y luego escribe cualquier alfabeto, verá las funciones buscadas como se muestra a continuación.

Suponga que necesita determinar el valor más grande en un rango. Una fórmula no puede darte la respuesta sin usar una función. Usaremos la fórmula que usa la función MAX para devolver el valor más grande en el rango B3: B8 como=MAX(A1:D100).

Otro ejemplo de funciones. Suponga que desea averiguar si la celda del mes es mayor que 1900, entonces podemos darle un bono al representante de ventas. Lo podemos lograr escribiendo fórmula con funciones SI como=IF(B9>1900,"Yes","No")

Argumentos de función

En los ejemplos anteriores, es posible que haya notado que todas las funciones usaban paréntesis. La información entre paréntesis es la lista de argumentos.

Las funciones varían en la forma en que usan los argumentos. Dependiendo de lo que tenga que hacer, una función puede usar.

• No arguments - Ejemplos: ahora (), fecha (), etc.

• One argument - SUPERIOR (), INFERIOR (), etc.

• A fixed number of arguments - SI (), MAX (), MIN (), PROMEDIO (), etc.

• Infinite number of arguments

• Optional arguments

Funciones integradas

MS Excel tiene muchas funciones integradas, que podemos usar en nuestra fórmula. Para ver todas las funciones por categoría, elijaFormulas Tab » Insert Function. A continuación, aparece el cuadro de diálogo Insertar función desde el que podemos elegir la función.

Funciones por categorías

Veamos algunas de las funciones integradas en MS Excel.

• Text Functions

  • LOWER - Convierte todos los caracteres en una cadena de texto proporcionada a minúsculas

  • UPPER - Convierte todos los caracteres en una cadena de texto proporcionada a mayúsculas

  • TRIM - Elimina espacios duplicados y espacios al principio y al final de una cadena de texto

  • CONCATENATE - Une dos o más cadenas de texto.

  • LEFT - Devuelve un número específico de caracteres desde el principio de una cadena de texto proporcionada.

  • MID - Devuelve un número específico de caracteres de la mitad de una cadena de texto proporcionada

  • RIGHT : Devuelve un número especificado de caracteres desde el final de una cadena de texto proporcionada.

  • LEN - Devuelve la longitud de una cadena de texto proporcionada

  • FIND - Devuelve la posición de un carácter proporcionado o una cadena de texto desde dentro de una cadena de texto proporcionada (distingue entre mayúsculas y minúsculas).

• Date & Time

  • DATE - Devuelve una fecha, de un año, mes y día proporcionado por el usuario.

  • TIME - Devuelve una hora, a partir de una hora, minuto y segundo proporcionados por el usuario.

  • DATEVALUE - Convierte una cadena de texto que muestra una fecha en un número entero que representa la fecha en el código de fecha y hora de Excel.

  • TIMEVALUE - Convierte una cadena de texto que muestra una hora en un decimal que representa la hora en Excel.

  • NOW - Devuelve la fecha y hora actuales.

  • TODAY - Devuelve la fecha de hoy.

• Statistical

  • MAX : Devuelve el valor más grande de una lista de números proporcionados.

  • MIN : Devuelve el valor más pequeño de una lista de números proporcionados.

  • AVERAGE - Devuelve el promedio de una lista de números proporcionados.

  • COUNT - Devuelve el número de valores numéricos en un conjunto de celdas o valores proporcionado.

  • COUNTIF - Devuelve el número de celdas (de un rango proporcionado), que satisface un criterio dado.

  • SUM - Devuelve la suma de una lista de números proporcionada

• Logical

  • AND - Prueba una serie de condiciones definidas por el usuario y devuelve VERDADERO si TODAS las condiciones se evalúan como VERDADERO, o FALSO en caso contrario

  • OR - Prueba una serie de condiciones definidas por el usuario y devuelve VERDADERO si CUALQUIERA de las condiciones se evalúa como VERDADERO, o FALSO en caso contrario.

  • NOT - Devuelve un valor lógico que es el opuesto de una expresión o valor lógico proporcionado por el usuario, es decir, devuelve FALSE si el argumento proporcionado es TRUE y devuelve TRUE si el argumento proporcionado es FAL

• Math & Trig

  • ABS - Devuelve el valor absoluto (es decir, el módulo) de un número proporcionado.

  • SIGN - Devuelve el signo (+1, -1 o 0) de un número proporcionado.

  • SQRT - Devuelve la raíz cuadrada positiva de un número dado.

  • MOD - Devuelve el resto de una división entre dos números proporcionados.

Filtros en MS Excel

El filtrado de datos en MS Excel se refiere a mostrar solo las filas que cumplen ciertas condiciones. (Las otras filas se ocultan).

Con los datos de la tienda, si está interesado en ver datos en los que el tamaño del zapato es 36, puede configurar el filtro para hacer esto. Siga los pasos mencionados a continuación para hacer esto.

• Coloque un cursor en la fila de encabezado.

• Escoger Data Tab » Filter para configurar el filtro.

• Haga clic en la flecha desplegable en el Encabezado de fila de área y quite la marca de verificación de Seleccionar todo, que anula la selección de todo.

