Droit des affaires - Réunions d'entreprises

Une société est considérée comme une personne morale distincte de ses membres aux yeux de la loi. Toutes les affaires de l'entreprise sont pratiquement assurées par le conseil d'administration. Le conseil d'administration d'une société exerce ces affaires dans la limite de ses pouvoirs, invoqués par les statuts de la société. Les administrateurs exercent également certains pouvoirs qui leur sont propres avec le consentement des autres membres de la société.

Le consentement des autres membres est assuré lors des assemblées générales de la société. Toute erreur commise par le conseil est rectifiée par les actionnaires (qui sont également considérés comme propriétaires de la société) lors des réunions de la société.

Les assemblées d'actionnaires sont organisées pour que les actionnaires se prononcent sur les décisions et démarches du conseil d'administration.
Les réunions sont un élément crucial de la gestion d'une entreprise, comme mentionné dans la loi sur les sociétés de 1956.
Les réunions permettent aux actionnaires de connaître les travaux en cours de la société et permettent aux actionnaires de délibérer sur certaines questions.
Il existe différents types de réunions organisées par une entreprise.
Divers critères doivent être remplis pour la convocation, la convocation et la conduite des réunions.

Réunion statutaire

Une réunion statutaire se tient une fois au cours de la vie d'une entreprise. Généralement, il est détenu juste après la constitution d'une société. Toute société anonyme, limitée par actions ou par garantie, doit tenir une assemblée statutaire de manière positive dès la constitution de la société.

Une réunion statutaire devrait se tenir entre une période minimale d'un mois et une période maximale de six mois après le début des activités de la société.
Une réunion avant un délai d'un mois ne peut être considérée comme une réunion statutaire de la société.
L'avis de convocation à une assemblée statutaire doit mentionner qu'une assemblée statutaire se tiendra à une date précise.
Les entreprises privées et les entreprises publiques ne sont pas tenues de tenir des réunions statutaires.
Seules les sociétés anonymes sont tenues de tenir des réunions statutaires dans le délai imparti.

Procédure de la réunion statutaire

Le conseil d'administration doit transmettre un rapport statutaire à chaque membre de la société. Ce rapport doit être envoyé au moins 21 jours avant la réunion. Les membres présents à la réunion peuvent discuter de sujets concernant la constitution de la société ou de sujets liés au rapport statutaire.

Aucune résolution ne peut être prise lors de l'assemblée statutaire de la société.
Le principal objectif de la réunion statutaire est de familiariser les membres avec les questions relatives à la promotion et à la formation de la société.
Les actionnaires reçoivent des informations relatives aux actions prises, aux sommes reçues, aux contrats conclus, aux dépenses préliminaires engagées, etc.
Les actionnaires ont également l'occasion de discuter des idées et des méthodes commerciales et des perspectives d'avenir de l'entreprise.
Une réunion ajournée est convoquée si la réunion statutaire n'aboutit pas à une conclusion.
Selon l'article 433 de la loi de 1956 sur les sociétés, une société peut être soumise à la liquidation si elle ne soumet pas de rapport statutaire ou ne tient pas une réunion statutaire dans le délai susmentionné.
Toutefois, le tribunal peut ordonner à la société de présenter le rapport statutaire et de tenir l'assemblée statutaire et d'infliger une amende aux personnes responsables du défaut au lieu de liquider directement la société.

Ajournement de la réunion statutaire

Selon l'article 165 (8) de la Loi sur les sociétés, une assemblée statutaire peut être ajournée de temps à autre. Toute résolution faisant l'objet d'un avis conformément aux dispositions de la loi sur les sociétés peut être adoptée, que la résolution ait été prise avant ou après la dernière réunion.

La réunion d'ajournement a le même pouvoir que la réunion statutaire initiale.
Le pouvoir d'ajourner dépend de la décision de la réunion.
La réunion ne peut être ajournée par le président sans le consentement des membres de la réunion.
Le président doit ajourner la séance si les membres le souhaitent, sans invoquer les pouvoirs discriminatoires conférés au président par les statuts de la société.
Habituellement, le président n'est pas tenu d'ajourner une réunion même si la majorité des membres le souhaitent.
La réunion statutaire fournit une exception à la règle selon laquelle seules les affaires en suspens lors de la réunion initiale doivent être traitées lors de la réunion ajournée.
Les membres ont le droit de lancer de nouveaux sujets de discussion lors de la séance ajournée.
L'avantage des réunions ajournées par rapport aux réunions statutaires est qu'une résolution peut être adoptée lors d'une réunion ajournée, ce qui n'est pas possible dans le cas de cette dernière.
Si une résolution doit être adoptée sur la base des sujets abordés lors de la réunion statutaire, elle doit être adoptée lors d'une réunion d'ajournement pour se conformer à la loi.

