Prosedur Pengarsipan Kantor - Panduan Cepat

Prosedur Pengarsipan Kantor adalah serangkaian praktik yang didefinisikan dengan jelas dan diikuti organisasi dalam pengarsipan dokumen dan makalah penting. Secara umum, ini adalah instruksi kepada semua karyawan tentang tindakan apa yang harus diambil dalam kasus situasi tertentu, mungkin atau tidak mungkin. Prosedur Pengarsipan Kantor dapat mencakup Deskripsi Pekerjaan Karyawan, Etiket Tempat Kerja, serta Protokol Kerahasiaan Tertentu.

Tanggung jawab untuk menulis prosedur kantor dan mengarsipkannya dengan benar sering kali terletak pada manajer kantor atau pemilik perusahaan. Bab-bab berikut dirancang untuk para profesional yang bekerja yang telah mulai bekerja di departemen yang bergantung pada dokumen seperti akun, administrasi umum atau kantor, dan sumber daya manusia. Mereka dapat belajar bagaimana mengajukan dokumen dengan cara apa.

Bergantung pada jangkauan luas atau penerapan prosedur, beberapa pengarsipan prosedur dapat dilakukan untuk seluruh kantor, sementara yang lain dapat dilakukan untuk individu atau departemen yang bekerja bersama dalam kantor yang sama.

Definisi Arsip Resmi

Seringkali, dokumen yang dirancang secara salah dapat menyebarkan miskomunikasi dan ketidaksesuaian besar-besaran antara departemen kerja dalam suatu organisasi. Kadang-kadang, situasi seperti itu muncul di mana tidak disebutkan prosedur yang jelas. Seringkali, mungkin tidak ada seperangkat instruksi tertulis tentang bagaimana menghadapi pelanggan yang marah yang masuk ke kantor dan melampiaskan amarah mereka kepada manajer. Namun, skenario ini seharusnya didokumentasikan kemudian dan pengarsipan dilakukan di atasnya.

Misalnya, setelah berurusan dengan pelanggan tertentu, pemilik perusahaan, atau manajer mungkin mengajukan file protocol itu termasuk informing the immediate supervisor, offering a grievance form, dan meminta pelanggan dengan sopan namun tegas untuk tetap tenang, sehingga masalah terselesaikan.

Banyak dokumen resmi mengikuti metodologi tertentu untuk mengajukan dokumen yang dianggap sebagai standar universal dalam pengarsipan informasi. Dalam kasus seperti itu, beberapa kata khusus digunakan yang memiliki arti yang sangat spesifik yang melekat padanya. Beberapa dari kata-kata ini dan definisinya diberikan di bawah ini -

Lampiran Korespondensi

Istilah 'Lampiran Korespondensi' mengacu pada lampiran panjang untuk komunikasi tertulis yang disebutkan atau dirujuk dalam file. Bagian ini biasanya ditambahkan ke akhir dokumen sebagai bagian korespondensi, sehingga tidak menghalangi kelancaran pembacaan dokumen.

Lampiran Catatan

Istilah 'Lampiran Catatan' mengacu pada ringkasan panjang dari semua rincian informasi yang diberikan dalam dokumen tentang berbagai aspek pertanyaan seperti yang dibahas. Detail seperti itu dapat meremehkan poin utama atau membuat pesan utama menjadi terlalu panjang.

Manajer departemen

Manajer Departemen (yaitu, Asisten Manajer dengan pangkat yang setara) mengawasi Departemen dan dalam kapasitas itu, dia memiliki hak untuk menjalankan kekuasaan dan kontrolnya terkait pengiriman informasi dan pemeliharaan proses bisnis. Pekerjaan datang kepadanya dari departemen di bawah tanggung jawabnya.

Kasus

Kasus mengacu pada file yang memiliki semua dokumen penting yang sedang dipertimbangkan atau dirujuk. Dokumen ini juga menyebutkan berbagai makalah dan buku yang dapat digunakan sebagai pelengkap dokumen asli untuk digunakan sebagai pelengkap studi, bacaan atau referensi.