• Luego, seleccione la marca de verificación para el tamaño 36 que filtrará los datos y mostrará los datos del tamaño del zapato 36.

• Faltan algunos números de fila; estas filas contienen los datos filtrados (ocultos).

• Hay una flecha desplegable en la columna Área que ahora muestra un gráfico diferente: un icono que indica que la columna está filtrada.

Usando múltiples filtros

Puede filtrar los registros por múltiples condiciones, es decir, por múltiples valores de columna. Suponga que después de filtrar el tamaño 36, necesita tener el filtro donde el color es igual a Café. Después de configurar el filtro para Tamaño del zapato, elija la columna Color y luego configure el filtro para el color.

Clasificación en MS Excel

La clasificación de datos en MS Excel reordena las filas en función del contenido de una columna en particular. Es posible que desee ordenar una tabla para poner los nombres en orden alfabético. O tal vez desee ordenar los datos por Cantidad de menor a mayor o de mayor a menor.

Para ordenar los datos, siga los pasos que se mencionan a continuación.

• Seleccione la columna por la que desea ordenar los datos.
• Aparece el cuadro de diálogo Elija la pestaña Datos »Ordenar debajo.

• Si desea ordenar los datos según una columna seleccionada, elija Continue with the selection o si desea ordenar en función de otras columnas, elija Expand Selection.

• Puede ordenar según las condiciones siguientes.

  • Values - Alfabéticamente o numéricamente.

  • Cell Color - Basado en el color de la celda.

  • Font Color - Basado en el color de la fuente.

  • Cell Icon - Basado en el icono de celda.

• Al hacer clic en Aceptar se ordenarán los datos.

La opción de clasificación también está disponible en la pestaña Inicio. Elija la pestaña Inicio »Ordenar y filtrar. Puede ver el mismo cuadro de diálogo para ordenar registros.

Rangos en MS Excel

Una celda es un solo elemento en una hoja de trabajo que puede contener un valor, texto o una fórmula. Una celda se identifica por su dirección, que consta de la letra de la columna y el número de la fila. Por ejemplo, la celda B1 es la celda de la segunda columna y la primera fila.

Un grupo de celdas se llama rango. Usted designa una dirección de rango especificando su dirección de celda superior izquierda y su dirección de celda inferior derecha, separadas por dos puntos.

Ejemplo de rangos -

• C24 - Un rango que consta de una sola celda.

• A1:B1 - Dos celdas que ocupan una fila y dos columnas.

• A1:A100 - 100 celdas en la columna A.

• A1:D4 - 16 celdas (cuatro filas por cuatro columnas).

Seleccionar rangos

Puede seleccionar un rango de varias formas:

• Presione el botón izquierdo del mouse y arrastre, resaltando el rango. Luego suelte el botón del mouse. Si arrastra hasta el final de la pantalla, la hoja de trabajo se desplazará.

• Presione la tecla Shift mientras usa las teclas de navegación para seleccionar un rango.

• Presione F8 y luego mueva el puntero de celda con las teclas de navegación para resaltar el rango. Presione F8 nuevamente para que las teclas de navegación regresen al movimiento normal.

• Escriba la dirección de celda o rango en el cuadro Nombre y presione Entrar. Excel selecciona la celda o el rango que especificó.

Seleccionar filas y columnas completas

Cuando necesita seleccionar una fila o columna completa. Puede seleccionar filas y columnas enteras de la misma manera que selecciona rangos:

• Haga clic en el borde de la fila o columna para seleccionar una sola fila o columna.

• Para seleccionar varias filas o columnas adyacentes, haga clic en el borde de una fila o columna y arrastre para resaltar filas o columnas adicionales.

• Para seleccionar varias filas o columnas (no adyacentes), presione Ctrl mientras hace clic en los bordes de la fila o columna que desee.

Validación de datos

La función de validación de datos de MS Excel le permite configurar ciertas reglas que dictan lo que se puede ingresar en una celda. Por ejemplo, es posible que desee limitar la entrada de datos en una celda en particular a números enteros entre 0 y 10. Si el usuario realiza una entrada no válida, puede mostrar un mensaje personalizado como se muestra a continuación.

Criterios de validación

Para especificar el tipo de datos permitidos en una celda o rango, siga los pasos a continuación, que muestran las tres pestañas del cuadro de diálogo Validación de datos.

• Seleccione la celda o el rango.

• Elija Datos »Herramientas de datos» Validación de datos. Excel muestra su cuadro de diálogo Validación de datos que tiene 3 pestañas de configuración, Mensaje de entrada y Alerta de error.

Ficha Configuración

Aquí puede establecer el tipo de validación que necesita. Elija una opción de la lista desplegable Permitir. El contenido del cuadro de diálogo Validación de datos cambiará y mostrará controles según su elección.

• Any Value - Seleccionar esta opción elimina cualquier validación de datos existente.

• Whole Number - El usuario debe ingresar un número entero, por ejemplo, puede especificar que la entrada debe ser un número entero mayor o igual a 50.

