एक्सेल पिवट टेबल्स - क्रिएशन

आप PivotTable या तो डेटा की श्रेणी से या किसी Excel तालिका से बना सकते हैं। दोनों स्थितियों में, डेटा की पहली पंक्ति में कॉलम के लिए हेडर होना चाहिए।

यदि आप PivotTable में शामिल किए जाने वाले फ़ील्ड और आपके द्वारा इच्छित लेआउट के बारे में सुनिश्चित हैं, तो आप खाली PivotTable से प्रारंभ कर सकते हैं और PivotTable का निर्माण कर सकते हैं।

यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आपके डेटा के लिए कौन सा PivotTable लेआउट सबसे उपयुक्त है, तो आप अपने डेटा के लिए PivotTables को देखने के लिए एक्सेल की अनुशंसित PivotTables कमांड का उपयोग कर सकते हैं और अपनी पसंद का एक चुन सकते हैं।

डेटा रेंज से PivotTable बनाना

निम्नलिखित डेटा रेंज पर विचार करें जिसमें प्रत्येक विक्रेता के लिए बिक्री डेटा शामिल है, प्रत्येक क्षेत्र में और जनवरी, फरवरी और मार्च के महीनों में -

इस डेटा श्रेणी से PivotTable बनाने के लिए, निम्नलिखित कार्य करें -

• सुनिश्चित करें कि पहली पंक्ति में हेडर हैं। आपको हेडर की आवश्यकता है क्योंकि वे आपके PivotTable में फ़ील्ड नाम होंगे।

• डेटा श्रेणी को SalesData_Range नाम दें।

• डेटा श्रेणी - SalesData_Range पर क्लिक करें।

• रिबन पर INSERT टैब पर क्लिक करें।

तालिका समूह में PivotTable पर क्लिक करें। Create PivotTable संवाद बॉक्स प्रकट होता है।

के अंतर्गत PivotTable संवाद बॉक्स बनाएँ Choose the data that you want to analyze, आप या तो वर्तमान कार्यपुस्तिका से एक तालिका या रेंज का चयन कर सकते हैं या एक बाहरी डेटा स्रोत का उपयोग कर सकते हैं।

जब आप डेटा रेंज से PivotTable बना रहे हैं, तो संवाद बॉक्स से निम्नलिखित का चयन करें -

• चुनते हैं Select a table or range।

• तालिका / श्रेणी बॉक्स में, श्रेणी नाम - SalesData_Range टाइप करें।

• उस नई वर्कशीट का चयन करें जिसके तहत आप चाहते हैं कि PivotTable रिपोर्ट को रखा जाए और ठीक पर क्लिक करें।

आप डेटा मॉडल में इस डेटा श्रेणी को जोड़कर, कई तालिकाओं का विश्लेषण करना चुन सकते हैं। आप सीख सकते हैं कि कैसे कई तालिकाओं का विश्लेषण किया जाए, डेटा मॉडल का उपयोग किया जाए और कैसे एक बाहरी डेटा स्रोत का उपयोग करके ट्यूटोरियल एक्सेल पॉवरप्राइव में एक PivotTable बनाया जाए।

आपकी कार्यपुस्तिका में एक नई वर्कशीट डाली गई है। नई वर्कशीट में एक खाली PivotTable है। वर्कशीट को नाम दें - रेंज-पिवोटेबल।

जैसा कि आप देख सकते हैं, PivotTable Fieldsसूची कार्यपत्रक के दाईं ओर दिखाई देती है, जिसमें डेटा श्रेणी में स्तंभों के शीर्षलेख नाम होते हैं। इसके अलावा, रिबन पर, PivotTable टूल - ANALYZE और DESIGN दिखाई देते हैं।

PivotTable में फ़ील्ड्स जोड़ना

आप इस ट्यूटोरियल में बाद के अध्यायों में PivotTable फ़ील्ड्स और क्षेत्रों के बारे में विस्तार से समझेंगे। अभी के लिए, PivotTable में फ़ील्ड जोड़ने के लिए चरणों का पालन करें।

मान लीजिए कि आप जनवरी, फरवरी, और मार्च के महीनों के लिए आदेश राशि विक्रेता-वार को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहते हैं। आप इसे कुछ सरल चरणों में कर सकते हैं -

• PivotTable फ़ील्ड्स सूची में फ़ील्ड विक्रेता पर क्लिक करें और इसे ROWS क्षेत्र में खींचें।

• PivotTable फ़ील्ड्स सूची में फ़ील्ड महीना पर क्लिक करें और उस क्षेत्र में भी खींचें।