Kasus Kembali

Kasus comeback digunakan untuk menentukan dokumen atau laporan yang membutuhkan pemeriksaan ulang dan penyusunan lebih lanjut, karena dokumen asli ditemukan tidak lengkap atau rusak. Ini juga merupakan ringkasan dari masalah saat ini.

Korespondensi

Korespondensi adalah kumpulan lengkap dan terperinci dari semua komunikasi baik yang dikirim dari organisasi maupun yang diterima dari berbagai pihak. Korespondensi dapat digunakan untuk memasukkan ketiga jenis korespondensi, yaitu Korespondensi Resmi, Korespondensi Demi-resmi dan Korespondensi Tidak Resmi.

File Saat Ini

File saat ini adalah file yang sedang menjalani detail-entri atau modifikasi. Ini berbeda dari kasus comeback karena ini adalah dokumen yang baru disusun dan bukan yang sedang direvisi dan dikerjakan ulang.

Dealing Hand

Sebuah tangan yang berurusan dapat berarti setiap pejabat seperti Panitera Junior, Panitera Senior, Asisten Eksekutif, dll, yang dapat diberi tanggung jawab untuk memeriksa dan mencatat kasus-kasus pada awalnya.

Korespondensi Demi-resmi

Korespondensi setengah resmi adalah yang terjadi antara dua manajer atau antara organisasi dan publik, yang tidak mengikuti protokol komunikasi biasa dan dilakukan untuk mendapatkan pendapat dari publik tentang suatu produk atau layanan.

Manajer Divisi

Seorang Manajer Divisi adalah orang yang dapat menjalankan kekuasaan dengan pangkat yang setara dengan seorang manajer saat dia tidak ada, dan bertanggung jawab untuk kelancaran fungsi Departemen di bawah tanggung jawabnya.

Pencatatan data

Docketing adalah tindakan membuat entri nomor seri di area pencatatan sebuah file. Hal ini dilakukan agar nantinya file tersebut dapat dengan mudah dikenali dari tanda atau nomor identifikasi.

Minuman

Draft adalah salinan kasar dari dokumen yang sedang disiapkan. Kata 'Drafting', bila digunakan di sebuah Perusahaan, biasanya berarti menyusun komunikasi resmi dari semua catatan atau perintah manajer. Draf ini biasanya disimpan untuk umpan balik dan review.

Mengajukan

File berarti kumpulan makalah tentang topik tertentu, yang dikenali dari nomor seri tertentu, atau nomor file, dan memiliki banyak catatan korespondensi, dan Lampiran Korespondensi.

Pengarsipan

Filing adalah tindakan menyusun beberapa dokumen penting secara terbaca dan teratur sehingga dapat dirujuk dengan cepat dan berada dalam kurun waktu yang singkat tanpa perlu banyak pencarian.

Kwitansi Baru

Tanda Terima Baru mengacu pada informasi baru yang ditambahkan ke dokumen yang sedang ditinjau sehingga nilai dan hasil bagi komprehensifnya dapat ditingkatkan.

Isu

Istilah 'Masalah' menandakan berbagai tahapan tindakan yang dilalui draf setelah disetujui. Beberapa tahapan ini dapat dimasukkan ke dalam "Rahasia" atau mendapatkan otorisasi dengan tanda tangan manajer.

Buku Messenger

Buku Messenger mengacu pada sebuah buku yang digunakan untuk menyimpan catatan dari berbagai rincian komunikasi dan menandai yang penting dengan tanggapan yang mereka terima.

Catatan

Catatan digunakan untuk menyimpan catatan komentar yang dibuat pada sebuah kasus setelah disimpan ke badan untuk mendapatkan umpan balik yang cepat. Catatan mencakup satu set dokumen asli sebelumnya, pertanyaan-pertanyaan yang diangkat pada bagian-bagian penting darinya, dan analisis perubahan yang diperlukan dan pesanan akhir yang telah diloloskan.

Korespondensi Resmi

Korespondensi Resmi adalah informasi yang dibagikan dengan setiap badan publik atau individu sesuai dengan struktur dan mode komunikasi yang ditentukan sesuai prosedur perusahaan.