• Decimal- El usuario debe ingresar un número. Por ejemplo, puede especificar que la entrada debe ser mayor o igual que 10 y menor o igual que 20.

• List- El usuario debe elegir de una lista de entradas que proporcione. Creará una lista desplegable con esta validación. Debe proporcionar rangos de entrada, luego esos valores aparecerán en el menú desplegable.

• Date- El usuario debe ingresar una fecha. Especifica un intervalo de fechas válido a partir de las opciones de la lista desplegable Datos. Por ejemplo, puede especificar que los datos ingresados ​​deben ser mayores o iguales al 1 de enero de 2013 y menores o iguales al 31 de diciembre de 2013.

• Time- El usuario debe ingresar una hora. Especifica un intervalo de tiempo válido a partir de las opciones de la lista desplegable Datos. Por ejemplo, puede especificar que los datos ingresados ​​deben ser posteriores a las 12:00 p.m.

• Text Length- La longitud de los datos (número de caracteres) es limitada. Especifique una longitud válida utilizando la lista desplegable Datos. Por ejemplo, puede especificar que la longitud de los datos ingresados ​​sea 1 (un solo carácter alfanumérico).

• Custom - Para utilizar esta opción, debe proporcionar una fórmula lógica que determine la validez de la entrada del usuario (una fórmula lógica devuelve VERDADERO o FALSO).

Ficha Mensaje de entrada

Puede configurar el mensaje de ayuda de entrada con esta pestaña. Complete el título y el mensaje de entrada de la pestaña Mensaje de entrada y el mensaje de entrada aparecerá cuando se seleccione la celda.

Ficha Alerta de error

Puede especificar un mensaje de error con esta pestaña. Complete el título y el mensaje de error. Seleccione el estilo del error como parada, advertencia o información según lo necesite.

Usar estilos en MS Excel

Con MS Excel 2010 Named styleshacen que sea muy fácil aplicar un conjunto de opciones de formato predefinidas a una celda o rango. Ahorra tiempo y asegura que el aspecto de las celdas sea consistente.

Un estilo puede constar de ajustes para hasta seis atributos diferentes:

• Formato numérico
• Fuente (tipo, tamaño y color)
• Alineación (vertical y horizontal)
• Borders
• Pattern
• Protección (bloqueada y oculta)

Ahora, veamos cómo los estilos son útiles. Suponga que aplica un estilo particular a unas veinte celdas esparcidas por su hoja de trabajo. Más tarde, se da cuenta de que estas celdas deben tener un tamaño de fuente de 12 puntos. en lugar de 14 pt. En lugar de cambiar cada celda, simplemente edite el estilo. Todas las celdas con ese estilo en particular cambian automáticamente.

Aplicar estilos

Escoger Home » Styles » Cell Styles. Tenga en cuenta que esta pantalla es una vista previa en vivo, es decir, cuando mueve el mouse sobre las opciones de estilo, la celda o rango seleccionado muestra temporalmente el estilo. Cuando vea un estilo que le guste, haga clic en él para aplicar el estilo a la selección.

Crear estilo personalizado en MS Excel

Podemos crear un nuevo estilo personalizado en Excel 2010. Para crear un nuevo estilo, siga estos pasos:

• Seleccione una celda y haga clic en Estilos de celda en la pestaña Inicio.
• Haga clic en Nuevo estilo de celda y asigne un nombre al estilo.
• Haga clic en Formato para aplicar formato a la celda.

• Después de aplicar el formato, haga clic en Aceptar. Esto agregará un nuevo estilo a los estilos. Puedes verlo enHome » Styles.

Uso de temas en MS Excel

Para ayudar a los usuarios a crear documentos de aspecto más profesional, MS Excel ha incorporado un concepto conocido como temas de documentos. Al usar temas, es fácil especificar los colores, las fuentes y una variedad de efectos gráficos en un documento. Y lo mejor de todo es que cambiar el aspecto completo de su documento es muy sencillo. Unos pocos clics del mouse es todo lo que se necesita para aplicar un tema diferente y cambiar el aspecto de su libro de trabajo.

Aplicación de temas

Escoger Page layout Tab » Themes Dropdown. Tenga en cuenta que esta pantalla es una vista previa en vivo, es decir, cuando mueve el mouse sobre el tema, muestra temporalmente el efecto del tema. Cuando vea un estilo que le guste, haga clic en él para aplicar el estilo a la selección.

Creación de un tema personalizado en MS Excel

Podemos crear un nuevo tema personalizado en Excel 2010. Para crear un nuevo estilo, siga estos pasos:

• Clickea en el save current theme option en Tema en la pestaña Diseño de página.

• Esto guardará el tema actual en la carpeta de Office.

• Puede explorar el tema más tarde para cargarlo.

Usar plantillas en MS Excel

La plantilla es esencialmente un modelo que sirve como base para algo. Una plantilla de Excel es un libro que se usa para crear otros libros.

