Lingkup Pencatatan oleh Manajemen
Setiap departemen memiliki scope of notingsetelah itu mereka tidak akan diberi wewenang untuk mengambil keputusan. Berdasarkan itu, instruksi berikut harus dipatuhi oleh departemen dalam mencatat kasus -
Semua catatan harus dipahami dengan jelas oleh semua orang dan disusun dalam bahasa sederhana; mereka harus ringkas dan langsung ke sasaran.
Semua catatan harus ditulis dengan sudut pandang yang obyektif dan harus memiliki alasan yang dapat dibenarkan di belakangnya, dibandingkan dengan hanya memiliki pendapat pribadi. Semua pengamatan, kritik dan umpan balik dari departemen lain perlu dilakukan secara sportif dengan perilaku sopan.
Manajer yang bertanggung jawab untuk menangani kasus ini seharusnya memeriksa semua 'makalah yang sedang dipertimbangkan' dan catatan sebelumnya, sehingga laporan reproduksi dan verbatim yang diperlukan dapat dibuat sesuai situasi yang diperlukan.
SEBUAH precis(ringkasan atau abstrak) dari satu kertas sering dibuat jika kertas asli memiliki panjang dan kerumitan yang tinggi, yang membuatnya tidak dapat digunakan dan menjadi referensi yang nyaman. Karena precis tersebut dapat menyebabkan kesalahan dalam mengutip contoh di luar konteks, precis tersebut tidak dibuat tanpa instruksi dari manajer.
Jika pencantuman informasi dalam catatan kemungkinan besar mengaburkan poin utama yang dipermasalahkan atau membuat catatan terlalu panjang, pernyataan atau lampiran terpisah yang memberikan informasi harus ditempatkan pada file.
Jika terdapat, dalam satu kasus, beberapa poin atau perintah yang dapat dengan mudah ditangani secara terpisah daripada dalam catatan berkelanjutan, setiap poin harus dicatat secara terpisah di Department Notes. Manajer Departemen dan / atau manajer yang lebih tinggi akan mencatat pesanan mereka pada setiap 'Catatan Departemen' secara terpisah dan catatan ini kemudian akan digabungkan untuk membentuk catatan pada file untuk tujuan penerbitan pesanan, dll.
Urutan pencatatan umumnya mengikuti urutan yang sama dengan urutan nomor seri dalam korespondensi, dan jika ada gangguan dalam kesinambungan catatan, makalah harus digabungkan dengan file utama sesegera mungkin.
Tidak ada catatan yang harus ditulis pada tanda terima kecuali itu adalah masalah rutin. Jika ada Manajer yang membuat komentar apa pun di PUC, komentar ini harus dibuat terlebih dahulu di catatan dan departemen dapat menggunakannya sebagai instruksi.
Ruang yang cukup harus disediakan untuk tanda tangan dan pengamatan dari manajer yang lebih tinggi. Catatan untuk diserahkan ke Manajer Departemen atau manajer yang lebih tinggi harus ditempatkan di bagian bawah halaman. Lembar kosong baru harus selalu ditambahkan ke catatan jika ada terlalu banyak konten untuk dikoreksi.
Kapan pun pemberitahuan atau permintaan diterima dari manajer Departemen atau orang lain di atas kertas kecil, mereka tidak akan diteruskan sebagaimana adanya. Hal ini dilakukan karena kemungkinan mereka hilang dalam perjalanan. Departemen penerima pertama akan menempelkan atau menjepit slip kertas tersebut, kemudian diterima, ke lembar putih ukuran kertas bekas sebelum menyerahkannya ke dalam sampul file kepada manajer atau departemen terkait untuk dibuang.
Departemen terkait akan mengajukan permintaan dan kemudian mengeluarkan pemberitahuan. Setelah itu mereka akan mengirimkan pesan dan menunggu tanda terima. Praktik menulis catatan panjang di bagian samping perlu dikurangi sebanyak mungkin.
Aturan 80/20
Kantor tanpa daftar prosedur yang diajukan dan diproses dengan benar adalah sarang kekacauan. Meminjam dari80/20Aturan yang menyatakan bahwa 80% kesuksesan kita hanya berasal dari 20% tindakan kita. Dengan kata sederhana, penting untuk lebih fokus pada 20% yang menuntut tindakan de-bone untuk 80% kesuksesan.
Itulah mengapa sangat penting untuk merencanakan, memprioritaskan, dan mulai mengerjakan 20%. Dalam salah satu keputusan perusahaan terpenting yang pernah diambil,BIM Manufacturingtelah menghentikan semua komunikasi penting agar tidak bersifat lisan, dan bahkan dengan biaya yang mahal karena harus mendokumentasikan setiap kata yang diucapkan di kertas, mereka melakukannya sehingga calon perwira mereka dapat memperoleh manfaat dari kekayaan diskusi. Hari ini setiap perusahaan lain mengikuti jejak mereka.
Seringkali, dokumen yang dirancang secara salah dapat menyebarkan miskomunikasi dan ketidaksesuaian besar-besaran antara departemen kerja dalam suatu organisasi. Semoga tutorial ini, yang dirancang untuk para profesional muda yang bekerja yang telah mulai bekerja di departemen yang berhubungan dengan dokumentasi secara ekstensif seperti Administrasi, Akun, Sumber Daya Manusia, dll., Pelajari cara mengajukan dokumen penting yang membawa detail sensitif.