Kertas Dalam Pertimbangan

Kertas Dalam Pertimbangan (PUC) adalah tanda terima dari kasus yang sedang dibahas, sehingga dapat ada perubahan dan modifikasi yang sesuai yang disarankan.

Tanda terima

Tanda terima adalah catatan semua komunikasi yang telah dilakukan pada tingkat yang berbeda, seperti penerimaan resmi, setengah-resmi atau tidak resmi di Perusahaan, atau oleh manajer mana pun dari perusahaan tersebut.

Rekaman

Perekaman file adalah proses menutup file setelah semua tindakan di atasnya dilakukan dan proses modifikasi selesai. Catatan adalah penyertaan semua referensi, penghapusan, dan revisi yang dibuat dalam dokumen asli.

Referensi

Merujuk adalah proses menghubungkan dengan catatan terkait lainnya untuk mendapatkan preseden, putusan dari berbagai negara dan organisasi, atau dokumen lain apa pun yang dapat berhubungan dengan kasus tersebut.

Korespondensi Antar Departemen

Korespondensi Antardepartemen adalah tempat file atau kasus diteruskan dari satu departemen organisasi ke departemen lain untuk mendapatkan pendapat, saran, dan komentar mereka.

Sebuah file dapat dipisahkan menjadi 2 bagian, yaitu - Notes dan Correspondence. Keduanya dimasukkan ke dalam satu file; Namun, mereka berbeda penempatannya. Catatan biasanya ditempatkan di sisi kiri dan korespondensi di sisi kanan masing-masing.

Catatan berisi catatan-catatan yang dicatat pada a paper Under Consideration dan fresh Receipt. Demikian pula, korespondensi berisi semua detail komunikasi resmi yang masuk dan keluar.

Bagian File

Perlunya file bagian muncul dalam dua kasus berikut.

Dalam hal tanda terima atau catatan baru diperlukan untuk diproses karena tidak ada sementara tidak tersedianya file utama.

(Or)
Dalam kasus file utama menjadi besar dan lembar catatan terpisah diperlukan untuk outsourcing hanya kertas penting untuk pembuangan poin.

Sangat penting untuk menggabungkan file bagian dengan file utama secepat mungkin dan untuk menghapus kertas duplikat. Dalam kasus beberapa file bagian, masing-masing harus diberi nomor secara terpisah. Orang yang menangani ini harus menyimpan daftar yang menggambarkan semua file yang dibuka olehnya.

Sampul Koleksi

Ini berisi semua informasi lain yang tidak dianggap sebagai bagian dari file utama. Beberapa dari kasus tersebut adalah -

Catatan informasi sekunder
Reminders
Acknowledgements
Mengikuti pertukaran korespondensi biasa untuk mengumpulkan informasi lebih lanjut dari berbagai sumber

File utama terdiri dari bahan-bahan yang diperlukan yang dikumpulkan di sampul koleksi. Sebagian besar barang yang ada di sampul koleksi memiliki kepentingan sementara.

Pada saat merekam, merupakan tugas Manajer Departemen untuk menghapus semua kertas yang telah kehilangan nilainya. Lebih penting lagi, koleksi harus tetap berada di dalam departemen tempatnya.

Fungsi File

Untuk setiap departemen / seksi / unit, penting untuk memiliki a File Register. Biasanya dipertahankan dalam bentukAppendix-Idan digunakan oleh Departemen Toko Umum untuk Pencetakan, Stok, Penerbitan, dll. Kebutuhan setiap departemen mungkin tidak sama dan karenanya, jumlah lembar dalam sebuah file juga berbeda untuk setiap departemen. Mereka dipertahankan sebagai catatan permanen.

Daftar file diisi dengan nomor dan subjek yang dialokasikan padanya pada saat pembukaannya. Register akan meminta rincian semua file yang telah dibuka sepanjang tahun. Jika halaman dialokasikan berdasarkan tahun, maka entri untuk tahun berikutnya akan dibuat di sana, jika tidak, daftar file baru yang terpisah akan dibuka.