Visualización de plantillas disponibles

Para ver las plantillas de Excel, elija File » Newpara mostrar la pantalla de plantillas disponibles en la vista Backstage. Puede seleccionar una plantilla almacenada en su disco duro o una plantilla de Microsoft Office Online. Si elige una plantilla de Microsoft Office Online, debe estar conectado a Internet para descargarla. La sección Plantillas de Office Online contiene varios iconos, que representan varias categorías de plantillas. Haga clic en un icono y verá las plantillas disponibles. Cuando selecciona una miniatura de plantilla, puede ver una vista previa en el panel derecho.

Plantillas en línea

Estos datos de plantilla están disponibles en línea en el servidor de Microsoft. Cuando seleccione la plantilla y haga clic en ella, descargará los datos de la plantilla del servidor de Microsoft y la abrirá como se muestra a continuación.

Usar plantillas en MS Excel

La plantilla es esencialmente un modelo que sirve como base para algo. Una plantilla de Excel es un libro que se usa para crear otros libros.

Visualización de plantillas disponibles

Para ver las plantillas de Excel, elija File » Newpara mostrar la pantalla de plantillas disponibles en la vista Backstage. Puede seleccionar una plantilla almacenada en su disco duro o una plantilla de Microsoft Office Online. Si elige una plantilla de Microsoft Office Online, debe estar conectado a Internet para descargarla. La sección Plantillas de Office Online contiene varios iconos, que representan varias categorías de plantillas. Haga clic en un icono y verá las plantillas disponibles. Cuando selecciona una miniatura de plantilla, puede ver una vista previa en el panel derecho.

Plantillas en línea

Estos datos de plantilla están disponibles en línea en el servidor de Microsoft. Cuando seleccione la plantilla y haga clic en ella, descargará los datos de la plantilla del servidor de Microsoft y la abrirá como se muestra a continuación.

Macros en MS Excel

Las macros le permiten automatizar casi cualquier tarea que pueda realizar en Excel 2010. Mediante el uso de la grabadora de macros de View Tab » Macro Dropdown Para registrar las tareas que realiza habitualmente, no solo acelera considerablemente el procedimiento, sino que tiene la seguridad de que cada paso de una tarea se realiza de la misma manera todas y cada una de las veces que realiza una tarea.

Para ver macros, elija View Tab » Macro dropdown.

Opciones de macro

La pestaña Ver contiene un botón de comando Macros al que aparece un menú desplegable que contiene las siguientes tres opciones.

• View Macros - Abre el cuadro de diálogo Macro donde puede seleccionar una macro para ejecutar o editar.

• Record Macro- Abre el cuadro de diálogo Grabar macro donde usted define la configuración para su nueva macro y luego inicia la grabadora de macros; esto es lo mismo que hacer clic en el botón Grabar macro en la barra de estado.

• Use Relative References - Utiliza direcciones de celda relativas al grabar una macro, lo que hace que la macro sea más versátil al permitirle ejecutarla en áreas de una hoja de trabajo distintas de las que se usaron originalmente en la grabación de la macro.

Crear macros

Puede crear macros de dos formas:

• Utilice la grabadora de macros de MS Excel para registrar sus acciones a medida que las realiza en una hoja de trabajo.

• Ingrese las instrucciones que desea seguir en un código VBA en el Editor de Visual Basic.

Ahora creemos una macro simple que automatizará la tarea de hacer que el contenido de la celda sea Negrita y aplique el color de la celda.

• Elija la pestaña Ver »menú desplegable Macro.
• Haga clic en Grabar macro como se muestra a continuación.

• Ahora comenzará la grabación de macros.

• Siga los pasos de acción que desee realizar repetidamente. Macro registrará esos pasos.

• Puede detener la grabación de macros una vez que haya terminado con todos los pasos.

Editar macro

Puede editar la macro creada en cualquier momento. La edición de macro lo llevará al editor de programación VBA.

Objetos gráficos en MS Excel

MS Excel admite varios tipos de objetos gráficos como la galería de formas, SmartArt, cuadro de texto y WordArt disponibles en la pestaña Insertar de la cinta de opciones. Insert Tab. Vea las capturas de pantalla a continuación para ver varios gráficos disponibles en MS Excel 2010.

Insertar forma

• Elija Insertar pestaña »menú desplegable Formas.

• Seleccione la forma que desea insertar. Haga clic en la forma para insertarla.

• Para editar la forma insertada, simplemente arrastre la forma con el mouse. Shape ajustará la forma.

Insertar arte inteligente

• Elija Insertar pestaña »SmartArt.

• Al hacer clic en SmartArt, se abrirá el diálogo SmartArt como se muestra a continuación en la captura de pantalla. Elija de la lista de SmartArts disponibles.

• Haga clic en SmartArt para insertarlo en la hoja de trabajo.

• Edite el SmartArt según sus necesidades.

Insertar imagen prediseñada

• Elija Insertar pestaña »Clip Art.

• Al hacer clic en Clip Art, se abrirá el cuadro de búsqueda como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Elija de la lista de imágenes prediseñadas disponibles.

• Haga clic en Clip Art para insertarlo en la hoja de trabajo.

Insertar Word Art

• Elija Insertar pestaña »WordArt.

