Microsoft प्रवाह - परिचय

आज की दुनिया सहयोग से भरी है। अधिक बार नहीं, लोग खुद को कुछ नीतियों या प्रक्रियाओं के साथ मिलकर काम करते हुए पाते हैं। क्वालिटी वर्क के लिए एक अच्छी हैंड-होल्डिंग के साथ-साथ हैंड-ऑफ भी चाहिए! यही कारण है कि कई संगठनों और सरकारों के पास किसी विशेष ऑपरेशन या गतिविधि को पूरा करने के लिए अलग-अलग चरण होते हैं।

वर्कफ़्लोज़ की पृष्ठभूमि

अगर हम विकिपीडिया की वर्कफ़्लो की परिभाषा को देखें -

ए workflow गतिविधियों के एक व्यवस्थित और दोहराए जाने वाले पैटर्न में संसाधनों का व्यवस्थित संगठन द्वारा सक्षम होता है, जो सामग्री को बदलने, सेवाएं प्रदान करने, या प्रक्रिया की जानकारी प्रदान करता है।

सीधे शब्दों में कहें तो वर्कफ़्लोज़ वह तरीका है जिससे लोगों को काम मिलता है, जिसमें ऐसे कदम शामिल होते हैं जिन्हें क्रमबद्ध तरीके से पूरा करने की आवश्यकता होती है। पहले चरण के अपवाद के साथ, वर्कफ़्लो में प्रत्येक चरण के पहले और बाद में एक विशिष्ट चरण होता है।

कभी-कभी अवधारणाओं में डूब जाने की तुलना में एक उदाहरण को देखना सबसे अच्छा होता है। इस लेख के पार आने के लिए, आपने कुछ कदम उठाए होंगे

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यह वह तरीका है जो आपके पास है (जाने या अनजाने में) लेख तक पहुंचने के लिए एक वर्कफ़्लो बनाया। आइए हम आपके संगठन में छुट्टी के लिए आवेदन करने का एक और उदाहरण लेते हैं।

कर्मचारी छुट्टी का अनुरोध भेजता है।
कर्मचारी के प्रबंधक छुट्टी के अनुरोध को मंजूरी देते हैं और एचआर विभाग को अपडेट करते हैं।
मानव संसाधन विभाग छुट्टी के आंकड़ों को अपडेट करता है और वित्त विभाग को सूचित करता है।
मानव संसाधन विभाग के लिखित निर्देशों के बाद, वित्त विभाग कटौती का भुगतान और पेचेक (यदि लागू हो) से भुगतान करता है।

इस तरह, वर्कफ़्लो हमारे चारों ओर हैं। प्रौद्योगिकी में तेजी से प्रगति ने संबंधित फ़ंक्शन या विभाग के कुशल संचालन के लिए कुछ वर्कफ़्लोज़ को परिभाषित करना और उनका पालन करना बेहद महत्वपूर्ण बना दिया है।

जबकि एक यह तर्क दे सकता है कि वर्कफ़्लोज़ प्राचीन काल से मौजूद थे, इस ट्यूटोरियल का दायरा विभिन्न वर्कफ़्लो के अर्थ में व्यापक है, जिसका उपयोग हम सॉफ्टवेयर का उपयोग करके अपनी दिन-प्रतिदिन की गतिविधियों को पूरा करने के लिए करते हैं। कई बार आप बिलों का भुगतान करने और इसके लिए एक व्यय पत्रक बनाए रखने के एक सरल कार्य को पूरा करने के लिए विभिन्न सॉफ़्टवेयर के बीच खुद को करतब दिखाने वाले पाएंगे।

वर्कफ़्लो को स्वचालित करने की आवश्यकता

एक शोध के अनुसार, अकुशल वर्कफ्लो आपकी कंपनी के राजस्व का 30% तक खर्च कर सकते हैं।

यह कुछ प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए समझ में आता है।

खुद को चलाने के लिए एक प्रक्रिया को प्रोग्रामिंग करना एक मानव ऑपरेटर की आवश्यकता को समाप्त करता है, कंपनी का समय, पैसा और हताशा को बचाता है।

आइए हम पिछले अनुभाग से अवकाश अनुरोध के एक उदाहरण पर विचार करें। हमने कहा कि कर्मचारी प्रबंधक से छुट्टी के लिए अनुरोध करेगा। वह अपने कंप्यूटर पर ईमेल सॉफ्टवेयर का उपयोग करेगा। एक बार अनुमोदित होने के बाद, प्रबंधक छुट्टी अद्यतन को मानव संसाधन विभाग को भेज देगा। मक्खी पर छुट्टी के डेटा को अपडेट करने के लिए एक एचआर मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर (एचआरएमएस) होगा।