Entri ke dalam file hanya dibuat dengan tinta biru. Dipastikan bahwa semua entri telah dibuat dengan benar dan sejauh mungkin penghapusan atau penimpaan dihindari. Untuk menghindari penyalahgunaan, file tersebut disimpan oleh pegawai junior di departemen atau bagian tersebut.

Pembukaan dan Penomoran File Baru

Untuk setiap subjek baru, file terpisah dibuat. Terkadang file menjadi terlalu umum atau besar. Dalam hal ini, makalah yang berurusan dengan berbagai aspek dimasukkan ke dalamnya, sehingga file sekarang menjadi lebih pendek, tetapi hal ini menghambat kelancaran pekerjaan.

Pada bab di atas, kita telah membahas bahwa file baru didaftarkan secara individual untuk setiap departemen untuk aplikasi umum, tetapi klasifikasinya didasarkan pada jenis subjeknya. Jika subjeknya adalah yang utama, maka akan disebut sebagaiStandard Headings dan klasifikasi lebih lanjut akan mengarah ke Sub-headings.

Selama proses pendaftaran file, daftar isi sesuai abjad akan disiapkan. Ini akan menunjukkanStandard Headings, Sub-headingsdan halaman yang dialokasikan untuk mereka. Hal ini membuat file-file tersebut mudah dilacak selama dibutuhkan.

Pada awal setiap tahun daftar diperbarui dengan pemeriksaan yang tepat. Mata pelajaran utama selalu diusahakan dengan standar yang sama - tahun demi tahun. Jika dirasa perlu, maka dengan izin dari Kepala Departemen setiap heading baru dapat ditambahkan ke daftar itu.

Pembukaan file baru melalui serangkaian proses. Pekerjaan awal dimulai dengan pemilihan Judul Standar yang akan dibuka. Kemudian tangan pembuka akan menambahkan judul yang sesuai untuk subjek baru dan akan menyandikan nomor. Nomor ini tidak lain adalah nomor seri yang ditemukan di register file.

Judul File

Judul file memberikan gambaran sekilas tentang subjek file dan dicoba dibuat dengan beberapa kombinasi kata. Kata pertama menunjukkan nama subjek tempat file dibuka. Sisa kata menggambarkan bagian deskriptif dari judul.

Misalnya, jika nama subjek utamanya adalah 'Aturan Organisasi (Perekrutan dan Ketentuan Layanan)', maka nama file yang dibuka di bawahnya dapat dinamai sebagai 'Aturan Organisasi (Perekrutan dan Ketentuan Layanan) - Delegasi wewenang untuk memaksakan hukuman'.

Mendaftarkan File

Pemberian judul yang tepat diperlukan untuk memberikan gambaran yang benar kepada pembaca tentang materi pelajaran dan membuatnya mudah dilacak antara lain. Its approval is done by the Head of the department prior to its opening. Jumlah mata pelajaran disimpan persis sama seperti yang ditunjukkan dalam register file.

Nomor yang diberikan ke file adalah kombinasi tahun pembukaan, huruf awal yang digunakan untuk mengidentifikasi departemen / bagian / unit, nomor "Judul Standar", dan nomor seri file yang ada di bawahnya.

Jika file yang kita buka adalah file Policy, maka harus ada huruf '(P)' setelah 'Standard heading'. File terpisah berisi tindakan rutin yang diambil atau masalah yang ditangani karena keputusan kebijakan.

Penanganan dan pengarsipan dokumen tersebut tidak tergantung pada tahun referensi file tersebut terkait. Untuk setiap berkas, jumlah catatan dan korespondensi dibatasi hingga 150. Jika jumlahnya melebihi itu, sebuah berkas baru akan dibuka dengan nomor yang sama, tetapi nomor volume yang berbeda. File sebelumnya akan diganti namanya menjadiVol-I saat ini dan hal yang sama harus dikutip di tempat yang disediakan untuk referensi sebelumnya dan nanti.

Jika file adalah Sesi, itu akan ditutup setelah berakhirnya Sesi itu dan hal yang sama berlaku untuk Komite, di mana file ditutup setelah ketentuan komite berakhir. Dalam semua kasus di atas, penghentian file dilakukan terlepas dari fakta, apakah file tersebut memiliki 150 halaman atau kurang.