• Seleccione el estilo de WordArt que le guste y haga clic en él para ingresar un texto en él.

Objetos gráficos en MS Excel

Cuando tiene información distribuida en varias hojas de cálculo diferentes, puede parecer una tarea abrumadora reunir todos estos diferentes conjuntos de datos en una lista o tabla significativa. Aquí es donde la función Vlookup entra en juego.

BUSCARV

VlookUp busca un valor verticalmente hacia abajo para la tabla de búsqueda. VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup) tiene 4 parámetros como se muestra a continuación.

• lookup_value- Es la entrada del usuario. Este es el valor que utiliza la función para buscar.

• The table_array- Es el área de celdas en la que se ubica la mesa. Esto incluye no solo la columna en la que se está buscando, sino también las columnas de datos para las que obtendrá los valores que necesita.

• Col_index_num - Es la columna de datos que contiene la respuesta que deseas.

• Range_lookup- Es un valor VERDADERO o FALSO. Cuando se establece en TRUE, la función de búsqueda proporciona la coincidencia más cercana a lookup_value sin pasar por lookup_value. Cuando se establece en FALSE, se debe encontrar una coincidencia exacta con lookup_value o la función devolverá # N / A. Tenga en cuenta que esto requiere que la columna que contiene lookup_value se formatee en orden ascendente.

Ejemplo de VLOOKUP

Veamos un ejemplo muy simple de referencias cruzadas de dos hojas de cálculo. Cada hoja de cálculo contiene información sobre el mismo grupo de personas. La primera hoja de cálculo tiene sus fechas de nacimiento y la segunda muestra su color favorito. ¿Cómo construimos una lista que muestre el nombre de la persona, su fecha de nacimiento y su color favorito? VLOOOKUP ayudará en este caso. En primer lugar, veamos los datos en ambas hojas.

Estos son los datos de la primera hoja.

Estos son datos en la segunda hoja.

Ahora, para encontrar el color favorito respectivo para esa persona en otra hoja, necesitamos buscar los datos. El primer argumento de VLOOKUP es el valor de búsqueda (en este caso es el nombre de la persona). El segundo argumento es la matriz de la tabla, que es la tabla en la segunda hoja de B2 a C11. El tercer argumento de BUSCARV es el número de índice de columna, que es la respuesta que estamos buscando. En este caso, es 2, el número de columna de color es 2. El cuarto argumento es Verdadero que devuelve una coincidencia parcial o falso que devuelve una coincidencia exacta. Después de aplicar la fórmula BUSCARV, calculará el color y los resultados se muestran a continuación.

Como puede ver en la captura de pantalla anterior, los resultados de BUSCARV han buscado color en la tabla de la segunda hoja. Ha devuelto # N / A en caso de que no se encuentre una coincidencia. En este caso, los datos de Andy no están presentes en la segunda hoja, por lo que devolvió # N / A.

Impresión rápida

Si desea imprimir una copia de una hoja de trabajo sin ajuste de diseño, use la opción Impresión rápida. Hay dos formas en las que podemos utilizar esta opción.

• Escoger File » Print (que muestra el panel Imprimir) y luego haga clic en el botón Imprimir.

• Presione Ctrl + P y luego haga clic en el botón Imprimir (o presione Entrar).

Ajuste de la configuración de configuración de página común

Puede ajustar la configuración de impresión disponible en el cuadro de diálogo Configurar página de diferentes formas, como se explica a continuación. Las opciones de configuración de página incluyen orientación de página, tamaño de página, márgenes de página, etc.

• La pantalla Imprimir en la vista Backstage, que se muestra cuando elige File » Print.

• los Page Layout tab de la cinta.

Elección de su impresora

Para cambiar a una impresora diferente, elija File » Print y use el control desplegable en la sección Impresora para seleccionar cualquier otra impresora instalada.

Especificar lo que desea imprimir

A veces, es posible que desee imprimir solo una parte de la hoja de trabajo en lugar de toda el área activa. EscogerFile » Print y use los controles en la sección Configuración para especificar qué imprimir.

• Active Sheets - Imprime la hoja u hojas activas que seleccionó.

• Entire Workbook - Imprime todo el libro de trabajo, incluidas las hojas de gráficos.

• Selection - Imprime solo el rango que seleccionó antes de elegir File » Print.

Libro de trabajo por correo electrónico

MS Excel le permite enviar el libro por correo electrónico con mucha facilidad. Para enviar el libro por correo electrónico a cualquier persona, siga los pasos que se mencionan a continuación.

• Escoger File » Save and Send. Básicamente, primero guarda el documento y luego los correos electrónicos.

• Haga clic en Enviar usando correo electrónico si su sistema de correo electrónico está configurado. MS Outlook se abrirá con el archivo adjunto en la ventana Nuevo correo electrónico. Puede enviar este libro por correo a cualquier persona con una dirección de correo electrónico válida.

Traducir hoja de trabajo

Puede traducir el texto escrito en un idioma diferente, como frases o párrafos, palabras individuales (utilizando el minitraductor) o traducir todo el archivo con MS Excel 2010.

