Techniques de gestion du temps
Beaucoup de gens se plaignent injustement de ne pas avoir assez de temps pour faire beaucoup de choses qu'ils aimeraient faire. Maintenant, quand le président d'un pays dit cela, vous seriez d'accord et vous diriez: «c'est un homme occupé», mais quand quelqu'un parmi vos amis dit cela, cela ne veut pas dire qu'il a très peu de temps; c'est juste qu'il a très peu de compétences en gestion du temps.
Nous avons tendance à nous confondre entre le travail urgent et le travail important. Face à une situation où vous devez choisir entre une tâche, qui doit être prise en charge de toute urgence, et une tâche que nous comprenons est très importante, nous sommes généralement pris au dépourvu en essayant de déterminer quelle est la priorité ici.
Des tâches urgentes telles que la prise d'imprimés ou le transfert d'e-mails peuvent attirer votre attention et détourner l'attention des choses importantes. De même, dire que vous êtes occupé avec une réunion importante alors que votre patron attend en ligne pour avoir une conversation avec vous n'est pas non plus une priorité agréable à avoir.
Apprendre à compartimenter ces deux types de travail différents dans notre routine quotidienne, afin que nos tâches urgentes ne se chevauchent pas avec des tâches importantes et vice versa, est au cœur des concepts de gestion du temps.
Matrice de gestion du temps
Eisenhower a clairement défini la différence entre une tâche urgente et une tâche importante. Cette définition est aujourd'hui considérée comme la pierre angulaire d'une importante classification des emplois liés au temps.
Selon lui, les tâches urgentes sont celles qui mettent les choses en mouvement et mettent immédiatement une personne en action, mentale ou physique. Cela comprend les appels urgents, les courriels, les réunions, les clous, la montée dans un train, la réponse à des messages abusifs, etc.
D'autre part, les tâches importantes sont celles qui révèlent leur valeur à long terme. Ce sont des choses qui prennent du temps à livrer et qui nécessitent une réflexion mûre, détendue et globale. La raison pour laquelle la livraison prend du temps est qu'elle implique de nombreux paramètres qui exigent un temps et une réflexion égaux. L'accent est mis ici sur la qualité du résultat de l'action.
Par rapport à cela, une action urgente nécessite des actions très spécifiques et limitées, car l'accent est moins mis sur la qualité que sur sa réalisation dans un laps de temps limité.
Il y a des situations où un travail important peut aussi être un travail urgent, cependant, dans un environnement de travail idéal, c'est une situation rare.
En gardant cela à l'esprit, les tâches peuvent être organisées dans un quadrant appelé «Quadrant Urgent vs. Important». Selon cela, les tâches peuvent être divisées en quatre types -
Quadrant-1 = Tâche urgente et importante
Quadrant-2 = Tâche urgente et non importante
Quadrant-3 = Tâche non urgente et importante
Quadrant-4 = Tâche non urgente et pas importante
Quadrant-1- définit les tâches qui sont non seulement très critiques mais qui doivent également être effectuées dans une période donnée. La gestion d'une situation de crise, la gestion des catastrophes, le respect des délais de projet sont des tâches qui mettent l'accent sur une production de haute qualité dans des délais serrés.
Quadrant-2- définit les tâches qui pourraient être nécessaires dans un court laps de temps mais qui pourraient ne pas être importantes. Des tâches telles que prendre le bus le plus tôt un vendredi soir, répondre à un SMS dès que nous en recevons un, passer un appel téléphonique à des collègues, transférer des e-mails sont urgentes, mais le résultat ne doit pas être d'une qualité trop élevée.
Quadrant-3- définit les tâches qui peuvent ne pas être urgentes mais qui sont très importantes. Des exemples comme l'établissement de relations, la planification stratégique prennent beaucoup de temps à être mis en œuvre, mais sont très importants.
Quadrant-4- définit les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes. Celles-ci incluent des tâches telles que bavarder avec des amis, bavarder sur des informations non pertinentes. Ils sont la vraie perte de temps. Souvent, lorsque nous disons que nous n'avons pas le temps de faire des choses qui sont classées dans les quadrants-1, 2, 3 uniquement parce qu'ils sont occupés à des tâches sous le quadrant-4.