Prosedur Pengarsipan Kantor - Pendahuluan
Prosedur Pengarsipan Kantor adalah serangkaian praktik yang didefinisikan dengan jelas dan diikuti organisasi dalam pengarsipan dokumen dan makalah penting. Secara umum, ini adalah instruksi kepada semua karyawan tentang tindakan apa yang harus diambil dalam kasus situasi tertentu, mungkin atau tidak mungkin. Prosedur Pengarsipan Kantor dapat mencakup Deskripsi Pekerjaan Karyawan, Etiket Tempat Kerja, serta Protokol Kerahasiaan Tertentu.
Tanggung jawab untuk menulis prosedur kantor dan mengarsipkannya dengan benar sering kali terletak pada manajer kantor atau pemilik perusahaan. Bab-bab berikut dirancang untuk para profesional yang bekerja yang telah mulai bekerja di departemen yang bergantung pada dokumen seperti akun, administrasi umum atau kantor, dan sumber daya manusia. Mereka dapat belajar bagaimana mengajukan dokumen dengan cara apa.
Bergantung pada jangkauan luas atau penerapan prosedur, beberapa pengarsipan prosedur dapat dilakukan untuk seluruh kantor, sementara yang lain dapat dilakukan untuk individu atau departemen yang bekerja bersama dalam kantor yang sama.
Definisi Arsip Resmi
Seringkali, dokumen yang dirancang secara salah dapat menyebarkan miskomunikasi dan ketidaksesuaian besar-besaran antara departemen kerja dalam suatu organisasi. Kadang-kadang, situasi seperti itu muncul di mana tidak disebutkan prosedur yang jelas. Seringkali, mungkin tidak ada seperangkat instruksi tertulis tentang bagaimana menghadapi pelanggan yang marah yang masuk ke kantor dan melampiaskan amarah mereka kepada manajer. Namun, skenario ini seharusnya didokumentasikan kemudian dan pengarsipan dilakukan di atasnya.
Misalnya, setelah berurusan dengan pelanggan tertentu, pemilik perusahaan, atau manajer mungkin mengajukan file protocol itu termasuk informing the immediate supervisor, offering a grievance form, dan meminta pelanggan dengan sopan namun tegas untuk tetap tenang, sehingga masalah terselesaikan.
Banyak dokumen resmi mengikuti metodologi tertentu untuk mengajukan dokumen yang dianggap sebagai standar universal dalam pengarsipan informasi. Dalam kasus seperti itu, beberapa kata khusus digunakan yang memiliki arti yang sangat spesifik yang melekat padanya. Beberapa dari kata-kata ini dan definisinya diberikan di bawah ini -
Lampiran Korespondensi
Istilah 'Lampiran Korespondensi' mengacu pada lampiran panjang untuk komunikasi tertulis yang disebutkan atau dirujuk dalam file. Bagian ini biasanya ditambahkan ke akhir dokumen sebagai bagian korespondensi, sehingga tidak menghalangi kelancaran pembacaan dokumen.
Lampiran Catatan
Istilah 'Lampiran Catatan' mengacu pada ringkasan panjang dari semua rincian informasi yang diberikan dalam dokumen tentang berbagai aspek pertanyaan seperti yang dibahas. Detail seperti itu dapat meremehkan poin utama atau membuat pesan utama menjadi terlalu panjang.
Manajer departemen
Manajer Departemen (yaitu, Asisten Manajer dengan pangkat yang setara) mengawasi Departemen dan dalam kapasitas itu, dia memiliki hak untuk menjalankan kekuasaan dan kontrolnya terkait pengiriman informasi dan pemeliharaan proses bisnis. Pekerjaan datang kepadanya dari departemen di bawah tanggung jawabnya.
Kasus
Kasus mengacu pada file yang memiliki semua dokumen penting yang sedang dipertimbangkan atau dirujuk. Dokumen ini juga menyebutkan berbagai makalah dan buku yang dapat digunakan sebagai pelengkap dokumen asli untuk digunakan sebagai pelengkap studi, bacaan atau referensi.
Kasus Kembali
Kasus comeback digunakan untuk menentukan dokumen atau laporan yang membutuhkan pemeriksaan ulang dan penyusunan lebih lanjut, karena dokumen asli ditemukan tidak lengkap atau rusak. Ini juga merupakan ringkasan dari masalah saat ini.
Korespondensi
Korespondensi adalah kumpulan lengkap dan terperinci dari semua komunikasi baik yang dikirim dari organisasi maupun yang diterima dari berbagai pihak. Korespondensi dapat digunakan untuk memasukkan ketiga jenis korespondensi, yaitu Korespondensi Resmi, Korespondensi Demi-resmi dan Korespondensi Tidak Resmi.