La traducción está disponible en la pestaña de revisión de la cinta en MS Excel 2010. Puede traducir rápidamente la celda a un idioma diferente con esta opción.

Realización de la traducción paso a paso

• Seleccione el contenido que desea traducir a un idioma diferente.

• Escoger review tab » translation.

• Abrirá el panel desde el que puede seleccionar el idioma al que necesita traducir.

• Debe tener una conexión a Internet para realizar la traducción. Se traducirá utilizando Microsoft Translator.

• Haga clic en Insertar para aplicar los cambios de traducción.

Seguridad del libro de trabajo

Podemos aplicar seguridad al libro de trabajo mediante el concepto de protección disponible en la pestaña Revisar de la cinta. Las funciones relacionadas con la protección de MS Excel se dividen en tres categorías.

• Worksheet protection - Proteger una hoja de trabajo para que no se modifique o restringir las modificaciones a ciertos usuarios.

• Workbook protection - Proteger un libro de trabajo para que no se inserten o eliminen hojas, y también requiere el uso de una contraseña para abrir el libro.

Proteger la hoja de trabajo

Es posible que desee proteger una hoja de trabajo por diversas razones. Una razón es evitar que usted u otros eliminen accidentalmente las fórmulas u otros datos críticos. Un escenario común es proteger una hoja de trabajo, para que los datos se puedan cambiar, pero las fórmulas no se pueden cambiar.

Para proteger una hoja de trabajo, elija Review » Changes group » Protect Sheet. Excel muestra el cuadro de diálogo Proteger hoja. Tenga en cuenta que proporcionar una contraseña es opcional. Si ingresa una contraseña, se requerirá esa contraseña para desproteger la hoja de trabajo. Puede seleccionar varias opciones en las que se debe proteger la hoja. Supongamos que marcamos la opción Formato de celdas, luego Excel no permitirá formatear celdas.

Cuando alguien intenta formatear las celdas, obtendrá el error como se muestra en la captura de pantalla a continuación.

Para desproteger una hoja protegida, elija Review » Changes group » Unprotect Sheet. Si la hoja estaba protegida con una contraseña, se le pedirá que ingrese esa contraseña.

Protección de un libro de trabajo

Excel proporciona tres formas de proteger un libro.

• Requiere una contraseña para abrir el libro de trabajo.

• Evita que los usuarios agreguen hojas, borren hojas, oculten hojas y muestren hojas.

• Evita que los usuarios cambien el tamaño o la posición de las ventanas.

Requerir una contraseña para abrir un libro de trabajo

Excel le permite guardar un libro de trabajo con una contraseña. Después de hacerlo, quien intente abrir el libro de trabajo, debe ingresar la contraseña. Para agregar una contraseña a un libro de trabajo, siga estos pasos.

• Escoger File » Info » Protect Workbook » Encrypt With Password. Excel muestra el cuadro de diálogo Cifrar documento.

• Escriba una contraseña y haga clic en Aceptar.

• Vuelva a escribir la contraseña y haga clic en Aceptar.

• Guarde el libro de trabajo.

Para eliminar una contraseña de un libro, repita el mismo procedimiento. En el paso 2, sin embargo, elimine los símbolos de contraseña existentes.

Protección de la estructura y las ventanas del libro de trabajo

Para evitar que otros (o usted mismo) realicen determinadas acciones en un libro, puede proteger la estructura y las ventanas del libro. Cuando la estructura y las ventanas de un libro de trabajo están protegidas, el usuario no puede Agregar una hoja, Eliminar una hoja, Ocultar una hoja, mostrar una hoja, etc., y es posible que no se le permita cambiar el tamaño o la posición de las ventanas de un libro de trabajo, respectivamente.

Para proteger la estructura y las ventanas de una hoja de trabajo, siga los pasos que se mencionan a continuación.

• Escoger Review » Changes group » Protect Workbook para mostrar el cuadro de diálogo Proteger libro.

• En el cuadro de diálogo Proteger libro de trabajo, seleccione la casilla de verificación Estructura y la casilla de verificación Windows.

• (Opcional) Ingrese una contraseña.

• Haga clic en Aceptar.

Tablas de datos

En Excel, una tabla de datos es una forma de ver diferentes resultados modificando una celda de entrada en su fórmula. Las tablas de datos están disponibles enData Tab » What-If analysis dropdown » Data table en MS Excel.

Tabla de datos con ejemplo

Ahora, veamos el concepto de tabla de datos con un ejemplo. Suponga que tiene el precio y la cantidad de muchos valores. Además, tiene el descuento para eso como tercera variable para calcular el Precio Neto. Puede mantener el valor del precio neto en el formato de tabla organizado con la ayuda de la tabla de datos. Su precio corre horizontalmente hacia la derecha mientras que la cantidad corre verticalmente hacia abajo. Estamos utilizando una fórmula para calcular el precio neto como precio multiplicado por la cantidad menos el descuento total (cantidad * descuento por cada cantidad).