Terkadang seorang manajer mungkin memberikan perintah yang berkaitan dengan masalah file apa pun. Pada titik ini, adalah tugas individu yang bersangkutan untuk melaksanakan pesanan sebelum tanggal jatuh tempo, jika tidak, signifikansi informasi tersebut akan berkurang.

Namun, jika terjadi penundaan karena beberapa situasi yang berada di luar kendali dan orang yang bersangkutan tidak dapat melakukan tugas sebelum tanggal jatuh tempo, ia harus mengajukan permintaan kepada kepala yang bersangkutan untuk perpanjangan waktu dengan penuh dan alasan yang cukup.

Jumlah halaman

Penting untuk memberi nomor setiap halaman catatan dan korespondensi dengan nomor seri di sudut kanan atas dari bawah ke atas. Karena kami ingin membedakan PUC dari enklosur, setiap halaman kosong juga harus diberi nomor.

Umumnya, penutup terdiri dari beberapa bahan, yang juga diberi nomor sesuai. Selama perekaman file, nomor halaman yang sebelumnya telah ditandai dengan pensil sekarang akan diberi tinta.

Nomor seri

Setiap komunikasi 'Korespondensi' ditandai dengan nomor seri dengan tinta merah yang ditempatkan di tengah halaman pertamanya. Siapapun yang berada di urutan pertama dalam daftar komunikasi akan disebut sebagai 'Serial No. 1' dan sisanya akan mengikuti. Ketika datang untuk memastikan penyelesaian file apa pun atau mengacu pada kertas apa pun, nomor seri ini memainkan peran penting.

Docketing adalah proses membuat entri di bagian 'Notes' dari file tentang masing-masing entri Serial Number (Receipt or Issue)di 'Korespondensi' untuk identifikasi. Dengan cara yang sama, tanda terima akan di-map secara tertulis menggunakan tinta merah, di sepanjang halaman, dengan nomor seri komunikasi diikuti dengan nomor dan tanggalnya serta penunjukan / nama pengirim.

Pencatatan 'Masalah' dilakukan dengan memasukkan nomor seri, tanggal penerbitan, bersama dengan nama penerima dan tujuan.

Pencatatan File Bagian

Selama proses pencatatan, tidak ada entri pensil sementara yang harus tetap berada di file utama, dan semua entri yang direvisi harus dibuat dengan tinta merah. Docketing di Part Files seharusnyadone in Pencil dengan cara berikut -

Nomor Seri ............................................. (Kwitansi)
Nomor Seri ............................................. (Masalah)

Referensi dan Penggunaan Slip

Referensi adalah metode memilih dan menggunakan Rekaman, Preseden, Aturan, Regulasi, dll. Yang terhubung, yang dapat memiliki kesamaan atau kaitan pada suatu kasus. Bahan referensi tersebut dimungkinkan dengan penggunaan File yang sesuai, Nomor File dan dengan Mengutip Nomor Halaman yang Benar. Kertas slip digunakan sebagai pengaturan sementara untuk mengidentifikasi halaman dengan cepat. Mereka tidak boleh bergantung sepenuhnya untuk tujuan pencatatan, dan dengan demikian, nomor halaman yang dirujuk dalam diskusi harus dicatat.

Referensi Silang Korespondensi

Buku atau Aturan dll, yang digunakan untuk referensi tidak perlu ditambahkan ke file asli, jika salinan korespondensi yang sama tersedia. Referensi terbaru harus selalu digunakan oleh manajer yang mereferensikan sumber perlu juga menyebutkan batasan penerapan sambil mengutip sumber.

Untuk PUC apa pun, manajer tidak perlu memeriksa seluruh korespondensi, tetapi ia harus menandai semua referensi sebelumnya dengan pensil.

Menautkan File

Jika ada dua atau lebih dokumen yang ditautkan dan tindakan mana yang diperlukan secara bersamaan, bantalan slip yang dicetak 'harap lihat juga file yang ditautkan' harus dilampirkan ke sampul file teratas ', dan nomor file yang ditautkan harus diberikan pada slip.