Défaut

En cas de défaut dans le dépôt du rapport statutaire ou dans la conduite de l'assemblée statutaire, les membres responsables seront passibles d'une amende conformément à l'article 165 (9) de la loi sur les sociétés. L'amende peut aller jusqu'à 5 000 INR.

Le tribunal peut également ordonner la liquidation forcée de la société conformément à l'article 433 (b) de la loi sur les sociétés si l'assemblée statutaire n'est pas tenue dans le délai prescrit.

Rapport statutaire

Le conseil d'administration doit transmettre un rapport statutaire à chaque membre de la société. Ce rapport doit être envoyé au moins 21 jours avant la réunion.

The particulars to be mentioned in the report are as follows −

Le nombre total d'actions attribuées avec le compte d'actions entièrement libérées et partiellement libérées et les motifs de considérations et d'extension des actions partiellement libérées
Le montant net des espèces encaissées après l'attribution des actions
Un bref aperçu, c'est-à-dire un résumé des recettes et des paiements effectués dans les 7 jours suivant la date du rapport, le solde restant entre les mains de l'entreprise et une estimation des dépenses préliminaires de l'entreprise
Les noms, adresses et désignations des administrateurs, directeurs, secrétaires et auditeurs ainsi que le journal des modifications en cas de remplacement effectué à partir de la date de constitution de la société
Les détails de toute modification ou contrat à soumettre à la réunion pour approbation
La limite de non-exécution de tout contrat de souscription et les raisons justifiées de la non-exécution des contrats précités
Les arriérés dus sur les appels de chaque manager et directeur
Détails sur le contexte de commission ou de courtage versé à tout administrateur ou tout dirigeant pour l'émission de vente d'actions ou de débentures

Assemblée générale annuelle

Une assemblée générale annuelle, comme son nom l'indique, est une assemblée générale qui se tient chaque année. Selon l'article 166 de la loi sur les sociétés, toutes les sociétés doivent tenir des assemblées générales annuelles à des intervalles de temps déterminés. L'avis de convocation à une assemblée générale annuelle doit contenir tous les détails de l'assemblée. Cependant, la durée de la tenue de la première assemblée générale annuelle d'une société est réduite à 18 mois à compter de la date de constitution.

Conformément à l'article 166 (1) de la loi sur les sociétés, une société n'est tenue de tenir aucune assemblée générale avant la tenue de la première assemblée générale annuelle.
Cet assouplissement vise à ce que l'entreprise établisse ses rapports finaux sur la base d'une période plus longue.
Un autre assouplissement prévu par l'article 166 (1) de la Loi sur les sociétés est qu'avec le consentement du registraire, la date d'une assemblée générale annuelle peut être reportée.
Cette date peut être reportée à une période maximale de trois mois.
Cependant, cet assouplissement n'est pas applicable pour la première assemblée générale annuelle.
Une société ne peut pas tenir une assemblée générale annuelle dans un an si la prolongation de la date de l'assemblée est faite avec l'accord du registraire.
Cependant, les raisons de la prolongation de la réunion doivent être authentiques et dûment justifiées.

Intervalle entre deux assemblées générales annuelles

Conformément à l'article 166 (1) de la loi sur les sociétés, l'intervalle de temps entre deux assemblées générales annuelles ne doit pas dépasser quinze mois. Selon l'article 210 de la loi sur les sociétés, une entreprise doit présenter un rapport contenant les comptes de tous les profits et pertes. Dans le cas où l'entreprise ne négocie pas pour le profit, un rapport de compte des revenus et dépenses doit être établi.

Le compte indiquera tous les profits et pertes réalisés et supportés par la société à compter du jour de sa constitution.
Le compte est mis à jour pendant au moins 9 mois à compter de la date de la dernière assemblée générale annuelle.
Un bilan doit également être joint avec le compte.

The Annual General Meeting is subjected to three rules −

La réunion doit avoir lieu chaque année.
Un intervalle maximum de 15 mois est autorisé entre deux assemblées générales annuelles.
La réunion doit se tenir dans les six mois suivant l'établissement du bilan.

Le non-respect des règles ci-dessus sera considéré comme une infraction à la Loi sur les sociétés par la loi et sera traité comme un défaut à moins que le bureau d'enregistrement n'accorde une prolongation du délai pour la tenue d'une réunion.