Ahora, para la creación de la tabla de datos, seleccione el rango de la tabla de datos. EscogerData Tab » What-If analysis dropdown » Data table. Le dará un diálogo solicitando la fila de entrada y la columna de entrada. Asigne la fila de entrada como celda de precio (en este caso, celda B3) y la columna de entrada como celda de cantidad (en este caso, celda B4). Vea la captura de pantalla a continuación.

Al hacer clic en Aceptar, se generará la tabla de datos como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Generará la fórmula de la tabla. Puede cambiar el precio horizontalmente o la cantidad verticalmente para ver el cambio en el Precio Neto.

Tablas dinamicas

Una tabla dinámica es esencialmente un informe de resumen dinámico generado a partir de una base de datos. La base de datos puede residir en una hoja de trabajo (en forma de tabla) o en un archivo de datos externo. Una tabla dinámica puede ayudar a transformar interminables filas y columnas de números en una presentación significativa de los datos. Las tablas dinámicas son una herramienta muy poderosa para el análisis resumido de los datos.

Las tablas dinámicas están disponibles en Insert tab » PivotTable dropdown » PivotTable.

Ejemplo de tabla dinámica

Ahora, veamos la tabla dinámica con la ayuda del ejemplo. Suponga que tiene una gran cantidad de datos de votantes y desea ver los datos resumidos de la Información de votantes por partido, entonces puede usar la tabla dinámica para ello. EscogerInsert tab » Pivot Tablepara insertar la mesa pivotante. MS Excel selecciona los datos de la tabla. Puede seleccionar la ubicación de la tabla dinámica como hoja existente o hoja nueva.

Esto generará el panel de la tabla dinámica como se muestra a continuación. Tiene varias opciones disponibles en el panel de la tabla dinámica. Puede seleccionar campos para la tabla dinámica generada.

• Column labels- Un campo que tiene una orientación de columna en la tabla dinámica. Cada elemento del campo ocupa una columna.

• Report Filter - Puede configurar el filtro para el informe como año, luego los datos se filtran según el año.

• Row labels- Un campo que tiene una orientación de fila en la tabla dinámica. Cada elemento del campo ocupa una fila.

• Values area- Las celdas de una tabla dinámica que contienen los datos de resumen. Excel ofrece varias formas de resumir los datos (suma, promedio, recuento, etc.).

Después de proporcionar campos de entrada a la tabla dinámica, genera la tabla dinámica con los datos que se muestran a continuación.

Gráficos

Un gráfico es una representación visual de valores numéricos. Los gráficos (también conocidos como gráficos) han sido una parte integral de las hojas de cálculo. Los gráficos generados por los primeros productos de hojas de cálculo eran bastante toscos, pero han mejorado significativamente a lo largo de los años. Excel le proporciona las herramientas para crear una amplia variedad de gráficos altamente personalizables. Mostrar datos en un gráfico bien concebido puede hacer que sus números sean más comprensibles. Dado que un gráfico presenta una imagen, los gráficos son particularmente útiles para resumir una serie de números y sus interrelaciones.

Tipos de gráficos

Hay varios tipos de gráficos disponibles en MS Excel, como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

• Column - El gráfico de columnas muestra los cambios de datos durante un período de tiempo o ilustra comparaciones entre elementos.

• Bar - Un gráfico de barras ilustra las comparaciones entre elementos individuales.

• Pie- Un gráfico circular muestra el tamaño de los elementos que componen una serie de datos, proporcional a la suma de los elementos. Siempre muestra solo una serie de datos y es útil cuando desea enfatizar un elemento significativo en los datos.

• Line - Un gráfico de líneas muestra las tendencias en los datos a intervalos iguales.

• Area - Un gráfico de áreas enfatiza la magnitud del cambio a lo largo del tiempo.

• X Y Scatter - Un gráfico xy (de dispersión) muestra las relaciones entre los valores numéricos en varias series de datos, o traza dos grupos de números como una serie de coordenadas xy.

• Stock - Este tipo de gráfico se usa con mayor frecuencia para datos de precios de acciones, pero también se puede usar para datos científicos (por ejemplo, para indicar cambios de temperatura).

• Surface- Un gráfico de superficie es útil cuando desea encontrar las combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y patrones indican áreas que están en el mismo rango de valores.

• Doughnut- Como un gráfico circular, un gráfico de anillos muestra la relación de las partes con un todo; sin embargo, puede contener más de una serie de datos.

• Bubble - Los datos que se organizan en columnas en una hoja de trabajo, de modo que los valores de x se enumeran en la primera columna y los valores de y correspondientes y los valores de tamaño de burbuja se enumeran en columnas adyacentes, se pueden trazar en un gráfico de burbujas.

• Radar - Un gráfico de radar compara los valores agregados de varias series de datos.

Crear gráfico

Para crear gráficos para los datos siguiendo los pasos mencionados a continuación.

• Seleccione los datos para los que desea crear el gráfico.

• Escoger Insert Tab » Select the chart or click on the Chart group para ver varios tipos de gráficos.

• Seleccione el gráfico de su elección y haga clic en Aceptar para generar el gráfico.

Editar gráfico

Puede editar el gráfico en cualquier momento después de haberlo creado.