Umumnya, file harus diatur menjadi satu file yang nyaman dengan pemilihan dan pengaturan yang logis dan terstruktur. Menghubungkan file harus dilakukan karena kebutuhan dan bukan untuk mengesankan orang lain dengan banyaknya informasi terkait, itulah sebabnya Kepala Departemen harus berhati-hati saat menautkan file dan melakukannya ketika itu adalah keadaan yang tidak dapat dihindari.

Menyematkan Bersama Makalah

Ketika kertas-kertas dalam sebuah file disematkan bersama-sama, kehati-hatian harus dilakukan agar ujung tajam dari pin tidak menonjol dan menusuk jari siapa pun yang ingin mengakses file tersebut. Untuk mencegah cedera akibat peniti, ujung tajam dari peniti harus disimpan di bawah permukaan kertas.

Punching of Papers

Setiap kertas harus dilubangi di sudut kiri atas ke ukuran yang benar (3/4 inci dari kedua sisi) sebelum ditandai ke korespondensi atau catatan.

Penandaan Makalah dalam File

Jika kwitansi yang dipertimbangkan, maka sebuah bendera bertuliskan Paper Under Consideration(PUC) harus dipasang. Jika ada struk yang sudah dikirim, namun ada perubahan lain yang terjadi, maka slip PUC harus dikeluarkan dari struk lama dan ditempelkan pada struk baru.

File yang dikirim oleh Head of the Departmentsharus dikirim ke masing-masing Manajer Departemen pada hari yang sama. Di beberapa organisasi, terdapat prosedur yang menyatakan - Jika sebuah file tidak dapat sampai ke manajer terkait pada hari yang sama, file tersebut harus sampai keesokan harinya pada pukul 10.00.

Penandaan Prioritas pada File

Peringkat prioritas sebuah file dapat diukur dari tanda, 'ACTION THIS DAY' dan 'IMMEDIATE'. Label 'TINDAKAN HARI INI' harus digunakan hanya dalam kasus yang mendesak. Pengaturan waktu pembuangan dan penerimaan dalam kasus seperti itu selalu disebutkan di margin catatan terakhir. Label 'SEGERA' sebaiknya digunakan dalam kasus yang memiliki prioritas lebih rendah daripada kasus lain yang ditandai di bawah "TINDAKAN HARI INI", namun perlu dilakukan pada hari yang sama.

Manajer yang berurusan dengan file perlu memeriksa konten dan menghitung penandaan prioritas dan melihat apakah itu dapat dibenarkan. Jika penetapan prioritas tidak adil, maka dia dapat mengubah peringkat yang sesuai. Tak satu pun dari file semacam itu dapat dikirim ke kediaman Manajer kecuali disebutkan secara spesifik dan jelas oleh pejabat berwenang dengan izin lebih tinggi daripada manajer.

It will be the duty of the Department to −

lihat apakah semua fakta yang terbuka itu benar atau tidak.
tunjukkan kesalahan atau salah saji fakta.
menarik perhatian, jika perlu, prosedur hukum atau adat.
tunjukkan hukum dan aturan dan di mana mereka ditemukan.
menyediakan fakta dan angka relevan lainnya yang tersedia di Perusahaan.
memasang preseden atau makalah yang berisi keputusan kebijakan sebelumnya.
nyatakan pertanyaan atau pertanyaan untuk dipertimbangkan.
menunjukkan dengan jelas poin-poin yang membutuhkan keputusan.
menyarankan suatu tindakan, jika memungkinkan.

Tindakan oleh Kepala Departemen

Manajer Departemen akan memeriksa catatan tersebut, karena mereka memiliki otorisasi untuk menyerahkan pengamatan mereka ke departemen dan departemen yang lebih rendah. Kasus seperti itu sering kali terkait dengan tindakan berikut ini -

Masalah Perintah Kantor, Perintah Rutin dan Edaran yang bersifat sementara.
Kasus lain, Kepala Departemen berwenang untuk membuang secara mandiri.
Pemberian cuti santai dan cuti kompensasi.
Masalah pengingat dan ucapan terima kasih.
Merekam file.