Date, heure et lieu

Une assemblée générale annuelle peut être tenue à tout moment pendant les heures ouvrables. Le jour de l'Assemblée générale annuelle ne doit pas être un jour férié. L'assemblée peut se tenir soit au siège social de la société, soit dans tout lieu présélectionné dans le ressort du lieu où est situé le siège social de la société.

Une entreprise publique ou une entreprise privée, qui agit en tant que filiale d'une entreprise publique, peut fixer l'heure de la réunion conformément aux statuts de la société.
Une résolution peut également être adoptée lors d'une assemblée générale pour le choix de l'heure des assemblées générales ultérieures.
Cependant, pour une entreprise privée, l'heure et le lieu des réunions sont fixés par l'adoption d'une résolution à l'une des réunions.
Le lieu de la réunion de la société privée ne peut être situé dans le ressort du lieu où est situé le siège social de la société.
L'article 25 de la loi de 1881 sur les instruments négociables définit un jour férié comme un dimanche ou tout autre jour déclaré par le gouvernement central comme un jour férié. Un jour peut être déclaré jour férié après l'envoi de l'avis de convocation. Pour éviter les difficultés qui pourraient être causées dans le scénario mentionné ci-dessus, l'article 2 (38) de la loi sur les sociétés stipule qu '«aucun jour déclaré par le gouvernement central comme jour férié ne sera un jour férié par rapport à une telle réunion, sauf si l'avis de déclaration a été émis avant la déclaration de l'assemblée. »

Défaut de tenir une assemblée générale annuelle

La non-tenue d'une assemblée générale annuelle conformément à l'article 166 de la loi sur les sociétés est considérée comme une infraction grave aux yeux de la loi. Chaque membre de la société qui est en défaut et la société sera rendu comme défaillant.

Une amende pouvant aller jusqu'à 50 000 INR peut être infligée aux contrevenants.
Selon l'article 168 de la loi sur les sociétés, si le défaut se poursuit, une amende de 2 500 INR sera infligée quotidiennement aux défaillants jusqu'à ce que le défaut se poursuive.

Assemblée générale extraordinaire

Toute assemblée générale d'une société est considérée comme une assemblée générale extraordinaire, à l'exception de l'assemblée statutaire, d'une assemblée générale annuelle ou de toute assemblée d'ajournement. De tels types de réunions peuvent être fixés par les administrateurs à tout moment qui leur semble approprié. Cependant, les réunions doivent se tenir conformément aux directives mentionnées dans les statuts de la société.

Ces réunions se tiennent généralement pour la transaction des affaires à caractère spécial. Diverses affaires administratives d'une société, qui ne peuvent être traitées que par des résolutions adoptées en assemblées générales, sont menées lors de ces assemblées.

Il n'est pas possible pour les membres de la société d'attendre la prochaine assemblée générale annuelle pour régler ces problèmes. Les statuts d'une société donnent donc la liberté de tenir des assemblées générales extraordinaires pour régler ces problèmes.

An extraordinary general meeting can be convened −

Par le conseil d'administration ou sur réquisition des membres.
Par les réquisitionnistes eux-mêmes sur l'échec du conseil d'administration à convoquer une réunion.
Par le Conseil du droit des sociétés.

Par le conseil d'administration

Si certaines affaires d'importance particulière nécessitent l'approbation des membres de la société, le conseil d'administration peut convoquer une assemblée générale extraordinaire de la société. Conformément aux statuts de la société, le conseil d'administration d'une société peut convoquer une assemblée générale extraordinaire chaque fois qu'il le juge opportun.

Le pouvoir d'un administrateur de convoquer une assemblée générale extraordinaire doit être exercé lors d'une réunion du conseil d'administration comme pour tous les pouvoirs exercés par l'administrateur.

Selon les dispositions des statuts, si une résolution est signée par tous les membres du conseil et est aussi efficace qu'une résolution adoptée, une assemblée générale peut être convoquée dans le cadre de la résolution. Les statuts prévoient également que le nombre d'administrateurs peut ne pas être suffisant pour convoquer une assemblée générale.

Ainsi en cas de nombre insuffisant d'administrateurs, tout administrateur ou deux membres quelconques de la société peuvent convoquer l'assemblée générale de la même manière que celle convoquée par le conseil d'administration.