File Saat Ini
File saat ini adalah file yang sedang menjalani detail-entri atau modifikasi. Ini berbeda dari kasus comeback karena ini adalah dokumen yang baru disusun dan bukan yang sedang direvisi dan dikerjakan ulang.
Dealing Hand
Sebuah tangan yang berurusan dapat berarti setiap pejabat seperti Panitera Junior, Panitera Senior, Asisten Eksekutif, dll, yang dapat diberi tanggung jawab untuk memeriksa dan mencatat kasus-kasus pada awalnya.
Korespondensi Demi-resmi
Korespondensi setengah resmi adalah yang terjadi antara dua manajer atau antara organisasi dan publik, yang tidak mengikuti protokol komunikasi biasa dan dilakukan untuk mendapatkan pendapat dari publik tentang suatu produk atau layanan.
Manajer Divisi
Seorang Manajer Divisi adalah orang yang dapat menjalankan kekuasaan dengan pangkat yang setara dengan seorang manajer saat dia tidak ada, dan bertanggung jawab untuk kelancaran fungsi Departemen di bawah tanggung jawabnya.
Pencatatan data
Docketing adalah tindakan membuat entri nomor seri di area pencatatan sebuah file. Hal ini dilakukan agar nantinya file tersebut dapat dengan mudah dikenali dari tanda atau nomor identifikasi.
Minuman
Draft adalah salinan kasar dari dokumen yang sedang disiapkan. Kata 'Drafting', bila digunakan di sebuah Perusahaan, biasanya berarti menyusun komunikasi resmi dari semua catatan atau perintah manajer. Draf ini biasanya disimpan untuk umpan balik dan review.
Mengajukan
File berarti kumpulan makalah tentang topik tertentu, yang dikenali dari nomor seri tertentu, atau nomor file, dan memiliki banyak catatan korespondensi, dan Lampiran Korespondensi.
Pengarsipan
Filing adalah tindakan menyusun beberapa dokumen penting secara terbaca dan teratur sehingga dapat dirujuk dengan cepat dan berada dalam kurun waktu yang singkat tanpa perlu banyak pencarian.
Kwitansi Baru
Tanda Terima Baru mengacu pada informasi baru yang ditambahkan ke dokumen yang sedang ditinjau sehingga nilai dan hasil bagi komprehensifnya dapat ditingkatkan.
Isu
Istilah 'Masalah' menandakan berbagai tahapan tindakan yang dilalui draf setelah disetujui. Beberapa tahapan ini dapat dimasukkan ke dalam "Rahasia" atau mendapatkan otorisasi dengan tanda tangan manajer.
Buku Messenger
Buku Messenger mengacu pada sebuah buku yang digunakan untuk menyimpan catatan dari berbagai rincian komunikasi dan menandai yang penting dengan tanggapan yang mereka terima.
Catatan
Catatan digunakan untuk menyimpan catatan komentar yang dibuat pada sebuah kasus setelah disimpan ke badan untuk mendapatkan umpan balik yang cepat. Catatan mencakup satu set dokumen asli sebelumnya, pertanyaan-pertanyaan yang diangkat pada bagian-bagian penting darinya, dan analisis perubahan yang diperlukan dan pesanan akhir yang telah diloloskan.
Korespondensi Resmi
Korespondensi Resmi adalah informasi yang dibagikan dengan setiap badan publik atau individu sesuai dengan struktur dan mode komunikasi yang ditentukan sesuai prosedur perusahaan.
Kertas Dalam Pertimbangan
Kertas Dalam Pertimbangan (PUC) adalah tanda terima dari kasus yang sedang dibahas, sehingga dapat ada perubahan dan modifikasi yang sesuai yang disarankan.
Tanda terima
Tanda terima adalah catatan semua komunikasi yang telah dilakukan pada tingkat yang berbeda, seperti penerimaan resmi, setengah-resmi atau tidak resmi di Perusahaan, atau oleh manajer mana pun dari perusahaan tersebut.
Rekaman
Perekaman file adalah proses menutup file setelah semua tindakan di atasnya dilakukan dan proses modifikasi selesai. Catatan adalah penyertaan semua referensi, penghapusan, dan revisi yang dibuat dalam dokumen asli.
Referensi
Merujuk adalah proses menghubungkan dengan catatan terkait lainnya untuk mendapatkan preseden, putusan dari berbagai negara dan organisasi, atau dokumen lain apa pun yang dapat berhubungan dengan kasus tersebut.
Korespondensi Antar Departemen
Korespondensi Antardepartemen adalah tempat file atau kasus diteruskan dari satu departemen organisasi ke departemen lain untuk mendapatkan pendapat, saran, dan komentar mereka.