Pergerakan Cepat File
File yang dikirim oleh Head of the Departmentsharus dikirim ke masing-masing Manajer Departemen pada hari yang sama. Di beberapa organisasi, terdapat prosedur yang menyatakan - Jika sebuah file tidak dapat sampai ke manajer terkait pada hari yang sama, file tersebut harus sampai keesokan harinya pada pukul 10.00.
Penandaan Prioritas pada File
Peringkat prioritas sebuah file dapat diukur dari tanda, 'ACTION THIS DAY' dan 'IMMEDIATE'. Label 'TINDAKAN HARI INI' harus digunakan hanya dalam kasus yang mendesak. Pengaturan waktu pembuangan dan penerimaan dalam kasus seperti itu selalu disebutkan di margin catatan terakhir. Label 'SEGERA' sebaiknya digunakan dalam kasus yang memiliki prioritas lebih rendah daripada kasus lain yang ditandai di bawah "TINDAKAN HARI INI", namun perlu dilakukan pada hari yang sama.
Manajer yang berurusan dengan file perlu memeriksa konten dan menghitung penandaan prioritas dan melihat apakah itu dapat dibenarkan. Jika penetapan prioritas tidak adil, maka dia dapat mengubah peringkat yang sesuai. Tak satu pun dari file semacam itu dapat dikirim ke kediaman Manajer kecuali disebutkan secara spesifik dan jelas oleh pejabat berwenang dengan izin lebih tinggi daripada manajer.
It will be the duty of the Department to −
lihat apakah semua fakta yang terbuka itu benar atau tidak.
tunjukkan kesalahan atau salah saji fakta.
menarik perhatian, jika perlu, prosedur hukum atau adat.
tunjukkan hukum dan aturan dan di mana mereka ditemukan.
menyediakan fakta dan angka relevan lainnya yang tersedia di Perusahaan.
memasang preseden atau makalah yang berisi keputusan kebijakan sebelumnya.
nyatakan pertanyaan atau pertanyaan untuk dipertimbangkan.
menunjukkan dengan jelas poin-poin yang membutuhkan keputusan.
menyarankan suatu tindakan, jika memungkinkan.
Tindakan oleh Kepala Departemen
Manajer Departemen akan memeriksa catatan tersebut, karena mereka memiliki otorisasi untuk menyerahkan pengamatan mereka ke departemen dan departemen yang lebih rendah. Kasus seperti itu sering kali terkait dengan tindakan berikut ini -
Masalah Perintah Kantor, Perintah Rutin dan Edaran yang bersifat sementara.
Kasus lain, Kepala Departemen berwenang untuk membuang secara mandiri.
Pemberian cuti santai dan cuti kompensasi.
Masalah pengingat dan ucapan terima kasih.
Merekam file.
Pada bab selanjutnya, kita akan membahas tentang kewenangan yang didelegasikan kepada Kepala Departemen dan bagaimana mengotentifikasinya.