• ऑर्डर राशि पर क्लिक करें और इसे ∑ VALUES क्षेत्र पर खींचें।

आपका पहला PivotTable नीचे दिखाए अनुसार तैयार है

ध्यान रखें कि PivotTable में दो कॉलम दिखाई देते हैं, एक जिसमें आपके द्वारा चुने गए रो लेबल्स होते हैं, अर्थात सलॉर्नर और मंथ और दूसरा एक आर्डर ऑफ सम अमाउंट। प्रत्येक विक्रेता के लिए महीने के आदेश राशि के योग के अलावा, आपको उस व्यक्ति द्वारा कुल बिक्री का प्रतिनिधित्व करने वाले सबटोटल्स भी मिलेंगे। यदि आप कार्यपत्रक को नीचे स्क्रॉल करते हैं, तो आपको अंतिम पंक्ति कुल बिक्री का प्रतिनिधित्व करती है।

आप इस ट्यूटोरियल के माध्यम से प्रगति करते हुए आवश्यकतानुसार PivotTables के उत्पादन के बारे में अधिक जानेंगे।

तालिका से PivotTable बनाना

निम्नलिखित एक्सेल तालिका पर विचार करें जिसमें पिछले अनुभाग के समान बिक्री डेटा शामिल है -

एक एक्सेल तालिका में स्वाभाविक रूप से एक नाम होगा और कॉलम में हेडर होंगे, जो कि PivotTable बनाने के लिए एक आवश्यकता है। मान लीजिए कि तालिका का नाम SalesData_Table है।

इस Excel तालिका से PivotTable बनाने के लिए, निम्नलिखित करें -

• तालिका - SalesData_Table पर क्लिक करें।

• रिबन पर INSERT टैब पर क्लिक करें।

• तालिका समूह में PivotTable पर क्लिक करें। Create PivotTable संवाद बॉक्स प्रकट होता है।

• तालिका या श्रेणी का चयन करें पर क्लिक करें।

• तालिका / श्रेणी बॉक्स में, तालिका का नाम लिखें - SalesData_Table।

• के तहत नई वर्कशीट का चयन करें Choose where you want the PivotTable report to be placed। ओके पर क्लिक करें।

आपकी कार्यपुस्तिका में एक नई वर्कशीट डाली गई है। नई वर्कशीट में एक खाली PivotTable है। वर्कशीट को नाम दें - टेबल-पिवोटेबल। वर्कशीट - टेबल-पिवोटेबल उसी के समान दिखती है, जो आपको पहले खंड में डेटा रेंज मामले में मिला है।

आप फ़ील्ड को PivotTable में जोड़ सकते हैं जैसा कि आपने अनुभाग में देखा है - PivotTable में फ़ील्ड जोड़ना, पहले इस अध्याय में।

अनुशंसित PivotTables के साथ एक PivotTable बनाना

यदि आप Excel PivotTables से परिचित नहीं हैं या यदि आप नहीं जानते हैं कि किन क्षेत्रों में सार्थक रिपोर्ट आएगी, तो आप Excel में अनुशंसित PivotTables कमांड का उपयोग कर सकते हैं। अनुशंसित PivotTables आपको संबंधित लेआउट के साथ आपके डेटा के साथ सभी संभावित रिपोर्ट देता है। दूसरे शब्दों में, प्रदर्शित विकल्प PivotTables होंगे जो आपके डेटा के लिए अनुकूलित हैं।

अनुशंसित तालिकाएँ का उपयोग करके Excel तालिका SalesData-Table से PivotTable बनाने के लिए, निम्नानुसार आगे बढ़ें -

• तालिका SalesData-Table पर क्लिक करें।

• INSERT टैब पर क्लिक करें।

• तालिका समूह में अनुशंसित PivotTables पर क्लिक करें। अनुशंसित PivotTables डायलॉग बॉक्स प्रकट होता है।

अनुशंसित PivotTables डायलॉग बॉक्स में, संभव कस्टमाइज़ किया गया PivotTables जो आपके डेटा को प्रदर्शित करता है।

• दाईं ओर पूर्वावलोकन देखने के लिए PivotTable विकल्पों में से प्रत्येक पर क्लिक करें।

• विक्रेता और माह द्वारा आदेश राशि के PivotTable - योग पर क्लिक करें और ठीक पर क्लिक करें।

आपको दाईं ओर पूर्वावलोकन मिलेगा।

चयनित PivotTable आपकी कार्यपुस्तिका में एक नई वर्कशीट पर दिखाई देता है।

आप देख सकते हैं कि PivotTable फ़ील्ड्स - विक्रेता, क्षेत्र, ऑर्डर राशि और महीना चयनित हो गए। इनमें से, क्षेत्र और विक्रेता ROWS क्षेत्र में हैं, महीना COLUMNS क्षेत्र में है, और आदेश राशि का योग। VALUES क्षेत्र में है।

PivotTable ने डेटा क्षेत्र-वार, विक्रेता-वार और महीना-वार को सारांशित किया। उप-क्षेत्र प्रत्येक क्षेत्र, प्रत्येक विक्रेता और प्रत्येक माह के लिए प्रदर्शित किए जाते हैं।