Pada bab selanjutnya, kita akan membahas tentang kewenangan yang didelegasikan kepada Kepala Departemen dan bagaimana mengotentifikasinya.

Kekuasaan yang didelegasikan kepada Kepala Departemen memungkinkan mereka untuk menangani kasus sebanyak mungkin dalam tanggung jawabnya sendiri. Umumnya, kasus-kasus ini terkait dengan pesanan bersifat cukup penting atau masalah kebijakan. Dalam situasi di mana jumlah kasus terlalu banyak, dia dapat mengirimkannya ke asisten manajer di departemen yang sama.

Bahkan dalam kasus-kasus di mana dia harus membuat rekomendasi atau memberikan perintah penting, dia harus membatasi catatannya pada poin-poin aktual yang akan disampaikan, daripada mengulang poin-poin yang sudah dicatat dengan catatan sebelumnya. Setelah semua rekomendasi dan saran selesai, dia akan membubuhkan tanda tangannya pada dokumen asli dan menandatangani persetujuan untuk proposal tersebut juga.

Dalam kasus di mana seorang manajer telah menyetujui catatan, dan telah mengirim ke manajer lain atau Departemen untuk komentar atau pemeriksaan, manajer itu sendiri yang harus meninjaunya dan memberikan sarannya. Manajer peninjau dapat meminta departemen pengirim untuk memberikan semua informasi faktual yang dia butuhkan. Ini panggilan untuk mengikuti rutinitas komunikasi terpisah, sehingga Manajer Departemen dapat membuat catatan catatan ini di file.

Catatan dan Perintah yang Diberikan oleh Manajer Divisi

Manajer Divisi harus, biasanya, menghentikan sebagian besar kasus yang datang kepadanya atas tanggung jawabnya sendiri. Dia harus menggunakan kebijaksanaannya dalam mengambil perintah dari Sekretaris Bersama / Sekretaris Tambahan / Sekretaris / Sekretaris Jenderal tentang kasus-kasus yang lebih penting, baik secara lisan atau dengan penyerahan makalah.

Metode lisan harus diadopsi sejauh mungkin. Item pekerjaan yang biasanya harus dikirim ke Sekretaris Jenderal telah dimasukkan dalam Brosur berjudul -Items of work to be submitted to Secretary-General.

Dalam kasus di mana catatan telah ditulis dan disetujui oleh manajer dan dikirim ke manajer lain atau Departemen untuk komentar atau pemeriksaan proposal atau untuk tujuan serupa, manajer yang file tersebut ditandai harus selalu menulis catatan itu sendiri. Manajer penerima dapat meminta Departemennya untuk memeriksa masalah tersebut atau memberikan informasi faktual.

Dalam kasus seperti itu, Departemen harus menyerahkan catatan rutin terpisah untuk informasi Manajer Departemen yang pada akhirnya akan mencatat catatannya pada file. Departemen tidak boleh menulis catatan tentang file yang dibuang di tingkat manajer.

Setiap departemen memiliki scope of notingsetelah itu mereka tidak akan diberi wewenang untuk mengambil keputusan. Berdasarkan itu, instruksi berikut harus dipatuhi oleh departemen dalam mencatat kasus -