À la demande de membres

Les membres de la société peuvent également demander la tenue d'une assemblée générale extraordinaire. Une demande de tenue d'assemblée générale extraordinaire peut être faite par les membres -

Détenir au moins 10% du capital social libéré de la société et disposer du droit de vote sur le contexte de la question à débattre en assemblée.
Détenir 10% des droits de vote des membres au cas où la société n'aurait pas de capital.
Les actionnaires privilégiés peuvent également convoquer une assemblée générale si la résolution proposée va affecter leur intérêt.
Si un membre cesse de se retirer après la demande, le retrait n'invalidera pas la demande.
La nomination d'actions n'affecte pas les droits d'un membre de faire des réquisitions ou de voter à une assemblée.

Par les réquisitionnistes eux-mêmes

Au cas où les administrateurs ne convoqueraient pas la réunion dans les 21 jours suivant la demande de tenue d'une réunion dans les 45 jours suivant la soumission de la demande, les conséquences suivantes peuvent être déclenchées:

Dans le cadre d'une société à capital social, par les réquisitionnistes qui représentent soit une valeur majeure du capital social libéré, soit pas moins d'un dixième du capital social total de la société.
Pour une société sans capital-actions, par les réquisitionnistes détenant au moins un dixième du total des droits de vote
Ce type de réunion doit être convoqué dans les trois mois suivant la date de dépôt de la demande.
Ces types de réunions devraient se tenir comme les réunions du conseil.
Il n'est pas nécessaire que les réquisiteurs divulguent les raisons pour lesquelles la résolution sera proposée à l'assemblée.

Par le Conseil du droit des sociétés

S'il est pratiquement impossible de convoquer une assemblée autre qu'une assemblée générale annuelle pour des raisons arbitraires, le Conseil du droit des sociétés, en vertu de l'article 186, peut ordonner la convocation d'une assemblée, soit de son propre chef, soit à la demande de tout administrateur de la société au Conseil du droit des sociétés.

Une pétition doit être déposée en vertu de l'article 186 de la loi sur les sociétés pour que le Conseil du droit des sociétés convoque une réunion.

Réunion du CA

La réunion du conseil d'administration est un aspect important pour le bon fonctionnement et le bon fonctionnement d'une entreprise. Pour s'assurer que les actions approuvées par le conseil sont dans l'intérêt de l'entreprise, la loi sur les sociétés de 1956 comprend plusieurs prescriptions statutaires.

Périodicité des réunions du conseil

Conformément à l'article 285 de la loi sur les sociétés, les réunions du conseil doivent se tenir tous les trois mois. Le conseil d'administration peut se réunir n'importe quel jour entre le 1er janvier et le 31 mars. En conséquence, la prochaine réunion devrait se tenir entre le 1er avril et le 30 juin. Il n'y a pas de portée dans l'article 285 de la loi sur les sociétés pour le calcul à rebours.

Avis de réunion du conseil

Selon l'article 286 de la Loi sur les sociétés, un avis approprié doit être donné à tous les administrateurs au sujet de la réunion. La réunion ne peut avoir lieu qu'après notification. L'avis doit être remis à chaque administrateur du conseil.

L'avis doit être remis au moins sept jours avant la réunion. Il n'est pas obligatoire de donner un préavis à un directeur étranger résidant en dehors de l'Inde. Cependant, il est conseillé de remettre des avis à tous les administrateurs que ce soit en Inde ou à l'extérieur.

Jour de la tenue de la réunion

En général, les réunions du conseil se tiennent pendant la journée pendant les heures ouvrables. Cependant, les réunions du conseil peuvent également avoir lieu un jour férié.

Heure de la réunion du conseil

La loi de 1956 sur les sociétés n'impose aucune restriction quant au calendrier des réunions du conseil. Ils peuvent avoir lieu pendant ou en dehors des heures de bureau, selon la convenance du conseil.

Lieu de tenue des réunions du conseil

Les réunions du conseil peuvent être tenues n'importe où selon la convenance du conseil. Le conseil n'est pas tenu de choisir un lieu de réunion dans la même ville où est situé le siège social de la société comme pour les assemblées générales et statutaires. Les réunions du conseil peuvent également se tenir à l'étranger.

Quorum de la réunion du conseil

Selon les dispositions de la loi sur les sociétés, au moins un tiers des administrateurs ou deux administrateurs (selon le montant le plus élevé) doivent être présents pour diriger une réunion du conseil. Si une fraction survient lors du comptage d'un tiers, la fraction est comptée comme un. Ces règles s'appliquent également à une entreprise privée. Selon l'article 287 (2) de la loi sur les sociétés, la société peut augmenter le quorum par le biais de ses statuts.