• Puede seleccionar los diferentes datos para la entrada de gráficos con Right click on chart » Select data. La selección de nuevos datos generará el gráfico según los nuevos datos, como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

• Puede cambiar el eje X del gráfico dando diferentes entradas al eje X del gráfico.

• Puede cambiar el eje Y del gráfico dando diferentes entradas al eje Y del gráfico.

Gráficos dinámicos

Un gráfico dinámico es una representación gráfica de un resumen de datos, que se muestra en una tabla dinámica. Un gráfico dinámico siempre se basa en una tabla dinámica. Aunque Excel le permite crear una tabla dinámica y un gráfico dinámico al mismo tiempo, no puede crear un gráfico dinámico sin una tabla dinámica. Todas las funciones de gráficos de Excel están disponibles en un gráfico dinámico.

Los gráficos dinámicos están disponibles en Insert tab » PivotTable dropdown » PivotChart.

Ejemplo de gráfico dinámico

Ahora, veamos la tabla dinámica con la ayuda de un ejemplo. Suponga que tiene una gran cantidad de datos de votantes y desea ver la vista resumida de los datos de la información de los votantes por partido en forma de gráficos, entonces puede usar el gráfico dinámico para ello. EscogerInsert tab » Pivot Chart para insertar la mesa pivotante.

MS Excel selecciona los datos de la tabla. Puede seleccionar la ubicación del gráfico dinámico como una hoja existente o una hoja nueva. El gráfico dinámico depende de la tabla dinámica creada automáticamente por MS Excel. Puede generar el gráfico dinámico en la siguiente captura de pantalla.

Atajos de teclado de MS Excel

MS Excel ofrece muchos atajos de teclado. Si está familiarizado con el sistema operativo Windows, debe conocer la mayoría de ellos. A continuación se muestra la lista de todas las teclas de método abreviado principales en Microsoft Excel.

• Ctrl + A - Selecciona todo el contenido de la hoja de trabajo.

• Ctrl + B - Selección resaltada en negrita.

• Ctrl + I - Pone en cursiva la selección resaltada.

• Ctrl + K - Inserta un enlace.

• Ctrl + U - Subraya la selección resaltada.

• Ctrl + 1 - Cambia el formato de las celdas seleccionadas.

• Ctrl + 5 - Tachado a través de la selección resaltada.

• Ctrl + P - Muestra el cuadro de diálogo de impresión para comenzar a imprimir.

• Ctrl + Z - Deshacer la última acción.

• Ctrl + F3 - Abre el Administrador de nombres de Excel.

• Ctrl + F9 - Minimiza la ventana actual.

• Ctrl + F10 - Maximizar la ventana seleccionada actualmente.

• Ctrl + F6 - Cambia entre libros abiertos o ventanas.

• Ctrl + Page up - Se mueve entre hojas de trabajo de Excel en el mismo documento de Excel.

• Ctrl + Page down - Se mueve entre hojas de trabajo de Excel en el mismo documento de Excel.

• Ctrl + Tab - Se mueve entre dos o más archivos Excel abiertos.

• Alt + = - Crea una fórmula para sumar todas las celdas anteriores

• Ctrl + ' - Inserta el valor de la celda anterior en la celda seleccionada actualmente.

• Ctrl + Shift + ! - Formatea el número en formato de coma.

• Ctrl + Shift + $ - Formatea el número en formato de moneda.

• Ctrl + Shift + # - Formatea el número en formato de fecha.

• Ctrl + Shift + % - Formatea el número en formato de porcentaje.

• Ctrl + Shift + ^ - Formatea el número en formato científico.

• Ctrl + Shift + @ - Formatea el número en formato de hora.

• Ctrl + Arrow key - Pasa a la siguiente sección de texto.

• Ctrl + Space - Selecciona toda la columna.

• Shift + Space - Selecciona toda la fila.

• Ctrl + - - Elimina la columna o fila seleccionada.

• Ctrl + Shift + = - Inserta una nueva columna o fila.

• Ctrl + Home - Se mueve a la celda A1.

• Ctrl + ~ - Cambia entre mostrar fórmulas de Excel o sus valores en celdas.

• F2 - Edita la celda seleccionada.

• F3 - Después de que se haya creado un nombre, F3 pegará los nombres.

• F4- Repetir la última acción. Por ejemplo, si cambió el color del texto en otra celda, presionando F4 cambiará el texto en la celda al mismo color.

• F5- Va a una celda específica. Por ejemplo, C6.

• F7 - Revisa la ortografía del texto o documento seleccionado.

• F11 - Crea un gráfico a partir de los datos seleccionados.

• Ctrl + Shift + ; - Ingresa la hora actual.

• Ctrl + ; - Introduce la fecha actual.

• Alt + Shift + F1 - Inserta nueva hoja de trabajo.

• Alt + Enter - Mientras escribe texto en una celda, al presionar Alt + Enter se moverá a la siguiente línea, lo que permite múltiples líneas de texto en una celda.

• Shift + F3 - Abre la ventana de fórmulas de Excel.

• Shift + F5 - Muestra el cuadro de búsqueda.