वित्त विभाग, एचआर विभाग से अपडेट प्राप्त करने के बाद, अपने लेखांकन सॉफ्टवेयर को अपडेट करेगा, ताकि समेकित डेटा बैंकिंग सॉफ्टवेयर में भेजा जाएगा यदि मासिक वेतन में कोई कटौती होती है।

लीव रिक्वेस्ट के रूप में एक साधारण वर्कफ़्लो के साथ, हम चित्र में कम से कम 3 सॉफ़्टवेयर देख सकते हैं। 1000 की पसंद में एक कर्मचारी गणना की कल्पना करें। दिन-प्रतिदिन के आधार पर इस वर्कफ़्लो का प्रबंधन करना कितना बोझिल होगा? ऐसे मामलों में, यह कुछ वर्कफ़्लो को स्वचालित करने के लिए समझ में आता है जो प्रकृति में कई बार दोहराए जाएंगे!

एक संगठन में, लगभग हर विभाग वर्कफ़्लो स्वचालन से लाभ उठा सकता है। आइए हम कुछ उदाहरणों पर विचार करें।

विपणन

ईमेल भेजने, सोशल मीडिया पर संदेश पोस्ट करने जैसे कुछ दोहराए जाने वाले कार्य वर्कफ़्लो स्वचालन के साथ स्वचालित हो सकते हैं। आपका संपूर्ण सोशल मीडिया कैलेंडर कुछ स्वचालन सॉफ्टवेयर का उपयोग करके निर्धारित किया जा सकता है।

मानव संसाधन

उदाहरण के लिए आगे चर्चा की गई है, नए किराया की जानकारी को मैन्युअल रूप से दर्ज करने के बजाय, एचआर ऑटोमेशन वर्कफ़्लोज़ का उपयोग करके कर्मचारी के कर विवरण को स्वचालित रूप से संबंधित निविष्टियों को खिलाया जा सकता है।

विचार करें कि क्या आप मीटिंग के कारण घर से देर से काम कर रहे हैं और आप जानते हैं कि आपके Microsoft Outlook कैलेंडर का उपयोग करने से पहले, यह कितना कुशल होगा, यदि आपके सहकर्मियों को ईमेल के माध्यम से पता चलेगा कि आप देखभाल करने के लिए जल्दी जा रहे हैं? इसका? और यह भी, आप किसी भी मैनुअल ईमेल कर गतिविधि के बिना जो भी कर!

Microsoft प्रवाह के साथ संभावनाएँ

Microsoft Business Suite के नवीनतम संस्करणों में से एक, Microsoft Flow एक बहुमुखी उपकरण है जिसका उपयोग विभिन्न क्लाउड आधारित ऐप और सेवाओं को एकीकृत करने के लिए किया जा सकता है। तकनीकी या डेवलपर होने की आवश्यकता के बिना, उन दोहराए और समय लेने वाले व्यावसायिक कार्यों को अलविदा कहें!

Microsoft प्रवाह का उपयोग करके, एक या कई अनुप्रयोगों का उपयोग करने वाली प्रक्रियाओं को ले सकता है और स्वचालित वर्कफ़्लो बना सकता है। यह एक ऑनलाइन सेवा है जो आपको विभिन्न एप्लिकेशन और सेवाओं को जोड़ने की अनुमति देती है। कुछ Microsoft ऐप और सेवाएँ के साथ-साथ कुछ गैर-Microsoft सेवाएँ भी हैं।

यदि आपके पास एप्लिकेशन के बीच डेटा साझा किया जा रहा है, तो इसे दो बार दर्ज करने के बजाय, आप इसे Microsoft Flow के साथ स्वचालित कर सकते हैं।

एक बहुत ही वास्तविक परिदृश्य पर विचार करें जहां आप फेसबुक या ट्विटर पर एक ब्रांड / सेलिब्रिटी हैं। कल्पना कीजिए कि एक नकारात्मक पोस्ट है जो वायरल हो रही है। आप इन नकारात्मक पोस्टों का बहुत आसानी से जवाब दे सकते हैं और टेम्पलेट प्रवाह का उपयोग करके सोशल मीडिया पर धारणा का प्रबंधन कर सकते हैं।

यदि आप आउटलुक कैलेंडर और जीमेल कैलेंडर जैसी दो अलग-अलग सेवाओं के उपयोगकर्ता हैं, तो आप अपने जीमेल कैलेंडर में अपने Outlook कैलेंडर ईवेंट में जोड़ने के लिए Microsoft फ़्लो का उपयोग कर सकते हैं।

इन तरीकों से, Microsoft प्रवाह पूर्ण क्षमता और कार्यक्षमता में सुधार करता है।