SAP SRM - Undangan Tawaran
Undangan tawaran didefinisikan sebagai permintaan dari pembeli ke pemasok untuk mengajukan penawaran barang atau jasa sesuai kriteria yang disebutkan. Undangan tawaran juga dikenal sebagai permintaan kutipan RFx.
Permintaan kutipan RFx adalah undangan yang dikirim ke pemasok oleh departemen pembelian organisasi untuk mengirimkan tanggapan RFx untuk pasokan barang tertentu di bawah syarat dan ketentuan yang ditentukan. Dokumen RFx berisi informasi seperti nama vendor, alamat vendor, jumlah barang dan tanggal pengiriman material. Anda dapat membuat RFx dengan mengacu pada daftar permintaan pembelian dan semua informasi disalin dari daftar permintaan pembelian. Ketika RFx dibuat tanpa referensi apa pun, Anda dapat memasukkan detailnya secara manual di dokumen RFx.
Membuat Undangan Tawaran di Mesin Lelang
Untuk membuat undangan tawaran untuk layanan dan barang, pembeli dapat menggunakan SAP Bidding Engine untuk membuat tawaran publik dan terbatas. Anda dapat menyesuaikan sistem untuk melakukan undangan tawaran secara otomatis di latar belakang untuk persyaratan di mana tidak ada pasokan sumber yang ditetapkan.
Anda dapat memeriksa sumber yang ditetapkan dengan membuka SPRO → IMG → Server SRM → Sourcing → Tentukan sumber untuk kategori produk
Masuk ke sistem SRM → SPRO → IMG
Di sini Anda dapat memeriksa sumber untuk kategori produk -
Jenis Undangan Tawaran
Di mesin penawaran SAP, Anda dapat membuat dua jenis undangan tawaran -
Undangan Penawaran Umum
Undangan penawaran ini tersedia untuk semua penawar melalui portal web. Penawar dapat mengakses url yang tersedia di portal web untuk masuk ke mesin penawaran SAP dan di sana mereka dapat memasukkan tawaran. Jika Anda ingin beberapa penawar tertentu mengirimkan penawaran, Anda dapat langsung mengirim email undangan penawaran kepada mereka.
Undangan Tawaran Terbatas
Dalam undangan tawaran terbatas, hyperlink untuk masuk ke SAP Bidding Engine dikirim ke beberapa kelompok penawar tertentu melalui email. Penawar dapat masuk ke Mesin Penawaran dan memasukkan tawaran.
Selain itu, Anda dapat membuat email menggunakan fitur Formulir Cerdas -
Step 1- Untuk membuat undangan tawaran, Anda harus masuk ke SAP Bidding Engine. Anda dapat mencari undangan tawaran yang ada atau membuat undangan baru.
Step 2 - Saat Anda membuat undangan tawaran baru, Anda harus menyebutkan nama dan kisaran nomor di bagian atas.
Step 3 - Masukkan data dasar untuk undangan tawaran, ini termasuk -
Jenis Undangan Tawaran (publik / terbatas)
Kategori Produk
Tanggal dan Waktu Mulai - Saat penawar dapat memasukkan rincian tawaran ke dalam sistem. Jika tidak ada waktu yang disebutkan, penawar dapat mengajukan penawaran saat undangan diterbitkan.
Tanggal dan Waktu Berakhir - Penawar dapat mengajukan penawaran mereka hingga jangka waktu ini.
Tanggal dan Waktu Pembukaan - Waktu ini didefinisikan sebagai waktu di mana Anda dapat membuka dan menolak tawaran.
Akhir Periode Penawaran - Ini memungkinkan penawar untuk menyebutkan akhir periode penawaran sampai saat penawaran itu valid.
Detil Informasi Harga - Kondisi ini dapat digunakan untuk memungkinkan bidder untuk menentukan skala harga.
Penawar / Tawaran - Anda dapat mencari pemasok / penawar dari direktori pemasok dan memperpanjang undangan tawaran kepada penawar ini jika ada undangan publik.
Step 4- Dengan cara serupa, Anda dapat menentukan bidang lain seperti mata uang di mana tawaran diterima dan jika penawar dapat menawar dalam mata uang apa pun pilihan mereka. Anda juga dapat melampirkan dokumen tambahan yang ingin Anda bagikan dengan undangan penawaran.
Step 5 - Di bawah Data item, Anda dapat mengisi detail item dengan mentransfer item dari katalog atau dengan mentransfer produk dari master produk. Lot opsi dapat digunakan untuk mengelompokkan item terkait bersama.
Step 6 - Saat Anda memasukkan semua informasi yang diperlukan di bidang yang relevan, Anda dapat melakukan pemeriksaan dengan mengklik Check tombol di bagian atas layar.
Step 7 - Anda dapat menyimpan tawaran Anda dengan mengklik Hold tombol.
Step 8 - Saat Anda mengklik Complete, ini menunjukkan bahwa tawaran telah diperiksa dan siap untuk diterbitkan.
Step 9 - Anda dapat memilih Publish tombol untuk menerbitkan undangan tawaran.
Step 10 - Buka Portal SRM → Pembelian Strategis → Sumber Strategis
Step 11- Di sisi kiri, Anda memiliki opsi untuk membuat RFx. Klik pada RFX dan Anda akan diminta untuk memilih jenis RFx. Pilih jenis RFx dan klik Mulai.
Step 12 - Di bagian atas, Anda dapat melihat data dasar tentang RFx seperti RFx #, Nama, jenis, status, dibuat oleh, dll.
Step 13 - Di bawah parameter Peristiwa, Anda dapat menentukan bidang keluaran - jika itu adalah Purchase Order or a Contract.
Step 14 - Pergi ke Bidderstab; di sini Anda dapat mencari penawar dari direktori internal atau eksternal.
Step 15 - Anda juga dapat mengetikkan id perusahaan penawar dan mengklik Add tombol untuk menambahkan penawar ke daftar.
Step 16 - Pergi ke Items tab, masukkan detail item seperti deskripsi, kategori produk, jumlah, tanggal pengiriman, lot dan jenis item, dll.
Step 17- Anda dapat menambahkan catatan dan lampiran lainnya. Jika Anda ingin beberapa pertanyaan spesifik diajukan dengan Penawar, buka tab Informasi RFx → Pertanyaan → TAMBAH Pertanyaan.
Step 18- Anda dapat menemukan pertanyaan yang ada atau dapat membuat pertanyaan baru sesuai kebutuhan. Untuk menambahkan komentar dalam tawaran, pilih kotak centang.
Step 19 - Untuk menambah bobot dan skor pada pertanyaan, go to the tab and add weight. Anda juga dapat menetapkan persentase dan nilai yang akan diberikan skor 100%.
Step 20- Ketika semua detail dimasukkan, Anda dapat mempublikasikan RFx. Semua pemasok akan mendapatkan pesan email.
Step 21- Semua dokumen dan detail RFx akan dikirim dalam lampiran sesuai konfigurasi. Anda juga dapat melampirkan gambar barang di RFx dan hal yang sama akan diterima oleh pemasok dalam pesan email.
Step 22- Dalam pesan email, disediakan hyperlink di mana penawar dapat login dan memasukkan rincian penawaran. Mereka dapat memilih RFx dan mengirimkan tanggapan.
Step 23 - Untuk berpartisipasi dalam penawaran, klik di Participanttombol dan pembeli akan diberitahu. Untuk membuat tawaran dan memasukkan detailnya, klikCreate Bid tombol.