Semua catatan harus dipahami dengan jelas oleh semua orang dan disusun dalam bahasa sederhana; mereka harus ringkas dan langsung ke sasaran.
Semua catatan harus ditulis dengan sudut pandang yang obyektif dan harus memiliki alasan yang dapat dibenarkan di belakangnya, dibandingkan dengan hanya memiliki pendapat pribadi. Semua pengamatan, kritik dan umpan balik dari departemen lain perlu dilakukan secara sportif dengan perilaku sopan.
Manajer yang bertanggung jawab untuk menangani kasus ini seharusnya memeriksa semua 'makalah yang sedang dipertimbangkan' dan catatan sebelumnya, sehingga laporan reproduksi dan verbatim yang diperlukan dapat dibuat sesuai situasi yang diperlukan.
SEBUAH precis(ringkasan atau abstrak) dari satu kertas sering dibuat jika kertas asli memiliki panjang dan kerumitan yang tinggi, yang membuatnya tidak dapat digunakan dan menjadi referensi yang nyaman. Karena precis tersebut dapat menyebabkan kesalahan dalam mengutip contoh di luar konteks, precis tersebut tidak dibuat tanpa instruksi dari manajer.
Jika pencantuman informasi dalam catatan kemungkinan besar mengaburkan poin utama yang dipermasalahkan atau membuat catatan terlalu panjang, pernyataan atau lampiran terpisah yang memberikan informasi harus ditempatkan pada file.
Jika terdapat, dalam satu kasus, beberapa poin atau perintah yang dapat dengan mudah ditangani secara terpisah daripada dalam catatan berkelanjutan, setiap poin harus dicatat secara terpisah di Department Notes. Manajer Departemen dan / atau manajer yang lebih tinggi akan mencatat pesanan mereka pada setiap 'Catatan Departemen' secara terpisah dan catatan ini kemudian akan digabungkan untuk membentuk catatan pada file untuk tujuan penerbitan pesanan, dll.
Urutan pencatatan umumnya mengikuti urutan yang sama dengan urutan nomor seri dalam korespondensi, dan jika ada gangguan dalam kesinambungan catatan, makalah harus digabungkan dengan file utama sesegera mungkin.
Tidak ada catatan yang harus ditulis pada tanda terima kecuali itu adalah masalah rutin. Jika ada Manajer yang membuat komentar apa pun di PUC, komentar ini harus dibuat terlebih dahulu di catatan dan departemen dapat menggunakannya sebagai instruksi.
Ruang yang cukup harus disediakan untuk tanda tangan dan pengamatan dari manajer yang lebih tinggi. Catatan untuk diserahkan ke Manajer Departemen atau manajer yang lebih tinggi harus ditempatkan di bagian bawah halaman. Lembar kosong baru harus selalu ditambahkan ke catatan jika ada terlalu banyak konten untuk dikoreksi.
Kapan pun pemberitahuan atau permintaan diterima dari manajer Departemen atau orang lain di atas kertas kecil, mereka tidak akan diteruskan sebagaimana adanya. Hal ini dilakukan karena kemungkinan mereka hilang dalam perjalanan. Departemen penerima pertama akan menempelkan atau menjepit slip kertas tersebut, kemudian diterima, ke lembar putih ukuran kertas bekas sebelum menyerahkannya ke dalam sampul file kepada manajer atau departemen terkait untuk dibuang.

Departemen terkait akan mengajukan permintaan dan kemudian mengeluarkan pemberitahuan. Setelah itu mereka akan mengirimkan pesan dan menunggu tanda terima. Praktik menulis catatan panjang di bagian samping perlu dikurangi sebanyak mungkin.

Aturan 80/20

Kantor tanpa daftar prosedur yang diajukan dan diproses dengan benar adalah sarang kekacauan. Meminjam dari80/20Aturan yang menyatakan bahwa 80% kesuksesan kita hanya berasal dari 20% tindakan kita. Dengan kata sederhana, penting untuk lebih fokus pada 20% yang menuntut tindakan de-bone untuk 80% kesuksesan.

Itulah mengapa sangat penting untuk merencanakan, memprioritaskan, dan mulai mengerjakan 20%. Dalam salah satu keputusan perusahaan terpenting yang pernah diambil,BIM Manufacturingtelah menghentikan semua komunikasi penting agar tidak bersifat lisan, dan bahkan dengan biaya yang mahal karena harus mendokumentasikan setiap kata yang diucapkan di kertas, mereka melakukannya sehingga calon perwira mereka dapat memperoleh manfaat dari kekayaan diskusi. Hari ini setiap perusahaan lain mengikuti jejak mereka.

Seringkali, dokumen yang dirancang secara salah dapat menyebarkan miskomunikasi dan ketidaksesuaian besar-besaran antara departemen kerja dalam suatu organisasi. Semoga tutorial ini, yang dirancang untuk para profesional muda yang bekerja yang telah mulai bekerja di departemen yang berhubungan dengan dokumentasi secara ekstensif seperti Administrasi, Akun, Sumber Daya Manusia, dll., Pelajari cara mengajukan dokumen penting yang membawa detail sensitif.